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As rotinas contábeis são vitais para o funcionamento eficiente de qualquer empresa, abrangendo uma série de procedimentos e atividades que garantem a precisão dos registros financeiros e o cumprimento das obrigações fiscais.
Estas rotinas, que vão desde a elaboração de documentos fiscais até a gestão de folha de pagamento, são fundamentais para apoiar a tomada de decisões estratégicas.
Neste artigo, conheça as principais rotinas contábeis de cada setor e veja como elas podem ter seus custos reduzidos!
O que são as rotinas contábeis?
Rotinas contábeis referem-se ao conjunto de procedimentos e atividades diárias, semanais, mensais e anuais executadas no departamento contábil de uma empresa.
Assim, essas atividades são essenciais para manter a precisão dos registros financeiros, cumprir com as obrigações fiscais e apoiar a tomada de decisões estratégicas.
Como a Reforma Trabalhista influencia nas rotinas contábeis?
A Reforma Trabalhista, Lei nº 13.467/2017, trouxe diversas mudanças nas relações de trabalho, afetando diretamente as rotinas contábeis das empresas.
Essas mudanças impactam a forma como as organizações gerenciam contratos de trabalho, remunerações, jornadas de trabalho, entre outros aspectos relacionados ao cotidiano dos departamentos de RH e contabilidade.
Veja como a Reforma Trabalhista influencia nas rotinas contábeis:
Flexibilização da jornada de trabalho
A possibilidade de negociação de jornadas de trabalho mais flexíveis, incluindo o regime de tempo parcial e o teletrabalho (home office), requer ajustes nas rotinas de controle de ponto e cálculo de horas extras, além de demandar atualizações nos sistemas de folha de pagamento para adequar-se às novas formas de registro de jornada.
Novas formas de contratação
Com a reforma, surgiram modalidades de contratação como o trabalho intermitente, que permite a contratação de trabalhadores por períodos específicos, pagos por hora ou dia trabalhado.
Isso implica em alterações nas rotinas contábeis para o registro e controle desses contratos, bem como no cálculo e recolhimento de encargos trabalhistas e previdenciários de forma proporcional.
Terceirização
A ampliação da terceirização para atividades-fim da empresa exige uma revisão das práticas contábeis relacionadas ao registro de custos e despesas com pessoal, além de uma gestão rigorosa dos contratos de prestação de serviços para garantir a conformidade com a legislação e evitar passivos trabalhistas.
Férias
A possibilidade de fracionamento das férias em até três períodos e a negociação direta entre empregador e empregado impactam as rotinas de planejamento financeiro e contábil, pois alteram a forma como as provisões de férias são calculadas e registradas.
Quais são as rotinas contábeis de uma empresa?
As rotinas contábeis de uma empresa são divididas em diversos setores, cada um responsável por uma série de atividades específicas que contribuem para a gestão eficiente e o cumprimento das obrigações legais e fiscais da organização.
Abaixo, as principais rotinas são listadas de acordo com os setores:
- Contabilidade;
- Setor fiscal;
- Departamento pessoal;
- Financeiro.
Setor de contabilidade
O setor de contabilidade lida com o registro e a manutenção sistemática de todas as transações financeiras da empresa.
Assim, suas rotinas incluem:
- Lançamentos contábeis: registro de todas as operações financeiras que afetam o patrimônio da empresa;
- Conciliação bancária: verificação da correspondência entre os registros contábeis e os extratos bancários;
- Controle de ativos fixos: gestão da depreciação, amortização e manutenção de ativos imobilizados;
- Elaboração das demonstrações financeiras: preparação do balanço patrimonial, demonstração do resultado do exercício (DRE), demonstração de fluxos de caixa;
- Análise financeira: interpretação dos indicadores financeiros e econômicos das demonstrações contábeis.
Setor fiscal
No setor fiscal concentram-se no cumprimento das obrigações tributárias da empresa, envolvendo rotinas como:
- Apuração de impostos: cálculo e recolhimento de tributos como ICMS, IPI, ISS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL;
- Emissão de notas fiscais: emissão e registro de notas fiscais de venda, compra e serviços;
- Entrega de obrigações acessórias: envio de declarações como SPED Fiscal, SPED Contribuições, DCTF, DIRF;
- Planejamento tributário: estratégias para a redução legal da carga tributária;
- Controle de retenções na fonte: gestão de impostos retidos como IRRF, CSRF, INSS, ISS.
Departamento pessoal
Já o departamento pessoal é responsável pelas rotinas relacionadas à gestão de recursos humanos sob o aspecto contábil e legal, com rotinas que envolvem:
- Processamento da folha de pagamento: cálculo de salários, férias, 13º salário, horas extras, descontos e benefícios;
- Administração de benefícios: gestão de planos de saúde, vale-transporte, vale-refeição;
- Controle de ponto: monitoramento da jornada de trabalho dos colaboradores;
- Cumprimento das obrigações trabalhistas: envio de informações ao eSocial, FGTS, INSS;
- Gestão de contratos de trabalho: admissões, demissões e atualizações contratuais.
Setor financeiro
As rotinas do setor financeiro estão focadas na gestão dos recursos monetários da empresa, e abrangem:
- Gestão de fluxo de caixa: monitoramento das entradas e saídas de recursos financeiros;
- Controle de contas a pagar e a receber: gerenciamento de vencimentos, pagamentos e recebimentos;
- Gestão de investimentos: alocação de recursos excedentes em investimentos financeiros;
- Planejamento financeiro: elaboração de orçamentos e projeções financeiras;
- Relacionamento com bancos: negociação de taxas, empréstimos, financiamentos e outras operações bancárias.
Como organizar as rotinas contábeis?
Organizar as rotinas contábeis de maneira eficiente é crucial para garantir a precisão dos dados financeiros, cumprir com as obrigações legais e fornecer informações relevantes para a tomada de decisões estratégicas na empresa.
Confira algumas estratégias para organizar essas rotinas.
Utilize softwares de gestão contábil
A adoção de sistemas contábeis integrados (ERPs) permite automatizar a entrada de dados, reduzir erros manuais, e facilitar a geração de relatórios e o cumprimento de obrigações acessórias.
Assim, escolha um software que se adeque às necessidades da sua empresa e mantenha-o atualizado.
Padronize processos
Crie manuais de procedimentos contábeis que detalhem cada passo das rotinas do setor, incluindo emissão de notas fiscais, conciliação bancária, apuração de impostos, entre outros.
Isso garante que todos os colaboradores sigam as mesmas práticas, aumentando a eficiência e a consistência dos dados.
Implemente um calendário fiscal e contábil
Elabore um calendário com todas as datas de vencimento de impostos, entregas de obrigações acessórias, fechamentos mensais, e outras datas críticas.
Isso ajuda a evitar atrasos e multas por descumprimento de prazos legais.
Capacite sua equipe
Invista em treinamentos e atualizações constantes para a equipe contábil.
Afinal, as leis fiscais e tributárias estão em constante mudança, e manter a equipe informada é essencial para a conformidade e eficiência das rotinas contábeis.
Estabeleça controles internos
Implemente mecanismos de controle interno para monitorar e validar a execução das rotinas contábeis, incluindo revisões periódicas, auditorias internas e cruzamento de informações entre diferentes setores.
Automatize a coleta de dados
Sempre que possível, automatize a coleta de dados financeiros e contábeis, utilizando integrações entre sistemas de vendas, estoque, bancos, e o software contábil.
Isso reduz a carga de trabalho manual e aumenta a precisão das informações.
Promova a comunicação efetiva entre os setores
A comunicação eficiente entre os setores contábil, fiscal, financeiro e de recursos humanos é fundamental para garantir a integridade e a precisão das informações contábeis.
Aqui, estabeleça canais de comunicação claros e procedimentos de troca de informações que permitam a detecção e correção rápida de discrepâncias.
Por isso, incentive reuniões periódicas entre os líderes desses setores para discutir mudanças na legislação, desafios operacionais e estratégias de melhoria contínua.
Use indicadores de desempenho (KPIs)
Defina e monitore indicadores de desempenho chave (KPIs) relacionados às rotinas contábeis, como tempo de fechamento mensal, precisão nos lançamentos, cumprimento de prazos fiscais, entre outros.
Os KPIs ajudam a identificar áreas que necessitam de atenção ou melhorias e permitem medir o impacto das mudanças implementadas.
Assim, utilizar esses indicadores para estabelecer objetivos claros e mensuráveis pode motivar a equipe e melhorar continuamente a eficiência das rotinas contábeis.
No caso do departamento pessoal, por exemplo, você pode utilizar indicadores relacionados ao controle de ponto e que geram impactos na folha de pagamento, como:
- Cumprimento de interjornadas;
- Banco de horas;
- Horas extras;
- Faltas;
- Atrasos e saídas antecipadas.
E com o Oitchau Analytics, você realiza uma gestão completa desses indicadores.
Como reduzir custos otimizando processos nas rotinas contábeis?
Para reduzir custos otimizando processos nas rotinas contábeis, é essencial implementar estratégias que racionalizem as operações, melhorem a eficiência e utilizem a tecnologia para automatizar tarefas manuais.
Veja algumas ações para alcançar a redução de custos nos processos contábeis.
Terceirize atividades não essenciais
Considere terceirizar funções contábeis não essenciais, como processamento de folha de pagamento ou preparação de impostos, para prestadores de serviços especializados.
A terceirização pode ser econômica ao reduzir a necessidade de especialização interna e permitir que a equipe se concentre nas atividades centrais do negócio.
Aproveite a computação em nuvem
Soluções de contabilidade baseadas na nuvem oferecem escalabilidade, flexibilidade e economia de custos em comparação com o software tradicional.
Elas reduzem a necessidade de hardware caro, fornecem informações financeiras em tempo real e melhoram a colaboração entre os membros da equipe.
Revise regularmente contratos com fornecedores
Revise e negocie periodicamente contratos com fornecedores, incluindo fornecedores de software e serviços contábeis. Isso pode ajudar a garantir termos mais favoráveis e identificar oportunidades para reduzir custos.
Utilize análise de dados
Use análise de dados para obter insights sobre o desempenho financeiro, identificar oportunidades de economia de custos e apoiar a tomada de decisões estratégicas.
Assim, analisar tendências e padrões pode ajudar na otimização da alocação de recursos e na redução de despesas desnecessárias.
No caso do departamento pessoal, uma abordagem eficaz pode ser a análise preditiva para reduzir o excesso de horas extras na empresa.
Por exemplo, por meio do uso de dados, a empresa pode coletar informações detalhadas sobre as horas trabalhadas por cada colaborador, incluindo horas regulares e horas extras, ao longo de vários meses ou anos.
Esses dados, combinados com informações sobre picos de demanda, projetos especiais, períodos de férias dos colaboradores e outras variáveis operacionais, podem ser analisados para identificar padrões e tendências.
Por meio da análise de dados, a empresa pode descobrir, por exemplo, que certos departamentos ou projetos consistentemente requerem uma quantidade significativa de horas extras.
Como o controle de ponto digital facilita as rotinas contábeis?
O controle de ponto digital automatiza o registro das horas trabalhadas, eliminando a necessidade de entrada manual de dados e reduzindo significativamente o risco de erros humanos.
Dessa forma, isso assegura que os dados sobre as horas trabalhadas sejam precisos e confiáveis, facilitando o cálculo de salários, horas extras e outros adicionais.
Por meio do registro automático, o sistema facilita o cálculo de horas extras, adicionais noturnos, e outras variações salariais diretamente associadas às horas trabalhadas.
Além disso, ainda existe a facilidade da integração com sistemas de folha de pagamento e relógios de ponto.
Isso automatiza ainda mais o processo de cálculo salarial. Isso reduz o tempo necessário para processar a folha de pagamento e minimiza os erros, garantindo uma gestão financeira mais eficiente.
E você pode fazer isso com o Oitchau!
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