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O controle de ponto eletrônico surgiu como uma maneira eficiente de acabar com a fraude do ponto, além ser um grande facilitador no momento de compor a folha de pagamento, principalmente para garantir que o colaborador cumpre com o total de horas trabalhadas definida em contrato, e que a empresa remunera esse colaborador de acordo.
A tecnologia utilizada para esse fim se tornou tão importante, que o controle de ponto eletrônico passou a ser regulamentado por lei.
Nesse artigo, vamos relembrar as leis que regulamentam a prática e conhecer os riscos que as empresas correm em caso de não segui-las!
Portarias 1.510 e 373 do MTE
As regulamentações do controle de ponto eletrônico estão dispostas na Portaria 1.510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Dois anos depois, em 2011, a Portaria 373 foi criada e promulgada para dar diretrizes quanto ao uso da tecnologia como forma de controlar o ponto eletrônico.
Veja o que prevê o parágrafo 2 do artigo 74 da CLT (Decreto Lei 5.452 de 01 de maio de 1943)
Art. 74 – O horário do trabalho constará de quadro, organizado conforme modelo expedido pelo Ministro do Trabalho, Industria e Comercio, e afixado em lugar bem visível. Esse quadro será discriminativo no caso de não ser o horário único para todos os empregados de uma mesma seção ou turma.
2º – Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989).
Já a Portaria 373 prevê o seguinte:
O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal e os arts. 74, §2º, e 913 da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943; resolve:
Art.1º Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
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- 1º O uso da faculdade prevista no caput implica a presunção de cumprimento integral pelo empregado da jornada de trabalho contratual, convencionada ou acordada vigente no estabelecimento.
- 2º Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a freqüência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo.
As duas portarias combinadas foram as responsáveis por trazer mais praticidade e eficiências às empresas que sofriam com o problema de fraudes de marcação de ponto e, de quebra, gastavam recursos valiosos em retrabalho por erros na folha de pagamento.
Dentre as principais vantagens do uso do ponto eletrônico estão a possibilidade de acompanhar a realização de horas extras, precisão no horário da marcação de ponto e local de onde o ponto foi registrado.
Quais regras devem ser seguidas?
O primeiro passo para não correr o risco de sofrer punições por descumpri as leis é conhecê-las. Veja o que diz o art. 2 da Portaria 1.1510:
Art. 2º O SREP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I – restrições de horário à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;
III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Agora veja abaixo os artigos 1 e 2 da Portaria 373:
Art. 1º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
1º – O uso da faculdade prevista no caput implica a presunção de cumprimento integral pelo empregado da jornada de trabalho contratual, convencionada ou acordada vigente no estabelecimento.
2º – Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a freqüência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo.
Art. 2º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho, mediante autorização em Acordo Coletivo de Trabalho.
Art. 3º – Os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:
I – restrições à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto;
III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.
1º – Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:
I – estar disponíveis no local de trabalho;
II – permitir a identificação de empregador e empregado; e
III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
Vale lembrar que apenas as empresas que têm mais de 10 colaboradores registrados em carteira de trabalho (como CLT) são obrigadas por lei a realizar a marcação e o controle de ponto. Dessa forma, todos os colaboradores da empresa são obrigados a registrar o ponto diariamente, marcando todas suas entradas e saídas do local de trabalho.
Riscos por não seguir as leis de controle de ponto eletrônico
Seguir todas as regras determinadas pelas Portarias 1510 e 373, é imprescindível para evitar problemas como:
- Processos trabalhistas partido de colaborador
- Processos trabalhistas partido da empresa
- Complicações com autuação fiscal
Os maiores motivos de processo trabalhista partido do colaborador, no Brasil, estão relacionados a contagem incorreta de horas trabalhadas, levando ao pagamento incorreto de horas totais e horas extras.
Já os maiores motivos de processo trabalhista partido da empresa, é por conta de fraude de ponto, ou seja, manipulação das informações relacionadas a horas trabalhadas, fraudadas pelo colaborador.
Em caso de complicações com autuação fiscal, dos principais motivos pode ser identificação de manipulação de dados por parte da empresa, ou seja, a empresa modificar/alterar/editar as marcações de ponto dos seus colaboradores – o que é expressamente proibido.
Os riscos são sérios! Tanto de prejuízo monetário alto, seja para pagar um processo perdido ou ser multado pela fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego.
Ação trabalhista perante o desrespeito às leis do controle de ponto
Com base no apontado, uma das principais consequências que as empresas podem sofrer por não observar e seguir corretamente as leis do controle de ponto é a ação trabalhista.
É importante apontar que sendo obrigação da empresa realizar o controle da jornada do colaborador, quando ela não o faz deve comprovar qual é a jornada que ele realizava.
A isso se chama de ônus da prova, quando quem deve comprovar por meio de documentos e testemunhas a jornada diária passa a ser a empresa, pois seus cartões de ponto ou não existem ou não correspondem à realidade.
Ou seja, não é apenas a ausência de cartão de ponto ou de regras sobre a disponibilização dele ao colaborador que podem causar problemas. Caso seja comprovado em audiência que os cartões não correspondiam à realidade isso naturalmente leva à invalidade do sistema de ponto.
Isso é previsto na Súmula 338 do Tribunal Superior do Trabalho (TST):
JORNADA DE TRABALHO. REGISTRO. ÔNUS DA PROVA (incorporadas as Orientações Jurisprudenciais nºs 234 e 306 da SBDI-1) – Res. 129/2005, DJ 20, 22 e 25.04.2005
I – É ônus do empregador que conta com mais de 10 (dez) empregados o registro da jornada de trabalho na forma do art. 74, § 2º, da CLT. A não-apresentação injustificada dos controles de frequência gera presunção relativa de veracidade da jornada de trabalho, a qual pode ser elidida por prova em contrário.
II – A presunção de veracidade da jornada de trabalho, ainda que prevista em instrumento normativo, pode ser elidida por prova em contrário.
III – Os cartões de ponto que demonstram horários de entrada e saída uniformes são inválidos como meio de prova, invertendo-se o ônus da prova, relativo às horas extras, que passa a ser do empregador, prevalecendo a jornada da inicial se dele não se desincumbir.
Para evitar isso, então, é importante que haja alguns cuidados, até mesmo porque costuma ser dificultosa a busca de testemunhas pelas empresas ante a ressalva dos empregados em se complicar mediante a possibilidade de futuramente mover uma ação contra a organização.
Os colaboradores sempre devem ser orientados a realizar a correta marcação dos horários, assim como nunca deixar de registrar as horas extras. Os gestores devem ser orientados, já que não é incomum que alguns responsáveis (mesmo que bem intencionados em relação à organização), impeçam que as horas extraordinárias sejam marcadas.
Outra orientação diz respeito à marcação de horários sempre iguais, o que é mais comum em sistemas de anotação manual. Diante disso é importante que a empresa considere contratar um programa destinado à marcação digital.
É necessário que haja a análise se os colaboradores seguem as políticas internas da empresa quanto à jornada e as leis do controle de ponto.
Como proteger sua empresa contra esses riscos?
Com a emissão do extrato pelo ponto eletrônico (ou relatório), a empresa possui meios de se proteger contra ações trabalhistas. Além disso, caso venha a descontar atrasos e faltas não-justificadas de algum colaborador, a empresa poderá mostrar os comprovantes e o porquê do desconto tranquilamente.
Mas, para que isso aconteça, a empresa deve utilizar um sistema de ponto eletrônico que seja homologado pelo MTE e caracterizado como REP (Relógio Eletrônico de Ponto).
Outra opção para a empresa, é adotar um sistema de ponto digital, como o aplicativo Oitchau, mediante acordo coletivo com os colaboradores. Nesse caso, todos os pontos podem ser acompanhados em tempo real, é possível também baixar diversos relatórios (de horas extras, folha de ponto, atrasos e mais). Tanto os gestores quanto os colaboradores tem acesso aos extratos, ficando ambos amparados em caso de processos trabalhistas.
Nos casos de uso de um sistema que não seguem as disposições das Portarias 1.510 e 373, a empresa poderá perder a ação e ainda estar sujeita ao pagamento de multas administrativas.
Outro ponto importante é que todo comprovante que apresentar em uma eventual ação trabalhista poderá ser contestado e negado.
Melhor não correr o risco, certo? Por esse motivo, ao identificar a necessidade de implantar um sistema eletrônico de registro e marcação de ponto na empresa, procure empresas que possuem produtos em conformidade com todas as regulamentações do Ministério do Trabalho e Emprego.
Veja também: Como otimizar RH com um toque de tecnologia?
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