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Dentre as várias obrigações que recaem sobre os empregadores está a concessão de informações sobre questões fiscais, previdenciárias e trabalhistas, elas devem ser prestadas perante o e-Social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).
Esse sistema foi desenvolvido para facilitar a concessão de documentos e dados e torná-los menos burocráticos e demorados, de forma que é acessado pela internet. O desrespeito aos deveres de prestar informações nele gera multas e outros tipos de penalidades às empresas.
É essencial que os gestores e principalmente os responsáveis pela gestão de documentos sobre os empregados (departamento de RH) tenha conhecimento sobre as obrigações e observe as datas dos prazos e outros detalhes importantes.
Continue lendo para conferir quais são as obrigações sobre o Sistema de Escrituração Digital e quais são os riscos que se assumem quando a empresa não se adéqua a ele.
e-Social: Decreto 8373/2014
Esse sistema foi criado por meio da publicação de um Decreto Legal que indica a finalidade da ferramenta e quais as informações que devem ser concedidas a ela pelos empregadores.
Confira as previsões:
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, caput, inciso IV, alínea “a”, da Constituição, DECRETA:
Art. 1º Fica instituído o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial.
Art. 2º O eSocial é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo ambiente nacional composto por:
I – escrituração digital, contendo informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
II – aplicação para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e
III – repositório nacional, contendo o armazenamento da escrituração.
§ 1º A prestação das informações ao eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos: I – o empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei;
II – o segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço;
III – as pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e
IV – as demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – IRRF, ainda que em um único mês do ano-calendário.
§ 2º A prestação de informação ao eSocial pelas microempresas e empresas de pequeno porte, conforme a Lei Complementar nº 123, de 15 de dezembro de 2006, e pelo Microempreendedor Individual – MEI será efetuada em sistema simplificado, compatível com as especificidades dessas empresas.
§ 3º As informações prestadas por meio do eSocial substituirão as constantes na Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP, na forma disciplinada no Manual de Orientação do eSocial.
§ 4º As informações prestadas pelos empregadores serão enviadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS e armazenadas no repositório nacional.
§ 5º A escrituração digital de que trata o inciso I do caput é composta pelos registros de eventos tributários, previdenciários e trabalhistas, na forma disciplinada no Manual de Orientação do eSocial.
Art. 3º O eSocial rege-se pelos seguintes princípios:
I – viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
II – racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;
III – eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
IV – aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e
V – conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte
Quais são as obrigações dos empregadores em relação ao e-Social?
Confira quais são cada uma das obrigações de informações que o empregador e a empresa devem conceder ao Sistema de Escrituração e qual é a penalidade aplicada para o descumprimento delas.
Alterações de dados cadastrais e contratuais
Ocorridos durante o contrato de trabalho do empregado devem ser comunicados ao sistema sob a pena de pagamento de multa de valor entre R$ 201.27 e R$ 402.54. Dentre essas informações estão alteração de cargo, de salário, turno e até mesmo de endereço do empregado.
Contratação de empregados deve ser informada para o e-Social
É preciso cuidado com o prazo de informação desse dado que deve ocorrer até um dia antes do início das atividades do novo funcionário. A multa para descumprimento corresponde a R$ 3 mil;
Atestado de saúde ocupacional
Os exames obrigatórios periódicos ou de admissão e demissão devem ser realizados e apresentados no Sistema de Escrituração. Quando essa regra for ignorada o empregador se arrisca à condenação em multa de R$ 402 a R$ 4.025;
Afastamento temporário
sempre que o trabalhador for afastado de forma temporária, independentemente do motivo, isso deve ser informado ao portal de informações empregatícias.
Aqui estão inclusos os afastamentos por atestado médico, auxílio-doença, auxílio por acidente, aposentadoria por invalidez e outros. A multa para descumprimento é de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63;
Folha de pagamento
é preciso que a empresa se adéque ao e-Social para que se torne capaz de emitir a folha de pagamento ou holerite nos moldes exigidos pelo site. Caso eles não sejam observados o empregador se submete à multa pecuniária a partir de R$ 1.812,17;
Acidente de trabalho
outra informação que não pode deixar de ser concedida ao Sistema de Escrituração é a relacionada à ocorrência de acidentes de trabalho. O prazo dado às empresas é de 01 dia contado a partir da ocorrência.
Caso o episódio tenha causado a morte de trabalhador esse prazo inexiste e a comunicação deve ser imediata. A multa para o descumprimento dessa obrigação varia de acordo com o salário de contribuição do funcionário envolvido no acidente;
Depósito do FGTS
o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é uma parcela que deve ser recolhida mensalmente em favor do empregado na proporção de 8% do seu salário.
Seu recolhimento deve ser feito pelo portal de escrituração e sua multa pode chegar a R$ 106,41 por empregado para empregadores que não fizeram ou informaram o depósito no e-Social;
Pagamento de férias
quando feito após o limite de até 02 dias antes do início do período o empregador se sujeitará à mesma multa referente ao FGTS.
