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A gestão de projetos pode se valer de várias estratégias para obter bons resultados. Uma delas é o WBS, que é bastante interessante e pode ajudar todos os envolvidos no projeto a se situarem no andamento dele.
Essa estratégia apresenta um panorama geral sobre o projeto e seu andamento. Desse modo, é possível rapidamente visualizar em que fase se está, bem como quais são as próximas etapas.
Caso você ainda não conheça essa possibilidade ou queira se aprofundar nela, basta continuar lendo. Abaixo você encontra tudo sobre essa estratégia.
Veja como ela pode ajudar você a garantir as entregas dos projetos dentro do prazo e com qualidade.
O que é WBS?
WBS é uma sigla em inglês para Work Breakdown Structure. Em livre tradução para o português, então, corresponde à Estrutura Analítica de Projetos, também conhecida como EAP.
Essa ferramenta serve para auxiliar no gerenciamento de projetos. Ela auxilia o gestor dos projetos, bem como os skateholders (indivíduos envolvidos no projeto), na identificação das fases do projeto e das atividades que compõem cada uma delas.
Ainda, pode servir para determinar quais são as responsabilidades de cada uma delas e quando essas responsabilidades entram em ação.
Ou seja, em suma é uma ferramenta importante que pode somar nos seus projetos ao ajudar na organização dele e na apresentação dele para os envolvidos. É como se ele fosse um resumo e um mapa aos gestores e colaboradores.
Tipos de WBS
Existem vários tipos de WBS, mas todas elas têm a mesma finalidade, conforme veremos abaixo. Conheça, nos itens que seguem, os três tipos de EAP.
Por equipes
O primeiro tipo de WBS é o por equipes. Ele organiza o organograma com base em quais são as atividades que cabem a cada equipe. Ainda, organiza em uma linha cronológica quando cada equipe entra em ação, de forma que ajuda a situar no tempo.
Considere, por exemplo, a construção de uma casa. A primeira equipe será a de projeto; a segunda, a que fará a fundação da casa; somente depois, então, entram em cena os pintores e responsáveis pelo jardim, por exemplo.
Desse modo, esse é um tipo de WBS ou EAP que é útil quando diferentes equipes estão envolvidas no projeto. Todas sabem exatamente o que está acontecendo e quando devem entrar em ação.
Isso auxilia na organização e no preparo. Por exemplo, é possível garantir que as ferramentas necessárias estarão disponíveis.
Igualmente, quais serão os colaboradores envolvidos e como eles podem se preparar para liberar a agenda para participarem do projeto.
Por entregas
Esse é outro tipo de WBS. Ele não organiza as atividades em uma linha cronológica, necessariamente, mas determina quais são as entregas. Elas são dispostas em uma linha, mas que não as coloca em ordem, necessariamente.
No exemplo da casa, então, é possível que a organização e embelezamento do jardim apareçam no início da linha, antes mesmo da fundação.
Aqui, então, temos um exemplo de metodologia WBS que pode ser aplicado quando uma mesma equipe é responsável pela execução de mais de uma fase do projeto.
Os diferentes colaboradores que serão responsáveis pelas diferentes tarefas podem se organizar e, novamente, saber quando devem entrar em campo.
Por fases
Por fim, a WBS das fases segue uma ordem cronológica que indica quais são as fases, sub fases e, então, atividades dentro de cada uma.
A indicação sempre se dá pela ordem cronológica, de forma que é ótima para situar a todos sobre como o projeto está organizado e quais atividades antecedem e sucedem outras.
No exemplo da construção da casa, então, a primeira é a realização do projeto, a segunda é a de realização da fundação e assim por diante. Dentro de cada uma, então, haverão subfases e atividades específicas.
Qual a finalidade do WBS?
O WBS ou EAP serve para várias coisas, dentre elas:
- Orientar o planejamento do projeto;
- Demonstrar quais são as atividades mais importantes e o grau de hierarquia de cada uma (se mais ou menos importante ou urgente);
- Indicar a ordem das atividades;
- Situar os colaboradores em relação às suas responsabilidades no projeto;
- Indicar a distribuição de atividades entre as equipes;
- Ponto inicial para determinação do cronograma de projeto.
Quais são as principais características do WBS?
Esse tipo de ferramenta possui sempre 3 características bem específicas, independentemente de ser de equipes, entregas ou fases. Veja quais são!
Simples
A primeira característica do EAP ou WBS é a simplicidade. Uma vez que é um recurso visual que serve para situação do colaborador ou gestor, deve ser facilmente entendido. O ideal é que ao bater o olho seja possível entender o projeto e o seu caminhar.
Para isso, então, deve conter somente as informações essenciais dele. Nada de encher de coisas. Deve sempre haver objetividade para que seja ukm orgonagrama limpo e bem simples de entender.
Visual
Outra das características sempre presentes no WBS é que ele é visual. Isto é, ele é um compilado de informações que são visíveis e legíveis.
Ainda, ele utiliza setas e linhas para ajudar na compreensão e demonstrar como o projeto se organiza e a hierarquia das atividades.
Hierárquico
Por falar em hierarquia, essa é a característica que termina de descrever um WBS ou EAB. A organização sempre deixará clara qual é a hierarquia das atividades em cada fase, de cada equipe ou das entregas.
Isto é, ao olhar para ele é possível entender qual atividade vem antes de qual.
Ainda, outra questão dele ser hierárquico é que ao olhar para ele é possível entender o que é o projeto (nome dele, na parte superior), qual é a fase (projeto e equipe) e o que a compõe.
Ou seja, do maior ao menor. Desse modo é simples de entender como o projeto funciona e o que ele exige.
Como usar o WBS?
Para desenvolver a organização e o resumo do projeto é necessário seguir alguns passos. Veja quais são!
- Determinação dos requisitos do projeto: o que se deseja obter e o que é necessário para isso;
- Construção do termo de abertura do projeto, com a determinação e registro do objetivo do projeto, fases, recursos, equipes e responsabilidades, com descrição de cada uma delas;
- Estruturação da WBS: a partir do termo de abertura em que estão o escopo e todas as partes que compõem os projetos, desenvolva o organograma. Para isso, use o eab por fases, equipes ou entregas. Aliás, caso queira é possível desenvolver 1 ou mais deles;
- Apresente o EAB para todos os envolvidos no projeto e veja se ficou alguma dúvida. Ainda, deixe-o disponível para que possam acessá-lo sempre que quiserem e precisarem.
Desse modo é possível usá-lo para ajudar na organização e no cumprimento do cronograma do projeto a partir da informação fácil e rápida propiciada pelo organograma baseado em WBS.
Como o sistema Oitchau pode complementar a metodologia WBS para seus projetos?
A Oitchau é especialista em soluções para empresas. Todas elas se voltam à organização e ao gerenciamento de dados que podem influenciar positivamente na gestão de pessoas e projetos.
Além do sistema de controle de jornada Oitchau, aqui você encontra outras soluções interessantes. Uma das principais se refere ao timesheet.
Ele corresponde a uma ferramenta que permite o controle do desenvolvimento de cada tarefa dentro da jornada.
Ou seja, se o controle digital de ponto controla a jornada em si, o timesheet serve para identificar como o tempo da jornada é gasto por cada colaborador.
Portanto, essa é uma forma de acompanhar o rendimento. Igualmente, de saber como o projeto está sendo desenvolvido e se as atividades das quais ele necessita estão em execução.
Com isso, o gestor de projetos conta com mais dados que lhe permitem organizar de melhor forma o desenvolvimento deles.
Como vimos anteriormente, a WBS é uma metodologia que se apresenta em diversos modelos. Dentre eles estão o por fases, por equipes e por entregas.
Os três modelos coincidem em uma coisa: eles possuem uma ordem de atividades e respeitam esta ordem.
Eles partem do princípio de que para uma atividade possa ser executada, outras precisam ser finalizadas. Portanto, há uma sequência a ser seguida.
Essa sequência, então, tem maior controle quando o gestor acompanha como estão o desenvolvimento dessas atividades e o tempo que cada uma delas consumiu.
Isso permite, por exemplo, a reorganização do projeto, como no caso em que é necessário estipular novos prazos para as atividades futuras.
Ou, ainda, quando a execução de uma atividade for mais rápida do que o esperado, se torna possível adaptar o projeto para que novas tarefas ganhem esse tempo que sobrou.
Portanto, o timesheet da Oitchau pode ser um ótimo aliado do gestor de projetos no uso do cronograma WBS.
A soma dos dois fatores traz mais informações que repercutem no projeto e em sua execução.
Além disso, o uso da ferramenta de timesheet também traz mais dados que serão utilizados no futuro, na organização e distribuição de tarefas de novos projetos.
Um bom exemplo disso é com o direcionamento de certas atividades para equipes ou colaboradores que sejam mais ágeis com elas.
