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Usar um timesheet para gestão de projetos tem se tornado cada vez mais comum em empresas de diferentes naturezas.
Este tipo de ferramenta é bastante útil, na medida em que é capaz de reunir uma série de informações cruciais.
Essas informações são importantes tanto para a gestão dos próprios projetos quanto para a gestão de pessoas.
Elas impactam a empresa e seu funcionamento e podem direcionar investimentos e necessidades que a corporação tenha.
Mas o que, exatamente, é um timesheet e como ele funciona? Abaixo você encontra tudo o que precisa saber sobre esse tipo de ferramenta.
Continue lendo e veja o que é, como funciona, seus benefícios e qual é o melhor modelo disponível no mercado.
Boa leitura!
O que é um timesheet?
Timesheet para a gestão de projetos é uma ferramenta que serve para determinar o tempo que uma atividade leva para ser feita.
Ou seja, quanto tempo o colaborador necessitou entre o início e o fim de uma tarefa que está sob a sua responsabilidade.
Esse tipo de ferramenta reúne informações sobre o tempo total de um projeto, mas também (e principalmente) sobre suas fases e as tarefas que as compõem.
Com ele é possível determinar exatamente quanto tempo cada colaborador empenhou naquele projeto.
Timesheet x Controle de ponto
Antes de continuarmos, é importante diferenciar um timesheet e o controle de ponto.
O sistema de controle de ponto ou jornada serve para gerenciar e contabilizar o número de horas que um trabalhador presta de serviços em um dia, semana ou mês.
Por outro lado, o timesheet corresponde à contabilização do tempo que é gasto para a execução de uma tarefa.
Desse modo, o sistema de jornada indica quantas horas de trabalho ocorreram, enquanto o timesheet indica como essas horas foram ocupadas.
Tanto a ferramenta de timesheet para gestão de projetos quanto o sistema de controle de jornada são de grande importância para uma empresa.
Contudo, cada um deles tem uma serventia específica e se aplica em um objetivo.
Por que usar um timesheet para a gestão de projetos?
Veja os principais motivos pelos quais as ferramentas de timesheet estão se tornando cada vez mais comuns na gestão de projetos.
Precificação de projetos
Em primeiro lugar, saiba que a gestão de projetos com timesheet impacta diretamente na precificação destes projetos, especialmente quando eles são encomendados por clientes.
Explica-se: um produto considera, no seu valor, os recursos que foram utilizados.
Ferramentas, maquinários e matérias-primas. Além disso, também deve levar em consideração a complexidade de sua execução e o tempo gasto.
Afinal, o tempo que é aplicado sobre um projeto é aquele que deixa de ser aplicado para outro fim.
Muitas vezes uma tarefa exige o tempo que o trabalhador levaria para executar outras três atividades.
E isso deve ser levado em consideração. Não é à toa que falamos que tempo é dinheiro.
Essa expressão popular capta a ideia de que o tempo é finito e que somente dispomos dele em uma oportunidade, não há como recuperá-lo.
Além disso, o próprio salário pago a um colaborador considera o número de horas contratuais.
Aquele, então, é um valor para um número específico de horas.
Neste caso, quanto mais atividades forem feitas durante este espaço de tempo, melhor, certo?!
Por isso, a empresa deve levar em consideração o tempo despendido por seus colaboradores para a execução de uma atividade.
Quanto maior ele for, maior deverá ser o preço cobrado, ao final, pela entrega do projeto.
Políticas de capacitação
Outro ponto que destaca a importância do uso de uma ferramenta de timesheet para a gestão de projetos diz respeito às políticas de capacitação.
Ao perceber que alguns colaboradores levam mais tempo do que outros para executar alguma tarefa, é possível reconhecer a necessidade de capacitá-los.
Em outras palavras, essa necessidade maior de tempo para a execução de atividades pode indicar dificuldades para lidar com ferramentas.
Igualmente, para entender o que realmente deve ser feito. Por isso, também permite o melhor direcionamento da capacitação.
Variações de produtividade
Ainda, usar timesheet na gestão de projetos permite ao RH reconhecer as variações de produtividade.
Por exemplo, reconhecer que um colaborador que executava uma tarefa em X tempo agora necessita de 2 X tempo para fazê-la.
A partir disso, torna-se possível investigar as causas da maior necessidade de tempo para a execução.
Dentre elas estão a falta de recursos, problemas nos sistemas e até mesmo a falta de engajamento.
Com tudo isso, fica claro que uma ferramenta de timesheet é também uma aliada do RH e de seus projetos de gestão de pessoas.
Ela reúne informações importantes e que fazem toda a diferença no gerenciamento de projetos.
Organização de futuros projetos
O uso de um timesheet para a gestão de projetos também se mostra interessante para a organização dos futuros projetos.
Isto é, para a determinação do seu escopo e de suas fases, especialmente do seu orçamento e de seus prazos.
Afinal, é comum que algumas atividades se repitam em diferentes projetos.
Ao ter um timesheet, você pode ter uma previsão do tempo que elas demandarão, em média, nos seus novos projetos. Isso, então, evita a revisão dele em meio à execução.
Como fazer o controle de projetos com timesheet?
Para isso existem inúmeras ferramentas disponíveis no mercado.
Elas permitem que o colaborador indique quando inicia e termina uma tarefa.
Qual a melhor ferramenta de timesheet para gestão de projetos?
A melhor ferramenta de timesheet na gestão de projetos atualmente disponível no mercado é, sem sombra de dúvidas, a da Oitchau!
Ela é bastante fácil de usar, além de garantir a precisão no controle de tempo de tarefas.
Além disso, a ferramenta de timesheet para gestão de projetos Oitchau é compatível com uma série de aplicativos de gerenciamento de projetos.
Dentre eles estão Trello, Asana, Todoist e muitos outros!
Oitchau é uma empresa especializada na gestão de tempo e, por isso, é uma ótima escolha para garantir a eficácia do controle de tempo das tarefas.
Além do timesheet, saiba que você também pode contar com o sistema digital de jornada Oitchau!
