Viagem de trabalho: tudo que você precisa saber!

A viagem de trabalho é comum em diferentes setores. Elas podem ocorrer por inúmeros motivos, como reuniões com clientes em outra localidade, visita a filiais da empresa ou treinamentos externos.

Independentemente do motivo pelo qual ocorre, ela impacta na jornada de trabalho e, consequentemente, na remuneração que cabe ao empregado.

Após a Reforma Trabalhista a interpretação sobre as viagens a trabalho sofreu algumas alterações. Isso mudou, também, algumas das obrigações do empregador, o que requer atenção das empresas, especialmente em relação à jornada.

O que se considera como viagem de trabalho?

As viagens de trabalho incluem todos os deslocamentos que o colaborador realiza em favor de suas atividades profissionais.

Por isso, englobam reuniões externas, visitas a outras filiais, treinamentos em outras localidades, eventos corporativos, entre outras coisas.

É importante ressaltar que a viagem de trabalho não tem uma quilometragem mínima, assim como não requer a pernoite em outro local. Basta o deslocamento para que se considere que ela ocorreu.

Quanto tempo pode durar uma viagem de trabalho?

A lei não estabelece um tempo máximo de deslocamento ou ausência. Na verdade, a regulamentação trabalhista para esse assunto é bastante escassa. Com base nisso, entende-se que qualquer deslocamento pode ser considerado uma viagem de trabalho, independente do meio de transporte, distância, pernoite ou qualquer outra condição.

Como ficam as despesas das viagens de trabalho?

As despesas de deslocamento, hospedagem e alimentação devem ser custeadas pelo empregador. Para isso, cabe ao trabalhador apresentar comprovantes delas após o seu retorno.

Em muitas empresas é comum que o trabalhador apresente um orçamento com uma média de possíveis despesas antes mesmo da viagem.

Com isso, o empregador antecipa o valor para que o trabalhador não precise arcar, em um primeiro momento, do próprio bolso.

Antecipar as despesas ou reembolsá-las dependerá das políticas internas da empresa. O importante é que ela arque com elas, pois não podem depender do trabalhador.

Outro ponto importante referente às despesas de viagem de trabalho é que elas não integram o salário do trabalhador. Portanto, não geram reflexos sobre horas extras e FGTS, por exemplo.

Até 2017, ano da Reforma Trabalhista, caso o valor ultrapassasse 50% do salário do empregado, o valor das despesas era considerado como parte do salário.

Tempo de deslocamento em viagens de trabalho conta como hora trabalhada?

Sim, conta, porque o trabalhador está à disposição do empregador. Isso é válido para tempo de estrada, espera para conexão de voos, atrasos em voos e outros tipos de transporte, etc.

Contudo, é importante diferenciar o deslocamento em viagens daquele entre a residência do colaborador, as ditas horas in itinere.

Antes da reforma das leis trabalhistas, que ocorreu em 2017, a lei determinava que em algumas situações as horas in itinere seriam consideradas como labor extraordinário. Ou seja, contavam para a jornada, mas como horas extras.

Isso mudou em 2017, quando a lei excluiu a possibilidade de se considerar esse deslocamento como tempo à disposição.

Todavia, em relação às viagens isso muda. Caso o tempo de deslocamento ocorra dentro da jornada do trabalhador, não geram horas extras. Agora, caso ocorram fora do horário de trabalho ou extrapolem o número de horas diárias de trabalho, serão extraordinárias.

Ou seja, deverão ser pagas como extras, com o respectivo adicional.

Veja um exemplo: o trabalhador não compareceu à empresa para, no seu horário de trabalho, realizar o deslocamento para outro local. A viagem demandou 8 horas, o tempo de jornada, de modo que não gera pagamento adicional.

Agora, caso a viagem seja maior do que o tempo de jornada, ou se ocorrer após a prestação de serviços, todo o tempo que ultrapassa o tempo de trabalho normal deverá ser pago como extra.

Já o tempo de hospedagem, quando o trabalhador já realizou o check-in no hotel, não é tempo à disposição. Isso só muda caso, durante a estadia, o trabalhador realize atividades profissionais.

A empresa precisa controlar o horário dos trabalhadores em viagem?

Sim, precisa. O tempo de viagem é um tempo à disposição. Por isso, sempre que o trabalhador estiver em deslocamento para outro município, em reuniões, audiências ou realizando atividades de trabalho em computador, isso fará parte da jornada.

Apenas o momento de hospedagem, em que ele está em hotel ou semelhante, não contará como jornada. A única exceção é o caso em que, mesmo que já hospedado, ele use o tempo para realizar atividades profissionais.

Portanto, é crucial que as empresas controlem o horário de trabalho dos colaboradores, mesmo que eles estejam em viagem.

Como controlar a jornada durante a viagem de trabalho?

A melhor forma de controlar as horas de trabalho durante as viagens de trabalho é ao contar com um controle de ponto digital, como o da Oitchau. Essa é uma ferramenta dotada de uma série de funcionalidades interessantes.

Por exemplo, o controle Oitchau permite a marcação de ponto presencial, no quiosque, bem como remota, por meio de um aplicativo por celular. Para isso, ele se utiliza da leitura biométrica facial.

Nas marcações remotas, o sistema é capaz de determinar qual era a localização do trabalhador quando ele registrou o ponto.

Os horários marcados ficam disponíveis no sistema logo após sua marcação. As informações ficam disponíveis na nuvem e permitem consulta a qualquer momento. Elas são protegidas contra manipulações.

Assim que recebe as informações de registro, o sistema atualiza os dados ali presentes em relação à jornada diária, semanal ou mensal, às horas extras, número de horas noturnas, atrasos, faltas dentre outras coisas.

Ao processar essas informações, o sistema também calcula o valor das horas, conforme os adicionais aplicáveis. Por isso, ele tanto permite o controle de horas em qualquer lugar, como também dispensa o RH de realizar os cálculos de forma manual.

É possível integrar o sistema com ferramentas de folhas de pagamento. Com isso, é possível migrar informações de um para o outro automaticamente.

Diante de tudo isso, contar com um sistema digital de ponto é uma vantagem para a empresa não apenas para o controle de horas de viagem de trabalho, mas para a gestão de horas de todos os colaboradores, internos e externos, presenciais ou remotos.

Essa é uma ferramenta que agiliza processos importantes de gestão de pessoas. Ele tem a capacidade de desburocratizar o RH e fazer dele mais produtivo.