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Calcular e registrar o tempo gasto em um projeto é uma tarefa realizada a bastante tempo por empresas que desejam se organizar e profissionalizar.
Porém, ela ganhou novas nuances nos últimos anos, como a necessidade de controle de horas dos profissionais que passaram a atuar em home office ou em ambiente externo ao da empresa.
Mesmo no ambiente online e remoto, a melhor estratégia para registrar o tempo gasto em um projeto ainda é o Timesheet.
Saiba o que é esse método para estimar o tempo e como ele vem se modernizando para se tornar uma ferramenta cada vez mais completa.
O que é Timesheet?
Timesheet é uma estratégia onde as horas trabalhadas por um colaborador são calculadas conforme a atividade ou o projeto que ele está executando.
O termo significa planilha de horário, e através dela a empresa pode analisar diversos aspectos de seu funcionamento, como a produtividade dos colaboradores, o tempo destinado ao trabalho com cada cliente e os custos envolvidos nas tarefas.
Por que estimar o tempo com precisão?
A maior vantagem de utilizar o Timesheet para registrar o tempo gasto em cada projeto é o cálculo não a partir da jornada de trabalho, mas sim do tempo realmente gasto no projeto.
Dessa forma ficará mais fácil organizar a empresa com relação aos seus projetos, a precificação deles e outros fatores relacionados ao trabalho do profissional.
Estimar o tempo com tamanha precisão através do Timesheet é uma estratégia que pode ser utilizada tanto por empresas que contam com colaboradores enquadrados na CLT, quanto por aquelas que contratam por serviço.
Confira os principais motivos que levam empresas a registrar o tempo gasto em um projeto.
Cálculo de horas trabalhadas
A primeira vantagem do uso do Timesheet é o cálculo mais preciso das horas realmente trabalhadas.
Como você já viu, o tempo total da jornada de trabalho não significa realmente aquilo que foi trabalhado ou representa o tempo gasto com cada cliente e atividade.
Análise de desempenho e produtividade
Além de saber quanto cada colaborador trabalhou, registrar o tempo gasto em cada projeto permite que o desempenho dos profissionais também seja metrificado, analisando sua produtividade.
Através desses dados, o Timesheet pode atuar junto ao RH delimitando estratégias para aumentar a produtividade e identificar possíveis problemas que possam estar atrasando o calendário do setor.
Organização dos próximos projetos e melhora da tomada de decisões
Um negócio que sabe quanto tempo foi gasto para a execução de um projeto e outros fatores relacionados a ele consegue planejar melhor os seus próximos passos.
Isso acontece por conta da visão sobre a produtividade do colaborador e do tempo necessário para a realização de um projeto e suas etapas.
Dessa forma, quando a empresa se deparar com um desafio similar, saberá projetar com maior facilidade as necessidades monetárias, de tempo e material humano para a sua execução.
Precificação correta para o cliente
Controlar as horas trabalhadas em cada projeto possibilitam que a empresa e os seus setores saibam quanto tempo desprendido para o atendimento da demanda dos clientes.
Esse caso beneficia especialmente agências e outros formatos de negócio que lidam diretamente com a construção de projetos sob demanda.
Cálculo de quantia gasta e a ser paga
Através do método para estimar o tempo você saberá exatamente com qual projeto ou atividade o trabalho do colaborador foi gasto.
Por tanto, você poderá chegar de maneira mais fácil ao valor utilizado para que cada etapa do projeto aconteça e a quantia a ser destinada para o pagamento de profissionais contratados para o projeto.
Maior economia e otimização de tempo
Por fim, o uso do método para estimar o tempo representa uma maior economia para a empresa, que saberá exatamente quanto tempo leva e custa os seus esforços, otimizando também o trabalho dos colaboradores.
Como calcular o tempo de projeto?
Basicamente, para calcular o tempo de projeto, cada colaborador marca o horário que iniciou o projeto e, posteriormente, que terminou de realizar suas atividades relacionadas a ele.
O cálculo do tempo através do Timesheet foi durante as últimas décadas associado à sua realização através de planilhas a serem preenchidas manualmente, impressas ou direto no computador.
Porém, para os negócios que desejam ter um maior controle sobre o tempo destinado a cada colaborador e o custo das horas trabalhadas, soluções que automatizam o processo já estão disponíveis no mercado.
Através da plataforma de controle de ponto e Timesheet em tempo real da OiTchau, por exemplo, você conseguirá registrar o tempo gasto em cada projeto por colaboradores que não estão alocados na empresa.
Funcionando também como uma forma de controle de ponto, a plataforma permite que os gestores saibam:
- Quem está trabalhando em tempo real;
- Em qual projeto o colaborador está atuando;
- Por quantas horas ele está executando a tarefa;
- Em que local ele está a executando;
- E o custo total da tarefa que está em andamento ou que já foi realizada.
A partir dessas funcionalidades, a ferramenta se torna ideal para empresas que possuem projetos onde profissionais em diferentes localizações atuam.
Assim como também facilita o processo de gestão para empresas que contam com colaboradores atuando externamente, ou que trabalham internamente, porém por tarefa.
Como exemplo desse último caso podemos citar uma academia que possui dentre os seus serviços diversas aulas, ministradas por diferentes professores.
Nesse caso, o Timesheet permitirá que a gerência saiba exatamente quanto cada professor trabalhou conforme as aulas dadas, assim como quanto ele deve receber e qual é o custo de cada aula dada (conforme gasto de luz e outros materiais).
Vá além de registrar o tempo gasto em cada projeto
Como você viu, o registro do tempo através do Timesheet é uma tarefa fundamental para empresas que desejam ter um controle maior do tempo destinado para cada tarefa e dos seus gastos.
Porém, o método é uma das peças que compõem a gestão de projetos, uma área cheia de boas estratégias que garantem uma entrega alinhada com aquilo que o consumidor deseja.
Vá além de registrar o tempo gasto em cada projeto e continue enriquecendo o seu conhecimento sobre a gestão de projetos no blog da OiTchau!
