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Você sabe o que é e como organizar e realizar o controle de quadro de pessoal da sua empresa? Ele é essencial para que a gestão de pessoal seja feita corretamente.
Mas será que a sua empresa está usando esse modelo de organização com as melhores práticas e da melhor forma?
Existem vários métodos que estão ultrapassados! Entenda o que pode ser feito e como mudar o panorama da gestão na sua empresa! Veja a seguir.
O que é quadro de pessoal?
O quadro de pessoal é um método de organização utilizado para melhoria da comunicação interna, gerenciamento de pessoal, compartilhamento de avisos, entre outros.
Existem várias formas de aplicar o método na empresa, que pode ser:
- Quadro branco;
- Ferramentas digitais (Trello, entre outros);
- Sistemas informatizados.
A quantidade de colaboradores e a forma com que a empresa irá trabalhar o quadro de pessoal influencia diretamente na aplicação do método.
As equipes que atuam com metodologia ágil como Scrum ou KanBan costumam utilizar o quadro branco, para agilizar as ideias e trabalhar a criatividade da equipe.
Mas para gerenciamento de colaboradores, a escolha do quadro branco, pode não ser a melhor ideia.
Em suma, o quadro de pessoal é uma ferramenta que se presta a reunir, em um só lugar, informações sobre todos os colaboradores da empresa.
Essas informações se referem a quem são esses colaboradores, a quais setores pertencem, o cargo ocupado por eles e quais são as suas funções.
Ou seja, ele traz um resumo sobre o capital humano da empresa. Para isso, reúne informações imprescindíveis para o gerenciamento das equipes e das pessoas que as compõem.
Da mesma forma, são cruciais para que haja um entendimento sobre a própria estrutura da corporação. Por isso, é de grande importância, especialmente para o setor administrativo.
Para que serve o quadro de pessoal?
Como vimos, o quadro de pessoal é uma ferramenta imprescindível para empresas que prezam por informação. Com ele é possível reunir dados cruciais para a organização empresarial e, também, para as suas estratégias.
Qualquer tipo de estratégia, seja para lançamento de um produto, aumento da produtividade ou diminuição da rotatividade, requer informações.
Inclusive sobre as pessoas que estão na empresa, suas habilidades, cargos e atividades.
Somente assim é possível, por exemplo, traçar as fases de um projeto. Igualmente, entender se as estratégias estão dando certo.
Desse modo, o controle do quadro de pessoal permite ao mesmo tempo definir estratégias e ver se elas estão obtendo o sucesso esperado. Além disso, ele impacta diretamente várias questões empresariais, veja algumas.
Controle de rotatividade
O controle do quadro de pessoal também permite aos gestores e ao RH fazer o controle da rotatividade.
Ela impacta diretamente na organização empresarial, na distribuição de tarefas e nas finanças. Afinal, contratações e rescisões geram gastos.
Por isso, a empresa deve controlar a rotatividade a fim de reduzi-la o máximo possível.
Ao fazê-lo, é possível reter talentos e evitar a perda deles para a concorrência.
Planejamento de contratações
O planejamento de novas contratações também ganha com o uso do quadro de pessoal.
Com ele é possível reconhecer, por exemplo, quando uma equipe, alguns colaboradores ou um trabalhador passa por problemas de sobrecarregamento.
Igualmente, com ele é possível saber quando terminam contratos que têm prazos determinados, como os temporários, de estágio e de aprendizagem.
Assim, a empresa pode se programar para garantir que eventuais funções não fiquem sem responsáveis.
Planos de carreiras
O quadro de pessoal também ajuda a empresa a desenvolver planos de carreiras, os quais são essenciais tanto para a retenção de talentos quanto para o engajamento deles.
O quadro traz informações que deixam clara a trajetória e os requisitos que são necessários para que uma pessoa mude de cargo e obtenha uma posição hierárquica superior.
Compreensão sobre a estrutura da empresa
Outro fator que faz do controle do quadro de pessoal importante é a compreensão da estrutura da empresa e sobre a sua composição.
Isso é interessante tanto para novos colaboradores quanto para o desenvolvimento de ações.
Desse modo, o quadro se mostra uma excelente ferramenta interna.
Na sequência, veja como desenvolvê-lo e faça proveito de todas estas vantagens e serventias.
Como deve ser elaborado o controle quadro pessoal?
Aqui está um checklist com algumas ações que darão um upgrade na produtividade nas áreas de recursos humanos e departamento pessoal.
É possível bem mais do que tornar todo o setor organizado, como conseguir dar mais qualidade aos seus processos e até mesmo automatizar a maioria deles, ganhando tempo para apostar em planejamento estratégico.
1. Opte por softwares especializados
Existem softwares especializados para realizar o controle de pessoal, e o controle de ponto digital moderniza a sua relação com os profissionais, tirando deles a responsabilidade em relação a gestão das horas trabalhadas.
A ideia é contar com um sistema que assuma a função de controlar o ponto, registrando horários, sejam eles de entrada ou de saída dos colaboradores.
Esse recurso dá ao RH a capacidade de acompanhar com precisão toda a movimentação do controle quadro pessoal, identificando atrasos e horas extras, de maneira integrada à folha de pagamento.
2. Escolha a plataforma que mais se adeque a sua rotina administrativa
A automação é o caminho mais simples para modernizar o cumprimento de obrigações por parte das empresas. Experimente contar com uma ferramenta que permita adequar o sistema às necessidade específicas do negócio.
Cada negócio possui sua particularidade e necessidades, e a plataforma escolhida precisa acompanhar todos os pontos, oferecendo uma solução única e personalizada, para englobar todas as necessidades da empresa.
3. Informatize e atualize o banco de dados do controle quadro pessoal da sua empresa
Acumular informações a respeito de candidatos em formulários de papel, além de ocupar espaço no ambiente de trabalho do profissional, é algo que dificulta muito a organização de suas ações.
Imagine ter que consultar um a um esses documentos diante de um processo de seleção para mais de uma vaga. Para evitar esse problema, considere informatizar e atualizar seu banco de dados.
Ferramentas específicas para cada tipo de empresa, considerando porte e atividade, são facilmente encontradas no mercado.
Trabalhar com elas pode simplificar a dinâmica do RH.
4. Trace boas metas para o setor
É importante que cada atividade do DP pertença a um objetivo maior. Nesse sentido, criar metas é muito útil.
O ideal é trabalhar com metas viáveis, de maneira que a área tenha como acompanhar o andamento do trabalho da equipe e mensurar os resultados.
Estabeleça objetivos de curto, médio e longo prazos, determinando datas e atribuindo responsabilidades para a equipe.
Analisando os resultados regularmente, você tem como evitar o surgimento de problemas maiores no controle quadro pessoal, agindo na correção de erros assim que eles começarem a surgir.
5. Simplifique as práticas atuais
Como você organiza as principais informações a respeito de sua equipe? Existe uma política previamente definida em relação a isso?
Dados como a data da entrada, o tempo de cada profissional dentro da empresa e sua jornada de trabalho, assim como salário-base, entre outros elementos, precisam ser facilmente acessíveis para que a consulta seja simplificada.
Estabeleça critérios para lidar com essas informações.
6. Cuidado com as horas extras
Uma vantagem de aperfeiçoar o controle de dados a respeito dos colaboradores é que assim você tem como controlar as horas trabalhadas, bem como as horas extras com maior facilidade.
Essa prática impede que aconteçam erros como pagamentos incorretos por horas trabalhadas, algo que costuma gerar processos trabalhistas posteriormente.
7. Facilite o fechamento da folha de pagamento
Não somente questões como o cálculo de horas extras, mas benefícios como o FGTS, o INSS, dentre outros, precisam ser adequados ao controle quadro pessoal para que a empresa não venha a sofrer com problemas de natureza legal.
Para isso, é necessário que a folha de pagamento seja bem organizada para que cada informação seja registrada e os benefícios concedidos. Esse ponto é essencial.
Tenha cuidado ao elaborar essa folha . De preferência, conte com um sistema para fazer os contra cheques e recibos, evitando erros e tornando o processo mais ágil.
8. Férias e o controle quadro de pessoal
Também é preciso se planejar para conceder o benefício das férias aos colaboradores, evitando que as saídas de mais de um funcionário ao mesmo tempo comprometa o desempenho da equipe.
Sabendo exatamente quais são os meses de férias de cada colaborador é possível estimar quem estará disponível em determinado período.
E poderá agir quando dois profissionais com funções similares estiverem para sair de férias ao mesmo tempo.
9. Tenha critérios para lidar com rescisões
Assim que um profissional é desligado de uma empresa é preciso que ela garanta o total cumprimento de suas obrigações legais.
Conferindo os direitos do colaborador você protege sua empresa de processos trabalhistas e garante que as informações referentes ao desligamento, como o cálculo da rescisão contratual, sejam precisas.
Bônus: dicas para melhorar o controle quadro pessoal
Quer saber como melhorar o controle do seu quadro pessoal de colaboradores na empresa? Confira algumas dicas especiais que separamos para você a seguir!
1. Comunique-se com os outros setores da empresa
Você pode transformar a sua rotina de departamento pessoal em um diferencial para a organização.
Situações como o envio de documentos, pedidos de informações a respeito de colaboradores, entre outras, podem ser mais bem controladas quando o departamento pessoal começa a trabalhar com protocolos de recebimento de documentos.
Sempre que o DP fizer o envio para outro setor da empresa, uma declaração com a listagem dos documentos enviados será anexada e então será assinada por quem recebeu e devolvida ao setor.
Dessa maneira, fica mais fácil não somente registrar, mas também acompanhar os documentos, evitando perdas.
2. Dê sempre preferência ao recrutamento interno
Uma forma de fazer com que o departamento pessoal da empresa seja útil para que ela ganhe em agilidade é trabalhar com a possibilidade do recrutamento interno.
Somente o processo que envolve a abertura de novas vagas já traz um desgaste enorme para a organização.
Que vai desde a necessidade de adaptação dos colaboradores ao período em que a equipe é menor até o tempo que o novo colaborador levará para se integrar plenamente ao time.
Isso sem falar no trabalho do RH de levantar todas as informações dos novos contratados.
Mapeando e compilando talentos você pode conhecer habilidades e competências de cada colaborador e diante de uma necessidade somente transferi-los para ocupar outro espaço na organização.
Isso garante economia de tempo, além de retenção de talentos.
3. Ouça os seus colaboradores
Além de estipular metas e realizar feedback com os colaboradores que prestam serviços à sua empresa.
É necessário conceder espaço para que eles possam se manifestar quanto à relação construída com a empresa, seus objetivos e, também, suas frustrações em relação ao emprego.
Dessa maneira, é possível buscar a melhora de setores e, também, fomentar a felicidade e o bom estar do empregado.
Tal atitude é importante para diminuir a rotatividade de colaboradores, ou seja, o grande número de rompimentos de contratos e de novas contratações.
A admissão de novos funcionários é um processo demorado e que ocupa não só o tempo dos responsáveis pela seleção, mas também fatias do faturamento da empresa.
Que necessita investir em divulgação de vagas, realização de entrevistas e provas, dos tributos e trâmites que envolvem a contratação.
Deve-se levar em consideração que o empregado pode somar muito à empresa ao esclarecer seu ponto de vista em relação ao vínculo entre as partes e às atividades prestadas. Ouvi-lo é essencial.
4. Promova a interação entre os colaboradores
A construção de um ambiente de certa forma familiar dentro de uma empresa também é importante.
Já que auxilia na realização de trabalhos conjuntos dentro de um mesmo setor ou até mesmo entre setores diferenciados, por meio da interdisciplinaridade.
Conhecer uns aos outros é importante, pois reforça a sensação de confiança e conforto em trabalhar conjuntamente.
É interessante que a empresa organize e fomente, periodicamente, a realização de confraternizações que podem ser feitas dentro da própria empresa:
- Aniversário de colaboradores do mês,
- Happy hours.
Ou em qualquer oportunidade que seja possível trocar experiências fora do ambiente corporativo, de forma descontraída.
Qual a importância das leis trabalhistas para o quadro de pessoal?
O controle de quadro pessoal é indissociável das regras trabalhistas. A observação quanto a elas, contudo, deve se dar em diversas frentes.
É necessário que a empresa saiba quais são seus deveres e direitos, assim como quais são os dos empregados.
Há importância em acompanhar o desenvolvimento de convenções coletivas.
Que nada mais são do que a estipulação de regras por meio de negociação travada entre o sindicato representante da empresa e o sindicato dos trabalhadores.
Não deixe de acompanhar e ficar de olho nas alterações legais, como as recentes medidas provisórias lançadas em razão da pandemia de Coronavírus, ou mesmo a Reforma da CLT (Lei 13.467/17) que entrou em vigor em novembro de 2017.
Assim como as relações sociais, mercantis e interpessoais sofrem alterações, a lei tem o dever de acompanhá-las, de formas que é comum que haja a edição de novas normas complementares ou alteração daquelas regras que já estavam estipuladas.
Por que investir no controle de ponto Oitchau?
Como vimos acima, a adoção de um controle de ponto do tipo digital faz parte da organização do seu quadro de pessoal.
Afinal, esse tipo de ferramenta melhora a comunicação, torna os dados mais claros e permite a correção de comportamentos não desejáveis e que vão contra as políticas internas.
Nesse sentido, por exemplo, tenha em mente que o controle digital permite aos colaboradores e gestores analisarem, quando quiserem, a quantas anda suas horas extras, valores delas ou de compensação em banco de horas.
Isso promove transparência e permite que os colaboradores se aproximem da corporação.
Eles veem que não há qualquer tipo de manipulação sobre as informações, bem como que os pagamentos e compensações ocorrem corretamente.
Já para a empresa isso é interessante, por exemplo, para notar soe o limite de horas extra está sendo respeitado.
Ou, então, como andam os atrasos e faltas injustificadas. Tudo isso reflete no funcionamento da empresa e no respeito às regras internas. Ainda, o sistema Oitchau funciona por nuvem.
Com isso, você não precisa manter um servidor físico para garantir as informações e o funcionamento da ferramenta.
É isso, aliás, que permite que as informações sejam acessadas de qualquer lugar e, também, que impede a manipulação dos dados.
Ou seja, o sistema Oitchau pode ser a solução para a sua empresa quando estamos falando em implementação de quadro de pessoal de forma a trazer benefícios à corporação.
Ele é bastante prático e garante comodidade a todos que o utilizam.
