Como reduzir despesas da empresa utilizando o Outsourcing?

Saber como reduzir as despesas da empresa é o desejo de grande parte dos gestores, visando manter o negócio longe de grandes dívidas e funcionando de maneira saudável.

Uma das maneiras de desempenhar esse papel é através do Outsourcing, técnica que corresponde em contar com profissionais externos para atuar em papéis que não são o foco principal da empresa.

Por exemplo, se uma empresa tem como seu principal produto um software para o controle de estoque de supermercados, ela ainda sim precisará de um setor de marketing, RH, contabilidade, etc.

Porém, esses setores não representam a sua principal função, logo, para reduzir despesas administrativas ela irá partir para Outsourcing, terceirizando essas áreas.

Farão parte do seu tipo fixo e contratados por ela mesmo, profissionais que desenvolvem esses softwares e podem determinar o crescimento e maior satisfação dos clientes com o produto que ela oferta.

É importante lembrar que o Outsourcing difere de uma simples terceirização, enquanto a prática foca em preencher lacunas do setor administrativo com o trabalho externo, a terceirização como conhecemos e nominamos é comumente utilizada para os serviços básicos, como limpeza e segurança.

É certo que a maior vantagem do Outsourcing é reduzir as despesas da empresa. Pensando nisso, elaboramos um conteúdo para que você entenda exatamente quais prontos atingidos por essa prática acabam trazendo economia para os negócios que optam por ela. Boa leitura!

Principais áreas que se enquadram no Outsourcing

Antes de entender propriamente como reduzir despesas da empresa utilizando o Outsourcing, é fundamental saber quais são as áreas da sua empresa em que ele pode ser aplicado.

Confira quais são os principais setores que empresas de pequeno e médio porte tem buscado o outsourcing como solução para diminuir os seus gastos.

Contabilidade

Conhecer as questões legais que envolvem o funcionamento de uma empresa pode ser um grande desafio, por conta disso, contar com uma empresa de contabilidade para cuidar dos balanços fiscais e do cálculo dos tributos é provavelmente o tipo de Outsourcing mais utilizado.

RH

O RH também é outro setor administrativo que pode ser assistido externamente pelo Outsourcing, os pagamentos e outros cuidados com os colaboradores passam a ser feitos por uma empresa treinada e com expertise em atender outros negócios.

Marketing

A área de marketing também possui grande demanda para o Outsourcing, contratar e manter vínculo com bons profissionais capazes de propagar o nome da empresa acaba custando caro para empresas emergentes.

Porém, contar com agências onde estes profissionais estão alocados acaba sendo mais barato e garante a vinculação com boas estratégias de marketing.

T.I

Assim como no marketing, profissionais de T.I custam caro, sendo mais vantajoso para as empresas buscarem por outros negócios especializados capazes de atender suas demandas através do Outsourcing.

Logística

Em algumas empresas, a logística ocupa boa parte das ações a serem realizadas, e, novamente, contar com pessoal e equipamentos próprios, como caminhões e galpões, podem custar uma pequena fortuna.

Por conta disso, o Outsourcing acaba sendo a opção de muitos negócios que precisam realizar entregas para os seus consumidores.

Como reduzir despesas da empresa através do Outsourcing

Agora que você já sabe quais são as principais áreas onde o Outsourcing é aplicado, é hora de entender como ele contribui para reduzir as despesas da empresa.

Procurando por especialistas

O Outsourcing só funcionará como parte de um plano para reduzir despesas da empresa se ele for exercido por especialista, afinal, sem essa qualidade ele perde parte do seu sentido.

Imagine o seguinte cenário, uma empresa fechou um contrato com um parceiro para cuidar de seu marketing, porém, esse parceiro não possui a expertise necessária para lidar com o segmento da empresa, ou seja, especialistas em sua demanda.

Logo, a tendência é que esse contrato seja mais custoso para empresa, ou não representará grandes vantagens, já que o marketing custará menos do que quando feito internamente, porém não trará resultados.

Contando com empresas que possuam equipamentos de qualidade

Se você terceirizar etapas que necessitam de material específico para ocorrer, ou até mesmo fazer o Outsourcing de equipamentos, é fundamental contar com equipamentos de ponta.

Isso fará com que a redução nas despesas ocorra efetivamente, já que o parceiro contratado possui os melhores equipamentos, evitando que o seu próprio negócio tenha de comprá-los e arcar com a sua manutenção.

Encontrando problemas que ainda não “estouraram” 

Equipes qualificadas e treinadas têm muito mais chances de encontrar problemas e erros quando eles estão em seu início, sendo essa uma grande vantagem do Outsourcing e uma forma de reduzir despesas administrativas.

Vamos voltar para o exemplo da contabilidade, imagine que o balanço fiscal de uma empresa é feito por pessoas não especializadas, pelos próprios gestores, que acabam errando em uma prestação de contas para a Receita.

Um grande problema pode surgir a partir disso, o que levaria a empresa a procurar alguém para “apagar o incêndio”, custando bem mais do que possuir um parceiro que cuida dessa parte para ela, ou possuindo colaboradores próprios para desempenhar a função.

Diminuindo o retrabalho

Um erro, como o apontado no exemplo acima, leva a empresa ao retrabalho, voltar a uma tarefa ou função que já foi realizada, porém, que deu errado e necessita ser refeita.

Um parceiro especializado e com grande conhecimento na área vai evitar que isso seja feito, economizando o seu dinheiro e acertando de primeira.

Adotando processos corretos e personalizados

Ao contratar uma empresa para cuidar de determinado setor da sua marca, ela estudará quais são as suas necessidades, mapeando as tomadas de decisão a partir daquilo que você realmente precisa.

Esse mapeamento garante uma atuação personalizada e feita por especialistas que contam com o melhor material possível para otimizar a área incluída no Outsourcing.

Diminuindo a necessidade de processos seletivos

Processos seletivos para cargos administrativos são indispensáveis para empresas que contam com esse profissional dentro de sua estrutura.

Porém, a partir do Outsourcing, esses processos poderão ser eliminados, deixando que o parceiro cuide dos seus próprios profissionais.

Com isso, a empresa economiza dinheiro e poderá voltar sua atenção ao processo seletivo de cargos com maior impacto no desenvolvimento de seus produtos.

Aumentando o foco na gestão

Deixando processos que antes ocupavam parte da sua equipe na mão de especialistas, você poderá voltar sua atenção para a gestão da sua empresa, trazendo maior efetividade e por consequência, economia.

Investimento em treinamentos que realmente impactam

Por fim, reduzir despesas da empresa através do Outsourcing inclui também gastar tempo e verba com treinamentos e planos de carreira apenas para os colaboradores que fazem parte do quadro vital da marca.

Cuidados ao optar pelo Outsourcing

Apesar de contribuir para reduzir as despesas administrativas, ao optar pelo Outsourcing, a empresa deve tomar alguns cuidados para não acabar prejudicando o negócio.

Pesquisa e contrato

Cada setor que a empresa optar pelo Outsourcing deve ser muito bem estudado, assim como as especializadas que fornecem o serviço para suprir as necessidades da empresa.

Ao escolher a parceira ideal, é fundamental elaborar um contrato que resguarde todas as necessidades da empresa.

Não é porque os funcionários não sejam subordinados propriamente que eles não deverão obedecer aos cronogramas e a forma de atuação da marca.

Demissões

Se as áreas que passarão a contar com o Outsourcing já possuíam profissionais atuando de maneira interna na empresa, é fundamental olhar com cuidado essa situação.

Dependendo do número de demissões a serem feitas, adiar a implementação da prática pode ser a melhor decisão a ser tomada.

Segurança de dados

Alguns setores externos terão de lidar com dados confidenciais sobre a sua empresa, novamente, se certifique de que a parceira escolhida é responsável e garantirá a segurança dos seus dados.

Outras maneiras de diminuir os custos da sua empresa

Reduzir despesas da empresa vai além de contar com o Outsourcing, outras práticas também garantem a economia, como:

Armazenamento em nuvem

Guardar a papelada da empresa em um espaço físico não só dificulta o trabalho dos colaboradores que necessitam gastar tempo fazendo buscas em meio aos papéis, como também representa um maior gasto com espaço, estrutura e impressões.

O armazenamento soluciona justamente estas questões, que estão amplamente relacionadas à economia.

Processos automatizados

Diversos processos que fazem parte do dia-a-dia da empresa podem ser automatizados, permitindo o ganho de tempo e dinheiro.

Uma das formas de garantir isso é através da utilização de softwares, que fazem rapidamente uma tarefa antes executada por uma pessoa e que pouco agregam à empresa.

Sistemas atualizados

Não basta contar com simples softwares para automatizar os seus processos, mas sim com sistema atualizados, que garantem máxima eficiência, é uma maior propensão a economia.

Aprimore a sua gestão empresarial

Hoje você viu como o Outsourcing auxilia na hora de reduzir a despesa da empresa. Essa prática faz parte da gestão empresarial, uma gama de ações que visam o melhor funcionamento do negócio de maneira inteligente e saudável.

Se você gostou desse conteúdo, não deixe de conferir outros textos como esse no blog da Oitchau e aprimore a sua gestão empresarial.