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Os relatórios de RH são ferramentas fundamentais que transformam informações sobre o capital humano em insights estratégicos. Assim, em um mundo onde dados definem estratégias empresariais, a gestão de RH focada em dados assume um papel crucial para o sucesso das organizações.
Dessa forma, os relatórios fornecem uma visão abrangente do desempenho dos colaboradores, eficácia das políticas de RH, e identificam oportunidades de otimização nos processos internos.
A seguir, veja como construir relatórios de RH focados no que a gestão da empresa precisa saber, conhecendo os 7 modelos principais para o setor de pessoas.
O que são relatórios de RH?
Os relatórios de RH são documentos estruturados que agregam e analisam dados relacionados ao capital humano de uma organização.
Eles cobrem uma ampla gama de tópicos, incluindo, mas não limitado a, desempenho de funcionários, recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, retenção, benefícios e compensações, diversidade e inclusão, saúde e segurança no trabalho, entre outros.
O principal objetivo desses relatórios é fornecer análises detalhadas sobre o funcionamento e a eficiência das práticas de gestão de pessoas dentro da empresa.
Assim, eles servem como uma ferramenta para:
- Avaliar o desempenho atual;
- Identificar áreas de melhoria;
- Desenvolver estratégias para otimizar processos;
- Tomar decisões informadas com base em dados confiáveis e atualizados.
Desse modo, os relatórios de RH podem variar em complexidade e detalhe, desde simples atualizações de status até análises profundas sobre temas específicos.
Por que os relatórios de RH são tão importantes?
A utilização de relatórios de RH traz vantagens significativas para a gestão de uma organização, especialmente no que diz respeito à centralização de dados, foco em resultados, acompanhamento de dados e informações, e análise de tendências.
Veja mais a seguir.
Centralização de dados
Os relatórios de RH centralizam informações críticas sobre todos os aspectos da gestão de pessoas em um único lugar.
Esta centralização proporciona uma visão holística do capital humano da organização, facilitando o acesso e a interpretação de dados.
Com informações agrupadas de maneira organizada, os gestores têm à disposição um panorama claro da situação atual, permitindo uma análise mais estratégica e integrada das diversas áreas de RH.
Foco em resultados
Ao consolidar os dados, os relatórios de RH permitem um alinhamento mais efetivo das estratégias de gestão de pessoas com os resultados de negócio desejados.
Assim, eles possibilitam uma percepção mais simples para as perguntas:
- Estamos no caminho certo?
- As ações estão focadas nos nossos principais objetivos?
- Quão perto dos resultados desejados estamos?
Eles evidenciam como as iniciativas de RH contribuem para o alcance de metas organizacionais, permitindo ajustes de rota quando necessário para maximizar a eficácia dessas iniciativas.
Acompanhamento de dados e informações
A capacidade de acompanhar continuamente dados e informações sobre o quadro de colaboradores e práticas de gestão é fundamental para qualquer organização.
Assim, os relatórios de RH oferecem um mecanismo eficiente para este acompanhamento, permitindo a monitoração constante de indicadores chave de desempenho (KPIs), avaliações de progresso, e eficácia de programas implementados.
Este acompanhamento contínuo facilita a identificação rápida de desvios ou problemas, agilizando a tomada de decisões corretivas.
Análises de possíveis tendências
Com o acesso a um histórico de dados estruturados, os relatórios de RH tornam-se uma ferramenta poderosa na identificação e análise de tendências, tanto internas quanto do mercado.
Isso pode incluir padrões de rotatividade, tendências de engajamento dos colaboradores, eficácia de canais de recrutamento, e muito mais.
Assim, compreender estas tendências permite aos gestores antecipar necessidades, planejar estratégias de retenção ou desenvolvimento, e ajustar políticas de RH para manter a organização competitiva e inovadora.
Tomada de decisão baseada em evidências
Por fim, os relatórios de RH fortalecem a gestão ao embasar decisões em dados concretos e análises robustas, em vez de intuições ou suposições.
Afinal, a disponibilidade de informações detalhadas e precisas sobre a força de trabalho permite aos gestores tomar decisões informadas, seja para resolver questões imediatas ou para planejar estratégias de longo prazo.
Aqui, a análise de dados e tendências contribui para uma visão estratégica mais acurada, orientando a alocação de recursos, a implementação de programas de desenvolvimento e outras iniciativas críticas para o sucesso organizacional.
Como construir um relatório de RH?
Antes mesmo de partir para a elaboração dos relatórios, é preciso saber quais as melhores práticas para a sua formulação.
Assim, construir um relatório de RH eficiente é uma tarefa estratégica que exige planejamento, clareza nos objetivos e uso inteligente da tecnologia.
Desse modo, seguir uma abordagem sistemática pode garantir que o relatório seja não apenas informativo, mas também um instrumento de tomada de decisão.
Veja algumas dicas que podem facilitar este processo!
Faça as perguntas certas
Antes de mais nada, defina claramente o que você espera alcançar com o relatório.
O que os gestores ou a equipe de RH precisam saber? Isso pode variar desde a compreensão do turnover até a eficácia dos programas de treinamento.
Com base no objetivo, escolha as perguntas específicas que o relatório deve responder. Por exemplo, “Qual é a taxa de rotatividade por departamento?” ou “Qual é o impacto do treinamento no desempenho dos colaboradores?”.
Use indicadores
Após a análise inicial, selecione KPIs que ofereçam insights sobre as questões selecionadas.
Para isso, utilize uma combinação de dados quantitativos (como números e percentuais) e qualitativos (como feedbacks de pesquisas) para uma análise mais rica e completa. Afinal, quanto mais abordagens para entender os resultados, melhor.
Lembrando: quantidade não é qualidade. Por isso, foque no que realmente importa.
Automatize a coleta de dados
Esse é o principal diferencial para que a geração de relatórios de RH seja uma atividade estratégica, e não mais uma tarefa operacional para a sua equipe.
Assim, softwares de gestão de RH podem automatizar a coleta e análise de dados, reduzindo erros e economizando tempo. Essas ferramentas permitem o monitoramento contínuo de indicadores e a geração automática de relatórios.
Para isso, garanta que seus sistemas de RH estejam integrados com outras ferramentas usadas pela empresa, como sistemas de ponto e gestão de projetos, para coletar dados de forma mais eficiente.
Um exemplo é o Oitchau, que além de permitir a integração com o relógio de ponto das empresas, ainda pode ser integrado aos sistemas de folha de pagamento!
Estruture o relatório
Defina por onde começar e onde finalizar, para que o relatório não seja um documento cansativo para as lideranças.
Assim, estruture o relatório de maneira lógica, começando com uma introdução aos objetivos, seguida pela apresentação dos dados, análise e, por fim, conclusões e recomendações.
Aqui, também use gráficos, tabelas e infográficos para tornar os dados mais acessíveis e fáceis de entender. Isso vai ajudar na interpretação rápida das informações e na identificação de tendências.
Analise e interprete os dados
Além de apresentar informações, relacione os dados coletados com os objetivos iniciais do relatório. Afinal, o principal objetivo dos relatórios de RH é fornecer percepções e visões de crescimento. Isso vai ajudar a manter o foco nas questões que são realmente importantes.
Aqui, também procure por tendências e padrões nos dados que possam indicar problemas subjacentes ou oportunidades de melhoria.
Conclusões e recomendações
Baseado na análise, ofereça conclusões claras e recomendações práticas para ação.
Isso pode incluir sugestões para melhorar processos de RH, iniciativas de desenvolvimento de colaboradores ou estratégias de retenção.
Uma dica é listar as possíveis soluções para que sejam debatidas com a gestão ou pessoas que terão acesso ao relatório, mostrando que, além de reunir uma ampla quantidade de dados, também já foram verificados caminhos a serem seguidos para:
- Manter os resultados positivos;
- Trabalhar nos pontos que exigem maior atenção.
Seguindo esses passos, você pode construir relatórios de RH que não só fornecem uma visão clara da situação atual, mas também orientam a tomada de decisões estratégicas para o sucesso da gestão de pessoas na organização.
Principais erros na hora de construir relatórios de gestão
Ao construir relatórios de gestão, é crucial evitar certos erros que podem comprometer a eficácia e a usabilidade dos relatórios.
Afinal, esses erros podem não apenas dificultar a interpretação das informações apresentadas, mas também impedir que as ações corretivas necessárias sejam identificadas e implementadas.
Veja alguns desses erros mais comuns.
Usar muitos textos
Relatórios repletos de textos densos e parágrafos longos podem ser desafiadores para ler e compreender. Isso pode levar a uma interpretação incorreta dos dados ou até mesmo desencorajar os leitores a se aprofundarem na análise.
Aqui, a melhor prática é usar uma combinação equilibrada de texto, gráficos e tabelas para apresentar as informações de maneira clara e concisa, facilitando a rápida compreensão e identificação de insights importantes.
Não definir um objetivo
A falta de um objetivo claro é um dos erros mais significativos na construção de relatórios de gestão. Sem uma finalidade definida, o relatório pode se tornar um amontoado de dados sem direção, o que dificulta a identificação de ações específicas a serem tomadas.
Por isso, antes de iniciar a compilação do relatório, é essencial determinar o que se espera alcançar com ele, seja identificar áreas de melhoria, medir o sucesso de uma iniciativa específica ou informar decisões estratégicas.
Trazer excesso de informações
Incluir mais dados do que o necessário pode ser tão prejudicial quanto não incluir dados suficientes. Isso porque o excesso de informações pode sobrecarregar os leitores, tornando difícil a identificação das principais conclusões e ações.
Assim, é importante filtrar os dados e incluir apenas aqueles que são relevantes para os objetivos do relatório, garantindo um foco nas informações que realmente importam.
Não apresentar um plano de ação ou possíveis soluções
Como mencionamos, um relatório que identifica problemas ou áreas de melhoria, mas não oferece um plano de ação ou possíveis soluções, deixa os leitores sem direção sobre como proceder.
É fundamental que os relatórios de gestão incluam recomendações concretas ou sugestões de ações a serem tomadas. Isso não apenas aumenta a utilidade do relatório, mas também demonstra um comprometimento com a melhoria contínua e a resolução de problemas.
7 relatórios de RH essenciais para a gestão
Na gestão de RH, determinados relatórios são fundamentais para o monitoramento e a análise eficaz da força de trabalho e das práticas de RH.
Esses relatórios fornecem insights valiosos que ajudam a melhorar a eficiência operacional, a produtividade dos colaboradores e a conformidade legal.
Veja os 7 principais!
Relatório de banco de horas
Este relatório monitora as horas acumuladas pelos colaboradores além da jornada regular de trabalho, que podem ser compensadas com folgas ou pagamento adicional, conforme a política da empresa.
Assim, ele é crucial para gerenciar o equilíbrio entre a carga de trabalho e o descanso dos colaboradores, assegurando conformidade com as leis trabalhistas e a saúde e bem-estar da equipe.
Dentro de um relatório de banco de horas, é interessante elencar as seguintes informações:
- Total de horas acumuladas no período;
- Total de horas compensadas no período;
- Saldo geral de horas;
- Distribuição por departamento ou equipe;
- Sinalizações destacando as equipes com maior ou menor saldo no período analisado.
Relatório de horas extras
Diferente do banco de horas, este relatório foca especificamente nas horas extras trabalhadas e pagas.
Ele ajuda a identificar departamentos ou períodos com demanda de trabalho elevada, permitindo ajustes na distribuição de tarefas ou no planejamento de contratações, visando evitar sobrecarga de trabalho e custos trabalhistas excessivos.
Assim, algumas informações que você pode trazer são:
- Total de horas extras trabalhadas no período;
- Custo total das horas extras;
- Distribuição das horas extras por departamento ou equipe;
- Razões mais comuns para a realização de horas extras.
Relatórios sobre segurança no trabalho
Essenciais para monitorar a incidência de acidentes, condições de trabalho inseguras e cumprimento de normas de segurança.
Esses relatórios são fundamentais para a prevenção de acidentes e doenças ocupacionais, contribuindo para um ambiente de trabalho mais seguro e saudável.
E algumas informações que podem ser apresentadas são:
- Data e local dos incidentes;
- Tipo de incidente (acidente, quase acidente, doença ocupacional);
- Descrição do incidente;
- Colaboradores envolvidos;
- Medidas corretivas aplicadas.
Relatório de interjornada
Focado no período de descanso obrigatório entre duas jornadas de trabalho, este relatório ajuda a garantir que os colaboradores tenham o repouso necessário, evitando fadiga e preservando sua saúde e bem-estar.
Assim, é crucial para a conformidade com as regulamentações trabalhistas e para promover um equilíbrio saudável entre trabalho e descanso.
E pontos que você pode focar, são:
- Número de não conformidades com os períodos de interjornada;
- Distribuição das não conformidades por departamento;
- Tendências ao longo do tempo (melhoria ou piora).
Relatório de faltas
Esse relatório de RH monitora as ausências dos colaboradores, permitindo a análise das causas de faltas e identificação de padrões ou problemas específicos, como questões de saúde ou desmotivação.
Assim, essa análise pode orientar ações para melhorar a satisfação no trabalho e reduzir o absenteísmo.
Para isso, agrupe informações como:
- Total de dias de falta acumulados no período;
- Distribuição das faltas por departamento;
- Principais motivos para as faltas;
- Tendências de faltas ao longo do tempo.
Relatório de atrasos e saídas antecipadas
Este relatório ajuda a entender padrões de pontualidade, identificando colaboradores, departamentos com recorrência de atrasos ou saídas antes do horário.
Assim, essas informações podem indicar necessidade de ajustes nos horários de trabalho, reforço na cultura organizacional ou medidas disciplinares.
Para compor o relatório de RH, use informações como:
- Data dos atrasos ou saídas antecipadas;
- Duração do atraso ou antecipação;
- Total de atrasos e saídas antecipadas no período;
- Distribuição por departamento;
- Padrões de atrasos e saídas antecipadas.
Relatório de recrutamento
Já o relatório de RH sobre recrutamento avalia a eficiência e eficácia dos processos de recrutamento e seleção, incluindo o tempo médio para preenchimento de vagas, custo por contratação e qualidade dos candidatos.
Esse relatório é chave para otimizar estratégias de atração e seleção de talentos, melhorando a qualidade das contratações e reduzindo custos.
Aqui, reúna dados e gráficos sobre:
- Número de vagas abertas e fechadas;
- Tempo médio de preenchimento das vagas;
- Custo por contratação;
- Fontes de recrutamento utilizadas;
- Qualidade dos candidatos (baseado em avaliações iniciais e desempenho pós-contratação).
Conheça o Oitchau Analytics
Com base nas dicas e orientações que oferecemos, você deve ter percebido que a criação de relatórios de RH sem o uso de ferramentas que automatizam esse processo pode ser um desafio – e uma dor de cabeça – para o RH.
E com o Oitchau Analytics esse processo passa a ser mais rápido e dinâmico para o RH!
Isso porque o Analytics já realiza o agrupamento das informações relacionadas ao controle de ponto e jornada dos colaboradores, gerando gráficos sobre indicadores como:
- Banco de horas;
- Horas extras;
- Atrasos e saídas antecipadas;
- Faltas;
- Cumprimento do intervalo interjornada;
- Irregularidades relacionadas ao ponto.
Veja de perto essa solução!
