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Mais do que ressarcir o colaborador corretamente, o reembolso de despesas corporativas envolve a legislação trabalhista. Isso significa que, quando feito incorretamente, pode se tornar motivo para ações.
Por este motivo, o gestor precisa ficar atento ao que diz a lei para garantir que seus colaboradores sejam reembolsados adequadamente e a empresa permaneça protegida.
Neste artigo, sanaremos as principais dúvidas. Acompanhe!
O que diz a lei sobre o reembolso de despesas corporativas
Entende-se como despesa corporativa todo o gasto que um colaborador tem durante viagens a trabalho, sejam elas locais ou internacionais.
Como mencionamos em outro post, as despesas corporativas incluem o deslocamento do colaborador até o destino (seja com seu próprio veículo, veículo alugado ou outro meio de transporte, como avião), deslocamento local (no destino ele alugará um veículo, usará táxis, transporte coletivo, etc.), hospedagem, alimentação, entre outras.
Vale ressaltar que os gastos com as viagens corporativas NÃO fazem parte do salário do colaborador e, por isso, as empresas devem fazer o reembolso das despesas de viagem quando o colaborador arca com estes gastos.
Apesar de as despesas com viagens não fazerem parte do salário, no caso de o colaborador receber diárias de viagem que ultrapassem 50% do valor de seu salário, estas, de acordo com a legislação, passam a fazer parte de seu salário.
Como funcionava o reembolso de despesas antes da reforma trabalhista?
As despesas com as viagens corporativas e as diárias pagas pela empresa têm caráter indenizatório. Porém, após a reforma trabalhista as formas de reembolso de despesas com viagens ganharam maior flexibilidade.
Isso significa que a empresa e o colaborador podem entrar em um acordo antes da viagem sobre a forma como o reembolso de despesas será feito.
Portanto, atualmente, ao enviar um colaborador para uma viagem corporativa, ambas as partes (empresa e colaborador) podem firmar um acordo que permite que o reembolso seja feita em uma das seguintes formas:
- Empresa e colaborador acertam um valor fixo de diária durante a viagem e o colaborador recebe o valor integral antecipadamente;
- O reembolso de despesas da viagem será feito mediante a apresentação de cupons ou notas fiscais pelo colaborador à empresa após a viagem e dentro de um prazo pré-determinado;
- A empresa cobre os custos de transporte e hospedagem antecipadamente e ressarce o colaborador mediante cupons ou notas fiscais de alimentação e outras despesas pertinentes à viagem.
Qualquer uma destas formas ou, ainda, uma maneira de reembolso que seja acordado entre o colaborador e a empresa é válida, desde que aceitas pelas duas partes e firmadas oficialmente.
Para garantir a validade deste acordo, é aconselhável colocá-lo no papel com a assinatura de ambas as partes para evitar ações trabalhistas futuras.
Neste acordo oficial deverão constar as seguintes informações:
- O nome do colaborador e sua função;
- A razão social da empresa, o nome do gestor e sua função;
- O período e todas as outras informações pertinentes sobre a viagem: destino, duração, justificativa da viagem, etc.
- A forma de reembolso de despesas da viagem.
- No caso de a empresa determinar e antecipar o valor das diárias, discriminar ao que se destina o valor adiantado e o número de diárias que estão sendo pagas.
- No caso de reembolso por cupom ou nota fiscal, especificar os tipos de documentos que o colaborador deverá apresentar para que tenha seu reembolso. Estipular prazos para a apresentação destes documentos e o prazo que o reembolso será feito.
É importante lembrar que, uma vez que as despesas de viagens corporativas não fazem parte do salário do colaborador, não há a incidência de taxas e tributos, exceto nos casos em que as diárias ultrapassam 50% do valor do salário do viajante, como explicado acima.
Entretanto, para o colaborador o reembolso deverá constar em sua declaração de imposto de renda (IRPF) e a prestação de contas também será importante para a declaração de IRPJ da empresa.
De qualquer forma, a melhor maneira de manter a empresa protegida contra ações trabalhistas é garantir que todo acordo feito entre as partes seja documentado, assinado por ambos e arquivado.
No caso dos reembolsos, é preciso manter todos os cupons e notas fiscais, bem como os outros documentos comprobatórios de gastos com o acordo firmado no caso de fiscalização ou dúvidas.
Para todas as viagens, a empresa deve manter uma política de reembolso para que os colaboradores já entendam como funcionam as viagens corporativas antes mesmo de serem convocados para ir. Essa é a melhor forma de garantir que todos estejam cientes dos deveres e direitos na hora de viajar a trabalho.
