Rotinas de RH: quais são? Conheça as 13 principais!

As rotinas de RH são processos e atividades essenciais para a gestão estratégica de pessoas dentro das organizações, abordando uma série de práticas e funções que visam atrair, selecionar, desenvolver e reter talentos.

No entanto, existem tantas particularidades que pode ser difícil planejar um programa de atividades para o setor. Afinal, o foco da área de gestão de pessoas deve estar em solucionar os problemas do seu principal cliente: os colaboradores.

E neste artigo, nós iremos apresentar quais os principais pontos para que você possa focar e desenvolver uma gestão mais eficiente!

O que é um programa de rotinas de RH?

Um programa de rotinas de RH é um conjunto de ações estruturadas e planejadas que tem como objetivo otimizar a gestão de pessoas dentro de uma empresa. 

De forma simplificada, é a receita do “passo a passo” que um setor de RH deve desempenhar em cada empresa.

Quais são as áreas abrangidas pelo programa de rotinas de RH?

Assim, existem diversas áreas que podem ser abrangidas, como:

• Recrutamento e seleção;
• Gestão de talentos;
• Gestão da produtividade;
• Planos de remuneração e benefícios;
• Comunicação interna;
• Gestão do clima e cultura;
• Diversidade e inclusão;
• Acompanhamento e controle de jornada;
• Treinamento e desenvolvimento.

É importante destacar que as áreas abrangidas em cada programa devem variar de acordo com o nível de maturidade da estrutura do RH. 

Por exemplo, se a sua empresa acaba de implantar o setor de RH, processos relacionados a planos de cargos e salários, ciclos de avaliação de desempenho ou mesmo planos de desenvolvimento podem ser bastante complexos para o momento.

Quais são os principais desafios enfrentados pelas rotinas administrativas de RH?

Cada RH trabalha com suas próprias dinâmicas e problemas a serem solucionados. E dentre os desafios mais comuns, estão:

• Selecionar os melhores candidatos para as vagas;
• Gerir conflitos;
• Motivar e engajar colaboradores;
• Desenvolver lideranças;
• Alinhar as expectativas do time com os objetivos organizacionais;
• Manter uma cultura ativa e saudável.

Quais são as melhores práticas para ter um programa de rotina de RH eficaz?

Assim como cada empresa, a área de RH de uma organização funciona de acordo com expectativas distintas. Por isso, as práticas podem variar de acordo com as necessidades do time.

Afinal, o principal cliente do RH são seus colaboradores.

No entanto, existem algumas práticas essenciais para as rotinas de RH de qualquer empresa, como:

• Definição de objetivos e metas claras;
• Uso de tecnologias que agilizam os processos;
• Integração de suas atividades com outros sistemas e setores;
• Investimento em capacitações para os profissionais da área;
• Uso de indicadores de desempenho;
• Atualização constante sobre a legislação trabalhista;
• Promoção de ciclos de feedback contínuos.

Quais são as principais funções que as rotinas de RH podem desempenhar?

Para entender as funções que um RH deve desempenhar em suas rotinas, é preciso conhecer como os processos da área funcionam.

Assim, é possível dividir a área em etapas, ou processos. Veja a seguir.

Quais etapas envolvem a estrutura de RH?

De forma geral, existem 6 grandes etapas, ou macroprocessos, que devem ser desenvolvidos no programa de RH:

1. Agregar: trazendo pessoas para o time;
2. Aplicar: definindo o modelo de trabalho e avaliando o desempenho;
3. Recompensar: planejando estruturas de remuneração e benefícios;
4. Desenvolver: treinando e desenvolvendo competências;
5. Manter: estimulando o melhor clima e cultura para reter talentos;
6. Monitorar: acompanhando os resultados dos colaboradores e mantendo a gestão das informações.

A seguir, confira algumas das principais estratégias para aplicar nas suas rotinas

1. Elaboração de estratégias da área de gestão de pessoas

As rotinas de RH são responsáveis por elaborar estratégias que estejam alinhadas aos objetivos e metas da organização. 

Isso inclui alguns pontos como: 

• Definição de políticas internas;
•  Ações de endomarketing;
• Desenvolvimento de programas de incentivo;
• Elaboração de orçamentos para a área.

Além disso, a área de RH também deve acompanhar indicadores de desempenho para avaliar os resultados de suas atividades. Alguns deles são:

• Absenteísmo;
• Rotatividade;
• Investimento em treinamentos;
• Ticket médio por colaborador;
• Satisfação dos colaboradores e clima organizacional;
• Retenção de talentos;
• Reclamações trabalhistas;
• Promoções;
• Vagas fechadas no prazo.

Os indicadores devem ser definidos de acordo com as necessidades do setor e objetivos de desempenho da empresa.

2. Recrutamento e seleção

O mais comum dos processos, e também uma das atividades de entrada para as atividades de RH.

O recrutamento e seleção é uma das principais funções das rotinas de RH. Essa etapa envolve atrair candidatos qualificados, realizar triagens curriculares, conduzir entrevistas, aplicar testes e avaliar as competências necessárias para cada vaga. 

3. Processo de admissão

Selecionando o candidato, o RH deve atuar como a ponto para que todo o processo de admissão seja realizado. 

Assim, ele é responsável pelos processos que vão desde a solicitação dos documentos, contato para a realização dos exames admissionais e assinatura do contrato de trabalho.

4. Onboarding de colaboradores

Depois de selecionados, chega a hora de integrar os novos colaboradores!

O onboarding é o processo de integração dos novos colaboradores à empresa. Afinal, nenhum colaborador deve ser “jogado de paraquedas” em seu setor.

Ele deve ser ambientado com as normas, condutas, políticas, processos e responsabilidades. E este é um papel compartilhado entre líderes e o RH.

5. Avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho é uma prática fundamental para o desenvolvimento dos colaboradores e para a identificação de oportunidades de melhoria. 

Assim, o RH deve definir ciclos de avaliação para que os pontos sejam identificados, planejadas melhorias, aplicadas as propostas, avaliados os resultados e novamente aplicada uma nova avaliação.

6. Elaboração de planos de desenvolvimento individuais

Com base nas avaliações de desempenho, as rotinas de RH podem elaborar planos de desenvolvimento individuais para cada colaborador. 

Esses planos incluem a definição de metas e ações de capacitação personalizadas, visando aprimorar as competências necessárias para o crescimento profissional e alinhadas aos objetivos da organização.

Lembrando que quanto mais direcionado o plano para as necessidades do colaborador, melhores os resultados.

7. Treinamentos e gestão de talentos

Todo colaborador possui um talento a ser desenvolvido, e é papel do RH trabalhar suas potencialidades.

Depois de elaborar os planos de desenvolvimento, chega o momento de aplicar os treinamentos necessários, visando desenvolver as competências e habilidades dos colaboradores. 

Esses treinamentos podem abranger desde temas técnicos específicos até habilidades comportamentais, contribuindo para o crescimento individual e coletivo dos funcionários.

8. Gestão de programa de incentivo

Os processos de RH também são responsáveis por criar e gerenciar programas de incentivo, como bonificações, premiações e reconhecimentos, que estimulam o desempenho e a produtividade dos colaboradores.

9. Controle de jornada

O controle de jornada é uma rotina de RH voltada para a gestão do ponto dos colaboradores, garantindo o cumprimento da carga horária estabelecida e o respeito às leis trabalhistas. 

Isso pode ser feito por meio de registros de entrada e saída, controle de horas extras e sistemas de ponto eletrônico digitais, como o Oitchau!

10. Gerenciamento de plano de carreira

Todos devem saber para onde e como podem crescer na empresa, e é papel do RH esclarecer esta jornada.

As rotinas de RH também envolvem o gerenciamento de planos de carreira, definindo possibilidades de crescimento, estabelecendo critérios de promoção e oferecendo oportunidades de capacitação e desenvolvimento.

Tudo isso focando na retenção dos melhores talentos.

11. Bem-estar e motivação

O RH também é responsável por garantir que as atividades laborais não gerem efeitos negativos na. Por isso, acompanhar o bem-estar também faz parte das rotinas.

Neste ponto, o setor deve contar com o apoio de um psicólogo ou oferecer este auxílio para os colaboradores, fazendo da empresa um ambiente de trabalho mais saudável para as equipes.

Além disso, a aplicação de algumas ferramentas podem ajudar na identificação de problemas que afetam o bem-estar do time. 

Uma delas é a pesquisa de clima organizacional, que deve ser realizada ao menos uma vez ao ano e visa identificar pontos de melhoria relacionados a fatores como:

• Relacionamentos entre as equipes;
• Motivação;
• Lideranças;
• Ambiente e estruturas de trabalho;
• Comunicação;
• Remuneração de benefícios;
• Oportunidades na empresa;
• Percepção de melhorias;
• Suporte para lideranças.

12. Suporte para lideranças

Dentro das rotinas de RH, o suporte para lideranças é uma atividade que deve estar sempre “anotada na agenda do setor”. 

Assim, o RH deve se mostrar disponível para oferecer orientações e ajudar na gestão dos times, acompanhando resultados e aplicando melhorias.

Aqui, é preciso esclarecer para os gestores que a de pessoas atua como suporte, e não solução. Isso significa que o RH não deve tomar as responsabilidades da liderança, mas oferecer ajuda para que os melhores resultados sejam alcançados.

13. Acompanhamento dos modelos de trabalho para alinhamento com a legislação

Por fim, uma das responsabilidades do setor é garantir gestão que as atividades trabalhistas estejam de acordo com as normas e direcionamentos legais.

Um exemplo disso é o acompanhamento da jornada dos colaboradores, garantindo que todos estão cumprindo seus horários e não excedendo o número de horas extras.

Outro ponto está relacionado com a forma como as relações estão sendo conduzidas na empresa. 

Assim, é papel da área identificar e desenvolver soluções para tratar problemas de relacionamento, evitando penalidades para a empresa e tornando o ambiente mais saudável para as equipes.

Como o Oitchau pode ajudar nas rotinas de RH?

Como você percebeu, existem inúmeras atividades relacionadas ao dia a dia do setor de pessoas. Por isso, é preciso contar com ferramentas que viabilizem as atividades e tornem os processos mais dinâmicos e seguros.

E o Oitchau pode ser o seu novo parceiro nas rotinas de RH!

Além de permitir a integração com outros sistemas de gestão, o Oitchau oferece diversas funcionalidades que tornam as rotinas ainda mais simples:

• Controle de ponto;
• Acompanhamento de banco de horas;
• Gestão de férias;
• Registros de ausências;
• Relatórios de desempenho em tempo real.

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