O que é e como funciona a técnica pomodoro?

Ter mais gestão de tempo e produtividade é o objetivo de qualquer empresa ou profissional comprometido. E uma das técnicas mais populares de gestão do tempo é a técnica pomodoro, que estabelece ciclos curtos de ações e empenho para aumentar a produtividade e permite ainda a customização conforme as necessidade de cada pessoa.

Descubra hoje o que é esse técnica de gerenciamento de tempo que vem ganhando cada vez notoriedade e como ela se relaciona com a gestão de tempo. Boa leitura!

O que é gestão de tempo?

Antes de entender o que é a técnica ou método pomodoro, vamos falar sobre a gestão de tempo. O gerenciamento de tempo é o processo de planejamento, organização e controle do tempo disponível para concluir tarefas e alcançar objetivos. É uma habilidade fundamental que pode ser aplicada em várias áreas da vida, desde gerenciar projetos até equilibrar as responsabilidades pessoais e profissionais.

O que é gestão de tempo no trabalho?

Já o gerenciamento de tempo e produtividade no trabalho, envolve a gestão eficiente do tempo e recursos para alcançar as metas e objetivos da empresa. Isso pode incluir a definição de prioridades, a alocação de tempo e recursos para tarefas específicas, a eliminação de distrações e interrupções desnecessárias, a delegação de tarefas e a criação de um ambiente produtivo.

O que é a técnica de pomodoro?

A técnica pomodoro é uma abordagem popular de gestão de tempo que envolve a quebra do tempo em blocos de trabalho focados de 25 minutos (ou mais), seguidos por breves pausas. Essa técnica pode ajudar as pessoas a aumentar sua produtividade e concentração, enquanto gerenciam melhor o tempo e evitam a exaustão mental.

O tempo, assim como o dinheiro, é um recurso preciso e indispensável para se produzir coisas e ideias. Logo, em uma rotina atribulada e cheia de demandas a cumprir, faz sentido achar meios de administrar o tempo útil.

Há muitos métodos e técnicas de gestão de tempo, e a técnica pomodoro é uma delas. A escolha pelo método ideal é algo muito pessoas e tem a ver com o seu estilo de trabalho. Não há métodos melhores ou piores, mas alguns demostram ser mais assertivos. E parece que quanto mais simples e dinâmico, mais resultados ele oferece.

A ideia é cronometrar e focar totalmente no que está executando até que chegue o momento de sua pausa. Logo, funciona por períodos de trabalho ou estudo intercalados com intervalos de descanso. Para isso, é utilizado um cronômetro, que regula o tempo. Há ainda aplicativos próprios para este fim, caso seja necessário. Com o tempo, os ciclos se tornam automáticos e nem é preciso cronometrar cada fase.

A técnica pomodoro foi criada em meados dos anos 1980, pelo italiano Francesco Cirillo. O seu idealizado queria uma boa prática para se concentrar ainda mais em suas tarefas evitando a procrastinação e a ansiedade. Com um cronômetro simples, de cozinha (em formato de tomate – pomodoro em italiano – muito comum naquela época), criou um método de gestão de tempo muito simples, indicado até para aquelas pessoas que procrastinam de forma compulsiva. Pode ser aplicada em diferentes contextos e até adaptada com ciclos de tempo diferentes.

Como funciona a técnica pomodoro?

Para começar a utilizar a técnica pomodoro, basta ter um cronômetro e definir a tarefa a ser realizada. É uma técnica muito utilizada por quem participa de projetos, já que está baseada em tarefas. Assim, contabiliza-se 25 minutos para a realização da tarefa. Entre cada ciclo, há um intervalo – que pode ser de 5 minutos.

Assim, você trabalha nas tarefas por 25 minutos seguidos e sem interrupções e descansa 5 minutos seguidos sem interrupções. Em seguida, parte para um novo ciclo – seja na mesma tarefa ou em uma nova demanda.

A ideia é oferecer mais condições de foco a quem tem dificuldades para se concentrar e uma pausa a quem trabalha compulsivamente. Isso faz com que a pessoa tenha mais produtividade e foco, e a sua mente e disposição estejam sempre renovados. A técnica pomodoro pode ainda ser aplicada em ciclo de reuniões rápidas, como aqueles feedbacks com liderados, por exemplo.

Na prática, se você tem uma rotina atribulada em um projeto, por exemplo, basta cronometrar 25 minutos de trabalho seguidos e de qualidade, sem que seja interrompido. O despertador deve anunciar o fim dos 25 minutos. Depois, basta fazer uma pausa – seja para o café, caminhar pela sala ou ir ao banheiro. Em seguida, retorne para mais 25 minutos de dedicação às tarefas, e assim por diante.

Quando fizer 4 ciclos de 25 minutos, você pode fazer uma pausa de 30 minutos. Depois, basta iniciar o esquema dos ciclos de 25 – 5 minutos novamente. No total, cada grande ciclo tem 2 horas.

Você pode ainda fazer anotações sobre o que acontece durante esta experiência – quem o importuna, que gatilhos fazem com que você se desconcentre, que outras tarefas precisa realizar ou delegar, etc. Assim, pode ir melhorando o processo com o tempo. Você pode ainda combinar com seus colegas que não o importune durante o ciclo, explicando sobre o que se trata e como funciona a sua gestão do tempo.

Benefícios da técnica pomodoro

Veja a seguir alguns benefícios da técnica pomodoro:

• Permite realizar o gerenciamento de tempo de forma facilitada.
• Proporciona qualidade de vida no ambiente de trabalho.
• É um método testado e aprovado por muitas pessoas.
• Possibilita que a pessoa se concentre em uma tarefa ou no que é importante em sua jornada de trabalho.
• Permite saber e gerenciar a quantidade de atividades que consegue realizar nesse tempo.
• Possibilita delegar tarefas com mais assertividade.
• É fácil de implantá-la, bastando para isso ter um relógio.
• Pode ser adaptada para as rotinas de trabalho, projetos, estudos e outras demandas comuns do dia a dia.
• Não tem custo.
• Ajuda a pessoa a compreender o processo de concentração.
• Aumentar a produtividade, foco e assertividade.
• Aliviar a ansiedade e o estresse.
• Aumentar a motivação e determinação.

Outras técnicas de gestão do tempo

O método pomodoro não é o único método de gestão do tempo. Talvez seja a mais popular em todo o mundo, mas há outras que podem funcionar melhor em seu caso. Há o metodo GTD – “Getting Things Done”, método Kanban, Matriz GUT, gamificação das tarefas, Zen Done, regra dos 5 minutos, etc.

O foco das técnicas de gestão do tempo, como a técnica pomodoro, é permitir que você tenha produtividade e cumpra de forma saudável as suas tarefas. Todos este métodos possuem algumas premissas em comum. Para utilizá-los:

• Crie uma meta.
• Escolha um método que faça você ganhar tempo e não perdê-lo com gestão.
• Liste suas tarefas diárias – utilize os aplicativos e softwares, se precisar.
• Priorize aquilo que é urgente.
• Tenha um calendário.
• Tenha uma forma de cronometrar o tempo.
• Faça uma atividade de cada vez.
• Evite a procrastinação.
• Organize seu ambiente de trabalho.
• Faça pausas.

Complementando a técnica pomodoro com um Timesheet

Um Timesheet é uma ferramenta que permite registrar o tempo gasto em cada tarefa ou projeto, o que pode ajudar a identificar padrões e áreas de melhoria em relação à gestão de tempo.

Ao utilizar um Timesheet em conjunto com a técnica pomodoro, é possível monitorar de perto quanto tempo está sendo dedicado a cada tarefa, ajustar a duração dos blocos de trabalho e pausas para melhor atender às necessidades de cada projeto, e avaliar o desempenho ao longo do tempo. Combinar essas duas técnicas pode ser uma forma altamente eficaz de melhorar a produtividade e a eficiência ao gerenciar o tempo no trabalho.

Veja também: O que é NPS? Como aplicar o conceito no RH da empresa?

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