SPED Fiscal: aprenda o que significa o termo

O SPED Fiscal, ou Sistema Público de Escrituração Digital, foi estabelecido para reduzir as burocracias e dificuldades encontradas pelos empreendedores na hora de fazer o pagamento de impostos. A proposta desta ferramenta criada pelo governo federal é  simplificar a contribuição destas tributações com a informatização do sistema e a integração dos fiscos federal, estadual e municipal.

Neste artigo, detalharemos as principais dúvidas sobre esse tema. Acompanhe!

O que é SPED Fiscal?

Em linhas mais simples, trata-se da modernização do sistema para cumprimento das obrigações fiscais dos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores. Para isso, passou a ser usada uma certificação digital para colher a assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo a sua validade jurídica.

Esse processo é chamado de Escrituração Fiscal Digital (EFD): é por meio dele que a Receita Federal, juntamente com os órgãos fazendários estaduais, recebe dos contribuintes todas as informações que precisam sobre a apuração de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Como funciona?

Um arquivo digital gerado é formado pelos registros de todas as operações e cadastros que influenciam a apuração dos referidos impostos de determinada empresa, os quais são enviados mensalmente ao Programa Validador e Assinador (PVA). Tudo isso é fornecido no próprio site da Receita.

Depois de ser validado pelo PVA, as leis obrigam que esse arquivo seja assinado digitalmente e transmitido, via web, ao ambiente SPED da Receita Federal. Essa assinatura deve ser feita por meio de um certificado digital (e-CNPJ), emitido por uma autoridade certificadora credenciada.

De forma resumida, a ferramenta simboliza a digitalização da relação do Fisco com os seus contribuintes, uma forma de tornar as suas operações mais ágeis, enxutas e com maior qualidade e segurança no compartilhamento de dados.

Para que ele serve?

Para os empresários em geral, o SPED Fiscal simplifica e facilita a entrega da documentação necessária para os fiscos ao utilizar um meio digital, além de eliminar a necessidade de ter documentos em papéis.

Já em relação ao governo, o seu papel é agilizar a fiscalização e reduzir a burocracia para a entrega desses documentos.

Toda empresa é obrigada a utilizá-lo?

Na prática, não: existem perfis que são dispensados de entregá-lo. Os principais deles são:

• Os empreendedores cadastrados no MEI, optantes pelo SIMEI;
• As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, com exceção dos contribuintes impedidos de recolher ICMS neste tipo de regime.

Como enviar o SPED Fiscal?

Conforme citamos mais acima, as empresas devem enviar, todos os meses, um arquivo digital contendo toda a escrituração de documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos estaduais e da Secretaria da Receita Federal, além de registros de apuração de impostos referentes às operações e às prestações praticadas por elas.

Neste contexto, siga o passo a passo abaixo:

 Faça o download do programa no site da Receita Federal e instale-o no computador.

1.  Ao executá-lo, aparecerá uma tela com opções e menus no canto superior. Selecione SPED Fiscal e, em seguida, clique na opção “Gerar Arquivo”.
   
2.  Aguarde pela abertura da janela que pede a inserção do mês e do ano desejado e, em seguida, vá até “Gerar SPED”.
   
3. Logo após o arquivo ter sido gerado com sucesso e todos os dados referentes à escrituração do período estarem preenchidos, faça a validação do documento no executável com nome de “EFD ICMS IPI” por meio do validador ou utilize o “EFD Contribuições”. Ambos os programas são utilizados pelo governo para verificação de documentos e arquivos transmitidos para a Secretaria da Fazenda.
   
4. Na mesma etapa, clique duas vezes sobre o ícone na tela inicial e abra novamente o executável. Na tela de menus, procure pela opção de colocar o documento dentro do validador. O botão referente a essa inserção é o segundo, que possui uma seta verde indicando para o lado direito.
   
5. Clique no ícone e pesquise pelo documento que foi gerado e salvo na pasta local. Selecione-o e abra-o no programa. O programa do SPED Fiscal abrirá várias mensagens seguidas. Responda a todas elas com “Sim” e continue com o procedimento de validação do sistema.
   
6.   O arquivo, nesta fase, é avaliado e analisado em detalhes pelo validador. Aguarde até que apareça uma das seguintes mensagens: “O arquivo foi validado com sucesso” ou “O arquivo contém erros e avisos”. Para exibir os detalhes das advertências, selecione a caixa acima e clique em “exibir”.
   
7. No primeiro caso, o arquivo foi corretamente validado e pode ser transferido para a contabilidade. No segundo caso, exiba os detalhes, corrija os erros e valide novamente. Se necessário, solicite o suporte do programa para concluir.

Contador, esteja atento aos detalhes no momento do envio 

Atenção aos dois erros mais recorrentes:

1. Falta de notas fiscais emitidas no CNPJ da empresa no momento da escrituração do SPED

O processo normal envolve que o contador receba das organizações todas as notas geradas em suas vendas. Contudo, grande parte desses profissionais têm problemas quanto ao recebimento das notas emitidas contra uma empresa: ou seja, aquelas relacionadas às compras que o cliente faz de insumos e produtos. A ausência de escrituração de uma NF pode acarretar em uma série de erros na apuração dos impostos e inexatidões nos cadastros e registros do arquivo. Outro problema é quando a empresa deixa de usar a Nota Fiscal Eletrônica em seu formato digital – o famoso arquivo .xml. Não usá-lo significa a perda de, no mínimo, 400 campos que trazem informações ricas para a construção da obrigação acessória.

• Como resolver?

Garanta o recebimento no prazo certo das notas emitidas pelos fornecedores do cliente em formato digital.  Aproveite e assegure também uma armazenagem segura desses arquivos por cinco anos fiscais, que é o prazo que a Receita Federal tem para auditar o SPED.

Você também pode procurar por softwares específicos para a resolução deste problema. Existem muitos no mercado.

2. Notas fiscais emitidas com erros no cálculo dos impostos

Em alguns casos, o profissional responsável por emitir as NFs nas empresas não tem preparo na área fiscal. Isso significa que ele não entende quais são as codificações e tabelas relacionadas a esse tipo de operação, à substituição tributária e à apuração dos impostos de cada produto. Além disso, os sistemas de ERP também podem conter erros de cálculo que acarretam no comprometimento de todo o processo.

Dessa maneira, muitas notas emitidas com erros primários acabam compondo as obrigações acessórias enviadas para a Receita Federal. Sendo assim, elas acumulam pontos no sistema de auditoria do Fisco e geram as multas previstas pela legislação do SPED.

• Como resolver?

Analisar toda essa complexidade a olho nu é impossível. A melhor prática seria utilizar sistemas de pré-auditoria que identifiquem esses erros e apontem as correções necessárias. 

Por fim, identificados os erros, outra prática ideal é dar o feedback ao cliente daquilo que está errado na emissão das notas.