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Saiba como utilizar um Timesheet para time de vendas, otimize a produtividade da sua equipe e fique a um passo de atingir as suas metas.
O Timesheet é uma ferramenta muito utilizada por equipes de gestão de projetos, porém, ele também pode ser utilizado em outros setores, como na área que cuida das vendas de uma empresa.
Descubra como fazer a gestão de times de vendas a partir da planilha de cálculo de horas através do passo a passo que preparamos para você. Boa leitura!
O que é um Timesheet?
Timesheet é uma planilha de cálculo de horas, nela os colaboradores de uma empresa registram os horários de início e término de suas atividades, colhendo dados sobre a sua produtividade e os custos das tarefas.
Quando falamos em Timesheet para time de vendas, falamos de uma ferramenta capaz de apontar o tempo gasto pelos profissionais do setor em cada uma de suas atividades.
Por exemplo, um colaborador que cuida da prospecção dos clientes irá anotar o tempo que gasta para pesquisar, identificar e registrar o contato de cada cliente novo.
Esse dado ficará disponível em uma planilha, podendo ser analisado isoladamente, junto a outras tarefas desempenhadas por ele ou em conjunto com o trabalho de toda a equipe.
Quais as vantagens de um Timesheet para o time de vendas?
Agora que você já sabe o que é um Timesheet para time de vendas, confira quais são os principais benefícios de inserir o uso dessa ferramenta no dia a dia da sua equipe.
Melhora a produtividade
A primeira grande vantagem de se fazer o controle de horas do time de vendas através de um Timesheet são os ganhos com produtividade.
Essa vantagem é percebida tanto pelo lado dos gestores quanto pelos colaboradores.
Para as lideranças, o uso da ferramenta permite a observação de brechas que indiquem um caminho para a maior produtividade, como uma equipe que realiza suas atividades rapidamente e fica com tempo ocioso.
Já para os colaboradores, o Timesheet possibilita que eles possuam dados para avançar com autonomia em suas posições, observando eles mesmos pontos de melhoria, como as atividades que demandam mais do seu tempo e podem ter o treinamento reforçado.
Facilita a obtenção de dados sobre o trabalho de todos os colaboradores
A ferramenta de acompanhamento de horas trabalhadas permite que dados de todos os colaboradores do setor sejam acompanhados e planificados, inclusive aqueles que não possuíam nenhum tipo de registro.
Por exemplo, profissionais que realizam follow-ups através de ligações ou chamadas de vídeo normalmente já possuem os dados sobre o tempo que a sua conversa com o cliente durou, marcadas pelo tempo de ligação apresentado logo ao seu término.
Porém, outras funções do time de vendas que não possuem métodos de registro de tempo consolidados, como a prospecção de clientes, passam também a controlar o tempo que levam para concluir suas atividades e tudo isso fica “guardado” no mesmo local para ser acompanhado.
Permite uma tomada decisões mais fundamentada
A coleta de dados de toda a equipe de vendas permite que os gestores tomem decisões estratégicas bem fundamentadas.
As boas decisões são aquelas tomadas a partir de dados concretos e não de achismos, e isso pode ser feito perfeitamente através do Timesheet para time de vendas, que, se utilizado corretamente, apresenta todos os dados necessários para que os caminhos da equipe sejam direcionados.
Implementar melhorias individualizadas
Como cada profissional fica responsável por registrar o seu tempo quando um Timesheet passa a ser utilizado, as melhorias passam a não ser direcionadas apenas para a equipe, mas também para cada profissional individualmente.
Ou seja, os feedbacks individuais fornecidos à equipe ficam mais precisos a partir do controle de horas do time de vendas.
É uma ferramenta de fácil utilização
Falando de benefícios notórios e capazes de otimizar a produtividade do time, o Timesheet para time de vendas pode até parecer mais uma ferramenta complexa e que os profissionais precisam de um treinamento reforçado para utilizar.
Mas na verdade, o seu uso é extremamente básico, principalmente quando um sistema de Timesheet automatizado é implantado. Através dele os colaboradores precisam apenas lembrar de iniciar o relógio quando começarem uma atividade e parar a contagem do tempo quando a finalizar.
Através do sistema os gestores têm acesso em tempo real a como cada profissional está consumindo as horas no momento, tendo a função de aprovar cada atividade finalizada para que ela passe a fazer parte da planilha.
Utilizando um Timesheet para gestão de times de vendas
Após conhecer os benefícios, é hora de aprender a utilizar e alimentar um Timesheet para time de vendas, confira como fazer isso através do passo a passo abaixo:
1 – Escolha da ferramenta de Timesheet
O primeiro passo é escolher a ferramenta de Timesheet adequada para a sua equipe.
A planilha pode ser montada de maneiras básicas, em uma folha ou através de programas como o Excel. Porém, para possuir um maior controle e extrair ao máximo os benefícios da gestão de times de vendas, um sistema de Timesheet é o mais indicado, como abordamos no tópico acima.
2 – Defina as atividades que serão registradas
Com a ferramenta de Timesheet escolhida, é hora de à alimentar com as atividades que terão o seu tempo calculado, assim como os profissionais que ficarão responsáveis por cada uma delas.
Elaboramos uma lista das atividades desempenhadas pelo setor de vendas que podem ter o seu tempo registrado individualmente e a área que cada uma delas está inserida.
- Prospecção de clientes: tempo gasto em pesquisa, identificação e contato com novos clientes em potencial;
- Reuniões de vendas: tempo gasto em reuniões de vendas com clientes em potencial ou existentes;
- Follow-up com clientes: tempo gasto para acompanhar clientes já existentes ou potenciais para fechamento de vendas;
- Desenvolvimento de materiais de vendas: tempo gasto em criar e desenvolver materiais de vendas, como apresentações e propostas comerciais;
- Treinamento e desenvolvimento: tempo gasto em treinamento e desenvolvimento pessoal, como participação em cursos, leituras e estudos;
- Administração e tarefas administrativas: tempo gasto em atividades administrativas, como preenchimento de relatórios e atualização de registros;
- Viagens de vendas: tempo gasto em viagens para participar de eventos, visitas a clientes ou outras atividades relacionadas a vendas;
- Tempo livre e interrupções: tempo livre, interrupções e pausas não programadas durante o trabalho;
3 – Aponte as metas de vendas para a equipe e para cada vendedor individualmente
Com as atividades e os responsáveis elencados, é hora de definir metas de tempo como parâmetro.
Essas metas devem ser apontadas através de dados pré-existentes ou conversas com os profissionais. Se não houver um meio de se chegar a uma meta de tempo, rode o Timesheet pela primeira vez e depois defina as metas através dos tempos identificados nesse primeiro uso da ferramenta.
4 – Registre as atividades e o tempo dedicado a cada uma delas
Após alimentar as informações no sistema, é hora de os colaboradores começarem a registrar o tempo dedicado em cada uma de suas atividades no Timesheet para o time de vendas.
No início, é normal que os colaboradores deixem passar algumas atividades sem o registro, por conta disso, o gestor deve investir parte do seu tempo em relembrar da importância do controle do tempo, até que ele vire rotina para a equipe.
5 – Analise os dados coletados e identifique oportunidades de melhoria
O próximo passo é a análise de dados, permitindo identificação de horários que podem ser melhorados.
Quanto mais a ferramenta de Timesheet for utilizada, mais fácil será essa etapa, já que novos parâmetros e comparações são criadas.
6 – Identifique de atividades que consomem mais tempo
As atividades que estão levando muito tempo para serem concluídas devem ser o principal foco do Timesheet para time de vendas, já que o foco aqui é produtividade.
O tempo em excesso pode indicar tanto a inexperiência quanto a sobrecarga de um profissional.
7 – Ajuste o planejamento de atividades e metas com base nos dados coletados
O planejamento e as metas da equipe podem ser atualizados conforme as atividades são desempenhadas e tem o seu tempo calculado.
8 – Identifique oportunidades de treinamento e desenvolvimento para a equipe de vendas
Uma das razões que podem levar ao alto gasto de tempo em uma atividade pode ser a falta de experiência, por conta disso, o gestor deve ficar de olho para reforçar o treinamento em etapas onde a equipe esteja encontrando dificuldades.
9 – Continue o acompanhamento do desempenho individual e da equipe
O Timesheet é uma ferramenta de uso contínuo, e a busca por melhoria deve sempre acontecer. O gestor deve integrar ao dia-a-dia o monitoramento dos dados que são adicionados à planilha.
10 – Prepare relatórios e análises para a gerência
Por fim, a cada período determinado extraia os dados obtidos através do Timesheet para que a gerência da empresa tenha conhecimento de como a equipe de venda está gastando a suas horas e demonstrar o seu melhor aproveitamento em comparação a períodos anteriores.
Aprimore o seu conhecimento sobre o uso de Timesheets
O Timesheet para time de vendas é uma ferramenta que agrega muitos benefícios para esse setor tão importante. Como você viu, a solução é de fácil uso, bastando apenas que os colaboradores se dediquem a registrar os seus horários.
Se você gostou desse conteúdo e deseja continuar aprimorando o seu conhecimento sobre o uso de Timesheet, não deixe de acompanhar outros artigos como esse no blog da Oitchau.
