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O controle de ponto grátis já é uma realidade. Se fizer uma rápida pesquisa nos principais buscadores, verá que há disponíveis diversas opções online de controles de registro de ponto.
Entretanto, esse é um típico caso do “barato que sai caro”, ou seja, você pode até comemorar de poder utilizar um modelo de controle de ponto online sem pagar nada, mas poderá colocar sua empresa em risco.
Como? Nós explicaremos a você neste artigo. Acompanhe!
Controle de ponto grátis: gato por lebre?
Desde que o Ministério do Trabalho e Emprego publicou as portarias 1510 e 373 que regulamentam o controle de ponto alternativo, a vida das empresas brasileiras mudou para melhor!
Essas portarias são as responsáveis por definir e homologar o uso da tecnologia como forma de fazer o controle de ponto. E é justamente neste ponto que o controle de ponto gratuito pode prejudicar sua empresa.
Sem a devida homologação, os registros feitos por essa via se tornam inadmissíveis no caso de ações trabalhistas, colocando sua empresa em risco. Isso sem contar as falhas no armazenamento de dados. Informações corrompidas poderão acabar com todas as informações trabalhistas de seus colaboradores em segundos!
Além disso, ao acessar pontos online gratuitos, você poderá abrir as portas para que vírus entrem na rede de computadores da sua empresa, facilitando a ação de hackers.
Dessa forma, antes de partir para a solução gratuita e apelativa, reflita se a segurança de sua empresa vale esse risco. Afinal de contas, todos os colaboradores, clientes e fornecedores acabarão sofrendo as consequências de um sequestro de dados, por exemplo.
Quais são os riscos do controle de ponto grátis?
O controle de ponto grátis, pode ser feito utilizando o ponto manual, que ainda está implantado em muitas empresas, mas oferecem limitações e riscos, que podem ser solucionados utilizando a tecnologia.
As falhas nas entradas do ponto, horários irregulares entre outros, podem passar despercebidos ou ainda com muito tempo de defasagem, prejudicando a empresa, e colocando-a em risco perante à fiscalização, e correndo risco de sanções trabalhistas.
Entenda mais sobre os riscos que a sua empresa está exposta utilizado controles de jornada de trabalho gratuito
Perda de dados
Todas as informações que são registradas e/ou coletadas de forma manual, correm diversos riscos de perdas, tanto acidentais quanto propositais. Quanto menor for o número de controles realizados manualmente, menores são os riscos de perda de informações.
É muito importante que todas as informações referentes aos colaboradores, inclusive sobre a jornada de trabalho, precisam estar armazenadas de forma centralizada, sendo possível mitigar os riscos de perdas.
Mas com o controle de ponto sendo realizado de forma manual, as fontes são variadas, e o risco de erros no lançamento e na consolidação das informações é muito maior.
Falhas no lançamento
Além das perdas nos registros realizados manualmente, e de informações que podem ser lançadas incorretamente ou não lançadas, existem ainda riscos de lançamentos incorretos manualmente, que podem ser no relógio ou na própria folha de registro de ponto.
O registro realizado de forma incorreta ou a leitura indevida dos dados, podem resultar em alteração da frequência do colaborador, que pode resultar em sanções legais, pois está ferindo os direitos trabalhistas.
Os erros de lançamento e/ou perdas informacionais, a responsabilidade é totalmente da empresa, e por isso é necessário identificar formas de reduzir tais possibilidades, minimizando os problemas que podem ser gerados para a empresa, sem contar os custos que podem estar envolvidos, em casos de processos e ações trabalhistas.
Atraso na identificação e correção de anormalidades no ponto
Os lançamentos feitos incorretamente geram anormalidades que não serem detectadas prontamente, como saídas antecipadas, entradas em horários indevidos, turnos registrados de forma incorreta, entre outras anomalias que podem ocorrer, que podem constituir irregularidades no controle do ponto.
Para evitar esse tipo de situação, o ideal é que a empresa adquira uma solução completa que identificasse tais anomalias em tempo real, como um sistema de ponto digital – conheça a plataforma OiTchau. Para que todas essas situações fossem detectadas rapidamente.
Aumento da carga trabalhista para o RH
O controle de ponto realizado manualmente gera um grande trabalho para as equipes envolvidas no fechamento de folha e pagamentos de colaboradores. E a tecnologia é uma aliada importante para solucionar o aumento do volume de trabalho para essas equipes.
Com um sistema de ponto digital, não será necessário realizar atividades manuais massivas e repetitivas, como a consolidação das folhas de ponto, minimizando as chances de erros e falhas, e ainda ganhando tempo na produtividade dos colaboradores, que podem estar envolvidos em outras atividades estratégicas da empresa.
Quais são as vantagens do controle de ponto eletrônico?
Veja abaixo as vantagens do controle de ponto eletrônico.
Para a empresa
O gestor ou o profissional de RH é capaz de acompanhar a jornada de trabalho do colaborador externo em tempo real.
Por meio de pinos em um mapa dentro dos sistemas dos aplicativos de controle de ponto eletrônico, é possível acompanhar todos os pontos do deslocamento em um trabalho externo ou viagem de negócios.
Outra vantagem importante para as empresas é o fim das fraudes de pontos. Com o ponto eletrônico, todas as vezes que o colaborador fizer o registro, sua identidade, local de onde faz o registro e o horário exato serão verificados por sistemas totalmente seguros que garantem a veracidade das informações inseridas.
Além disso, é possível criar uma jornada diferente para cada colaborador, priorizando as demandas da empresa e mantendo as equipes produtivas.
Ao final de cada período, o gestor ou profissional de RH poderá consultar os registros e saber exatamente quanto custará sua folha de pagamento do mês.
Tudo isso com a máxima garantia de um sistema seguro que visa facilitar o dia a dia das empresas com e garantir a transparências nas comunicações entre as partes.
As soluções para controle de ponto em tempo real estão disponíveis em versões que se encaixam em qualquer orçamento. Dispor de um sistema robusto, seguro e eficiente para fazer o controle de ponto deixou de ser privilégio das empresas com maior orçamento há muito tempo!
Hoje os recursos tecnológicos estão disponíveis a todos.
Para o colaborador
O ponto eletrônico dispensa cartões, crachás, impressões digitais, computadores, entre outros. Basta baixar o aplicativo no smartphone fazer o registro de ponto de onde estiver com tranquilidade.
Todas as solicitações de entradas mais tarde, saídas antecipadas, ausência, troca de plantão, férias, afastamento e etc. poderão ser feitas internamente pelo próprio aplicativo, com a análise imediata do gestor.
Todos os registros realizados ficam salvos no aplicativo para que o colaborador possa consultar toda vez que desejar. Se marcar o ponto incorretamente, basta solicitar o ajuste via aplicativo.
Toda comunicação com a empresa é feita internamente pelo aplicativo, que se torna um canal eficiente de comunicação.
Não se deixe enganar por produtos duvidosos e apelativos. A tranquilidade de ter um sistema eficiente trabalhando a favor de sua empresa não tem preço. Procure a solução que melhor se adequa às suas necessidades e caminhe rumo ao futuro agora mesmo.
Veja também: Contratação de PPD: Entenda a Legislação
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