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Falhas podem acontecer, mas é necessário corrigir o registro errado na carteira para evitar problemas em relação às leis trabalhistas. Aliás, tudo o que envolve a documentação e dados sensíveis de um colaborador deve ser feito com o máximo de atenção.
Nesse contexto, é válido lembrar que a CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) é o documento oficial do trabalhador, e vai ser utilizada durante toda a sua vida profissional.
Dessa forma, erros, independentemente da sua gravidade, devem ser tratados com cuidado e máxima urgência, para não prejudicarem ambos — colaborador e empresa.
Tendo isso em mente, neste artigo, vamos explicar como corrigir possíveis falhas na anotação.
Acompanhe!
O que diz a legislação trabalhista sobre a carteira de trabalho?
De acordo, o art. 29 § 4º da CLT (Consolidações das Leis do Trabalho):
Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.
- 4º É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social.
Isso significa que informações incorretas no registro do colaborador podem acarretar sérios danos para a empresa.
Existem, inclusive, na história das disputas trabalhistas entre empresas e trabalhadores, muitos casos nos quais os profissionais alegam terem sofrido danos morais devido a erros em sua CTPS.
Assim, toda vez que um erro acontece, é preciso saber exatamente quais providências devem ser tomadas para proteger a empresa e garantir ao colaborador que o erro não é resultado de má-fé da empresa.
Aliás, é importante salientar que se um profissional se sentir prejudicado, devido a algum tipo de problema de anotação em sua carteira, ele tem o direito de mover uma ação judicial contra a organização.
O que não fazer ao perceber o erro na anotação?
Ao notar que registrou alguma informação incorreta na carteira do colaborador, o profissional de RH não deve tentar consertar o erro de uma forma que deixe a informação ambígua, confusa ou ilegível.
Isso quer dizer que, às vezes, no desespero de tentar corrigir uma informação errada, a pessoa acaba piorando a situação.
Aliás, é sempre importante lembrar que a CTPS não pode ter rasuras em nenhuma das seções. Portanto, não rabisque, não use branquinhos ou tente apagar com borracha.
Embora muitas empresas façam isso, escrever a informação correta em um papel e grampeá-lo sobre a folha errada na carteira também é proibido. Somente o que estiver escrito no documento é o que vale.
Isso também é válido para aqueles que tentam corrigir o erro colando uma etiqueta sobre o local.
Tal prática pode até ser considerada como uma forma de adulteração de informações e se tornar um motivo para ações trabalhistas.
Como corrigir o registro errado na carteira de trabalho?
Muitos erros e transtornos podem ser evitados com um pouco mais de atenção à tarefa que está fazendo.
Mais uma vez, vale lembrar que a possibilidade de corrigir erros nas informações anotadas na carteira de trabalho do colaborador não diminui a obrigação de se atentar no momento em que o registro ocorre.
Para corrigir os registros precisamos agir de uma forma adequada, que possa ser aceita por órgãos do governo.
Nesse sentido, toda carteira de trabalho possui uma seção chamada de “Anotações Gerais”. Essa seção está, geralmente, no final das páginas da CTPS e foi criada para que o departamento pessoal possa fazer anotações sobre quaisquer informações e/ou correções.
Para corrigir registro errado na carteira de trabalho:
- Vá até a página em que a informação errada se encontra e marque com um asterisco [*];
- Em seguida, escreva “informação incorreta”. “Vide Anotações Gerais, página (coloque o número da página em que for fazer a anotação)”;
- Em Anotações Gerais, vá até a página que indicou acima, faça um asterisco [*] e faça a devida correção.
Exemplo
Suponha que tenha anotado errado o valor do salário do colaborador na página 10 de sua carteira.
- Coloque um [*] ao lado do valor incorreto e escreva: “informação incorreta, vide Anotações Gerais, página 40”;
- Na página 40, faça a seguinte observação: *(correção da informação da página 10): o valor correto do salário é (coloque o valor correto);
- Ao devolver a carteira ao colaborador, explique o ocorrido, mostre a correção e peça para que ele assine o termo de devolução da CTPS e de ciência do que aconteceu;
- Os próximos registros devem seguir a ordem normal do documento do colaborador, sempre se atentando para que as informações estejam corretas antes de realizar as anotações.
O que fazer quando a carteira de trabalho não tem mais espaço para novas anotações?
Nesses casos, quando a CTPS não possui mais espaço disponível para anotações, o trabalhador deverá emitir outra, chamada de Carteira de Trabalho de Continuação.
Assim que receber a carteira de continuação, o colaborador deve entregar o documento à empresa para que sejam feitas as devidas anotações e atualizações de suas informações profissionais.
Vimos, até aqui, que apesar de ser algo o qual todos nós estamos passíveis de cometer, registrar incorretamente dados na CTPS de um profissional pode se tornar um transtorno muito maior para a empresa.
Por isso, a dica é checar todas as informações antes de fazer a anotação e dedicar uma atenção dobrada!
Além disso, embora a CTPS física ainda exista, hoje ela convive com a CTPS Digital, versão digitalizada do documento.
Embora essa versão exista desde 2017, somente a partir de 24 de setembro de 2019 é que ela passou a substituir a carteira física. Isto é, a partir desse marco as contratações passaram a ser possíveis sem a presença do documento físico.
Portanto, não há grandes motivos para preocupações em caso de falta de espaço no documento físico. O trabalhador pode, sim, emitir um novo, para sua segurança, contudo a empresa não é afetada para fazer as anotações, que acontecem no e-Social.
Como corrigir o registro errado na Carteira Digital?
Como dito anteriormente, a CTPS Digital existe desde 2017 e, desde o final de setembro de 2019 já substitui inteiramente o documento físico para contratações e anotações.
As anotações que já existiam no documento físico foram automaticamente preenchidas pelo sistema. Isto é, ele absorveu esses dados e os organizou, facilitando o acesso às informações.
Para as contratações e anotações feitas depois de setembro de 2019, então, cabe à empresa informar ao sistema. Isso é feito pelo e-Social, enquanto o trabalhador tem acesso aos dados pelo aplicativo CTPS Digital.
Mas o que fazer quando as informações do documento digital estão erradas?
Aqui existem duas respostas. Primeiramente, saiba que o sistema constantemente realiza uma nova varredura de modo a corrigir erros ali existentes.
Nesse caso, se tratam de inconsistências de informações que são reconhecidas por comparação com dados de outros sistemas públicos.
Por outro lado, quando se trata de uma anotação, em si, que foi feita de maneira incorreta, cabe à empresa realizar a correção. Isso é feito dentro do portal e-Social.
Assim, basta acessar a plataforma e indicar quais são os dados incorretos e, também, quais são os dados corretos. Com isso, em poucos cliques a CTPS Digital fica correta e evita consequências ao trabalhador e à empresa.
Quais as consequências para a empresa se não corrigir o registro errado na carteira de trabalho?
Não são apenas os trabalhadores que podem sofrer consequências de natureza grave em relação à ausência ou incorreção de anotações na CTPS. Isso porque é dever da empresa informar corretamente os dados relativos ao contrato de trabalho.
Dessa maneira, caso não o faça, pode ser multada por órgãos como Ministério Público do Trabalho ou, ainda, suportar uma ação trabalhista movida por colaborador ou ex-colaborador.
Assim, é importante que todas as anotações sejam realizadas de maneira correta e com segurança.
Também, quando qualquer colaborador apontar possíveis erros na anotação, é dever da empresa analisar se aqueles dados estão corretos ou não e, se necessário, realizar as alterações necessárias.
Além disso, é importante ressaltar que a anotação errada em CTPS também causa graves consequências ao trabalhador e, estas, por sua vez, podem respingar na empresa.
Por exemplo, quando as anotações de contratação e rescisão apontam datas erradas, podem afetar o acesso do cidadão ao seguro-desemprego. Além disso, informações incorretas sobre o salário podem causar danos ao valor desse seguro.
Nesses casos, nada impede que o trabalhador, ao entrar com uma ação trabalhista na Justiça do Trabalho, indique tais anotações errôneas e os danos que causaram a ele.
Portanto, veja que essas situações podem trazer consequências mais graves à empresa, que pode sofrer uma condenação ao pagamento de danos morais e materiais, sofrer multas e outros tipos de reflexos negativos.
Desse modo, se torna inquestionável a importância de realizar corretamente a anotação dos dados da CTPS.
E para o trabalhador, quais as consequências?
Como vimos, os trabalhadores formais cujas anotações em carteira de trabalho estejam incorretas podem sofrer graves consequências.
Isso porque são os registros contidos nesse documento que serão levados em consideração para a concessão de diversos benefícios.
Por exemplo, o saque do fundo de garantia por tempo de serviço (FGTS) depende completamente das anotações presentes na carteira.
É possível comparar os dados anotados na CTPS, quanto ao tempo de vínculo, com o número de recolhimentos de fundo de garantia realizados pelo empregador e notar algum tipo eventual de fraude relacionada à ausência de recolhimento do fundo.
Além disso, a concessão do seguro desemprego também leva em conta as anotações da carteira de trabalho.
O seguro pago em razão do desemprego leva em conta o número de meses em que o trabalhador esteve vinculado a uma empresa para definir se ele possui direito à parcela, assim como o valor dela e o número de meses em que seria paga.
Por fim, benefícios do INSS, como aposentadoria, também são pagos com base nas anotações em carteira de trabalho.
É importante que haja a correta anotação, pois caso contrário o trabalhador pode sofrer graves consequências.
O que o trabalhador pode fazer em caso de anotação incorreta de carteira de trabalho?
Aqui existem duas possibilidades.
Primeiramente, é possível falar diretamente com o departamento de Recursos Humanos da empresa.
Nesse contexto, as anotações podem ser incorretas tanto em relação ao período de vínculo, quanto, também, às concessões de férias e alterações de salários e cargos.
Contudo, caso não haja a correção das informações prestadas no documento de trabalho, ainda é resguardado ao trabalhador o direito de ajuizar uma ação trabalhista contra a empresa.
O que significa divergência na carteira de trabalho?
A expressão “divergência na carteira de trabalho” se refere a uma inconsistência ou diferença entre as informações registradas na CTPS e a realidade dos fatos relacionados ao emprego de um trabalhador.
Essas divergências podem ocorrer por diversos motivos, como erros de digitação, omissões, alterações contratuais não registradas, entre outros. Entre os principais exemplos de divergências na carteira de trabalho, temos:
- Salários e remuneração: diferenças entre o salário registrado na CTPS e o salário efetivamente pago;
- Data de admissão e demissão: inconsistências nas datas de início e término do contrato de trabalho;
- Carga horária: divergências na carga horária registrada na CTPS e a carga horária efetiva de trabalho;
- Função ou cargo: discrepâncias entre a função ou cargo descrito na CTPS e as atividades reais desempenhadas;
- Alterações contratuais não registradas: mudanças nas condições de trabalho que não foram devidamente registradas na CTPS;
- Informações pessoais: erros nas informações pessoais do trabalhador, como nome, data de nascimento, número do CPF;
- Outras anomalias: qualquer outra inconsistência que possa surgir entre o que está registrado na CTPS e a realidade do vínculo empregatício.
Em resumo, essas divergências podem ser corrigidas, e o processo para fazer isso geralmente envolve a apresentação de documentação comprobatória às autoridades responsáveis.
Além disso, em alguns casos, pode ser necessário recorrer à assistência jurídica para garantir que os direitos do trabalhador sejam protegidos durante o processo de correção.
Como anular um registro na carteira de trabalho digital?
De forma geral, a Carteira de Trabalho Digital é um documento eletrônico que armazena de forma digital as informações trabalhistas do cidadão.
Entendendo isso, para realizar alterações ou correções, incluindo a anulação de registros, você pode seguir os passos apropriados:
1. Acesse o site ou aplicativo do governo
Para fazer alterações na Carteira de Trabalho Digital, acesse o site ou aplicativo do governo que oferece esse serviço.
Nesses casos, o acesso pode ser feito pelo site “gov.br” ou por aplicativos oficiais disponíveis nas lojas de aplicativos. Feito isso, realize o login utilizando as informações necessárias, como CPF e senha.
2. Localize a seção de carteira de trabalho e selecione a opção de alteração ou correção
Dentro do site ou aplicativo, localize a seção específica dedicada à Carteira de Trabalho Digital.
Feito isso, busque pelas opções que permitam fazer alterações, correções ou anulações de registros.
3. Forneça as informações necessárias
Dentro da plataforma, siga as instruções para fornecer as informações necessárias para a anulação do registro.
Isso pode incluir a seleção do registro que você deseja anular e a justificativa para a anulação.
4. Envie documentação comprobatória e aguarde a confirmação
Em alguns casos para corrigir o registro errado na carteira de trabalho, pode ser necessário enviar documentação comprobatória que justifique a necessidade de anulação do registro.
Após realizar o processo, aguarde a confirmação da anulação por parte das autoridades responsáveis. O tempo para processamento pode variar.
Caso não encontre a opção desejada no site ou aplicativo, pode ser útil entrar em contato com o suporte técnico ou atendimento ao cidadão do órgão responsável pela Carteira de Trabalho Digital para obter orientações específicas sobre como anular um registro.
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