Reembolso de despesas: o que é? Como funciona?

O reembolso de despesas é uma parte importante do dia a dia laboral. A legislação determina que é do empregador a responsabilidade pelos gastos e manutenção do negócio. Isso inclui as despesas que os colaboradores têm para prestar atividades.

Essas despesas são citadas algumas vezes ao longo da Consolidação das Leis do Trabalho, a CLT. Elas se referem aos gastos para prestação de serviços, como em caso de viagens a trabalho. Outras são as de trabalho remoto e transferência.

O que é o reembolso de despesas?

O reembolso de despesas corporativa é o processo da devolução ao colaborador dos valores que foram gastos com comprovação que estivesse contemplado na política de reembolsos na empresa, e descritos por lei.

Os gastos giram em torno de visitas externas à clientes, viagens corporativas e reuniões, que pode contemplar alimentação, deslocamento, hospedagem, KM (se for veículo próprio ou alugado).

E também pode ser incluídos os valores que são necessários para a execução das atividades do colaborador. O reembolso deve sempre estar relacionado à jornada de trabalho do colaborador, mesmo que fora do horário contratual, mas que tenha sido acordado.

Quais são os tipos de reembolsos de despesas previstos em lei?

Quando um colaborador realiza gastos para realizar uma atividade profissional, ele deve ser ressarcido. Essas despesas cabem ao empregador, que deve assumi-las e reembolsar o colaborador no valor correto.

Conforme citamos anteriormente, há 03 tipos de despesas que a legislação trabalhista prevê e que demandam ressarcimento pela empresa empregadora. Todos eles decorrem da previsão de que a empresa é responsável sobre os ônus do negócio:

Art. 2º – Considera-se empregador a empresa, individual ou coletiva, que, assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço.

Conheça abaixo em detalhes as previsões sobre reembolso de despesas. Na sequência você encontra dicas de como manter o controle desses gastos e pagamentos de forma correta e segura.

Despesas de home Office

A Reforma Trabalhista traz, desde 2017, previsões sobre o trabalho remoto, ao qual ela se refere como teletrabalho. Ao instituí-lo, ela não deixa de fazer considerações sobre auxílio de custo para manutenção de aparelhos, internet e despesas com energia elétrica.

Ela define o que é o teletrabalho para depois instituir as obrigações das partes e a determinação de pagamentos e auxílios de custo:

Art. 75-B.  Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.

Definido o que é o teletrabalho, a lei logo dispõe que ele é instituído por contrato específico ou termo adicional de contrato de trabalho. É nele que deverão constar as determinações sobre ressarcimento:

Art. 75-C.  A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado.              

§ 1o  Poderá ser realizada a alteração entre regime presencial e de teletrabalho desde que haja mútuo acordo entre as partes, registrado em aditivo contratual.

Art. 75-D.  As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.   

Extrai-se do artigo 75-D que cabe às partes determinar no termo adicional ou contrato de trabalho como será o auxílio financeiro para manutenção do local de trabalho. Ao fazê-lo, dá liberdade às partes que podem negociar como bem entenderem.

É importante que a empresa considere maneiras de auxiliar seus colaboradores nesse caso. Cabe lembrar que não há como mensurar o quanto do gasto de luz se volta ao uso das ferramentas de trabalho.

Isso demanda um estudo de mercado e de possíveis despesas no local em que a empresa atua. Considere conversar com seus colaboradores sobre isso e chegar em um ponto comum e benéfico para ambas as partes.

Nessa hipótese o único reembolso de despesas que contaria com algum tipo de documento comprobatório específico é eventual manutenção de aparelhos.

Despesas de viagem e de prestação de serviços

A CLT não deixa de fora as previsões sobre o reembolso de despesas decorrentes do exercício diário das atividades profissionais. Isso ocorre no capítulo que se dedica à remuneração do colaborador.

Confira:

Art. 457 – Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber.

§ 2o  As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário. 

Nesse caso a lei se volta ao reconhecimento de que despesas de viagens, alimentação e hospedagem para fins de trabalho não fazem parte do salário. Ao determiná-lo a lei demonstra que essas parcelas existem e devem ser pagas.

Apesar desse fato elas não possuem força de parcela com natureza salarial e sim indenizatória. É isso que permite que elas não gerem reflexos sobre outras parcelas como FGTS e horas extras.

Esse tipo de ressarcimento deve levar em consideração tudo o que o colaborador despendeu para realizar a sua atividade. Os exemplos mais comuns dizem respeito às viagens de trabalho.

Tal cenário inclui despesas de hospedagem, de alimentação durante o deslocamento, combustível, eventual manutenção do veículo, pedágios e até mesmo para a emissão de documentos. Todas elas devem ser ressarcidas pela empresa.

Para isso, devem-se apresentar comprovantes de pagamento, como recibos fiscais. Facilite o processo optando por um software que evite a perda de informações e documentos e faça os cálculos de ressarcimento de forma automática.

Transferência de domicílio em razão do trabalho

O último tipo de despesa que a legislação prevê para fins de ressarcimento são as de transferência. O empregador deve pagar um adicional pela transferência ao mesmo tempo em que deve custear todos os gastos de mudança e adaptação. Veja:

Art. 469 – Ao empregador é vedado transferir o empregado, sem a sua anuência, para localidade diversa da que resultar do contrato, não se considerando transferência a que não acarretar necessariamente a mudança do seu domicílio.

§ 3º – Em caso de necessidade de serviço o empregador poderá transferir o empregado para localidade diversa da que resultar do contrato, não obstante as restrições do artigo anterior, mas, nesse caso, ficará obrigado a um pagamento suplementar, nunca inferior a 25% (vinte e cinco por cento) dos salários que o empregado percebia naquela localidade, enquanto durar essa situação.  

Art. 470 – As despesas resultantes da transferência correrão por conta do empregador.      

Conforme a lei, a empresa é obrigada a pagar o valor dos gastos de transferência somente se ela não ocorrer por vontade do colaborador. Nessa hipótese o empregador impõe a alteração de local de trabalho e de residência do trabalhador.

O ressarcimento se refere desde às despesas de mudança e transporte de móveis até eventuais adaptações no local de moradia.