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A reunião de kick off serve para promover uma comunicação efetiva entre as equipes, de forma que seja possível eliminar todas as dúvidas das atividades que devem ser realizadas e os resultados esperados.
Ela engloba todos os participantes de um projeto, inclusive o cliente. Logo, a reunião de kick off é uma peça fundamental dentro da gestão de projetos e em agências de marketing, de uma forma geral.
Por isso, saiba mais sobre ela, o que é tratado dentro dela e quais são as etapas para a sua elaboração. Boa leitura!
O que é reunião de kick off?
Kick off é um termo que pode ser traduzido como “pontapé inicial”, utilizado no meio dos esportes.
Ele ganhou força nos últimos anos no ramo empresarial também, designando a reunião inicial de um projeto, onde são apresentadas e discutidas todas as suas características para que ele possa iniciar.
Além disso, é um dos ritos de gestão de projetos na metodologia ágil, como o scrum e o kanban.
Para que serve a reunião de kick off?
A reunião de kick off não precisa necessariamente ser longa, mas isso não significa que ela não tenha diversas serventias, confira as principais delas:
Alinhar as expectativas dos clientes
O primeiro grande objetivo da reunião de kick off é alinhar as expectativas do ou dos clientes ao que será desenvolvido pela equipe.
As necessidades dos clientes devem guiar a elaboração das demais etapas do projeto, e todo o time envolvido deve conhecer essas necessidades para que o seu trabalho seja orientado a sua resolução.
Uma das formas de tornar essa etapa o mais claro possível é incluir o product owner na reunião, que terá mais propriedade para falar dessas necessidades.
Apresentar os integrantes da equipe e suas funções
Outra função desse tipo de reunião é apresentar formalmente qual vai ser a equipe envolvida no projeto, como ela será dividida, e qual vai ser a função de cada colaborador, assim como os níveis de hierarquia, se houverem.
Alinhar as funções e os setores
Conhecendo as funções que farão parte do projeto, a reunião de kick off demonstra também como deve ser o trabalho de cada setor, onde ele irá atuar, a qual área ele estará subordinado.
E apresentando também onde cada área estará dentro do fluxo de trabalho.
Essa etapa é fundamental para que os profissionais entendam como a sua atuação impacta as próximas etapas do projeto, que competem a outros setores.
Aumentar o engajamento no projeto e motivar a equipe
A reunião de kickoff também é um excelente momento para motivar a equipe e a engajar dentro do projeto.
Por conta disso, é fundamental que eles tomem conhecimento sobre todos os detalhes para que se sintam parte efetiva do desenvolvimento.
Apresentar os resultados esperados para o projeto
Eesse formato de reunião também deve apresentar os resultados esperados para o projeto, as suas projeções, como tempo estimado, o gasto previsto e a receita que ele gerará após implementado.
Apresentar detalhes sobre o projeto
A reunião de kickoff também é importante porque nela se torna possível compartilhar com colaboradores e clientes, detalhes importantes sobre cada projeto.
Eles dizem respeito, por exemplo, ao cronograma do projeto e das atividades incluídas nele. Também, dos recursos necessários para sua execução e os custos que elas demandarão.
Nessa reunião, que serve como um ponto inicial para o desenvolvimento de um projeto e sua concretização, também são apresentadas informações sobre metodologias e formas de comunicação que serão utilizadas ao longo do processo.
Alinhamento de metas
Projetos, assim como campanhas e outras iniciativas empresariais, geralmente usam metas ou, pelo menos, tendem a ganhar bastante com a aplicação delas.
Por isso, a reunião de kickoff também se mostra interessante por permitir o alinhamento delas.
Durante o evento, torna-se possível compartilhar com as equipes exatamente o que se espera delas e quais são os objetivos que elas devem alcançar.
Isso é de grande importância enquanto prepara os colaboradores para atuarem com as atividades que lhes esperam em um futuro próximo.
Do mesmo modo, ajuda no engajamento das equipes, tanto pelo conhecimento sobre suas responsabilidades, quanto por possuírem uma meta a ser atingida.
Brainstorm
Ainda, a reunião de kickoff pode ser uma excelente oportunidade para a aplicação da técnica de brainstorm. Ela serve para gerar soluções e ideias úteis para suas campanhas e projetos.
Além de captar este tipo de informação, o brainstorm também é interessante por mostrar aos colaboradores que a empresa os valoriza, assim como dá importância às suas ideias.
Afinal, trata-se de um momento em que os gestores dão aos colaboradores a oportunidade de se manifestarem e apresentarem opiniões e sugestões.
Por outro lado, isso também é benéfico à empresa, que pode usar da capacidade intelectual e da experiência de suas equipes em prol de seus projetos. Ou seja: todos ganham.
Aqui, torna-se possível usar o brainstorm para estimular ideias que auxiliem a evitar ou a superar desafios que são típicos do projeto.
Igualmente, ele ajuda em abordagens diferenciadas, criativas e “fora da caixa”. Com ele sua empresa pode inovar com soluções diversas e eficazes.
O que apresentar na reunião de kick off?
Agora que você já sabe quais são os objetivos da reunião de kick off, confira 6 itens fundamentais que devem ser apresentados nela.
Escopo
O escopo do projeto deve estar pronto para ser apresentado na reunião, mesmo que sofra alterações durante a reunião.
Cronograma
Um projeto de sucesso deve ter todas as suas datas já programadas durante o seu início, evitando atrasos e permitindo que tarefas que não se encaixam ao cronograma sejam redimensionadas.
A EAP do projeto também deve ser apresentada neste momento.
Custos
É fundamental que a equipe envolvida em um projeto tome conhecimento sobre os custos dele, para não haver desperdício.
Caso o projeto envolva patrocinadores, eles ou seus representantes devem estar na reunião de kick off também, tomando conhecimento sobre como o dinheiro será direcionado.
Metodologia
O projeto deve ser conduzido por alguma metodologia, que será apresentada durante a reunião. Essa metodologia pode ser ágil, como o Scrum, uma metodologia tradicional ou uma própria que a empresa decidiu implementar.
Responsáveis
A equipe deve ser dividida entre os responsáveis e os executores, aqueles que vão comandar times e setores devem ser informados sobre as suas funções durante a reunião.
Comunicação
Por fim, a ata de reunião kick off deve conter informações sobre como irá acontecer a comunicação durante o projeto, apresentando as ferramentas utilizadas tanto para comunicação assíncrona e síncrona.
Como fazer uma reunião de kick off?
Agora que você já sabe quais são as suas etapas fundamentais, entenda como fazer uma reunião de kick off nos próximos passos.
Defina a data
O primeiro passo é definir a data que a reunião irá acontecer, aqui é importante não apenas se atentar a uma data em que todos os participantes estejam livres.
Mas que também as suas mentes não estejam focadas em outras funções, dessa forma pouca coisa apresentada no kick off seria fixada.
Indique e convide os participantes
Depois indique e convide os participantes que farão parte da reunião, não se esquecendo que ela deve englobar também, os clientes, os patrocinadores.
E, se possível, alguns C-levels da empresa, dependendo do seu grau de importância.
Organize o espaço que vai receber a reunião
O espaço onde a reunião irá acontecer deve estar pronto para tal, assim como os seus materiais de apresentação.
Se a reunião for acontecer de maneira online, optar por um sistema que ofereça suporte a ela também é importante.
Conduza a reunião conforme um script
A ata de reunião kick off deve ser elaborada para que ela possua um script a ser seguido, planeje ele de maneira minuciosa para que todas as etapas sejam tratadas na reunião.
Não esqueça de deixar tempo para discussões
A reunião de kick off não deve ser um ambiente de palestra, onde apenas uma pessoa fala e as outras apenas escutam, durante os períodos indicados ela deve ser aberta para discussões.
A fim de que o projeto seja melhor alinhado e as dúvidas tiradas.
Finalize a reunião
Encerrados os assuntos e as dúvidas, a reunião pode ser encerrada e o projeto começar a ser executado efetivamente.
O gestor pode se colocar disponível para responder algumas dúvidas de maneira individualizada nesse momento.
Aprimore a sua gestão de projetos
Como você viu, a reunião de kick off é uma etapa importante da gestão de projetos.
Além disso, sua empresa também pode se beneficiar ao utilizar outras soluções Oitchau, como o cartão de ponto digital e o timesheet.
O sistema de ponto é uma maneira moderna e segura de realizar o controle de jornada de seus colaboradores, uma obrigação legal das empresas.
Ele se apresenta em versão presencial, em quiosques nas empresas, e digital, para acesso por aplicativo.
Em ambos os casos as informações ficam gravadas na nuvem e disponíveis para consulta a qualquer momento.
Ainda, o controle digital de ponto Oitchau desburocratiza seu RH na medida em que ele realiza cálculos e atualizações automáticas.
Por outro lado, o timesheet ajuda na contabilização do tempo necessário para a execução de cada tarefa que compõe seus projetos. Assim, é possível ter maior controle dos prazos.
Igualmente, obter informações úteis para a gestão de pessoas, tais como produtividade e engajamento, dentre outras.
