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Horas extras podem ser um grande gargalo nas atividades da equipe e até no financeiro da empresa. Por isso, utilizar relatórios de horas extras para a alocação de recursos é essencial para garantir o melhor uso da força de trabalho.
No entanto, a extração e análise desses números nem sempre é um processo simples.
Afinal, não basta apenas olhar para a quantidade de horas extras, mas é preciso entender o motivo da geração, onde foram alocadas, quando surgiram e como elas podem ser reduzidas de forma a manter a qualidade das entregas.
E para deixar esse caminho ainda mais claro, preparamos um conteúdo completo para te ajudar a entender sobre os principais aspectos de análise dos relatórios de horas extras para a alocação de recursos.
Acompanhe!
Quais problemas o excesso de horas extras pode indicar?
Em um primeiro olhar, as horas extras podem parecer uma solução para enfrentar picos de demanda ou prazos apertados.
No entanto, é vital reconhecer que, quando não gerenciadas adequadamente, as horas extras podem se transformar em um problema, indicando questões subjacentes na gestão do tempo e dos recursos.
Além disso, a própria CLT define que as horas extras só devem ser realizadas em situações imperiosas, e com o limite de até 2 horas extras diárias. Por isso, o cuidado e acompanhamento devem ser ainda mais próximos.
E assim como diversos indicadores de produtividade, horas extras também podem ser um sinal de problemas na equipe, como:
- Má gestão do tempo;
- Processos ineficientes;
- Falta de planejamento;
- Deficiência em habilidades ou treinamento;
- Problemas de comunicação;
- Falta de ferramentas e recursos adequados;
- Priorização ineficaz de tarefas.
O que são relatórios de horas extras?
Relatórios de horas extras são documentos que registram detalham o labor extraordinário prestado em um dado momento. Eles podem ser individuais, em que revelam informações de cada colaborador, ou conjuntos, em que trazem dados de equipes.
Esses relatórios permitem aos gestores entender diferentes questões referentes ao trabalho para além da jornada contratual.
Por exemplo, com eles é possível identificar se o excesso de horas extras é um problema pontual em relação a um colaborador ou a um grupo deles ou se é algo geral.
Da mesma forma, o relatório indica em quais épocas do mês há menor ou maior demanda de horas extras, a quantidade delas, sua duração conforme o dia e a semana, etc.
Como usar relatórios de horas extras para otimizar a alocação de recursos?
A seguir, preparamos uma lista com alguns passos para que você possa utilizar os relatórios de horas extras da melhor forma!
Analise dos relatórios
A análise dos relatórios de horas extras para alocação de recursos representa o ponto de partida essencial para líderes que buscam aprimorar a eficiência de suas equipes.
Afinal, estes relatórios não são simples registros de horas trabalhadas, mas sim fontes ricas de informações que podem revelar padrões, desafios e oportunidades para uma gestão mais eficaz do tempo.
Busque uma relação entre horas extras e produtividade
Aqui você também pode usar a estratégia de comparação das horas extras com a produtividade da equipe.
Afinal, nem sempre mais horas resultam em maior produção, e uma análise comparativa revelará se as horas extras estão, de fato, contribuindo para os objetivos estratégicos organizacionais.
Identifique padrões
A identificação de padrões nos relatórios de horas extras para alocação de recursos não é apenas uma busca por regularidades, é uma exploração meticulosa em busca de insights que podem transformar a gestão da equipe.
Ao examinar esses relatórios, é essencial formular perguntas específicas que revelarão padrões subjacentes e fornecerão um entendimento mais profundo da dinâmica de trabalho.
E separamos algumas que você pode usar:
- Quem são as pessoas que mais geram horas extras?
- Existem padrões temporais claros?
- Quais tarefas ou projetos demandam mais tempo adicional?
- Como as horas extras afetam diferentes setores da equipe?
- Existe alguma relação entre horas extras e picos de produção?
- A distribuição de horas extras está alinhada com as metas da equipe?
- Quais mudanças nas atividades diárias estão relacionadas com o aumento de horas extras?
- Houve algum evento externo ou interno que correlacionou esse aumento?
Avalie a causa raiz
Com os padrões em mãos, é hora de ir além e identificar a causa raiz das horas extras.
Afinal, como mostramos acima, quando não são planejadas, horas extras podem sinalizar o início ou o pico de diversos problemas na equipe.
Por isso, entender a raiz do problema é essencial para implementar soluções eficazes.
E para isso, você pode usar a ferramenta dos 5 porquês para chegar à raiz do problema.
Defina um plano de ação
Com base na análise e identificação de padrões, desenvolva um plano de ação claro.
Este plano não é apenas um conjunto de intenções, mas uma estratégia cuidadosamente elaborada para abordar as questões subjacentes e otimizar a alocação de recursos.
Assim, tomando como base as causas identificadas, integre medidas corretivas.
Por exemplo, se a falta de treinamento foi identificada como um problema, inclua programas de capacitação no plano.
Aqui, também leve em consideração a disponibilidade de tempo de cada membro da equipe ao atribuir tarefas. Isso evita sobrecargas e assegura que as horas extras sejam utilizadas de maneira estratégica quando necessário.
Alocação estratégica de recursos
Após a análise dos relatórios de horas extras e a definição de um plano de ação, a próxima etapa é a implementação de uma alocação estratégica de recursos.
Esta fase não é apenas sobre redistribuir tarefas, mas sim sobre um aproveitamento inteligente dos talentos, habilidades e tempo disponível.
Por isso, considere avaliar algumas as possibilidades a seguir.
Avalie as competências individuais
Analise as habilidades e competências individuais de cada membro da equipe.
Assim, entender as forças de cada colaborador permite a atribuição de tarefas alinhadas com suas especialidades.
Crie equipes multifuncionais
Considere a formação de equipes multifuncionais, onde membros com diferentes habilidades trabalham juntos.
Isso promove a colaboração, distribui responsabilidades de maneira equitativa e aumenta a flexibilidade.
Desenvolva melhores processos internos
A otimização da alocação de recursos não pode ser plenamente alcançada sem uma revisão profunda e aprimoramento dos processos internos.
Assim, desenvolver melhores processos internos não apenas reduz a necessidade de horas extras, mas também estabelece uma base sólida para uma gestão mais eficaz do tempo.
E para isso, você pode:
Mapear os processos existentes
Comece identificando e mapeando todos os processos internos relevantes para a equipe. Isso inclui desde a definição de tarefas até a comunicação interna e a tomada de decisões.
Identificar gargalos e ineficiências
Analise cada etapa dos processos mapeados em busca de gargalos, redundâncias e ineficiências. Pergunte-se onde o fluxo de trabalho pode ser otimizado para reduzir o tempo dedicado a cada tarefa.
Padronizar procedimentos
Estabeleça padrões claros para procedimentos recorrentes. A padronização reduz a probabilidade de erros, melhora a consistência e facilita a transição de tarefas entre membros da equipe.
Automatizar tarefas repetitivas
Identifique tarefas repetitivas que podem ser automatizadas. Assim, ferramentas e softwares adequados podem assumir tarefas rotineiras, liberando tempo para atividades mais estratégicas.
Por exemplo, se você está olhando para o departamento pessoal, uma das atividades que podem ser automatizadas é o controle e acompanhamento do banco de horas.
Com o Oitchau, por exemplo, a sua equipe de DP não precisa realizar cálculos manuais para saber quantas horas positivas ou negativas o colaborador acumulou em um período. Basta acessar o sistema e verificar o saldo.
Mantenha a comunicação com o time
Manter uma comunicação sólida e contínua com a equipe é um pilar fundamental para a eficácia da gestão, especialmente quando se trata de otimizar a alocação de recursos.
Essa prática não se limita a simples atualizações; trata-se de cultivar um ambiente onde a troca de informações é constante, transparente e motivadora.
E para isso:
- Estabeleça canais de comunicação claros;
- Promova uma cultura de comunicação aberta;
- Realize reuniões regulares;
- Use ferramentas de colaboração.
Onde identificar relatórios de horas extras para otimizar a alocação de recursos?
Agora que você já entendeu quais os impactos das horas extras e como usar os relatórios para identificar gaps e otimizar a alocação de recursos, nós vamos mostrar duas ferramentas essenciais para que você possa ter acesso aos dados.
Controle de ponto
A primeira ferramenta, e também a mais comum, é o controle de ponto.
Por meio da análise de horas extras e banco de horas, você vai conseguir identificar quantas e quando estão sendo realizadas as horas extras pela sua equipe.
Assim, aqui é possível mapear esses dados e identificar os picos e padrões de comportamento, como descrevemos mais acima.
Um exemplo são os relatórios de horas extras disponibilizados pelo Oitchau. Por meio da plataforma online, você pode:
- Filtrar os dados de acordo com o nome do colaborador ou número de matrícula;
- Definir períodos de análise;
- Incluir filtros sobre horas:
- Trabalhadas;
- Faltantes;
- Fases;
- Ajustes;
- Motivo;
- Total de horas extras;
- Descontos;
- Sobreaviso;
- Acionamento.
Assim, por meio do controle de ponto, você consegue mensurar e quantificar as horas extras.
Analytics
Usar ferramentas com capacidade de análise computacional sistemática para dados e estatísticas também é uma forma de obter relatórios de horas extras.
Este tipo de ferramenta, conhecida como Analytics, faz uso de Inteligência Artificial e aprendizado de máquina (Machine Learning) para reunir, filtrar e analisar dados de modo a chegar em conclusões.
Por exemplo, você pode usá-la para cruzar dados de jornada de trabalho, despesas e produtividade. Com isso, pode obter maior compreensão sobre o negócio e sobre como cada fator impacta na empresa.
Com uma ferramenta de análise de dados, a sua empresa pode obter rapidamente insights valiosos para a realização de suas atividades e, principalmente, para as decisões estratégicas.
Por ser automatizada, este tipo de ferramenta consegue rapidamente reunir os dados e encontrar padrões neles, os quais indicam tendências importantes para o trabalho de gestão de pessoas.
Aliás, este tipo de ferramenta consegue em pouco tempo analisar milhares de dados simultaneamente. Esta é uma das grandes vantagens de usar um Analytics. Com ela é possível economizar tempo do RH e conceder ao setor informações cruciais para seu trabalho.
Aliás, o Analytics não é importante apenas para fins de interpretação de relatórios de horas extras. Também é útil para avaliar:
- Produtividade;
- Engajamento;
- Respeito às políticas internas;
- Cultura organizacional;
- Clima organizacional;
- Eficácia das políticas de benefícios, etc.
Timesheets
Como explicamos ao longo do conteúdo, além de mensurar as horas extras, também é preciso identificar em quais atividades ou projetos elas foram alocadas.
Afinal, você só vai conseguir extrair mais e melhores insights sobre o tempo da sua equipe.
Em resumo:
- Com o controle de ponto, você mensura quantas horas extras foram realizadas (quanto foi feito);
- Com o timesheet, você entende onde elas foram empregadas (onde foi feito).
Dessa forma, é possível utilizar o período para identificar:
- Quais projetos/atividades demandaram mais tempo;
- Quais não exigiram tanto esforço;
- Total de horas por projeto, dia e período.
Conheça o Oitchau!
Se você está buscando uma solução para elaborar e acompanhar os relatórios de horas extras para a alocação de recursos, o Oitchau é a sua melhor escolha!
Além do nosso controle de ponto, você também pode integrar a solução de timesheets e fazer um gerenciamento ainda mais completo para a sua gestão.
Isso porque as duas ferramentas forma desenvolvidas para serem verdadeiros suportes para gestores e colaboradores, tornando o processo de apontamento e gestão do tempo mais claro e mensurável.
Afinal, não só o RH e lideranças podem acompanhar as horas extras e produtividade das equipes. Aqui, o colaborador também tem a liberdade de manter um controle do seu desempenho.
Junto ao cartão ponto e ao timesheet, você também pode fazer uso da ferramenta de Analytics Oitchau.
Ela, assim como as demais soluções para RH, é uma ferramenta fácil de usar. Dotada com tecnologias modernas, ela permite a automatização das tarefas burocráticas do setor ao mesmo tempo em que reúne informações valiosas para o trabalho dele.
Com o Analytics Oitchau a sua empresa pode não apenas obter melhores relatórios de horas extras, mas também analisá-los com profundidade. Ele permite a extração de informações cruciais para o sucesso do trabalho de gestão de pessoas.
Use-o para analisar conjuntamente diferentes dados, entender a relação entre eles e os padrões ali existentes. Com ele, o RH se antecipa a mudanças do mercado ou no comportamento dos colaboradores.
Do mesmo modo, evita problemas ou os antevê de forma a encontrar as melhores soluções e forma de atuação para que eles não impactam o trabalho, o sucesso e o crescimento da organização.
