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A melhor estratégia para uma gestão de sucesso é contar com recursos que facilitem o alcance de resultados, permitam a verificação ágil de erros e a promoção de soluções. Assim, contar com um software de gestão de projetos é essencial.
No entanto, com tantas opções no mercado, a escolha do melhor modelo pode ser um desafio para os gestores. Afinal, o que torna um software bom? Como ele pode ajudar a equipe? Quais os benefícios? E, principalmente, como escolher o melhor modelo para a sua empresa?
Neste artigo nós iremos apresentar as respostas para cada uma dessas perguntas. Aproveite o conteúdo!
O que é um software de gestão de projetos?
O software de gestão de projetos é a ferramenta que permite manter o acompanhamento e gerenciamento de todos os recursos, prazos, entregas e pessoas envolvidas durante o projeto.
Assim, ele é a ferramenta mais importante para o trabalho de todos os gestores e líderes de projetos.
O que torna um software de gestão de projetos bom?
Um dos primeiros pontos avaliados durante a seleção de um software é o seu investimento. Porém, aqui é preciso ter consciência de que nem sempre a opção com menor custo vai oferecer o melhor desempenho.
Entre outras palavras, é preciso lembrar do velho ditado que diz: “o barato sai caro”.
É por isso que, apesar de o preço ter um impacto significativo no processo de decisão, ele não deve ser o principal ponto da escolha.
O melhor software de projetos vai ser aquele que consegue atender plenamente a necessidade do seu time. No entanto, existem algumas características que descantam e diferenciam alguns modelos, e elas estão relacionadas, especialmente, a capacidade de adaptação da ferramenta.
Assim, dois pontos são fundamentais para garantir uma boa escolha:
- Funcionalidades;
- Integrações.
Funcionalidades
Nós sabemos que o gerenciamento de projetos envolve o controle e monitoramento de diversos recursos, como:
- Pessoas;
- Prazos;
- Orçamento;
- Materiais;
- Riscos;
- Gestão de documentos;
- Entregas.
É por isso que, para que o software de gestão de projetos ofereça a melhor solução para a sua empresa, ele precisa conseguir ir além do “feijão com arroz” e oferecer todos os recursos que você precisa para uma gestão completa.
Integrações
Do mesmo modo, o sistema deve ser capaz de agir integrado aos outros sistemas de gestão, com o objetivo de facilitar o controle das operações e melhorar o fluxo de processos entre as atividades.
Apesar de ser um ponto pouco analisado pelos gestores de projetos, a capacidade de integração é um dos fatores que pode impedir o surgimento de erros frequentes durante a execução do projeto.
Por exemplo, quando trabalhamos com profissionais com contrato baseado na hora trabalhada, além do próprio setor de gestão de projetos, o setor financeiro também precisa ter acesso aos índices de trabalho e produtividade da equipe.
Aqui, além da necessidade de integração com o setor financeiro, ainda é preciso contar com uma ferramenta que contabilize as horas trabalhadas e ofereça um relatório sobre a produtividade do colaborador.
A solução da Oitchau, por exemplo, oferece integrações com diversos sistemas de gestão, como:
- Plataformas de RH;
- Sistemas de folha de pagamento;
- REPS;
- Softwares utilizados pela diretoria.
Confira todas as integrações!
Desse modo, quanto melhores as funcionalidades e maior a capacidade de integração, mais vantajosa é a solução.
Como uma ferramenta de gestão de projetos pode ajudar a sua equipe?
Assim como as demais ferramentas de gestão, o software de projetos deve vir para facilitar a rotina do time e promover mais agilidade nos processos e tomadas de decisão. Dentre elas, estão:
Gestão à vista
O uso de um software permite que a liderança do projeto permita uma gestão à vista e compartilhada com todos os colaboradores e envolvidos com a entrega.
Afinal, o sistema será a principal ferramenta de trabalho e será compartilhado com os colaboradores, que poderão acompanhar a evolução as entregas, prazos e sua própria produtividade por meio de dashboards.
Gráficos e dados
Os indicadores de projetos não podem deixar de ser acompanhados e alimentados. E só quem já lidou com planilhas sabe o trabalho, tempo e energia que o seu preenchimento exige.
Assim, com o uso do software de gestão de projetos, o próprio sistema vai realizar a alimentação e preenchimento automático das métricas e indicadores de acompanhamento, facilitando ainda mais a vida dos gestores e agilizando a análises.
Aumento da produtividade
Um sistema para o financeiro, outro aplicativo para acompanhamento da produtividade, outro para registrar as entregas, uma planilha para o preenchimento de indicadores… Quanto mais ferramentas você usa, mais tempo você perde.
Ao concentrar todas as atividades — ou a maioria delas — em um sistema, você ganha tempo e aumenta a produtividade da equipe, que não precisa estar recorrendo a vários locais para o preenchimento de informações.
Histórico de resultados
Com o sistema, fica muito mais simples manter o histórico de ações e resultados tanto do projeto atual quanto dos anteriores. Isso vai facilitar tanto a alimentação da gestão do conhecimento quanto a realização de comparativos entre as entregas.
Principais benefícios do software de gestão de projetos
Confira os principais benefícios em contar com um bom software de gestão de projetos!
Modelos de projetos
Nenhum projeto é igual ao outro, disso nós sabemos. No entanto, as estruturas iniciais podem ser padronizadas e servir como uma base para o desenvolvimento das próximas entregas.
Um bom programa para auxiliar na tarefa de gerir projetos precisa oferecer estes modelos. Isso quer dizer que você deve ter à disposição um software que permita a edição de projetos antigos e o reaproveitamento.
E isso não se restringe apenas nos seus projetos antigos. O programa deve contar com um menu em que você pode escolher um modelo para orientar o desenvolvimento do projeto.
Isso lhe permite reaproveitar modelos que mostraram sucesso ou buscar a organização de uma maneira mais fácil. Afinal, tempo e dinheiro são fatores críticos na gestão de projetos.
Fluxo de trabalho
É essencial que os relatórios e as informações do programa contenham informações completas e que se atualizem frequentemente. O fluxo precisa ser respeitado, notado e destacado.
As atividades estão em constante desenvolvimento, de modo que o status delas e seus relatórios se modificam e atualizam todos os dias. A mesma coisa acontece com as fases em si.
Se as atividades de um projeto se encontram em desenvolvimento de forma constante, a informação que ontem era atual hoje não necessariamente o é.
Outro ponto que não deve fugir à vista se relaciona com o fato de que as fases diferentes se desenvolvem de forma paralela. Isso é possível principalmente quando a responsabilidade de uma equipe não depende da conclusão de outra ação.
E o gestor deve ter uma visão sobre tudo o que está acontecendo e de forma atualizada. Assim, informações de fluxo de trabalho também demandam detalhes e devem ir além de termos gerais, como:
- Em que fase está o projeto;
- Quem é o responsável pela etapa;
- Quanto retrabalho já foi feito;
- Atrasos e justificativas;
- Alterações;
- Etapas concluídas e canceladas.
O gestor deve saber quando começou o andamento, em que ponto ele está e quão próximo do fim está.
Atribuições de tarefas
O software de gestão também somente demonstra ser de qualidade quando ele permite a atribuição de tarefas de forma automática. E isso deve se dar com base no que se determinou no projeto.
Cada um deles terá fases e atividades específicas com responsáveis específicos. O que ocorre é que muitas vezes uma parte do projeto termina sem que as pessoas saibam quem é o próximo responsável.
E isso atrasa o andamento do projeto, atrapalha seu cronograma e o seu orçamento. Já quando o software de gestão consegue atribuir as atividades, é possível sinalizar com maior facilidade o próximo responsável para assumir seu trabalho.
Suporte
O último ponto essencial para que um software de gerenciamento de projetos apresente sucesso e ajude a sua empresa é o oferecimento de suporte. Esse suporte se revela na assistência técnica, atendimento para dúvidas, etc.
Outro interessante tipo de suporte se mostra na concessão, pela empresa dona do software, de treinamento dos seus colaboradores e do gestor. Isso permite que todos aprendam desde logo como mexer com o programa e isso ajuda o sucesso do projeto.
Agora que você já sabe o que avaliar antes de selecionar um software de gestão de projetos, chegou a hora de ver na prática como eles podem funcionar. E a melhor forma é iniciando o acompanhamento da produtividade da equipe e custos do projeto.
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