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A eficiência e o desempenho dos advogados e da equipe são essenciais para o sucesso do negócio. Saber como gerenciar um escritório de advocacia, portanto, é imprescindível.
Esse gerenciamento e a garantia do máximo aproveitamento dos recursos disponíveis pode ser feito por meio de um sistema especializado para escritórios de advocacia.
Esses softwares oferecem uma ampla gama de recursos que auxiliam na gestão das tarefas.
Não só isso, mas também no controle de projetos e no acompanhamento do desempenho individual e coletivo.
Conheça mais sobre as funcionalidades destes softwares e confira, também, algumas opções para implementar no seu escritório!
Como gerenciar a performance de advogados? Conheça funcionalidades de um software de gestão para advogados
Gerenciar a performance dos advogados envolve avaliar diversos aspectos relacionados à produtividade, qualidade do trabalho e cumprimento de prazos.
Um sistema para escritório de advocacia pode auxiliar nesse processo de diversas maneiras.
Veja, nos tópicos abaixo, as principais funcionalidades que um sistema para escritório de advocacia pode oferecer ao dia a dia dos profissionais do ramo jurídico.
Acompanhamento de tarefas
Um software permite atribuir tarefas a advogados e membros da equipe, especificando prazos e prioridades. Com isso, é possível ter uma visão clara das atividades em andamento e monitorar o progresso de cada projeto.
Controle de prazos
Os sistemas para escritórios de advocacia também contam com funcionalidades para o controle de prazos processuais.
Assim, alertam os responsáveis sobre as datas de vencimento e garantem que os prazos sejam cumpridos adequadamente.
Gestão de documentos
A organização e o acesso rápido a documentos são essenciais para o desempenho dos advogados. Um sistema integrado permite armazenar e categorizar documentos de forma segura.
Isso facilita a localização e compartilhamento entre os membros da equipe.
Indicadores de desempenho
O software pode gerar relatórios e indicadores que fornecem insights sobre a produtividade, eficiência e qualidade do trabalho realizado pelos advogados.
Essas métricas permitem identificar pontos fortes e áreas de melhoria individualmente ou em equipe.
Controle financeiro
Além disso, um programa para advogados pode integrar informações financeiras. Esta funcionalidade facilita o controle de despesas, a emissão de faturas e o acompanhamento de pagamentos.
Desse modo, permite uma gestão financeira mais eficiente e transparente. Ainda, torna-se essencial especialmente para o repasse de despesas aos clientes, com a comprovação dos gastos e da sua necessidade.
Agenda integrada
Uma agenda integrada permite a marcação de compromissos e audiências, além de prazos. Dessa forma, garante que nenhuma data importante seja esquecida.
Isso evita conflitos de horário e ajuda a manter a organização da rotina de trabalho.
Integração com e-mail e notificações
A integração do sistema de gestão de advogados com o e-mail facilita a comunicação interna e externa.
O sistema pode enviar notificações automáticas para lembrar prazos, reunir informações importantes e manter todos os membros da equipe atualizados.
Segurança e confidencialidade
A segurança da informação é essencial em um escritório de advocacia. Portanto, é importante escolher um software que ofereça recursos avançados de segurança e garanta a confidencialidade dos dados dos clientes e processos.
Software para escritório de advocacia: Conheça alguns
Existem diversos softwares disponíveis no mercado que são específicos para escritórios de advocacia. Abaixo, conheça alguns dos mais populares!
Timesheet Oitchau
O Timesheet é uma ferramenta que auxilia na contabilização do tempo das atividades que são executadas no escritório de advocacia, permitindo um melhor dimensionamento de tarefas e maior organização.
Por meio dessa ferramenta, é possível acompanhar as atividades que foram realizadas, e os profissionais responsáveis pela sua execução. Além disso, o tempo que elas foram executadas.
Dessa forma, é possível gerir todas as atividades do escritório de advocacia usando um timesheet para advogados, e manter tudo dentro do prazo, evitando perder prazos de entrega de documentos, reuniões, entre outros.
Themis
O Themis é um software completo para gestão de escritórios de advocacia. Abrange desde o controle financeiro até o gerenciamento de processos e equipes.
Para isso, esse programa para advogados oferece recursos como controle de prazos, agenda integrada, gestão de documentos e indicadores de desempenho, essenciais para estratégias de produtividade.
ProJuris
O ProJuris é um sistema que engloba diversas funcionalidades voltadas para a gestão jurídica. Ele permite controlar processos, gerenciar tarefas, acompanhar prazos, emitir relatórios e integrar documentos.
Cadastro de Processos Judiciais
O CPJ (Cadastro de Processos Judiciais) é um sistema de gestão específico para advogados que oferece uma ampla gama de recursos e funcionalidades para otimizar o trabalho diário dos profissionais jurídicos.
Não por acaso, ele é um dos programas mais populares em escritórios de advogados. Integrado, este sistema se destaca por sua capacidade de centralizar informações e processos, proporcionando uma gestão eficiente e organizada dos casos jurídicos.
Com o CPJ, os advogados podem simplificar suas tarefas administrativas, melhorar a produtividade e garantir a qualidade do trabalho.
Como escolher o melhor programa para advogados?
Ao escolher um programa para advogados, é importante considerar algumas características essenciais. Saiba quais são as principais delas!
Funcionalidades específicas
Verifique se o programa atende às necessidades específicas do seu escritório de advocacia. Para tanto, certifique-se de que ele possui recursos como controle de tarefas, gestão de prazos, acompanhamento de processos e indicadores de desempenho.
Usabilidade
Um software intuitivo e de fácil utilização é fundamental para que os advogados e equipe se adaptem rapidamente e tirem o máximo proveito das funcionalidades. É recomendado testar o software e ler avaliações de outros usuários antes de tomar uma decisão.
Integração e compatibilidade
Verifique se o software pode ser integrado a outras ferramentas e sistemas que você já utiliza no escritório, como programas de gestão financeira e de documentos. Além disso, certifique-se de que ele seja compatível com os dispositivos e sistemas operacionais internos.
Suporte técnico e atualizações
Avalie a qualidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor do software. É importante contar com um suporte eficiente para solucionar dúvidas e problemas que possam surgir, evitando dores de cabeça e perdas de prazos.
Além disso, verifique se o software recebe atualizações frequentes, garantindo que ele esteja sempre atualizado e com novas funcionalidades.
Advogado de alta performance: Otimize o tempo e garanta mais eficácia
Para se tornar um advogado de alta performance, é fundamental usar um software jurídico. Mas não só isso, pois otimizar o tempo de trabalho também é de grande ajuda, especialmente diante de tantos prazos.
Para isso, o timesheet online pode ser a melhor solução. Ele é uma ferramenta que registra o tempo dedicado a cada tarefa ou projeto. Ao utilizar um sistema que disponibiliza o timesheet, os advogados podem monitorar e mensurar o tempo gasto em cada atividade.
Isso proporciona uma visão precisa do tempo investido em cada caso, auxiliando na análise da produtividade e no planejamento futuro, bem como na distribuição de tarefas, prazos e pastas de clientes.
Como funciona o timesheet para advogados?
O timesheet para advogados é uma ferramenta que permite a contabilização do tempo de execução de cada atividade.
Por exemplo, por meio dele é possível determinar qual foi o tempo utilizado para uma reunião com clientes, para a elaboração de diferentes petições e para uma pesquisa de jurisprudência, atividades comuns no dia a dia jurídico.
O timesheet é um plugin que deve ser utilizado com um software de gerenciamento de projetos, por exemplo. Assim que o advogado inicia a execução de uma tarefa, a ferramenta inicia a contagem do tempo de execução.
Caso seja necessário interromper a atividade, o timesheet suspende a contagem do tempo e somente o retoma quando a execução da tarefa também for retomada.
Aliás, caso a interrupção se dê para assumir uma tarefa paralela, mais urgente, isso também não prejudica a contagem do tempo. A ferramenta pode contabilizar mais de uma atividade ao mesmo tempo.
O timesheet gera para o sistema de escritório de advocacia um relatório de horas. Nele é possível entender como cada advogado usou o tempo de sua jornada para suas atividades, quais foram mais demoradas e quais são mais ágeis.
Aliás, é possível utilizar o relatório para comparar o tempo necessário para diferentes advogados executarem a mesma tarefa. Isso é interessante porque:
- Evidencia quem tem mais ou menos dificuldade em cada tipo de tarefa;
- Onde há necessidade de investimento em capacitação;
- Alterações na produtividade e no engajamento.
Portanto, com os dados obtidos por meio da ferramenta se torna possível realizar a melhor gestão do escritório.
É necessário realizar o controle de ponto para advogados?
De acordo com a lei, todas as empresas com mais de 20 empregados devem realizar o controle de horas deles. Isso vale, também, para advogados.
Mesmo em escritórios menores, o controle de horas pode trazer uma série de benefícios. Ele dá indícios sobre o engajamento das equipes, a produtividade, a necessidade de capacitação e até mesmo sobre políticas internas de benefícios e de carreira.
Por isso, optar pelo controle de horas é bastante interessante, além de permitir o pagamento da jornada, inclusive das horas extras, de maneira correta.
Ainda que muitos escritórios utilizem a figura do prestador de serviços ou da associação, outros trabalham em regime CLT. Neste caso, então, o controle de horas se torna ainda mais importante.
De acordo com as normas da Ordem dos Advogados do Brasil, a jornada dos advogados empregados é de até 4 horas diárias. A partir da 4ª hora trabalhada, as demais devem ser pagas como extras. Isto é, com adicional mínimo de 50%.
Dessa maneira, instituir o controle de horas auxilia no pagamento correto das jornadas. Igualmente, na identificação do exagero de prestação de horas extras e na necessidade de instituição de regras internas para o labor extraordinário.
Seja para o controle de horas de jornada ou de tarefas no sistema para escritório de advocacia, conte com a Oitchau. Seus sistemas modernos geram relatórios completos e precisos que auxiliam na gestão de pessoas e no cumprimento de leis.
