Workshop: aprenda passo a passo como organizar um!

Qualquer pessoa que já tenha planejado um workshop lhe dirá que é um grande desafio. Isso porque requer organização, foco e muita criatividade. 

A pressão é enorme, principalmente porque algumas pessoas odeiam ir esse tipo de evento. De fato, quando não há um bom planejamento, ele costuma ser um enorme desperdício de tempo e dinheiro.

No entanto, se forem bem planejados, os workshops são ótimas fontes de brainstorming, aprendizado interativo, construção de relacionamentos e solução de problemas. 

Pensando nisso, este artigo vai te ensinar a preparar um encontro que será não apenas relevante e produtivo, mas memorável para os seus participantes. Acompanhe a seguir!

Antes do workshop

É importante que você siga, antes de tudo, as etapas abaixo para garantir uma experiência valiosa para todos:

1. Definir os objetivos

Todo workshop deve ter um objetivo. Melhorar os procedimentos de contratação da  empresa? Ensinar aos gerentes como ser melhores líderes? Desenvolver uma equipe recém-formada? Escolha uma pergunta a ser respondida e trabalhe todo o seu conteúdo a partir dela.

Esses encontros são vistos como perda de tempo quando não há um objetivo claro no centro da discussão.

2. Levantar qual o público-alvo 

Saber quem comparecerá também está relacionado diretamente ao seu objetivo. Por exemplo, se o foco for desenvolver uma solução detalhada para um problema, é melhor reunir 10 ou menos participantes importantes. Se a meta é educar sobre algum tema, você o grupo tende a ser maior, pois dessa forma pode ser dividido em grupos menores para possíveis discussões.

Faça uma lista de quem precisa estar lá. Tente ser o mais específico possível, mas deixe algumas aberturas para adições de última hora.

3. Escolha o local certo

Se você tiver 10 participantes, a sala de conferências no final do corredor parece uma boa opção. Mais que isso, sempre pense em locais maiores. 

Desenhe a logística e os detalhes práticos do workshop quando escolher o local:

• Todos poderão ver seus recursos visuais? 
• Se você precisar de uma determinada tecnologia, como tela interativa, o local suportará? Todos poderão chegar no lugar com facilidade? 
• Você precisará organizar acomodações para pessoas que estão longe?
• E em relação ao coffee break (se tiver), as instalações permitem que ele seja realizado de forma confortável?

4. Crie uma agenda

Agora que você conhece seu objetivo principal e quem irá participar, comece a desenvolver um esboço de como atingirá a meta do evento.

• Pontos focais – crie uma lista dos assuntos a serem discutidos e, em seguida, divida cada ponto maior em detalhes que você deseja comunicar ao seu público.
• Auxílios visuais – liste os auxílios visuais, se houver, que você usará para cada ponto. Caso precise de suporte técnico, por exemplo, isso ajudará as pessoas que o fornecem a determinar onde devem concentrar seus esforços.
• Discussões e atividades – reserve um tempo para listar exatamente quais discussões e atividades em grupo você terá e em que momento do workshop. Quanto tempo terá para cada exercício? Certifique-se de que suas atividades sejam apropriadas para o tamanho do grupo e verifique se o local possui os recursos necessários para executar o que está planejando.

5. Desenvolva um plano de acompanhamento

A única maneira de descobrir se o seu workshop foi um sucesso é ter um plano de acompanhamento eficaz. Crie um questionário para dar a todos os participantes no final do evento e dê a eles muitas oportunidades para compartilhar suas opiniões sobre o desempenho.

Embora isso possa ser um pouco assustador, é a única maneira de aprender – e melhorar – pela próxima vez.

Também é importante ter um plano para comunicar as decisões que foram tomadas durante o workshop. Você enviará um e-mail em massa para todos com os detalhes? Você o colocará na intranet da sua empresa?

As pessoas precisam saber que seu trabalho duro realmente resultou em uma decisão ou ação; portanto, mantenha-as informadas sobre o que está acontecendo após o término do workshop.

Durante o workshop 

Depois de ter um plano sólido de avanço, descubra como trazer alguma emoção ao seu evento. Você conhece os tópicos que deseja abordar, mas como tornará as informações divertidas e memoráveis ​​para sua equipe?

Envolver todos é a chave para um workshop bem-sucedido. Se você se levantar e conversar por três horas, estará apenas dando uma palestra – não facilitando um workshop. Todo mundo precisa participar.

Criar exercícios em grupo é diferente para cada oficina. Lembre-se destas dicas:

Muitas pessoas estão nervosas em falar em público ou em um grupo desconhecido. Se você planeja exercícios em grupo, mantenha o tamanho de cada grupo pequeno, para que as pessoas fiquem mais confortáveis ​​conversando e interagindo.

Misture diferentes tipos de pessoas em cada grupo. Por exemplo, se vários departamentos participarem do seu workshop, não coloque membros do mesmo departamento em seu próprio grupo.

Ao incentivar as pessoas a interagir com outros departamentos, elas podem aprender a ver as coisas de diferentes perspectivas.

Determine como você registrará as idéias de cada grupo. Os participantes os gritarão enquanto você os escrever? Ou eles escreverão suas próprias idéias e depois as darão a você? Esse é um detalhe pequeno, mas importante, que geralmente é esquecido.

Se você tiver cinco ou menos grupos, dedique um tempo para que toda a equipe avalie as idéias de cada grupo menor. Essa é uma ótima maneira de restringir sua lista de idéias e deixar as boas realmente brilharem.

Lembre-se de gastar o máximo de tempo possível criando exercícios divertidos e interessantes em grupo. Isso provavelmente manterá todos interessados ​​e participando.

Dicas gerais do workshop

Aqui estão mais algumas idéias para executar um workshop bem-sucedido:

Se você planeja a reunião, também pode facilitar. Aprenda como fazer isso de maneira eficaz no papel de um facilitador.

Certifique-se de estabelecer o objetivo da sua reunião ou sessão. Leia nosso artigo, Executando reuniões eficazes, para saber mais sobre isso.

Comece a reunião com alguns quebra-gelos para deixar todos relaxados e confortáveis.

Se o objetivo do seu workshop for abordar um tópico difícil ou sensível, é especialmente importante deixar o grupo à vontade antes de começar. Uma maneira é contar uma história pouco relacionada ao tópico antes de começar a discutir a questão difícil.

Às vezes, nem todo mundo tem que ficar o workshop inteiro. Por exemplo, o CEO pode estar muito ocupado para participar de toda a sessão.

Identifique em quais seções seus participantes mais ocupados precisam participar e sugira com antecedência quando eles poderão chegar e sair. Eles apreciarão sua consideração.

Se o objetivo final do seu workshop for tomar uma decisão sobre algo, quanto mais pessoas comparecerem, menor a probabilidade de você tomar uma decisão.

Aqui, tente reduzir ao mínimo o número de pessoas que atendem (por exemplo, emitindo minutos após o evento para as pessoas que estão interessadas.)

Também é importante familiarizar-se com as diferentes estratégias para a tomada de decisões da equipe. Veja nosso artigo sobre Organizando a tomada de decisão da equipe para saber mais.

Como organizar um Workshop em tempos de crise

O Workshop não está restrito ao ambiente físico, no entanto. Isso é demonstrado, por exemplo, pelo programa de palestras mundiais TED, que são transmitidas pela internet e influenciam milhões de pessoas anualmente com conhecimentos de naturezas diversas.

Dessa forma, é possível realizar transmissões online ao vivo por meio de plataformas na internet que permitam a interação do público com quem apresenta o conteúdo.

Além disso, é possível que sejam feitos vídeos menores e editados com diversos assuntos que seriam abordados em um só workshop, como pílulas de conhecimento.

Nesse viés, tendo-se em vista a pandemia de Coronavírus que afeta não só o Brasil, mas dezenas de países ao redor do mundo, é interessante pensar seriamente na possibilidade de administração de um workshop online.

O auto isolamento se tornou uma das maiores armas populacionais contra a transmissão desse vírus que, a depender do caso, pode levar ao óbito.

Portanto, é possível que sejam oferecidos workshops de forma online, por plataformas próprias ou até mesmo pelo YouTube.

Isso não apenas auxilia as pessoas a se manterem entretidas durante a quarentena necessária, como também auxilia a empresa a se manter em destaque e fresca na mente das pessoas.

No caso de workshops pagos, permite que haja giro de caixa e que as operações não sejam paradas e o lucro cessado, portanto.

Primeiramente, a grande maioria das dicas acima são aplicáveis nesse caso. Contudo, em razão da especificidade do ambiente em que a comunicação será realizada, ou seja, na internet, outras devem ser adaptadas.

Com relação ao ambiente, dê preferência para locais bem iluminados e sem interferência de barulhos externos. Ainda, cuide bem do seu cenário, mostrando um local organizado e com objetos que possam fazer referência ao assunto tratado.

Caso sejam disponibilizadas outras imagens como vídeos ou slides procure colocá-los na própria tela, ou seja, evite filmar uma tela que os contém e prefira a transmissão direta.

Além disso, em caso de interação ao vivo com os consumidores do conteúdo do workshop, procure ferramentas fáceis de comunicação e incentive a interação, como se um evento apresentado pessoalmente fosse.

A divulgação do material também é importante, tendo certa antecedência (que pode ser de alguns dias) e munida das informações e detalhes mais importantes, como endereço online para inscrição, horário (ou período em que ficará disponível), preço, se houver, responsável por ministrar o workshop, entre outros detalhes de importância ímpar.

Por fim, caso haja grande procura do material de forma online, considere manter a disponibilização de conteúdos na internet mesmo após a regularização referente à pandemia e volta de circulação intensa de pessoas em locais e eventos.

Isso, pois, pode se tornar uma maneira à parte da sua empresa lucrar, além de, claro, aumentar a visibilidade dela perante o público e o mercado.

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