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Em tempos de quarentena e pandemia, trabalhar em home office se tornou realidade para muitas pessoas, que antes ainda não vislumbravam essa possibilidade.
Porém, trabalhar home office pode não ser como a maioria imagina, pois é necessário ter disciplina, foco e profissionalismo.
Em um cenário onde o trabalho em home office envolve filhos, animais de estimação, entre outros pontos, é necessário que a rotina mude, e precise ser adaptada para que o trabalho seja produtivo e renda.
Mas para que sua rotina de trabalho em casa não seja estressante, e você consiga realizar todas as tarefas com qualidade, separamos algumas dicas que são simples, mas que fazem muita diferença.
Dicas essenciais para trabalhar em home office
Para que sua adaptação seja mais simples e mais fácil, separamos algumas dicas essenciais, para que você consiga organizar sua rotina, sem atrapalhar sua produtividade.
Crie um ambiente de trabalho confortável e harmonioso em home office
Como você está adaptando um cômodo da sua casa, é importante que você escolha o espaço certo, para que você possa utilizar como seu escritório.
Dessa forma, coloque todo o material e mobiliário necessário para realização do seu trabalho, como:
- Mesa,
- Cadeira,
- Itens de escritório (caneta, lápis, borracha, grampos…),
- Bloco para anotações,
- E tudo que for necessário para o andamento do seu trabalho.
Escolha o local que seja mais silencioso da sua casa, evite cômodos que sejam próximos do playground ou tenha vista direto para a rua.
Além disso, é importante que seja arejado e bem iluminado, pois isso é importante para que você consiga estar confortável no ambiente escolhido.
Se for um apaixonado pela natureza, escolha uma planta para fazer companhia na sua jornada de trabalho e coloque-a em sua mesa.
Faça com que seu escritório em casa seja tão semelhante quanto o escritório na empresa. Criar uma similaridade no ambiente ajuda no processo de adaptação.
Determine um horário de trabalho que seja razoável
Trabalhar em casa não significa que sua jornada precisa ser interminável e incansável. É importante que você pratique horários em casa que sejam semelhantes aos que eram praticados no escritório na empresa.
Você pode ter uma flexibilidade maior de início, por exemplo: no escritório você iniciava às 7h e em casa você prefere iniciar às 8h.
No entanto, a jornada de trabalho precisa estar alinhada com o gestor responsável pela sua equipe, para que tenha ciência dos horários que serão praticados.
E ao determinar sua jornada, cumpra corretamente com responsabilidade e profissionalismo. Se seu contrato de trabalho prevê 9h de trabalho com 1h de almoço, faça exatamente dessa forma.
Se a empresa não tiver um controle de ponto remoto, faça seu próprio controle de horários, considerando os intervalos, para que você tenha controle da sua própria jornada.
Se houver necessidade de horas extras, comunique com antecedência ao gestor responsável para prévia aprovação, evitando um desconforto posterior.
Caso você seja mais produtivo em um determinado horário, como a noite, e suas atividades permitirem a execução em qualquer horário, por que não?
Converse com o seu gestor e verifique a viabilidade, aproveite as vantagens de realizar a gestão do seu tempo e trabalhar em casa para testar novas possibilidades.
Não tenha distrações
Trabalhar home office requer muita concentração, pois em casa temos diversos itens que possibilitam a distração, principalmente se tiver filhos, animais de estimação entre outros.
Por isso, é importante que tenha estabelecido alguns limites. Principalmente para as crianças, converse e explique que apesar de estar em casa, aquele local é o seu escritório de trabalho.
Para os animais de estimação, separe um momento para que você leve-os para passear ou brincar em casa, porém fora do seu horário de trabalho.
Problemas do dia-a-dia como fazer compras, atender a campainha, deve continuar acontecendo como se você não estivesse em casa.
Pense no seguinte cenário: A vizinha do andar de cima tocou a campainha para entregar uma encomenda que chegou pelos Correios. Se você não estivesse em casa, outra pessoa iria receber.
Logo, essa mesma pessoa pode continuar recebendo, sem que seja necessário que você pare o que está fazendo naquele momento para atender a vizinha.
Se esses “probleminhas” do dia-a-dia entrarem na sua rotina, a sua produtividade vai despencar e você não vai conseguir realizar suas entregas com a mesma qualidade.
Exercite a comunicação em home office
Não deixe de se comunicar com as pessoas que fazem parte do seu círculo de trabalho, que pode ser seu gestor, seus clientes, sua equipe ou fornecedores.
Trabalhar home office pode ser uma verdadeira armadilha, se você se permitir desaparecer da sua vida das outras pessoas.
Sempre que for possível faça reuniões com seus clientes, fornecedores ou com a sua equipe, que pode ser presencial (fora do período de quarentena) ou por videoconferência.
Mesmo que você não tenha uma equipe para gerir, busque ter contato com seus companheiros de equipe e seu gestor, informando sempre quando iniciar suas atividades, verificar se alguém está precisando de ajuda ou para tirar alguma dúvida.
É importante que todos se lembrem que você também faz parte da equipe. Comunique seus horários de trabalho para todos, não apenas para o seu chefe e para sua família.
Todos precisam estar alinhados com os horários praticados por cada membro da equipe, pois em um momento de necessidade, é possível saber quem deve ser acionado.
Se, porventura, for necessário ficar indisponível por algum motivo, esteja sempre verificando seus e-mails, Whastapp, hangouts ou outra ferramenta que tenha sido acordada com a empresa para manter o contato.
Crie uma lista de atividades/tarefas
Para trabalhar home office é a palavra-chave é disciplina.
Todo o tipo de distração pode atrapalhar sua produtividade, por isso é importante que você crie uma lista de atividades que precisam ser executadas ao longo da sua jornada de trabalho.
E não deixe de cumprir, com exceção de casos de entregas prioritárias que foram acordadas com o seu gestor.
Você pode utilizar ferramentas para auxiliar na criação da lista de tarefas, como o Trello, que é um gerenciador de projetos, totalmente gratuito.
Com ele você consegue gerenciar as suas atividades ou de grupos, quando for necessário realizar um trabalho em equipe.
Outra ferramenta que pode ser utilizada para o gerenciamento de atividades é o Asana, que possui funções mais completas e seu uso é gratuito para grupos de até 15 pessoas.
Escolhendo uma das ferramentas de gerenciamento de atividades, você pode definir prioridades e definir quais serão entregues primeiro.
Os prazos e metas também podem ser definidos dentro da ferramenta, evitando que você esqueça alguma entrega.
Faça pequenas pausas ao trabalhar home office
Quando estamos trabalhando no escritório da empresa, sempre vamos ao banheiro, pegar água, comer um biscoitinho e beber café.
Esse hábito é saudável e precisa ser mantido também quando estiver trabalhando em casa. Essas pausas ajudam a descansar um pouco e organizar as ideias para as próximas atividades.
Se tiver um problema em que a solução não está clara, você pode levantar beber água, comer uma fruta para distrair um pouco a sua mente, para na sequência, tentar uma nova solução.
Não se isole, procure ter contato com outras pessoas
Mesmo que a quarentena distancie um pouco as pessoas, pelo menos do contato físico, procure manter contato de outras formas, como ligações ou videoconferências.
Seja com pessoas da sua equipe, seu gestor ou pessoas com quem você tenha amizade dentro da empresa.
Trabalhar home office pode ser muito solitário, por isso evite esse distanciamento. Utilize o telefone constantemente para se comunicar com as outras pessoas.
Clientes e fornecedores também entram nessa lista, se fizerem parte do seu dia-a-dia de trabalho.
Mantenha organizado o seu ambiente de trabalho
Assim como você organiza seu ambiente de trabalho no escritório da empresa, você precisa fazer isso enquanto estiver trabalhando em casa. Manter tudo organizado facilita sua produtividade.
Os benefícios de ter um local organizado será usufruído por você, tendo um dia muito mais produtivo.
Ao final da sua jornada de trabalho, desligue-se do trabalho
Pode parecer difícil, por estar trabalhando em casa, mas é extremamente necessário.
Ao final da sua jornada de trabalho diária, saia do seu escritório, desligue o computador, organize sua mesa de trabalho e vá embora. Você não pode ficar escravo do seu trabalho dentro da sua casa.
Saia do escritório e vá para outro cômodo, aproveite a sua família, seus animais de estimação, veja televisão, um filme ou uma série, mas o mais importante é se desconectar nesse período.
Pense que é como se estivesse no seu trajeto de retorno para casa, porém sem o estresse do trânsito.
Como a empresa pode ajudar seus colaboradores para trabalhar em home office?
O sucesso do trabalho em home office não depende apenas dos colaboradores, é claro. Afinal, a empresa é parte essencial disso!
Por isso, abaixo listamos algumas dicas de como é possível auxiliar os funcionários em trabalho remoto. Com isso, melhorá-lo de forma a manter o engajamento dos envolvidos, o interesse pelas atividades e a produtividade.
Faça o controle de horas em home office
Em primeiro lugar, é muito interessante manter o controle de horas dos colaboradores, especialmente para os que não foram contratados para trabalhar em teletrabalho e tiveram as condições de trabalho alteradas.
Ao fazê-lo, você mostra aos colaboradores que acompanha o trabalho deles. Ainda, que valoriza o tempo que ele dedica às atividades, de forma que qualquer extrapolação da jornada renderá horas extras ou tempo para compensação.
Igualmente, isso permite o cumprimento às normas legais e na organização do trabalho. Isto é, é positivo para todos, tanto para os colaboradores quanto para a empresa.
Para isso, a melhor solução que a sua empresa encontra é o sistema digital Oitchau. Ele é compatível com o home office na medida em que oferece acesso pelo celular, com marcação de horas em tempo real.
Ainda, o sistema se destaca por contar com quiosque presencial para quem presta serviços na sede ou filial da empresa. Da mesma forma, oferece o tratamento automático dos dados, com cálculo e atualização das horas extras e jornadas em tempo real.
Conceda materiais e ferramentas que auxilie para trabalhar em home office
Além disso, é essencial que a empresa oferece para os colaboradores que trabalham em home office as ferramentas que fazem esse trabalho possível.
Dentre elas estão aquelas relacionadas à ergonomia. Da mesma maneira, as que são essenciais para as atividades e aquelas que facilitam o desenvolvimento destas. Nesse sentido, considere os seguintes materiais:
- Cadeira ergonômica;
- Kit de escritório (com papéis, post-its, canetas e afins);
- Computador (caso necessário);
- Outras ferramentas tecnológicas e acessos aos sistemas necessários para a realização das atividades.
Tenha reuniões regulares e previstas com antecedência
Outro ponto interessante que pode ajudar os colaboradores que trabalham em home office é a estipulação de reuniões regulares. Elas devem ser previstas com antecedência e ter claro quem serão os envolvidos e as pautas.
Nesse sentido, embora essas reuniões sejam importantes, também é crucial que haja cuidado para não cair no erro de fazê-las quando o assunto “poderia ter sido resolvido por um e-mail.”
As reuniões são importantes para o contato entre os colaboradores, para resolver questões que realmente demandam discussão conjunta e para questões pontuais. Assim, use-as com parcimônia e veja como elas auxiliam seus funcionários.
Não deixe o contato social de lado
Por fim, não se esqueça do contato social – não necessariamente para fins de questões laborais – quando se estipula o home office.
Para manter esse contato são várias as opções. Por exemplo, reuniões virtuais com finalidade de home office em que a empresa manda para os colaboradores kits com bebes e comes.
Além disso, com o avanço da vacinação, os encontros presenciais já tornam a ser uma realidade. Nessas hipóteses, então, considere marcar almoços, happy hour em bar ou confraternizações na própria sede da empresa.
Para isso, lembre-se de marcar com antecedência.
Caso o encontro seja em horário de trabalho, não deve haver compensação do tempo em que ele demorou. Caso seja fora do expediente, ainda, não deve ter qualquer conotação de obrigatoriedade de participação.
