Sistema ERP como forma de fluidez na gestão empresarial

O sistema ERP é um software — ou seja, um programa informatizado/eletrônico que processa dados. Ele é composto por módulos e funcionalidades que correspondem às áreas ou processos de uma empresa e, dessa forma, consegue guardar informações de todos os setores de um negócio em um único lugar.

Fazendo o cruzamento de informações das diferentes áreas da organização, os ERPs são capazes de otimizar e automatizar várias tarefas que demandam esforço e tempo, como a gestão dos processos de compras, precificação, estocagem, vendas, comissionamento, financeiro, procedimentos fiscais e contábeis e até mesmo o controle de pessoal, para dar fluidez a procedimentos do dia a dia como conciliação bancária, fluxo de caixa, fórmulas de comissionamento, análise de lucratividade, etc.

Sob este contexto, a seguir, neste artigo, vamos apresentar mais informações sobre a importância de adotar essa ferramenta a rotina de trabalho nas empresas. Acompanhe!

Para que serve um sistema ERP?

Seu objetivo maior é integrar as diversas áreas distintas de uma corporação, possibilitando a automação dos seus processos. Essa movimentação tende a diminuir o tempo gasto com rotinas administrativas e possibilita a obtenção de dados mais assertivos sobre as empresas, em geral. 

Para facilitar o entendimento do que isso significa na prática, imagine que por meio de um sistema ERP é possível integrar instantaneamente o setor de vendas e de estoque, por exemplo. Logo no momento quando é feito o lançamento de um produto vendido no sistema, automaticamente ele é retirado da contabilização de estoque. Esses módulos integram-se entre si em tempo real, possibilitando um fluxo eficiente de informações e garantindo que nenhum dado se perca nesse ciclo.

Entretanto, um dos principais ganhos que o uso do Enterprise Resource Planning traz para o negócio é uma gestão simples de ser visualizada em sua totalidade. Isso porque com todos os dados disponíveis em plataforma única e facilmente acessível, se tem a visão do panorama geral da empresa, o que contribui para a tomada de decisões mais assertivas, e ter mais tempo focado em melhorar processos e aumentar a sua lucratividade.

Todas as empresas precisam desse sistema integrado de gestão?

Por mais que essas soluções pareçam fazer mais sentido para as grandes empresas, nas quais costuma ser mais difícil integrar os departamentos. o sistema ERP existe para atender a demanda de todos os negócios, afinal, toda empresa possui dois objetivos  norteadores em comum: bom faturamento e crescimento.

Ou seja, a resposta é sim: todo negócio pode usufruir de um sistema integrado de gestão. É claro que, a princípio, investir nesse software pode não ser uma necessidade urgente. Mas, em algum momento, principalmente no momento atual, com tantas ferramentas tecnológicas sendo aplicadas ao cotidiano das empresas, um ERP torna-se necessário para manter organizado e sustentável.

Além disso, as micro ou pequena empresas que estão dando os primeiros passos no mercado, precisam estar atentas a possíveis otimizações de processos internos e a melhorias que podem ser implementadas já em suas estratégias. Nesse caso específico, inclusive, não ter um ERP pode até não prejudicar, no entanto, a aquisição de um pode ser um verdadeiro diferencial entre a empresa e a sua concorrência.

Entretanto, não adianta nada investir em qualquer ERP – é preciso procurar aquele que se adeque da melhor maneira possível ao negócio. Veremos mais sobre este assunto abaixo.

Quais são as principais funcionalidades de um sistema ERP?

O sistema ERP tem recursos diversos, que podem ser utilizados de acordo com a exigência de cada corporação.

Separamos a lista com alguns deles:

• Gestão de DP + RH 

Fazer a gestão de recursos humanos significa, basicamente, controlar a jornada de trabalho de cada colaborador.

Em geral, isso ocorre por meio de um método de controle de ponto, o qual o trabalhador  aciona no momento em que chega ao trabalho, quando sai e volta do intervalo e ao fim do seu expediente.

Aplicativos como o Oitchau, oferecem funcionalidades que incluem o controle de RH e automatização da contabilização de todo tempo trabalhado no dia a dia, incluindo as horas extras e bancos de horas. Esse movimento facilita várias rotinas burocráticas, a principal delas, sem dúvidas, é o fechamento da folha de pagamento.

• Faturamento

O faturamento diz respeito a tudo que a empresa arrecada: ou seja, a receita acumulada ao longo de um período.

O sistema de ERP vai dividir o faturamento em períodos que se pode consultar, como os dados do dia, da semana, mês e ano.

Controlar o faturamento é essencial para saber se a empresa está perto ou longe da meta estipulada. Além de oferecer análises importantes sobre o desempenho da mesma com o passar do tempo.

Se o faturamento cai de forma repentina, por exemplo, é preciso investigar para entender as causas do problema.

• Financeiro

O financeiro diz respeito principalmente ao fluxo de caixa. Ele define o montante recebido e gasto pela empresa durante um período de tempo definido. Neste sentindo, um bom fluxo de caixa é essencial para a sua sustentabilidade financeira.

Manter as contas em dia, por exemplo, depende de uma boa gestão das finanças.  Caso não receba a devida atenção, o fluxo de caixa pode levar o administrador a ficar sem recursos. E, assim, por exemplo, pode não ter como pedir uma nova remessa de produtos ao fornecedor. Resumidamente, o que o sistema ERP faz é nutrir esse fluxo de caixa com informações de maneira automatizada.

Como escolher o sistema ERP que melhor se adeque à empresa?

Antes de tudo, é necessário realizar um mapeamento de todo o negócio e conhecer bem quais são os seus processos internos e quais são suas principais necessidades de gestão. Conhecer pontos fortes e fracos do negócio é uma etapa fundamental a ser realizada antes de investir em um sistema de gestão.

Além disso, cabe verificar se o orçamento disponível para o investimento está de acordo com o que a empresa pode investir, ou se o preparo da equipe é capaz de lidar com um sistema de gestão, etc. Tudo isso irá garantir que se escolha a opção mais assertiva para o negócio e tenha um retorno sobre o investimento mais garantido.