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Muito se fala em produtividade e na importância de aumentá-la. Mas o que exatamente ela representa e por que é tão importante para a empresa? A aplicação de estratégias para ampliá-la depende, antes, da compreensão sobre o termo.
Ainda que a produção tenha relação com o tempo de execução de atividades, não se encerra nisso. Na verdade, ela também depende de outras questões, que envolvem qualidade de resultados e eficácia do uso de recursos. Saiba mais.
O que é produtividade?
Este termo se refere à eficiência com a qual recursos são utilizados para alcançar objetivos específicos.
A produtividade pode ser vista como a relação entre a quantidade de produtos ou serviços produzidos e o tempo e recursos necessários para que isso fosse possível. Desse modo, seria a capacidade de fazer mais em menos tempo, sem que haja perda de qualidade.
No contexto profissional, então, a produtividade corresponderia à capacidade de um indivíduo ou uma equipe de realizar tarefas de forma eficiente e eficaz, gerando resultados positivos para a empresa.
Isso inclui tanto o alcance de metas e a realização de atividades com qualidade quanto a otimização dos recursos disponíveis. Eles envolvem o esforço dos colaboradores, suas habilidades, ferramentas e o próprio tempo.
Não por acaso, aumentar a produtividade é o objetivo de muitas equipes. Isso faz com que elas gerem mais eficiência, o que também geralmente acompanha o lucro. Além disso, também reflete em economia e na melhoria da imagem da empresa.
Como medir a produtividade de uma equipe?
Existem diversas maneiras de medir a produção de uma equipe e sua eficácia. Elas são importantes para nortear os gestores em relação a eventuais mudanças que sejam necessárias para aumentar a eficiência do grupo.
Cumprimento de metas
O estabelecimento de metas é importante para as equipes. Com isso, elas sabem o que se espera delas ao mesmo tempo em que os gestores têm à disposição elementos que lhes permitem entender se a equipe é produtiva ou não.
Para que as metas possam ser utilizadas como fomento e critério de análise da produtividade, é necessário que seu estabelecimento ocorra cuidadosamente. Em caso contrário, elas podem ser abusivas e promover o desinteresse dos colaboradores.
Timesheet
O tempo é um fator muito importante para fins de produtividade. Afinal, a produção se refere à realização de um certo número de atividades dentro de um período específico.
Por isso, utilizar um timesheet pode ser uma boa maneira de medir a produção. Ele corresponde a uma ferramenta que estabelece quanto tempo um colaborador levou entre o início e o final de uma tarefa que lhe cabia.
Assim, o gestor tem em mãos parâmetros interessantes sobre a produção. É possível comparar o tempo necessário à execução de uma atividade por diferentes colaboradores. Também, de um mesmo colaborador em períodos diferentes.
Unidade produzida
A produtividade também pode ser analisada pelo número de unidades produzidas por um colaborador ou uma equipe em um determinado espaço de tempo. Essa é uma opção especialmente para unidades fabris.
Taxa de erro
A taxa de erros cometidos em um espaço de tempo também dá indícios sobre a produtividade. Afinal, ela depende não apenas dos acertos. Equívocos também geram desperdícios e atrapalham na produção.
Como aumentar a produtividade das equipes?
A produção é afetada por uma série de questões. Por isso mesmo, existem diversas estratégias que podem ser úteis para aumentá-la. Confira as principais delas para colocar em prática na sua empresa.
Treinamento e capacitação
Treinar e capacitar as equipes é imprescindível para aumentar a produtividade delas. A capacitação corresponde à disponibilização de recursos educacionais que possam aumentar o entendimento dos colaboradores quanto às suas responsabilidades.
Por outro lado, o treinamento se refere em maior grau à orientação das equipes para o uso de ferramentas disponíveis. Desse modo, elas podem se valer delas para aumentar a produção e para melhorar a qualidade dos resultados.
Cursos online, livros e e-books, parcerias com instituições de ensino, palestras e workshops são alguns dos exemplos de prática do treinamento e da capacitação.
Investimento em tecnologia
Investir em tecnologia também é investir em produtividade. Isso ocorre porque existem várias ferramentas tecnológicas que são capazes de automatizar tarefas, especialmente as burocráticas.
Além disso, por meio da tecnologia é possível acelerar o acesso a informações e documentos, a comunicação e outras coisas essenciais para o trabalho.
Definição de metas claras
As metas ajudam a medir a produtividade, mas também a fomentam. A partir de uma definição de metas claras e justas, as equipes sabem como agir e quais são os resultados que se esperam delas.
Sistema de recompensas
As metas são importantes, mas não devem andar sozinhas. Elas devem acompanhar um sistema de recompensas. Assim, os colaboradores passam a ter benefícios pessoais ao aumentarem sua produção.
Além das recompensas às metas, é importante que a empresa também tenha uma boa política de benefícios. Ir além das vantagens padrões, como vale alimentação e refeição, investir em outras diferentes e que sejam do interesse das equipes é uma boa estratégia.
Avaliações e orientações
Promover avaliações recorrentes também impacta na produtividade. Elas são importantes porque permitem a análise da performance dos colaboradores. Isso envolve tanto seus pontos positivos quanto aqueles que requerem melhorias.
Nas avaliações os gestores têm a oportunidade de orientar os colaboradores. Com isso, eles compreendem como melhorar sua atuação.
É importante que a empresa também esteja aberta à avaliação das suas equipes. Assim, ela também reconhece questões cuja melhoria refletirá no bem-estar dos colaboradores e na sua produção.
Comunicação efetiva
A comunicação é crucial para a produtividade. Com ela as equipes sabem exatamente o que fazer e quais são suas responsabilidades.
Gestão de tempo
A gestão do tempo também é uma aliada da produtividade. As equipes podem ter acesso a materiais que ensinam como fazê-la de melhor modo, bem como ao timesheet, que traz informações precisas sobre a produção.
Ambiente de trabalho positivo
Por fim, a produtividade somente é possível em um ambiente de trabalho positivo. Em caso contrário, colaboradores perdem tempo com conflitos e deixam de ter a capacidade de se comunicar de forma não-violenta e clara.
