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Há diversas maneiras de ressarcir o colaborador que viaja a trabalho, sendo uma das maneiras mais utilizadas é o reembolso de quilometragem.
Neste tipo de reembolso, o colaborador utiliza seu próprio veículo para deslocar-se até o local de destino. Mas um dos desafios do gestor é calcular corretamente os gastos e fazer o ressarcimento de forma justa.
Neste artigo, trataremos dos fatores que devem ser levados em consideração no reembolso de quilometragem e como fazer o cálculo de forma correta e transparente.
Ao final do artigo, você poderá, ainda, baixar um modelo gratuito para utilizar e otimizar os cálculos de despesas dos colaboradores que costuma viajar.
Quer saber mais? Veja aqui! E não esqueça a planilha ao final do artigo!
Entenda o que é o reembolso de quilometragem
O termo reembolso significa o recebimento de volta de um determinado valor que foi emprestado, que pode ter sido gastos em produtos/serviços, que serão devolvidos posteriormente.
Quando alguém recebe um valor referente à reembolso, ela está recebendo o valor que foi empregado no pagamento de algum consumo.
No mundo corporativo, é muito comum entre as empresas que necessitam que seus colaboradores realizem viagens constantes, ou que tenham deslocamentos fora do percurso de casa para o trabalho.
Reembolso de quilometragem para colaboradores: o que diz a lei?
Há diferenças legais entre vale transporte, vale combustível e reembolso por quilometragem.
Vale transporte
O vale transporte é descontado em folha de pagamento e entregue previamente ao colaborador. Ele está previsto na Lei, e o desconto não pode ser maior que 6% sobre o salário.
Vale combustível
O vale combustível ocorre quando a empresa fornece ao colaborador previamente um valor que será gasto em combustível para que este execute as suas atividades ou deslocamento casa-empresa com o seu veículo próprio.
Este valor é disponibilizado por tíquete ou cartão-combustível. Conforme o acordo entre o colaborador e seus contratantes, o vale combustível pode substituir o vale transporte, e isso está previsto na CLT.
Reembolso de quilometragem
Já o reembolso por quilometragem, ocorre após o gasto. É quando a empresa devolve o dinheiro gasto pelo colaborador após a sua despesa.
É uma situação muito comum entre representantes e vendedores, que utilizam o veículo próprio durante as suas atividades.
Vale ressaltar que, quando se trata de reembolso, não há cobrança de impostos trabalhistas sobre o valor e o mesmo não é contabilizado nos direitos da CLT (13º salário, férias, INSS, entre outros).
Em outras palavras, o reembolso não se configura como parte do salário.
A prática do reembolso é baseada no quilômetro rodado, ou seja, multiplica-se o total da quilometragem percorrida durante a semana, quinzena ou mês pelo valor pago por quilômetro, como veremos melhor a seguir.
O que diz sobre o reembolso?
A Lei 7.418/85 é que sanciona o benefício do vale transporte para o colaborador, que fiz o seguinte:
Art. 1º Fica instituído o vale-transporte, que o empregador, pessoa física ou jurídica, antecipará ao empregado para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, através do sistema de transporte coletivo público, urbano ou intermunicipal e/ou interestadual com características semelhantes aos urbanos, geridos diretamente ou mediante concessão ou permissão de linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade competente, excluídos os serviços seletivos e os especiais.
Art. 2º – O Vale-Transporte, concedido nas condições e limites definidos, nesta Lei, no que se refere à contribuição do empregador:
a) não tem natureza salarial, nem se incorpora à remuneração para quaisquer efeitos;
b) não constitui base de incidência de contribuição previdenciária ou de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço;
c) não se configura como rendimento tributável do trabalhador.
O reembolso por quilometragem não consta na CLT, mas ele deve fazer parte da política de benefícios da empresa, caso tenha essa modalidade.
Ela não é de cunho obrigatório, perante a Lei, mas pode ser requerida pelo colaborador, em casos onde for pertinente.
Cabe ainda que esse reembolso deve constar no acordo coletivo, se a função exercida tiver essa particularidade.
Política de Reembolso de Quilometragem: saiba o que é?
A política de reembolso é uma declaração que descreve em detalhes todas as condições, condutas e normas, que são firmadas entre o colaborador e a empresa para que as despesas possam ser reembolsadas.
Essa é uma prática adotada pelas empresas que necessitam que seus colaboradores façam deslocamentos ou viagens fora de um determinado percurso, ou até mesmo por flexibilização de meios de transporte.
A política de reembolso será responsável por fornecer todas as informações necessárias em relação as despesas realizadas. No entanto, é preciso considerar o que está descrito na legislação vigente.
Mas a empresa pode incluir alguns aspectos que visam a garantia de segurança tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Que esteja de comum acordo entre as partes, para que no futuro não tenha orientações incorretas ou desencontradas.
Conheça exemplos sobre políticas de reembolso:
Tipos de despesas de quilometragem que são reembolsáveis
A empresa normalmente quais são as despesas que serão reembolsáveis, e quais são as comprovações necessárias para o recebimento do valor.
E o processo após o envio (prazo para pagamento, informações complementares, entre outros);
Estipulação do valor máximo para reembolsos de quilometragem
A empresa pode determinar qual o valor máximo que poderá ser reembolsado, levando em consideração o deslocamento realizado, e os gastos apontados.
Existem empresas que limitam a quilometragem em deslocamentos flexíveis (onde o colaborador renuncia ao vale transporte para o recebimento da quilometragem, para trabalhar com veículo próprio).
Prazo para pagamento do reembolso
Ter determinado na política de reembolso um prazo de pagamento é mais confortável para os colaboradores e para a empresa, que tem a oportunidade de se programar para os pagamentos.
Esse prazo costuma ser estipulado após a entrega das notas fiscais referente à utilização.
Como definir as despesas no reembolso de quilometragem?
O primeiro passo para calcular as despesas de reembolso de quilometragem é definir os gastos que a empresa ficará responsável e o que será de responsabilidade do próprio colaborador.
Os custos que envolvem um automóvel para uma viagem de forma geral são:
- Combustível;
- Manutenção e estado geral do veículo;
- Limpeza;
- Seguro em dia, e
- IPVA e DPVAT em dia.
Vale ressaltar que a manutenção e o estado geral do veículo são extremamente importantes quando enviar um colaborador para uma viagem a trabalho.
Se o veículo não estiver com a manutenção em dia (bateria nova, bons de níveis de água e óleo, pneus novos ou em bom estado para rodar em estradas, limpadores de para-brisa funcionando, entre outros).
Há uma boa chance de o automóvel não estar apto a rodar grandes distâncias e apresentar algum tipo de problema ao longo do caminho.
Isso exigirá gastos extras tanto do colaborador como da empresa, podendo colocar até a vida do motorista em risco, bem como atrasará todo o planejamento da viagem.
Da mesma forma, manter o seguro do veículo em dia é importante para garantir a assistência necessária caso algo aconteça.
As taxas de IPVA e DPVAT em dia permitem que o colaborador não corra o risco de ser multado ou até ter o veículo apreendido por falta de pagamento, o que resulta em uma tremenda dor de cabeça a todos.
Portanto, para assegurar que a viagem será tranquila, segura e alcançará seu objetivo, empresa e colaborador devem avaliar juntos os itens acima.
Como calcular o reembolso de quilometragem?
Veja abaixo um exemplo de cálculo completo do reembolso de quilometragem:
Despesas que serão reembolsadas: combustível, seguro e limpeza do veículo.
Combustível
Cada automóvel roda uma determinada quilometragem na cidade e na estrada.
Antes de mais nada é preciso saber esse número. No exemplo abaixo, o automóvel utilizado roda 11km por litro de gasolina. Vamos aos cálculos:
- Consumo médio de gasolina rodando na cidade: 11km por litro de gasolina.
- Preço atual do litro da gasolina: R$4,09 (calcule uma média com os valores de três postos de combustível diferentes).
Despesa com combustível = preço do litro dividido pelo valor do consumo médio, portanto:
Combustível = R$4,09 / 11
Combustível = R$0,37 por quilômetro rodado até o destino
Seguro do veículo
Para calcular o valor a ser reembolsado pelo seguro do veículo, é preciso saber o valor do mesmo. Para isso, a melhor maneira é consultar a Tabela Fipe.
No nosso exemplo, o automóvel em questão custa R$35.000,00 de acordo com a Tabela Fipe. Acompanhe o cálculo:
Valor do veículo: R$35.000
Valor do seguro: 6,5% do valor total do veículo, portanto R$35.000 x 6,5% = R$2.275.
Custo do seguro para reembolso de quilometragem = valor do seguro dividido pela quantidade de quilômetros rodados no ano.
Para fins de cálculo, vamos supor que, no último ano, o veículo rodou 9500 quilômetros. Portanto:
Custo do seguro = R$2.275 / 9500 km
Custo do seguro = R$0,24 por quilômetro rodado até o destino.
Limpeza
Suponhamos que o veículo em questão passou por 12 limpezas no último ano no valor de R$45,00 cada uma, totalizando R$540,00.
Cálculo:
Valor da limpeza dividido pelos quilômetros rodados
R$540 / 9500 km = R$0,06
Total
Para saber o quanto deverá ser reembolsado por quilômetro rodado, basta somar o valor total de cada item acima. Veja:
- Combustível + seguro + limpeza = valor do reembolso de quilometragem.
- R$0,37 + R$0,24 + R$0,06 = R$0,67 de reembolso por quilômetro rodado. Agora multiplique esse valor pela quantidade de quilômetros rodados pelo colaborador durante a viagem.
Para efeitos de cálculos, suponhamos que o colaborador rodou 2500 km no total durante a viagem a trabalho. Portanto:
- R$0,67 x 2500km = R$1.675,00 é o valor do reembolso de quilometragem por essa viagem.
Agora para facilitar o cálculo, clique no link abaixo e baixe a planilha gratuita para reembolso de quilometragem:
Quais são as vantagens de uma política de reembolso de quilometragem?
No momento que a empresa contar com uma política de reembolso de quilometragem bem detalhada, ajuda a minimizar os riscos de gastos excessivos e/ou indevidos por parte dos seus colaboradores.
Já que os parâmetros para aprovação de pagamentos estarão descritos em detalhes.
Com a política de reembolso, a empresa está resguardada em relação as ações trabalhistas, referente ao pagamento de transporte, entre outros.
Utilizando a política da forma correta, a empresa consegue dar suporte às auditorias fiscais e contábeis, mantendo uma excelente gestão de despesas.
É possível criar, a longo prazo, projeções bem detalhadas, com o orçamento que será destinado para o pagamento de reembolso dos seus colaboradores, considerando um cálculo baseado em dados dos anos anteriores.
A transparência e a confiança estabelecida nesse processo fica ainda maior entre a empresa e o colaborador, pois ele tem a certeza de que o valor gasto será devidamente devolvido.
E a empresa de que o colaborador está seguindo as normas estabelecidas na política.
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