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Existem muitos riscos de usar folha de ponto no Excel. O controle de ponto feito de forma inadequada pode se tornar uma das principais origens para ações trabalhistas.
Por esse motivo, o gestor precisa ficar atento à maneira como este controle está sendo realizado atualmente na empresa e pensar em soluções inovadoras e seguras para eliminar o problema e proteger o orçamento da empresa.
Excel e o controle de ponto
O Excel é um aplicativo para a criação de planilhas eletrônicos com uma série de recursos muito úteis no dia a dia da empresa. No entanto, quando se trata do controle de ponto, há alguns riscos que podem comprometer a gestão e o orçamento corporativo.
Para a empresa que possui mais de 20 colaboradores registrados, o registro de ponto se torna obrigatório por lei e, consequentemente, seu controle deve ser feito da forma mais adequada possível, garantindo que as horas trabalhadas de todos os colaboradores sejam contabilizadas de forma correta e transparente.
Como fazer uma folha de ponto no Excel?
Para fazer uma planilha de folha de ponto no Excel, você pode seguir estes passos:
- Abra o Microsoft Excel e inicie uma nova planilha;
- Na primeira linha, insira os títulos das colunas, como “Nome”, “Data”, “Entrada”, “Saída”, “Total de horas”;
- Na segunda linha em diante, insira os dados dos funcionários, como o nome, a data, a hora de entrada e saída e o total de horas trabalhadas;
- Utilize fórmulas para calcular o total de horas trabalhadas. Por exemplo, você pode usar a fórmula =SAÍDA-ENTRADA para calcular o número de horas trabalhadas em um dia específico;
- Formate a folha de acordo com suas necessidades, como ajustar tamanho das colunas, aplicar bordas e cores;
- Salve a planilha com um nome significativo, como “Folha de Ponto Janeiro”
Modelo de folha de ponto no Excel
Se você preferir contar com um modelo de folha de ponto no Excel já pronto, conheça a planilha de Controle de Horas e Folha de ponto disponibilizada pela Oitchau.
Por que fazer o controle da folha de ponto no Excel pode ser arriscado?
Reunimos abaixo cinco dos principais riscos ter a folha de ponto no Excel. Se, atualmente, você utiliza as planilhas eletrônicas para esse fim, está na hora de revisar seus procedimentos internos e buscar por novas soluções. Confira!
1. Nível baixo de segurança
Como mencionamos anteriormente, mesmo que você utilize uma senha de proteção na planilha, o nível de segurança que o Excel oferece ainda é muito baixo.
Dessa forma, os dados inseridos nas planilhas de controle de ponto poderão ser alterados a qualquer momento, sem que alguém se atente a isso.
Além disso, a planilha pode ser corrompida e até chegar a ser excluída do sistema, perdendo todas as informações inseridas e sem a menor possibilidade de recuperação. Isso causa um dano irreparável à empresa.
Um outro risco importante que comprova o baixo nível de segurança do Excel para o fim de controlar o registro de ponto, é a possibilidade do autor da planilha passar a senha para outro.
Nessa troca de informações, uma pessoa que não é de confiança pode ter acesso à planilha e adulterar os dados, inserindo ou reduzindo as horas trabalhadas dos colaboradores.
2. Erro nas fórmulas
Para que os recursos do Excel funcionem corretamente, é preciso saber inserir as fórmulas corretamente. Qualquer erro pode gerar cálculos errados e, consequentemente, na remuneração incorreta dos colaboradores.
Qualquer mudança na planilha, como a exclusão ou inserção de uma célula, linha ou coluna, também pode causar erros de cálculos e, assim, prejudicar todo o trabalho de anos. Muitas vezes, se o erro não é percebido de imediato, os cálculos continuarão a serem feitos incorretamente e se acumularão.
3. Demora na atualização de dados
As planilhas do Excel fazem cálculos automaticamente. Porém, as informações ainda precisam ser inseridas manualmente, o que leva, mais uma vez, a grande possibilidade de erro.
Se o autor da planilha não atualiza os dados diariamente, as informações ficarão acumuladas e algum elemento importante pode ser deixado de fora. Além do retrabalho, a empresa fica exposta a ações trabalhistas.
4. Backup
Ao longo do tempo, as planilhas do Excel vão precisar ser salvas e atualizadas, pois não se atualizam sozinhas. Por isso, mesmo que em nuvem, o backup, assim como a atualização dos dados, deve ser feito periodicamente.
No caso de a empresa precisar justificar o pagamento de horas trabalhadas, horas extras ou qualquer outra situação relacionada ao controle de ponto, será difícil apresentar todas as planilhas.
Quais são os problemas encontrados no controle de ponto feito no Excel?
O controle de ponto é obrigatório para empresas que possuem 20 ou mais colaboradores, de acordo com a Lei. Quando o controle é realizado por uma planilha Excel, existem diversos problemas que estão associados, principalmente para os colaboradores do RH.
Entenda quais são os principais problemas oriundos de um controle de ponto realizado em Excel, ou até mesmo em livro, como ainda é o caso de algumas empresas.
Carga de trabalho elevada
A tecnologia permitiu a evolução das atividades de todos os setores de uma empresa, onde o principal objetivo é reduzir os esforços manuais, já que novos recursos e ferramentas estão responsáveis por essa execução. Os ganhos são enormes, tanto para as empresas quanto os colaboradores.
O controle de ponto, quando não é realizado por um sistema automatizado, com rotinas e processos previamente definidos, gera um aumento na carga de trabalho dos colaboradores responsáveis pela consolidação do ponto dos demais funcionários da empresa.
Compilar todas as informações dos colaboradores, em uma única planilha, para gerar os resultados, verificar as inconsistências, falhas, folgas entre outros. É uma atividade muito demorada, que pode atrapalhar o dia-a-dia de um setor inteiro, pois será necessário dedicação total por parte de todos para conseguir finalizar a planilha no tempo correto.
Além de gerar uma carga de trabalho maior, aumenta os custos da empresa, já que na maioria das vezes, existe a necessidade de horas extras para finalizar o trabalho.
Risco elevado de erros nas informações
Toda atividade quando realizada manualmente, possui uma possibilidade maior de erros nas informações geradas, do que se as atividades estivessem sendo geradas de forma automática. Os sistemas são precisos, pois trabalham com uma base de cálculos exatos, com as melhores práticas do mercado aplicadas, para garantir que as informações geradas sejam corretas.
Já na consolidação de informações em uma planilha Excel, existe um risco alto de falhas, que podem comprometer toda a rotina do setor, ou até mesmo os colaboradores. Apenas um minuto de descuido, para que as informações sejam inseridas de forma incorreta. Existem erros que são mais comuns de acontecer, como:
- Marcação inserida na linha errada;
- Deletar linhas ou colunas da planilha;
- Inserir informações divergentes;
- Não realizar marcações pontuais (como atestado, folga, entre outros).
Todas essas falhas, são comuns, quando a marcação do ponto dos colaboradores é realizada em planilhas. E isso pode ocasionar muitos problemas para a empresa, que pode resultar em ações trabalhistas.
Aumento do risco de adulterações ou fraudes na folha de ponto
Mesmo que algumas falhas sejam praticadas, involuntariamente, pelos colaboradores, não pode ser desconsiderado casos de adulteração ou fraude na folha de ponto, para benefícios de terceiros ou de si próprio, para acobertar faltas ou atrasos.
Assim como em métodos mecânicos, existem colaboradores que estar mal intencionados, na marcação de ponto em planilhas também pode acontecer. Até mesmo nas planilhas online, o risco ainda existe, ele não pode ser mitigado, realizando o controle dessa forma.
Folha de ponto no Excel: vantagens e desvantagens
Agora que você já sabe como fazer um Excel de folha de ponto e quais são os riscos envolvidos em seu uso, confira as vantagens e desvantagens desse formato de controle das horas dos colaboradores:
As vantagens de manter a folha de ponto no Excel incluem:
- Flexibilidade: o Excel é uma ferramenta muito flexível e pode ser personalizada para atender às necessidades específicas de sua empresa;
- Fácil de usar: muitas pessoas já estão familiarizadas com o Excel, o que torna fácil para elas utilizarem e editarem a folha de ponto;
- Fácil de calcular: o Excel possui uma variedade de fórmulas prontas para ajudar a calcular as horas trabalhadas, o salário e outras informações;
- Fácil de compartilhar: a folha de ponto pode ser compartilhada facilmente entre colegas e gerentes, permitindo que todos estejam sempre atualizados;
- Fácil de armazenar: as planilhas do Excel podem ser facilmente armazenadas em nuvem ou em um disco rígido, tornando-as acessíveis de qualquer lugar;
As desvantagens de manter a folha de ponto no Excel incluem:
- Erros humanos: se os dados da folha de ponto não forem inseridos corretamente, isso pode levar a erros na contagem das horas trabalhadas e no salário;
- Tempo gasto: o tempo consumindo para preencher a folha de ponto manualmente pode ser alto, especialmente se você tem muitos funcionários;
- Falta de recursos: o Excel pode ser limitado em termos de recursos, como a capacidade de rastrear faltas e atrasos, ou de calcular horas extras;
- Falta de segurança: se a folha de ponto estiver armazenada em um disco rígido ou em uma unidade compartilhada, pode haver risco de perda de dados ou violação de privacidade;
- Difícil de acessar: se você não estiver no escritório, pode ser difícil acessar a planilha de folha de ponto no Excel.
Qual a maneira mais segura de fazer a folha de ponto?
O Excel não foi desenvolvido para controlar o registro de ponto. Por isso, a melhor maneira de fazer o controle atualmente é através do registro de ponto eletrônico.
É o caso do Oitchau, um aplicativo que faz o controle de ponto remotamente. O colaborador baixa o app em seu celular e faz o controle de onde estiver.
As informações como identidade do colaborador, local e horário em que o registro foi feito são verificadas por sistemas desenvolvidos para evitar fraudes.
Outra vantagem do Oitchau é que tanto o colaborador como o gestor podem consultar todos os registros realizados no momento em que desejarem. Dessa forma, todos já sabem o quanto será pago no mês.
O Oitchau ainda pode ser integrado com plataformas de folha de pagamento, compondo-a automaticamente e simplificando a rotina do RH. Conheça mais sobre o Oitchau e deixe a tecnologia trabalhar a seu favor.
Veja também: Controle de ponto: Tudo o que você precisa saber
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