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O controle de ponto eletrônico ainda é um dos temas trabalhistas que geram dúvidas na teoria e na prática.
E quando este gerenciamento não é feito da forma correta, a empresa pode sofrer grandes penalidades.
E é para evitar estes problemas que produzimos esse guia completo. Confira tudo o que você vai aprender sobre o tema e aproveite o conteúdo!
- O que é o controle de ponto eletrônico?
- Quais os benefícios de um sistema de ponto para empresas?
- Como funciona o controle de ponto eletrônico?
- O que é REP (Relógio Eletrônico de Ponto)?
- O registro no app de ponto eletrônico pode ser adulterado?
- O colaborador precisa estar presente para registrar o ponto eletronicamente?
- Como saber as horas trabalhadas de cada colaborador?
- O que acontece quando o colaborador registra o ponto incorretamente?
- O que diz a CLT sobre ponto eletrônico?
- O que a lei diz sobre o controle de ponto eletrônico?
- Qual o valor da multa por falta de controle de ponto?
- O que é jornada de trabalho?
- Qual a relação entre a portaria 671 e o controle de ponto?
- Quais os principais tipos de ponto para empresas?
- Quais as principais vantagens do controle de ponto eletrônico?
- Qual a tolerância do ponto eletrônico?
- O que mudou com a Lei 14.457?
- Como controlar o ponto dos colaboradores da melhor forma?
- Quais os riscos de não controlar a jornada de trabalho dos seus colaboradores?
- Quais são as portarias de controle de ponto eletrônico?
- Quais são os requisitos legais de um sistema de ponto para empresas?
- Como fazer o controle de ponto eletrônico de colaboradores externos e terceirizados?
- Como fazer a equipe se adaptar ao controle de ponto?
- Como adaptar o controle de ponto eletrônico para trabalhadores em regime de teletrabalho ou trabalho remoto?
- Como o colaborador pode fazer a marcação de ponto online?
- Como proceder em caso de falhas técnicas no sistema de ponto eletrônico?
- Quais são os direitos dos colaboradores em relação ao controle de ponto?
- Como o controle de ponto eletrônico se integra com outras ferramentas de RH?
- Qual o procedimento para contestar registros de ponto considerados incorretos?
- Quais são as melhores práticas para implementação de um novo sistema de ponto eletrônico?
- Como escolher o melhor sistema de controle de ponto eletrônico para sua empresa?
- Qual o melhor sistema de ponto para empresas?
O que é o controle de ponto eletrônico?
O controle de ponto eletrônico é o processo que as empresas realizam para manter o controle e acompanhamento da jornada dos colaboradores por meio de ferramentas e dispositivos digitais.
Assim, ele permite monitorar os horários de entrada e saída, além de fatores como atrasos, ajustes e horas extras de forma mais inteligente e eficaz quando comparados aos modelos mais tradicionais.
Para que serve o controle de ponto dos colaboradores?
Por registrar informações essenciais sobre a jornada e rotina de trabalho da equipe, o controle de ponto eletrônico é um elemento essencial para garantir a qualidade dos processos e gestão do time de forma segura.
Além disso, é uma atividade indispensável para que a empresa, pois ele fornece informações que incidem sobre:
- Elaboração de folha de pagamentos;
- Verificação de horas extras;
- Acompanhamento do banco de horas;
- Alimentação de indicadores de gestão.
Por que fazer o controle de ponto dos colaboradores?
Em cada contratação, o RH determina a jornada do colaborador, bem como os seus horários de entrada, saída e intervalos.
E quando ocorrem exceções — como atrasos, faltas, e horas excedentes, onde o colaborador estará efetuando sua jornada diferente da qual foi contratado – o RH consegue fazer a apuração e efetuar pagamentos ou descontos corretamente no salário.
Toda vez que um colaborador inicia sua jornada de trabalho, ele precisa registrar em seu ponto o horário. O mesmo deve acontecer todas as vezes em que sair e retornar de um intervalo, ao final do expediente e no início de cada hora extra.
O RH realiza a apuração do registro de ponto para compor a folha de pagamento dos colaboradores. Por esse motivo, o registro de ponto é fundamental para que os colaboradores possam ser remunerados corretamente por seus serviços.
Quais os benefícios de um sistema de ponto para empresas?
As vantagens de utilizar o controle de ponto eletrônico vão além de uma facilidade para a gestão da empresa, mas ele também permite alinhar estratégias e comportamentos com a equipe.
Aplicando o controle, é possível:
- Definir os horários de trabalho;
- Estabelecer e acompanhar o cumprimento da jornada;
- Apresentar para o time uma rotina que permita horários de trabalho, mas que também delimita períodos de descanso;
- Promover mais transparência nas relações entre colaborador e organização;
- Servir como uma ferramenta em que tanto empresa quanto colaborador possa acompanhar sua produtividade;
- Ser um fator que garante a segurança da empresa e comprovação para o colaborador de sua rotina e vínculo com o trabalho.
Como funciona o controle de ponto eletrônico?
Por meio da ferramenta de ponto eletrônico, o colaborador irá realizar os apontamentos de entrada e saída e as informações serão enviadas diretamente para o sistema do RH.
Assim, a gestão poderá manter um acompanhamento mais seguro.
Em casos como o Oitchau, o sistema tanto pode ser integrado com outros softwares de gestão quanto pode realizar o compartilhamento dos apontamentos com o próprio colaborador.
Dessa forma, ele pode acompanhar a sua produtividade em tempo real.
O que é REP (Relógio Eletrônico de Ponto)?
O Relógio Eletrônico de Ponto é um sistema em que os colaboradores registram seus horários de entrada, saída e intervalos utilizando sistemas eletrônicos.
Estes sistemas podem ser de diversas maneiras. Os mais comuns são:
- Por inserção ou aproximação de crachá em um leitor instalado na catraca eletrônica, ou em um relógio de ponto;
- Sistema de biometria em que o colaborador utiliza seu digital para registrar seu ponto, e
- Por aplicativo, em que o registro acontece pelo smartphone do colaborador e que permite o acompanhamento em tempo real pelos gestores ou RH (também considerado uma forma de ponto alternativo).
É importante ressaltar que apenas as empresas com mais de 20 colaboradores registrados têm a obrigatoriedade de realizar o registro de ponto.
O registro no app de ponto eletrônico pode ser adulterado?
De acordo com a Portaria 671 do Ministério do Trabalho, as empresas que decidem adotar o método devem se atentar às especificações determinadas para que não sofram com produtos que não oferecem segurança.
Sistemas que estão de acordo com a portaria, não permitem a adulteração dos dados registrados.
Assim, eles permitem apenas ajustes, com justificativa, que não apagam os dados registrados anteriormente (necessários para fins fiscais).
Os sistemas idôneos apresentaram a justificativa de quaisquer alterações nos parâmetros configurados.
O colaborador precisa estar presente para registrar o ponto eletronicamente?
Alguns dos equipamentos usados para o registro eletrônico de ponto encorajam que o colaborador esteja presente.
No entanto, há outros sistemas, como o Oitchau, que oferecem a flexibilidade de o ponto ser registrado usando o próprio smartphone.
Para aumentar a segurança e veracidade dos dados registrados, para bater ponto a empresa pode exigir que o colaborador valide sua localização por GPS, WiFi ou Bluetooth, evitando fraudes de ponto.
Como saber as horas trabalhadas de cada colaborador?
Alguns sistemas utilizados para realizar o controle de ponto emitem um extrato ao final do mês para que empresa e colaborador confirmem a quantidade de horas trabalhadas, o número de faltas e atrasos, além das horas extras.
Sistemas mais modernos, como o Oitchau, permitem acompanhar os dados atualizados em tempo real sempre que quiser, bastando acessar um painel de administração.
Essa é uma das principais vantagens dos sistemas eletrônicos de ponto: a transparência. Tanto o gestor como o colaborador já sabem de antemão a quantidade de horas trabalhadas.
O que acontece quando o colaborador registra o ponto incorretamente?
Ao importar as informações dos registros do colaborador, o responsável pelo RH poderá fazer a anotação sobre o registro que foi realizado incorretamente e justificar a violação.
O que diz a CLT sobre ponto eletrônico?
A CLT não descreve grandes orientações sobre o controle de ponto eletrônico, já que a própria portaria 671 é responsável por definir as diretrizes deste modelo.
No entanto, ela descreve que toda empresa com mais de 20 colaboradores registrados deve realizar o acompanhamento do controle de ponto, seja por meio:
- Mecânico;
- Manual;
- Eletrônico.
O que a lei diz sobre o controle de ponto eletrônico?
Segundo a legislação trabalhista, a portaria 671, o controle de ponto poderá ser feito de forma manual, eletrônica ou mecânica, desde que cumpra os requisitos para que o controle seja validado e possa ser acessado para fins de fiscalização.
Quem deve fazer o controle de ponto?
O art. 74 da CLT determina que apenas empresas com mais de 20 colaboradores registrados têm a obrigatoriedade de fazer o controle de ponto.
Aqui é importante esclarecer que o artigo se refere ao CNPJ e quantidade de colaboradores com vínculo empregatício a este código.
Este ponto é essencial, pois existem empresas que realizam a abertura de mais de um CNPJ, mas que atuam no mesmo estabelecimento.
Assim, cada CNPJ tem menos do que 20 colaboradores vinculados. Entretanto, fazem parte do mesmo grupo econômico, por isso é importante ficar atento!
Esta é uma prática comum e que busca, dentre outros objetivos, a redução de impostos. Porém, é essencial que a empresa cumpra com todos os requisitos e diretrizes para que seja legalizada.
Qual o valor da multa por falta de controle de ponto?
De acordo com a Lei 12.544, a empresa que não puder comprovar a jornada de seus colaboradores estará sujeita a uma multa que vai de R$40,25 a R$4.025,33, valores que variam de acordo com o porte e natureza da infração cometida.
Além disso, eles podem ser dobrados em casos de reincidência, quando a empresa não permite a atuação da fiscalização ou realiza desacato.
O que é jornada de trabalho?
A jornada de trabalho é o período em que um colaborador fica disponível para executar suas funções para uma empresa e sendo estabelecida no contrato de trabalho.
Assim, ela é o tempo que o colaborador deve estar à disposição da empresa para executar suas atividades e cumprir com suas responsabilidades.
Escala de trabalho x Jornada de trabalho
Há muita confusão entre o que é a jornada de trabalho e a escala de trabalho, mas existe uma forma simples de compreender a diferença.
Enquanto a jornada se refere ao número de horas de trabalho, o período em que o colaborador estará disponível e suas pausas, a escala trata de como essas horas estarão distribuídas na semana.
É natural que colaboradores que prestem serviços em jornadas e escalas diversas, de acordo com as necessidades da empresa e de sua própria função.
Assim os principais modelos de escalas são:
- 4×2;
- 5×1;
- 5×2;
- 6×1;
- 12×36;
- 24×48.
Quer saber mais sobre como elas funcionam? Confira o nosso artigo sobre escalas de trabalho!
Qual a relação entre controle de ponto e jornada de trabalho?
Como apresentado acima, o controle de ponto é a maneira mais segura de acompanhar a jornada de trabalho de um colaborador. Isso porque os registros de entradas e saídas são feitos pelo próprio colaborador.
Além disso, é por meio dele que será possível identificar se a jornada de trabalho está sendo cumprida como acordada em contrato, assim como também é por ele que serão identificados os excessos de trabalho e horas extras, inclusive as abstenções ao trabalho.
Qual a relação entre a portaria 671 e o controle de ponto?
Publicada em 2021, a portaria 671 substituiu as portarias 1510 e 373 e trata sobre diversos temas da legislação trabalhista. Dentre eles, os formatos de controle de ponto eletrônico e quais os requisitos para a adoção das empresas.
De acordo com a portaria 671, os 3 formatos permitidos para o controle de ponto eletrônico são:
- Manual (REP-C);
- Alternativo (REP-A);
- Programas ou sistemas (REP-P).
Quais os principais tipos de ponto para empresas?
Registro de ponto manual
Esse é o método de registro de ponto mais antigo e mais tradicional, utilizado por empresas que adotam o modelo de trabalho presencial, como lojas e supermercados.
Possui baixo custo para implantação e a maneira como o controle é feito é simples. Contudo, é o método mais suscetível a fraudes!
O registro manual pode ser feito das seguintes maneiras:
Controle de ponto com livro de ponto
O livro de ponto ainda é bastante comum nas micro e pequenas empresas, sendo um caderno com capa dura, cujas folhas já estão configuradas e pautadas para o preenchimento das informações das jornadas de trabalho.
Ele pode ser adquirido em papelarias específicas e já vem pronto para uso. Nele o colaborador anota os seguintes dados:
- Nome completo;
- Horário de entrada e saída;
- Assinatura do colaborador;
Há, ainda, um campo de observação em que o RH ou o gestor faz anotações sobre a jornada do colaborador.
As vantagens desse tipo de controle de ponto e jornadas de trabalho são o baixo custo de implantação, não requer manutenções ou acessórios e é de simples preenchimento.
A desvantagem principal é o risco de fraude no registro de ponto e o retrabalho (geralmente originado da contagem de horas incorreta, rasuras, perdas e mais problemas).
Registro manual de cartão de ponto
Esse tipo de registro é bastante semelhante ao registro descrito acima. A diferença é que neste, cada colaborador possui um cartão de ponto em que marca, manualmente, os horários de sua jornada.
Cada cartão de ponto é identificado com o nome, a função e a assinatura de cada colaborador.
Da mesma forma que o modelo anterior, este apresenta a possibilidade de fraudes e rasuras, impedindo que as informações tenham uma maior segurança.
Registro de ponto mecânico (Cartográfico)
O relógio de ponto cartográfico surgiu no início do século XX como uma forma de otimizar a marcação de ponto nas empresas com mais de dez colaboradores.
O relógio cartográfico também possui um custo relativamente baixo para implantação e exige poucas manutenções.
Embora o registro dos horários da jornada de trabalho seja mais preciso que os modelos manuais de registro de ponto, o trabalho para contar as horas ainda é feito de maneira manual.
Dessa forma, o índice de retrabalho por erros é alto e o risco de ações trabalhistas também, além do alto custo de tempo e dinheiro por um trabalho que é lento de ser feito para fins de controle de ponto.
Além disso, o manuseio dos cartões de ponto exige extrema organização. Isso acontece porque, além dos cartões de ponto que registram a jornada de trabalho de cada colaborador, é necessário fazer um segundo cartão para a marcação de horas extras.
As chances de extravio dos cartões são altas, resultando em complicações para os gestores e transtornos para os colaboradores.
Mesmo assim, o relógio cartográfico ainda é muito utilizado nas empresas brasileiras como controle de ponto, embora não seja o melhor. Abaixo, confira qual é o mais efetivo e seguro.
Registro de ponto eletrônico
Os registros de ponto eletrônico são os mais utilizados e recomendados para as empresas que buscam maior segurança e um melhor custo-benefício na gestão dos colaboradores.
Sendo regulamentado pela portaria 671, as empresas passaram a ter um controle mais preciso, livres do retrabalho e, mais importante, de fraudes nos registros!
Aplicativos
As empresas também podem se beneficiar das vantagens do controle de ponto online sem precisar de um investimento alto que pode comprometer seu orçamento.
Aplicativos como o Oitchau oferecem uma solução eficiente, de baixo custo de implantação e que realiza o controle de ponto digital de forma transparente para ambas as partes.
O colaborador baixa o aplicativo em seu smartphone e realiza o registro sem complicações. Além disso, nos casos das jornadas por turnos e plantões, os colaboradores podem efetuar trocas e solicitações de folga em tempo real e receber a autorização no mesmo instante!
Ao final de cada período, o gestor possui todos os registros para compor a folha de pagamento com facilidade.
Sendo possível a importação do arquivo em sistemas de folha de pagamento, otimizando o trabalho do RH.
As vantagens desse tipo de controle de ponto eletrônico são a precisão dos dados armazenados, a transparência no registro e a eliminação do retrabalho, além do custo ideal para todos os tamanhos e nichos de empresas!
Crachá magnético ou código de barras
Nesse tipo de controle, o colaborador possui um crachá pessoal e intransferível, que recebe após um cadastro com todos os seus dados em um sistema.
Ao chegar ao seu local de trabalho, basta aproximar o cartão do leitor (geralmente instalado em uma catraca eletrônica ou em um relógio) e seus dados são automaticamente armazenados, juntamente com o horário exato de sua chegada.
O relógio emite um recibo de registro de ponto para o controle do colaborador. Ao final de cada mês, o RH recebe um relatório completo para o preenchimento da folha de pagamento.
A vantagem desse tipo de controle de ponto é a diminuição da incidência de fraude no registro de ponto, bem como a redução do índice de retrabalho.
Controle de ponto eletrônico por biometria
Ele funciona de forma semelhante ao explicado acima. No entanto, ao invés de um crachá, o cadastro do colaborador é atrelado à sua impressão digital numa máquina de relógio de ponto.
Ao chegar ao seu local de trabalho, o colaborador posiciona seu dedo indicador no leitor de impressão digital e todos os seus dados, juntamente com o horário exato de sua entrada, são computados. Este modelo também imprime o recibo para a comprovação do registro ao colaborador.
Ao final de cada período, o RH recebe um relatório de todos os registros. Em alguns casos, o software de integração já imprime a folha de pagamento pronta.
Também existe a biometria facial, na qual o colaborador deve fotografar o próprio rosto.
As vantagens desse sistema são a precisão dos dados armazenados e a redução do retrabalho na composição da folha de pagamento.
Quais as principais vantagens do controle de ponto eletrônico?
As tecnologias são recursos que vem para facilitar e deixar as rotinas das empresas mais dinâmicas. E com o controle de ponto eletrônico não seria diferente.
E nós vamos explicar algumas vantagens sobre esse recurso!
Acompanhamento de horas extras e banco de horas
Sabemos o quão cansativo e sujeito a falhas pode ser fazer esse acompanhamento de forma manual.
Assim, com o uso do ponto eletrônico é possível ter acesso a relatórios automáticos com informações sobre as horas extras realizadas no período e o saldo do banco de horas da equipe, bem como manter um histórico de absenteísmo.
Facilidade no fechamento da folha de pagamentos
Com uma ferramenta mais ágil e com menores índices de falhas, é possível fazer o fechamento da folha de pagamentos de forma mais tranquila.
Afinal, além do tempo otimizado no recolhimento e processamento das informações, os dados são mais seguros, o que reduz a necessidade de refazer cálculos e diminui o surgimento de erros.
Redução de custos para a empresa
Tempo é dinheiro, e erros são bastante caros.
Com o controle de ponto eletrônico, você otimiza o tempo dos colaboradores e aumenta a produtividade do setor de RH, eliminando também o custo de impressões ou compras dos cartões de ponto, já que não precisará de espaço físico para o arquivamento desses documentos.
Além disso, ele é a principal ferramenta para o acompanhamento da jornada dos colaboradores, verificando a realização de horas extras em tempo real e facilitando a tomada de decisão estratégica.
Automação de processos
Com processos automatizados você eleva a produtividade e reduz o índice de falhas no processamento de informações.
Diferente do que seria com o uso de planilhas, o controle de ponto eletrônico não abre a possibilidade para o preenchimento de informações incorretas e exclusão de dados, gerando mais segurança para a empresa e colaboradores.
Gestão estratégica
Toda estratégia deve vir baseada em dados. E com este formato de controle isso é possível!
O controle eletrônico do ponto agiliza a tomada de decisão, pois oferece dados concretos e objetivos sobre a jornada dos colaboradores, essencial para o acompanhamento das estratégias e alimentação de indicadores.
Qual a tolerância do ponto eletrônico?
A CLT não deixa determinado um horário que possa ser considerado atraso. No entanto, o art. 58 da seção sobre jornada de trabalho determina que:
- 1º Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários.
Isso significa que, entre os horários de entrada, saída e almoço, o colaborador poderá ter um atraso diário de até 10 minutos. Após esse prazo, a empresa poderá aplicar penalidades.
Dessa forma, a melhor maneira de evitar que os atrasos impactem tanto na produtividade quanto no relacionamento entre colaborador e setor de RH é o esclarecimento da tolerância em um documento interno da organização, como o manual de conduta.
O que mudou com a Lei 14.457?
Sancionada em setembro de 2022, a Lei 14.457 veio para instituir o Programa Emprega + Mulheres. Assim, dentre os principais pontos, está a flexibilidade na jornada para pais e mães com filhos de até 6 anos ou que apresentem alguma deficiência.
Dessa forma, com a publicação da lei, colaboradores e empresa poderão firmar acordos que tornem as jornadas menos rígidas, com pontos como:
- Estabelecimento de compensação com banco de horas;
- Antecipação de férias;
- Teletrabalho;
- Suspensão do contrato de trabalho para que pais possam acompanhar o desenvolvimento dos filhos;
- Possibilidade de prorrogação da licença-maternidade;
- Regime de tempo de trabalho parcial;
- Jornadas em escala 12×36;
- Horários para a entrada e saída mais flexíveis.
É importante lembrar que todos esses benefícios devem ser previamente acordados e formalizados entre empresa e colaborador para que possam ser validados.
Como controlar o ponto dos colaboradores da melhor forma?
Quando falamos em controle de ponto, existem dois elementos que não podem ser desconsiderados: segurança e exatidão.
Por isso, a principal estratégia para manter o controle eficiente do ponto está na escolha da ferramenta. Quanto maior a qualidade das informações que ela possa gerar, bem como a praticidade para a sua alimentação, melhores os resultados.
É por isso que o uso do controle de ponto eletrônico ainda é a melhor escolha para as empresas.
Afinal, diferente dos modelos de apontamento manual e do formato de gerenciamento através de planilhas, esta alternativa evita que erros e fraudes no ponto acabem surgindo durante o tratamento das informações.
Assim, você mantém a transparência na relação com a equipe e assegura a confiabilidade das informações, protegendo a empresa.
Quais os riscos de não controlar a jornada de trabalho dos seus colaboradores?
Processos trabalhistas
O controle de ponto é um dos principais recursos que garantem a segurança da empresa em processos trabalhistas.
Assim, ele serve como uma comprovação nos registros das jornadas do colaborador.
Quando a empresa não aplica um controle de jornada, os colaboradores podem alegar que existiam cobranças excessivas e abusos de horários pela gestão.
E como não existiriam formas para que a empresa possa se defender, ela poderia ser penalizada judicialmente. Assim, quanto mais tecnológica e eficiente a sua ferramenta de controle, maior a sua segurança.
Horas extras excessivas
Com a falta de uma ferramenta de acompanhamento, os colaboradores podem gerar horas extras em excesso, seja pela sua própria cobrança ou exigência de seus líderes.
Por isso, o ideal é contar com um controle que permita esse acompanhamento e evite o desenvolvimento de problemas com a saúde e bem-estar dos colaboradores.
Quais são as portarias de controle de ponto eletrônico?
Ao longo dos anos, a legislação sobre como a gestão de ponto e jornada dos colaboradores deveria ser aplicada se transformou.
Assim, algumas portarias foram publicadas para atualizar os procedimentos trabalhistas, alinhando as práticas das empresas com a legislação.
Veja a seguir.
Portaria 1510 (revogada)
Publicada em 2009, esta foi a portaria que ficou conhecida como Lei do Ponto Eletrônico. Assim, ela surgiu como uma forma de regulamentar o formato eletrônico de acompanhamento e prover direcionamentos sobre o uso nas empresas.
Dentre as suas principais mudanças, esta portaria definiu o conceito de REP (Registrador Eletrônico de Ponto) e estabeleceu critérios para que o formato eletrônico fosse válido nas empresas. Por exemplo:
- Não deveriam ser impostas restrições para marcação de ponto;
- Formatos específicos de arquivos para o armazenamento das informações;
- Emissão obrigatória de comprovantes de registro dos apontamentos de entrada e saída;
- Proibição de rasuras no ponto ou alteração de dados.
Portaria 373 (revogada)
A portaria 373 foi publicada poucos anos após a 1510, em 2011. Ela veio como uma forma de complementar as orientações sobre o controle de ponto eletrônico.
Enquanto a 1510 direcionava sobre como o processo de gestão de ponto deveria acontecer, a 373 veio orientar sobre os critérios de funcionamento dos equipamentos de gestão de ponto, sendo uma portaria complementar.
Portaria 671
Em vigência e publicada em 2021, a portaria 671 veio para substituir as portarias 373 e 1510.
Assim, ela trouxe novas atualizações sobre o ponto eletrônico, seus formatos e aplicação nas empresas, como:
- Tipos de registradores de ponto;
- Definições sobre o Programa de Tratamento de Ponto;
- Critérios de homologação de sistemas de ponto eletrônico;
- Alinhamento com as diretrizes da LGPD.
Portaria 1486
Sancionada em 2022, esta portaria veio para alterar — mas não substituir — a portaria 671.
Dessa forma, ela trouxe orientações sobre pontos como:
- Assinaturas eletrônicas;
- Arquivo Fonte de Dados;
- Emissão de atestados técnicos e termos de responsabilidade;
- Modelos de envio de informações para o Governo.
Quais são os requisitos legais de um sistema de ponto para empresas?
Seja no modelo manual ou mesmo eletrônico, existem algumas informações que não podem ser excluídas do registro de ponto e servem como uma comprovação da legalidade do documento.
Registro manual
- Dados de identificação da empresa (endereço, CNPJ);
- Dados de identificação do colaborador (CPF, função, nome, PIS);
- Horários de entrada e saída;
- Assinatura do colaborador comprovando os dados registrados.
Registro eletrônico
- Dados de identificação da empresa (endereço, CNPJ);
- Dados de identificação do colaborador (CPF, função, nome, PIS);
- Horários de entrada e saída;
- Assinatura do colaborador comprovando os dados registrados (no caso de pontos online, assinatura eletrônica);
- Duração das jornadas de trabalho;
- Horas extras;
- Horas tratadas.
No caso de sistemas eletrônicos, a empresa do software deverá apresentar a homologação junto ao Ministério do Trabalho, bem como registro no INPI.
O que deve constar no comprovante das marcações de ponto eletrônico?
O comprovante de marcação de ponto é o documento que se assemelha a uma “nota fiscal”. Emitido pelo equipamento de ponto da empresa, ele serve como uma comprovação dos apontamentos realizados pelo colaborador.
Algumas informações são indispensáveis, como:
- Identificação do REP (Registrador de Ponto Eletrônico);
- Número de registro;
- Local da prestação do serviço;
- Data e hora das marcações;
- Dados que identifiquem o colaborador (CPF, nome, função, PIS, data de admissão);
- Identificação da empresa (razão social, CNPJ, endereço).
Como proteger sua empresa contra fraude de ponto?
Marcações falsas, feitas por terceiros ou mesmo o ponto britânico são algumas das fraudes de ponto mais comuns praticadas pelos colaboradores.
Assim, o uso de recursos tecnológicos ainda é a melhor alternativa para evitar que este tipo de comportamento afete a sua empresa e a integridade das informações.
Neste caso, você deve buscar por soluções que ofereçam recursos de verificação das informações, como geolocalização e sistemas de reconhecimento facial.
Como fazer o controle de ponto eletrônico de colaboradores externos e terceirizados?
Quando não existe a possibilidade de utilizar um sistema de ponto fixo, a melhor alternativa é procurar soluções que possam se adequar à mobilidade das atividades e a facilidade de acesso a qualquer hora e em qualquer lugar.
E sistemas com o uso de timesheets são ideais para estas situações.
Isso porque eles oferecem a possibilidade de o colaborador realizar os apontamentos de acordo com a sua rotina e pode ser adaptado tanto para colaboradores CLT quanto os profissionais terceirizados remunerados pela hora/projeto.
O Timesheet da Oitchau, por exemplo, oferece a possibilidade dessa adaptação no controle para colaboradores, além da função de geolocalização.
Assim você poderá acompanhar a rotina da sua equipe de perto e manter uma gestão eficiente.
Como fazer a equipe se adaptar ao controle de ponto?
Quando a prática de bater o ponto for novidade na empresa, é importante que estratégias sejam bem definidas antes dos colaboradores serem informados a respeito.
As áreas de RH e Marketing podem criar conteúdos, por exemplo, para abordar o tema de forma transparente.
A transparência em compartilhar esse tipo de informação mostra que a empresa não está pensando apenas em si, mas também em quem trabalha para ela, mostrando que se importa de verdade, sendo um excelente ativador de motivação.
É preciso ter em mente que a exigência pela marcação não deve ocorrer de forma impositiva: a premissa é que os profissionais entendam que, além de ser obrigatório, o registro de ponto é uma ferramenta aliada.
Uma boa comunicação é a chave para que essa adesão seja alta e bem-sucedida.
Mas se ainda assim a organização continuar enfrentando problemas em relação à resistência ou falta de engajamento dos seus colaboradores em registrarem suas horas trabalhadas, listamos algumas atitudes que podem ajudar na adaptação.
Um processo de integração ao controle de ponto deve ser dividido em três principais fases:
- Comunicação prévia;
- Capacitação;
- Acompanhamento.
Simplesmente aderir a uma mudança tão importante na rotina dos profissionais não é a melhor maneira de executar.
É preciso planejamento e estratégia, caso contrário a implementação pode não trazer os benefícios esperados, e ainda ameaçar a organização atual da empresa.
Vamos apresentar mais aspectos sobre como essa sequência de fases pode ajudar.
Comunicação prévia
A partir do momento que estiver confirmada a utilização do sistema, você pode começar a preparar seus colaboradores avisando que haverá mudanças e munindo-os de informação.
Assim, eles terão tempo para se adaptarem e, principalmente, para compreender por que essa mudança está sendo implementada e como ela pode ser positiva tanto para a empresa, quanto para ele mesmo.
Capacitação
Quando a ferramenta finalmente for implementada, não será uma surpresa. Todos estarão prontos para conhecer a novidade e começar a usar.
Agora, você precisa explicar o funcionamento e ajudá-los de maneira prática como usar esse sistema do jeito certo, e como aproveitar as ferramentas e benefícios que ele oferece da melhor forma possível.
Organize um evento de treinamento com os colaboradores da casa. Envie um convite com data e hora, junte todos numa sala – ou no espaço que a empresa tiver disponível – para ensiná-los a dar os primeiros passos no uso do controle de ponto:
- Como baixar o aplicativo?
- Como criar um cadastro?
- Como bater ponto?
- Como configurar funcionalidades disponíveis?
Além de ensiná-los a utilizar o sistema, a empresa deve aproveitar o momento para explicar aos colaboradores o motivo de estarem implementando um sistema de ponto:
- Por que fazer controle de ponto da empresa e frequência?
- Por que é positivo para a empresa?
- Gera benefícios para o colaborador?
E, por fim, após treinados, distribuir materiais e informações básicas de apoio:
- Como buscar ajuda ou entrar em contato em caso de dúvidas?
- Panfleto (ou PDF via e-mail) contendo o Guia de como usar o sistema.
- Brindes relacionados ao sistema (chaveiros, broche, copo).
Após esse processo (que pode durar apenas algumas horas), mais do que apenas implementar um novo sistema, você de fato treinou e preparou seus colaboradores para participarem de uma nova cultura de gestão de tempo!
Acompanhamento
Agora, a empresa não pode se esquecer de oferecer todo o apoio necessário!
Mesmo após o treinamento, haverá colaboradores que não puderam estar presentes no dia, ou que estavam presentes, porém ainda estão com dificuldades e dúvidas em relação ao sistema de ponto e frequência.
Também, claro, possivelmente haverá colaboradores ignorando o novo sistema e não fazendo o seu uso.
Para lidar com esses resquícios de resistência, é necessário um plano de ação contínuo, que se manterá incentivando os colaboradores.
- Criar a cultura de treinar todos os novos colaboradores para usarem o sistema de ponto;
- Especializar uma pessoa da empresa na utilização do sistema e torná-la disponível para fornecer suporte sempre que necessário;
- Durante as primeiras semanas, promover pesquisas para avaliar a performance da adaptação dos colaboradores ao novo sistema;
- Oferecer incentivos, por exemplo: todo mês, um almoço especial na faixa para cada colaborador que fechar o mês com todos os registros de ponto feitos de acordo com a agenda, e sem falhas;
- Conversas particulares com os colaboradores que apresentarem maior resistência para compreender o motivo e encontrar uma solução;
- Quando todo o processo for concluído e estiver funcionando positivamente, com certeza todo o trabalho e empenho em preparar as equipes terá valido a pena.
Como adaptar o controle de ponto eletrônico para trabalhadores em regime de teletrabalho ou trabalho remoto?
Adaptar o controle de ponto eletrônico para trabalhadores em regime de teletrabalho ou trabalho remoto requer algumas considerações especiais.
Dentre as principais adaptações, estão:
Utilização de aplicativos ou sistemas online
Implemente aplicativos ou sistemas online que permitam que os trabalhadores remotos registrem sua jornada de trabalho de forma remota.
Isso pode incluir aplicativos móveis ou plataformas web acessíveis a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.
Registro baseado em atividades
Em vez de registrar as horas exatas de entrada e saída, considere adotar um sistema de registro baseado em atividades realizadas.
Dessa forma, os trabalhadores remotos podem registrar o início e o término de cada atividade realizada ao longo do dia, fornecendo uma visão mais precisa do trabalho realizado.
Utilização de ferramentas de monitoramento de produtividade
Implemente ferramentas de monitoramento de produtividade que permitam acompanhar o tempo gasto em tarefas específicas durante o período de trabalho remoto.
Nesse contexto, essas ferramentas podem ser integradas ao sistema de controle de ponto eletrônico para fornecer uma visão abrangente da jornada de trabalho dos colaboradores.
Flexibilidade nos horários de trabalho
Reconheça a necessidade de flexibilidade nos horários de trabalho dos colaboradores em regime de teletrabalho.
Isso pode levar em consideração as diferenças de fusos horários, as responsabilidades familiares e outras demandas pessoais.
Comunicação clara das expectativas
Estabeleça claramente as expectativas em relação ao registro de ponto para os trabalhadores em regime de teletrabalho.
Isso pode incluir os horários de disponibilidade, os intervalos para descanso e refeição, e quaisquer outras diretrizes relacionadas ao controle de ponto.
Avaliação da eficácia do sistema
Avalie regularmente a eficácia do sistema de controle de ponto eletrônico para trabalhadores remotos.
Com isso, busque feedback dos colaboradores e realize ajustes conforme necessário para garantir a precisão e a transparência no registro da jornada de trabalho.
Respeito à privacidade dos colaboradores
Garanta que o sistema de controle de ponto eletrônico para trabalhadores remotos respeite a privacidade dos colaboradores e esteja em conformidade com as regulamentações de proteção de dados, evitando a coleta excessiva ou desnecessária de informações pessoais.
Assim, ao adaptar o controle de ponto eletrônico para trabalhadores em regime de teletrabalho ou trabalho remoto, é importante encontrar um equilíbrio entre o acompanhamento eficaz da jornada de trabalho e o respeito à autonomia e flexibilidade.
Como o colaborador pode fazer a marcação de ponto online?
Utilizando a plataforma disponibilizada pelo RH, o colaborador pode acessar o aplicativo, realizar o apontamento de horas de acordo com o formato (biometria, reconhecimento facial, apontamento digital) e finalizar o seu registro.
Assim, todo o processo pode ser feito tanto por meio do acesso pelo computador quanto pelo aplicativo, que pode ser baixado no celular e permite que os registros sejam feitos de forma ainda mais rápida.
Como proceder em caso de falhas técnicas no sistema de ponto eletrônico?
Em caso de falhas técnicas no sistema de ponto eletrônico, tanto os colaboradores quanto a empresa precisam tomar algumas medidas para garantir o registro correto da jornada de trabalho.
Para isso, é preciso:
- Comunicar imediatamente: os colaboradores devem informar imediatamente ao departamento de RH ou ao responsável pelo controle de ponto sobre qualquer falha técnica que impeça o registro adequado do ponto;
- Registro alternativo: se possível, a empresa deve fornecer um método alternativo para registro do ponto, como folhas de ponto em papel, registros manuais ou qualquer outro sistema de backup que esteja disponível;
- Documentar o problema: a empresa e os colaboradores devem documentar detalhadamente qualquer falha técnica ocorrida, incluindo data, hora, natureza da falha e quaisquer medidas tomadas para tentar resolver o problema;
- Correção posterior: após a resolução da falha técnica, é importante que a empresa faça as devidas correções nos registros de ponto, garantindo que a jornada de trabalho dos colaboradores seja registrada corretamente;
- Registro manual de horas trabalhadas: se não for possível fazer o registro eletrônico do ponto devido a falhas técnicas prolongadas, os colaboradores devem registrar manualmente as horas trabalhadas;
- Respeitar os direitos trabalhistas: tanto a empresa quanto os colaboradores devem respeitar os direitos trabalhistas durante períodos de falha técnica.
Quais são os direitos dos colaboradores em relação ao controle de ponto?
De forma geral, os colaboradores têm diversos direitos relacionados ao controle de ponto, garantidos pela legislação trabalhista. Entre os principais, podemos destacar:
- Registro da jornada de trabalho: os colaboradores têm o direito de ter sua jornada de trabalho devidamente registrada, seja por meio de controle de ponto eletrônico, manual, mecânico ou outro método reconhecido pela legislação;
- Intervalos para descanso e refeição: os colaboradores têm direito a intervalos para descanso e refeição durante a jornada de trabalho, conforme previsto na legislação;
- Horas extras: caso o colaborador trabalhe além da jornada regular de trabalho estabelecida, ele tem direito a receber horas extras, com acréscimo no pagamento conforme previsto na legislação trabalhista;
- Limites de jornada de trabalho: os colaboradores têm o direito de não ultrapassar os limites máximos de jornada de trabalho estabelecidos pela legislação, que podem variar de acordo com a categoria profissional e as normas específicas;
- Acesso aos registros de ponto: os colaboradores têm o direito de acessar seus registros de ponto e verificar se estão corretamente registrados, podendo questionar eventuais divergências ou irregularidades;
- Proteção contra fraudes e irregularidades: os colaboradores têm o direito de serem protegidos contra fraudes ou manipulações nos registros de ponto, garantindo que sua jornada de trabalho seja registrada de forma precisa e transparente;
- Respeito à privacidade: os colaboradores têm o direito de ter sua privacidade respeitada no que diz respeito ao controle de ponto, garantindo que os dados pessoais e informações sejam tratados de forma confidencial.
Esses são alguns dos principais direitos dos colaboradores em relação ao controle de ponto.
Porém, é importante que tanto os colaboradores quanto as empresas estejam cientes desses direitos e cumpram as obrigações estabelecidas pela legislação trabalhista.
Como o controle de ponto eletrônico se integra com outras ferramentas de RH?
O controle de ponto eletrônico pode ser integrado com outras ferramentas de RH de várias maneiras, visando a otimização dos processos internos e a gestão eficaz dos colaboradores.
Dentre as principais formas de integração, estão:
Sistemas de gestão de folha de pagamento
Os registros de ponto eletrônico podem ser integrados diretamente aos sistemas de gestão de folha de pagamento.
Isso facilita o cálculo preciso das horas trabalhadas, dos descontos e dos pagamentos a serem realizados aos colaboradores.
Sistemas de gestão de jornada de trabalho
O controle de ponto eletrônico pode ser integrado a sistemas específicos de gestão de jornada de trabalho.
Isso auxilia na programação e no acompanhamento das escalas de trabalho, folgas, férias e outras questões relacionadas à jornada dos colaboradores.
Sistemas de gestão de benefícios
A integração do controle de ponto com sistemas de gestão de benefícios permite uma visão abrangente sobre a utilização de benefícios pelos colaboradores, como:
- Vale-transporte;
- Vale-alimentação;
- Plano de saúde;
- Entre outros.
Sistemas de gestão de desempenho
Os registros de ponto podem ser utilizados como parte das informações analisadas em sistemas de gestão de desempenho.
Isso contribui com a gestão permitindo avaliar a pontualidade, a assiduidade e a produtividade dos colaboradores.
Sistemas de gestão de compliance
A integração do controle de ponto com sistemas de gestão de compliance ajuda a garantir o cumprimento das normas trabalhistas e regulamentações governamentais.
Além disso, pode fornecer dados precisos e auditáveis sobre a jornada de trabalho dos colaboradores.
De forma geral, essas integrações permitem uma gestão mais eficiente e integrada dos recursos humanos, proporcionando maior controle, agilidade e precisão nas operações relacionadas aos colaboradores.
Além disso, a integração de diferentes sistemas de RH também facilita a tomada de decisões estratégicas e o planejamento de ações para o desenvolvimento organizacional.
Qual o procedimento para contestar registros de ponto considerados incorretos?
Contestar registros de ponto considerados incorretos envolve seguir os procedimentos estabelecidos pela empresa e pela legislação trabalhista.
Nesse contexto, trouxemos alguns passos geralmente seguidos para contestar registros de ponto:
- Identificação da irregularidade: o primeiro passo é identificar o registro de ponto considerado incorreto. Isso pode incluir horas extras não registradas, horas registradas indevidamente, entre outros;
- Coleta de evidências: o colaborador deve coletar todas as evidências disponíveis que suportem sua contestação, como registros de e-mails, mensagens de texto, ou qualquer outra documentação que comprove a irregularidade nos registros de ponto;
- Comunicação com o departamento de RH: o colaborador deve entrar em contato com o departamento de RH da empresa para informar sobre a irregularidade nos registros de ponto e apresentar as evidências coletadas;
- Formalização da contestação: em alguns casos, a empresa pode solicitar que a contestação seja formalizada por escrito. Nesse caso, o colaborador deve preparar uma carta ou e-mail detalhando a irregularidade e anexando as evidências;
- Investigação pela empresa: a empresa deve realizar uma investigação completa da contestação, incluindo a revisão dos registros de ponto, a análise das evidências apresentadas pelo colaborador, se necessário;
- Resolução da contestação: com base nos resultados da investigação, a empresa deve tomar as medidas necessárias para corrigir os registros de ponto incorretos e garantir que o colaborador seja devidamente compensado.
Quais são as melhores práticas para implementação de um novo sistema de ponto eletrônico?
De forma geral, a implementação de um novo sistema de ponto eletrônico requer planejamento cuidadoso e a adoção de melhores práticas para garantir uma transição suave e bem-sucedida.
Nesse cenário, podemos destacar algumas das melhores práticas a serem consideradas, como:
Definição de objetivos claros
Antes de iniciar a implementação, defina claramente os objetivos que você deseja alcançar com o novo sistema de ponto eletrônico.
Esses objetivos podem ser melhorar a precisão dos registros, aumentar a eficiência administrativa ou garantir conformidade com regulamentações trabalhistas.
Análise das necessidades da empresa
Realize uma análise detalhada das necessidades específicas da empresa em relação ao controle de ponto eletrônico.
Isso pode levar em consideração as características do negócio, o tamanho da equipe, os requisitos legais e as preferências dos colaboradores.
Avaliação de fornecedores
Pesquise e avalie diferentes fornecedores de sistemas de ponto eletrônico, considerando aspectos como:
- Funcionalidades oferecidas;
- Custo;
- Facilidade de uso;
- Suporte ao cliente;
- Reputação no mercado;
- Entre outros.
Envolvimento das partes interessadas
Envolva as partes interessadas relevantes, como os gestores de RH, os colaboradores e os representantes sindicais, desde o início do processo de implementação.
Isso pode ajudar a garantir que suas necessidades e preocupações sejam consideradas ao longo do processo.
Planejamento da implantação
Desenvolva um plano detalhado de implantação que inclua cronogramas, atividades, responsabilidades, recursos necessários e critérios de sucesso.
Além disso, certifique-se de comunicar claramente o plano a todos os colaboradores e demais partes envolvidas.
Treinamento e capacitação
Providencie treinamento e capacitação adequados para os colaboradores que irão utilizar o novo sistema de ponto eletrônico.
Isso pode ajudar a garantir que eles compreendam como usar o sistema corretamente e estejam confortáveis com as novas tecnologias.
Testes e avaliação
Realize testes completos do novo sistema de ponto eletrônico antes da implementação em larga escala,
Isso pode ser feito identificando e corrigindo quaisquer problemas ou deficiências. Além disso, solicite feedback dos usuários durante essa fase para fazer ajustes conforme necessário.
Suporte contínuo
Forneça suporte contínuo aos colaboradores após a implementação do novo sistema de ponto eletrônico.
Isso pode ser feito ao oferecer canais de comunicação para esclarecer dúvidas, resolver problemas técnicos e fornecer orientações sobre o uso adequado do sistema.
Monitoramento e ajustes
Monitore de perto o desempenho do novo sistema de ponto eletrônico após a implementação, fazendo ajustes conforme necessário para garantir sua eficácia e alinhamento com os objetivos organizacionais.
Em resumo, ao seguir estas melhores práticas, você pode aumentar as chances de sucesso na implementação de um novo sistema de ponto eletrônico, garantindo uma transição suave e maximizando os benefícios para a empresa e seus colaboradores.
Como escolher o melhor sistema de controle de ponto eletrônico para sua empresa?
Como você viu, cada formato de acompanhamento e controle oferece vantagens e desvantagens para as empresas.
No entanto, existem alguns elementos que fazem com que um sistema de controle ofereça maiores benefícios para a empresa:
- Segurança: desde a obtenção até o tratamento de informações, assegurando a veracidade dos dados e protegendo as informações de acordo com a LGPD;
- Flexibilidade: a possibilidade de que os colaboradores tenham acesso facilitado e sem limitações;
- Tecnologia: recursos que promovem maior interação e integração com outros sistemas de gerenciamento;
- Atualização: conformidade com as diretrizes legais e trabalhistas;
- Custo-benefício: a melhor oferta do mercado, com benefícios que tornam o controle um verdadeiro investimento.
Qual o melhor sistema de ponto para empresas?
A plataforma Oitchau permite fazer todo o controle de ponto ao longo do mês:
- Acompanhar os registros de ponto;
- Consultar diversos tipos de relatórios de ponto;
- Enviar e aprovar pedidos de ausência com comprovantes anexados;
- Fazer controle de férias e ausências com comprovante;
- Criar e gerenciar jornadas de trabalho semanais, flexíveis e turnos;
- Ser notificado sobre as horas extras;
- Fazer controle de banco de horas.
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