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O uso das ferramentas de RH online representa a transformação na forma como a área de gestão de pessoas atua nas organizações.
Em um ambiente corporativo moderno, no qual os profissionais mudam constantemente as suas demandas, as empresas precisam rever a forma como estão organizadas e conduzem a gestão.
E, por se tratar de uma área altamente estratégica, na qual o seu principal objetivo é manter colaboradores e empresas com pensamentos alinhados, o uso de tecnologia pode servir como um grande aliado de forma a otimizar os processos envolvidos.
Neste artigo, vamos apresentar mais aspectos sobre o tema. Acompanhe!
- Como o RH tem usado ferramentas de tecnologia ao seu favor?
- Principais características do RH online
- Quais são as vantagens de ter um RH online?
- Quais ferramentas podem ajudar nas rotinas do RH?
- Como automatizar processos com ferramentas de RH online?
Como o RH tem usado ferramentas de tecnologia ao seu favor?
Inicialmente, a transformação digital surgiu como uma mudança feita a passos pequenos pelos profissionais de gestão de pessoas, que ainda não estavam familiarizados com as ferramentas de RH online.
Com o surgimento da pandemia do Covid-19, esta mudança precisou ser acelerada pela necessidade de manter o distanciamento social e demais medidas de segurança.
Este cenário impulsionou a adaptação do setor aos novos modelos de trabalho, estimulando o estudo sobre diferentes formatos de realizar processos já conhecidos. Isso fez com que o RH percebesse a tecnologia como a sua mais nova aliada, realizando mudanças como:
- Ampliação de processos de recrutamento e contratações;
- Flexibilização dos formatos de trabalho;
- Uso de vídeo-chamadas para manter as comunicações com colaboradores;
- Aplicação de ferramentas de gamificação;
- Análise de dados para tomadas de decisão mais objetivas.
Principais características do RH online
O RH online possui algumas características bem marcantes. Conhecê-las, então, é uma forma de compreender mais sobre essa tendência nas empresas. Confira-as!
Utilização dos dados dos colaboradores
O planejamento de RH não é feito sem o uso consistente de dados. A análise de estatísticas e informações ganhou peso para tornar os profissionais engajados e produtivos.
Como consequência, os programas de treinamento e concessão de benefícios também ficaram mais precisos, originando efeitos satisfatórios na retenção de talentos.
Adoção de novas tecnologias
Digitalizar a empresa é uma necessidade em diversos segmentos. Tecnologias recentes são imprescindíveis para oferecer uma experiência de trabalho mais engajadora — e isso se estende a quem trabalha no setor de RH.
A comunicação entre as pessoas, bem como a análise do cumprimento individual de metas, é facilitada por plataformas integradas.
Desse modo, o trabalho tende a ser menos repetitivo e operacional, otimizando a análise humana e dando embasamento para as decisões.
Tarefas automatizadas
A automatização de processos e tarefas é extremamente benéfica para os líderes que atuam na área.
Com poucos cliques, é possível obter noções amplas sobre a performance de cada colaborador.
Também é viável identificar algumas incoerências e mensurar o desempenho mais a fundo por meio de dados.
Assim, a tomada de decisão ganha um importante suporte e pode acontecer de forma ágil.
Quais são as vantagens de ter um RH online?
Embora tenha se modernizado bastante, a área de Recursos Humanos ainda é onde são feitos os processos mais burocráticos — e delicados — de uma empresa.
É de sua responsabilidade, por exemplo, o cálculo da folha de pagamento dos colaboradores.
E, para isso, o departamento lida com um grande número de dados complexos, como a gestão das horas trabalhadas, banco ou horas extras, gestão de escalas, pagamento de benefícios, ausências, etc.
Neste contexto, o RH online é responsável por minimizar e até eliminar erros, assumindo os principais controles e responsabilidades da área.
A seguir, vamos listar mais alguns benefícios de se adotar sistemas para desburocratizar os processos de RH.
Controle de ponto sem erros
As ferramentas digitais facilitam a vida não apenas dos gestores, como também de cada funcionário da organização.
Isso acontece quando se adere, por exemplo, a um sistema de controle de ponto online, como o Oitchau, que pode ser integrado automaticamente com outros softwares utilizados pela empresa.
Por meio desse aplicativo, os profissionais de RH têm mais facilidade para acompanhar processos e o desempenho dos colaboradores.
E, os funcionários, por sua vez, contam com maior praticidade ao fazer a marcação de ponto e com a certeza de ter seu trabalho registrado de forma segura.
Gestão de pessoas otimizada
Além do ponto eletrônico digital, outras responsabilidades da área podem ser cumpridas por meio do uso de ferramentas de RH online.
No mercado já existem programas e plataformas foram desenvolvidas para auxiliar no recrutamento dos perfis ideais para cada função na empresa.
A vantagem sobre o trabalho humano nessa tarefa está na ausência de subjetividade.
Um colaborador realizando atividades que explorem seus reais talentos e confrontando desafios adequados ao seu perfil será mais motivado e produtivo.
A tecnologia também pode substituir velhos métodos de treinamento e aprimoramento de trabalhadores, trazendo mais resultados para o seu negócio.
Fluidez nas rotinas internas
A digitalização de processos é apenas o início de uma transformação ainda maior.
Isso porque as tecnologias mudam não somente a forma de conduzir tarefas repetitivas nas empresas, mas também os seus modelos de negócios.
As organizações passam a operar de maneira virtual, buscando escalabilidade e maior eficácia em suas atividades.
Podemos citar como exemplo os casos da utilização de softwares de recrutamento e seleção, entrevistas realizadas por meio de ferramentas de video conferências e a personalização de treinamentos de equipes com base em análise de dados.
Desburocratização do setor
Existem muitas tarefas que cabem ao setor de RH e que são bastante burocráticas. Contudo, hoje existem diversas ferramentas que permitem a sua automatização.
Elas, então, podem economizar o tempo gasto pelos colaboradores do setor em tarefas repetitivas, mecânicas, burocráticas.
A automatização é um meio de evitar erros ao mesmo tempo em que você aumenta a produtividade da equipe.
Ao automatizar o setor ele pode se voltar para o que realmente demanda a mente humana, como o desenvolvimento de projetos de gestão de pessoas.
Maior segurança de dados
As ferramentas de RH online trabalham com base na disponibilização de dados digitalizados. Isso, por si só, evita o extravio dessas informações ou que elas sofram alterações.
Além disso, ele mantém os dados em sistema de nuvem, seguro contra ataques. Também, veja que as informações não ficam à mercê de servidores físicos que podem sofrer falhas.
Por isso, a empresa passa a contar com mais segurança aos dados. O RH garante em mãos tudo o que precisa para a gestão de pessoas.
Ainda, aumenta-se a proteção aos dados, cumprindo-se a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Integração dos processos entre setores
Outro ponto que o uso de ferramentas de RH online é a facilidade de criar a integração entre os processos dos setores da empresa.
Quando processadas de forma manual, as informações precisam ser formatadas e adaptadas para que sejam recebidas pelos outros setores, como contabilidade ou setor financeiro.
Mas com o uso de ferramentas online que permitem a realização de integrações, as informações são transmitidas de forma automática para os demais sistemas, otimizando o tempo dos colaboradores e garantindo uma maior segurança nas informações.
Com o Oitchau, por exemplo, você pode coletar as informações da jornada colaboradores e realizar a integração com sistemas de gestão de projetos, folha de pagamento e relógio de ponto.
Quais ferramentas podem ajudar nas rotinas do RH?
Diante do cenário apresentado até então, vamos falar das tecnologias que apareceram para facilitar o trabalho setor. Aqui você vai conferir algumas dicas de sistemas que vem para otimizar a rotina do RH e agilizar o desenvolvimento de projetos e processos.
Confira alguns exemplos de ferramentas de RH online de acordo com o seu objetivo!
Controle de ponto e time tracking
O controle de ponto e gestão do tempo das equipes foi uma das primeiras tecnologias com maior disseminação na área de RH.
Isso porque, com o uso de recursos online, os processos do setor são feitos com maior agilidade e eficiência, garantindo que as informações são geradas de forma segura.
E o controle de ponto da Oitchau é a melhor solução do mercado, oferecendo diversas facilidades em um único produto:
- Registro de ponto;
- Controle de jornada;
- Autenticação da folha de ponto com o uso de assinatura eletrônica;
- Banco de horas customizável;
- Reconhecimento facial.
Comunicações
Se o seu objetivo é realizar o registro e compartilhamento de informações, ferramentas como o Notion e Microsoft Teams são excelentes opções!
Com opções de pacotes gratuitos, aqui você vai poder armazenar e compartilhar documentos com os colaboradores de forma simples e dinâmica. Assim, toda a equipe poderá ter acesso aos registros e comunicações como:
- Manual de conduta e políticas internas;
- Processos dos setores;
- Ferramentas e formulários;
- Instrutivos de trabalho.
Relógio de ponto
Com o REP da Control-ID, você vai oferecer para seus colaboradores um relógio de ponto seguro e que oferece maior facilidade na rotina do RH.
Isso porque o modelo oferece a possibilidade de integração com sistemas de folha de pagamento, além de trabalhar com as tecnologias de reconhecimento facial e biometria.
Solicitação de ausência
O processo de solicitação de ausências deve garantir que as informações e documentos com justificativas sejam armazenados em um local seguro. Além disso, o RH deve oferecer um canal de comunicação simplificado e aberto para o seu time.
Com o Dimep!, é possível realizar a gestão de ponto e aprovar os pedidos de ausência com alguns cliques.
Folha de pagamento
O período de fechamento da folha de pagamento pode ser bastante estressante para os profissionais de DP, especialmente quando a ferramenta não oferece o dinamismo e facilidades para tornar esta rotina mais ágil.
Assim, é essencial contar com softwares que permitam o compartilhamento facilitado de informações entre o RH, DP e setor financeiro. Dentre os principais do mercado, podemos citar:
Como automatizar processos com ferramentas de RH online?
A automatização dos processos de RH deve ser percebida como um projeto para o setor.
Afinal, aqui as atividades que antes eram executadas de forma manual irão passar por uma significativa mudança, que vai impactar não só os profissionais do setor, mas também os demais colaboradores da empresa.
Dessa forma, alguns cuidados devem ser tomados para que toda a mudança possa ser feita com segurança e eficiência.
Definir quais processos devem ser automatizados
O primeiro ponto é entender como os processos do seu setor estão ocorrendo hoje.
Aqui você e sua equipe devem realizar um estudo sobre como funcionam os processos no cenário atual. Quais ferramentas são usadas hoje, qual a competência e nível de conhecimento necessários para o manuseio e quais suas limitações.
Neste caso, contar com a ajuda de um profissional de outro setor pode facilitar a percepção dos gargalos nas atividades.
Desenhar como os novos processos devem ocorrer
Entendendo como as coisas são feitas hoje, o próximo passo é planejar o cenário ideal. Assim, será preciso definir as expectativas e objetivos a serem alcançados com as ferramentas de RH online.
Ao definir o que se espera, fica mais simples escolher qual o melhor modelo e formato para o time.
Escolher as tecnologias
Neste ponto, será preciso pesquisar quais ferramentas de RH online atendem melhor às necessidades da empresa.
Além de pesquisar sobre preços e funcionalidades, é necessário verificar como a solução pode ser integrada aos modelos de sistemas que já estão funcionando nos demais setores. Isso vai facilitar o processo de adaptação e implementação da mudança.
Treinar o time
Definindo a ferramenta, o próximo passo é treinar o time para que ela possa ser utilizada.
Em alguns casos, você vai perceber que as pessoas podem apresentar alguma resistência para as inovações. Isso acontece especialmente com os colaboradores mais antigos e que estão familiarizados com os processos.
Por isso, aqui vale a aplicação dos princípios da gestão de mudanças:
- Criar um senso de urgência;
- Formar alianças que apoiem a mudança;
- Criar uma visão que facilite a percepção de melhorias;
- Investir em comunicação;
- Envolver e engajar as pessoas;
- Criar metas de curto prazo;
- Manter o ritmo para fazer a transição;
- Fazer a mudança uma parte da cultura da equipe.
Acompanhar e mensurar as melhorias
Por fim, defina um período de testes e avalie como a ferramenta conseguiu contribuir com as necessidades da empresa. Analise a facilidade de adaptação, conexão com outros modelos de sistemas e melhorias percebidas.
As ferramentas de RH online podem gerar inúmeros benefícios para a sua empresa. Por isso, o ideal é sempre buscar investir em uma solução que ofereça o melhor custo-benefício e facilidades tanto para o setor quanto para tornar os processos entre os setores mais dinâmicos.
E isso é possível utilizando a solução da Oitchau, um modelo completo que veio para tornar as rotinas de RH ainda mais simples e ágeis.
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