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O status report de projetos é muito importante para que os gestores, equipes e clientes fiquem ciente de como anda o desenvolvimento de novos produtos ou serviços. Com isso, é possível saber em que pé se encontra e outros detalhes cruciais.
Ele visa melhorar ainda mais o resultado final de um projeto por meio da concessão de informações periódicas e atualizadas sobre as fases dele. Abaixo, então, conheça mais sobre esse tipo de ferramenta e como ela pode ajudar na sua empresa.
O que é status report de projetos?
Isso nada mais é do que um relatório de status de projeto. Ou seja, é a organização dos dados referentes ao desenvolvimento de projeto. Dessa forma, ele oferece inúmeras informações, tais como:
- O que está acontecendo no projeto nesse momento;
- Qual foi a última fase concluída, em qual se encontra e qual será a próxima;
- Orçamento disponível e uso dele;
- Atividades em dia e em atraso, etc.
Ou seja, ele é um compilado sobre a situação atual do projeto. Assim, reúne dados que podem resumir em poucas palavras e termos a quantas anda o projeto e, assim, informar a todos sobre esse status.
Para que serve o status report de projetos?
O relatório de status de projeto serve justamente para determinar o avanço do projeto, seus problemas, atrasos e entregas em dia. Ou seja, ele procura situar os colaboradores, gestores e até clientes envolvidos sobre a situação na qual o projeto se encontra.
Portanto, ele tem fins informativos. A partir dele, então, é possível a adoção de uma série de estratégias que permitam a continuidade do projeto.
Por que usar um status report de projetos?
Existem diversos motivos para apostar nesse tipo de relatório. Nos itens que seguem confira os principais deles!
Acompanhe o projeto de perto
Abrir mão de relatórios periódicos é como decidir trabalhar no escuro, sem informações e de modo desorientado. Por isso, quando existem relatórios do tipo de status report de projetos essa desorientação deixa de existir.
Os relatórios são importantes justamente porque permitem que o gestor acompanhe todo o projeto. Não só eles, mas também os colaboradores envolvidos nesse desenvolvimento.
Considere, por exemplo, que ao final da fase do projeto você descobre que extrapolou o orçamento dela e que algumas atividades estão atrasadas. Nem é preciso refletir muito para reconhecer a gravidade dessa situação, certo?!
Isso, por si só, já atrasaria ainda mais o projeto, eis que ele somente percebeu seus descuidos e erros ao final da fase. Porém, quando se adota uma política de uso constante de relatórios, esses riscos diminuem e é possível estar sempre em dia em relação à saúde do projeto.
Saiba quais são os próximos passos
Quando um relatório de projetos é utilizado é mais fácil organizar os próximos passos. Sejam eles dentro de uma mesma fase ou nas próximas, que passarão a ser desenvolvidas assim que esta for encerada.
Por isso, usar um status report de projeto permite que haja a organização das equipes e dos recursos dos quais elas necessitam para desenvolver suas responsabilidades.
Reconheça problemas e busque soluções
Ao apostar em status report de projetos com recorrência, sua empresa pode garantir que sempre que houver um erro ela o reconhecerá desde logo. Com isso, se precaverá dos reflexos negativos que ele tem ao buscar uma solução.
Note que nos casos em que não há esse acompanhamento por relatórios cria-se o risco de que o problema somente seja reconhecido quando for tarde demais, inviabilizando o objetivo final do projeto.
Evite perda de tempo com reuniões desnecessárias
Ainda, o uso de status report de projetos evita que sejam necessárias reuniões de status. Por ser um relatório digital e fácil de entender, basta que ele seja compartilhado entre os envolvidos no desenvolvimento desse projeto, de forma online.
Isso, então, economiza o tempo de todos. Da mesma forma, evita que a reunião se perca para assuntos que não eram o foco.
Reduza o trabalho manual
Por fim, quando você usa um relatório de status de projeto é possível diminuir o trabalho manual. Afinal, você pode desenvolvê-los com ferramentas próprias e automatizadas que se baseiam nos dados de software de gestão que você utiliza.
Como desenvolver o status report de projetos?
Veja alguns passos muito importantes para garantir o desenvolvimento desses relatórios de maneira correta e efetiva! Assim, garanta os benefícios que listamos e melhore os resultados dos seus projetos.
Use uma boa ferramenta de gestão de projetos
Uma vez que o relatório se baseará na sua ferramenta de gestão, garanta que você possui uma realmente eficaz, organizada e com atualização automatizada. Assim, tenha um bom software de projetos para esse fim.
Reúna as informações e indique a saúde do projeto
Os dados do relatório estarão no software. Assim, delimite quais são elas e reúna-as com o auxílio de uma ferramenta de geração de relatórios dessa natureza. Depois, então, certifique-se de que houve a análise da saúde do projeto com base nas informações concedidas.
Um bom software para isso consegue indicar por meio de legendas (como por cores, em que verde é bom, amarelo é intermediário e vermelho é ruim) como está a saúde do projeto com base nos prazos, orçamentos e qualidade das atividades.
Faça um resumo do relatório
Depois, resuma seu relatório para que ele apresente, logo no início, dados centrais que traz. Assim, já é possível demonstrar aos envolvidos os pontos de destaque dentro do desenvolvimento.
Defina as dificuldades e soluções
A partir do relatório é possível saber o que não está andando conforme deveria dentro do seu projeto. Assim, é possível determinar soluções e achar formas de superar tais obstáculos.
Quando usar o status report de projetos?
É interessante acompanhar o andar e o avanço de cada projeto. Ou seja, esse relatório deve ser aplicado em todos os projetos que a sua empresa desenvolve. Com isso, torna-se possível acompanhar cada um deles de perto.
Além disso, é interessante que dentro de cada projeto haja a determinação de uma periodicidade para tais relatórios. Por exemplo, uma vez na semana ou de forma quinzenal. Isso dependerá da necessidade de disponibilidade da empresa, bem como da urgência do projeto.
