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Um software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que auxilia em muito os gestores no desenvolvimento de suas atividades e na garantia da qualidade final do resultado. Para isso, ele deve seguir alguns princípios básicos.
Eles permitem ao software realmente auxiliar na gestão do desenvolvimento do projeto e, caso estejam ausentes, podem criar brechas que atrapalham no resultado.
Continue lendo para conferir quais são esses princípios e faça a escolha certa!
Princípios básicos do software de gerenciamento de projetos, conheça quais são
O gerenciamento de projetos requer que o gestor tenha uma visão completa do que será necessário para que o resultado final seja possível. Não só possível, eis que ele deve ter a qualidade que se espera.
E isso inclui comunicação, clareza de etapas e atividades e dos responsáveis por cada uma delas. O orçamento e o cronograma devem ser claros ao mesmo tempo em que notificações e alterações devem ter notificações automáticas.
Abaixo, confira quais são os princípios básicos do software de gerenciamento de projetos para que ele permita que as necessidades acima sejam realmente alcançadas.
Visão geral do projeto e das tarefas
Um projeto naturalmente é rico em detalhes que se voltam a inúmeras questões, dentre elas:
- Fases e atividades;
- Orçamento;
- Responsáveis pelas atividades das fases;
- Prazos gerais com cronograma de todo o processo e de cada fase e atividade;
- Especificação da ordem de cada uma das fases;
- Dependências de cada tarefa;
- Ferramentas necessárias para cada atividade;
- Informações sobre alterações ou surgimento de novas fases.
Tudo isso é complexo, o que faz com que um software de gerenciamento de projetos somente seja algo realmente efetivo caso dê a visão geral de todas essas informações.
Ao escolher o seu software, lembre-se de analisar se ele oferece essa possibilidade. Em caso contrário não poderá auxiliar na maneira como o gestor precisa. O pior, pode fazer com que existam brechas para erros e problemas na execução.
Deve facilitar a comunicação
A comunicação entre o gestor e as equipes e colaboradores que executarão o projeto são imprescindíveis para o sucesso dele. O software de gerenciamento de projetos deve facilitá-la e esse é outro dos seus requisitos.
Um bom programa para a gestão de projetos faz isso de forma basicamente automática. Isso se deve em muito por causa do item anterior, da visão geral. Ela não se limita ao gestor e também se apresenta aos colaboradores envolvidos.
O software deixará claro:
- Quem são os responsáveis;
- Quando as atividades de cada um se fazem necessárias;
- O prazo de realização de cada atividade, dentre outras questões.
Outro ponto importante é que o software precisa dar espaço para a comunicação, como a adição de comentários e observações. Isso permite ao gestor saber sempre o que realmente está acontecendo na execução das fases e atividades.
Atribuição eficiente das responsabilidades
Um bom software de gerenciamento de projetos somente se faz efetivo quando ele atribui eficientemente todas as responsabilidades das atividades internas. Os colaboradores devem saber o que lhes cabe e quando isso se impõe.
E isso deve ocorrer de modo claro e automático. Considere que todos os projetos possuem atividades que podem acontecer concomitantemente. Outras não são simultâneas e dependem do término de outras para poderem ocorrer.
Nesse sentido é essencial que o software indique:
- A ordem das atividades;
- Quem são os responsáveis por cada uma delas;
- Notificação aos responsáveis pelo início do prazo de suas atividades conforme a ordem previamente estabelecida no escopo do projeto. Isso ocorre para todas as atividades e permite que todos tenham pleno conhecimento de quando eles devem começar a agir.
Automação das atividades repetitivas
É comum que ocorram vários projetos na empresa. E um projeto tem um ponto inicial e um fim específico. O seu resultado pode ser repetido depois por inúmeras vezes.
O que ocorre é que o desenvolvimento dele enquanto novo produto ou solução acontece uma única vez. E isso leva ao fato de que podem ocorrer diversos projetos simultaneamente ou que um ocorra depois do outro, de forma constante.
Os projetos são únicos. Isso não significa que algumas de suas fases não o sejam. Aquelas que são repetitivas permitem a automatização. E um bom software de gestão de projetos pode ser capaz de automatizá-las.
Ele deve contar com inteligência de máquina e inteligência artificial, o que é essencial para essa automatização.
Evolução clara do projeto no software de gerenciamento de projetos
Um software de gestão de projetos deve apresentar ao responsável pelo gerenciamento uma visão clara quanto à evolução. Antes falamos sobre a disponibilização de fases, que também é indispensável.
Aqui estamos nos referindo à realização das tarefas. Quando a primeira termina o software deve indicar isso claramente, demonstrando que a execução já se encontra na segunda fase ou em outras mais à frente.
Outras questões importantes que um bom software de gerenciamento de projetos devem indicar quanto a isso são:
- Quais tarefas já foram concluídas;
- Quais estão em execução;
- Como está o cronograma de projeto, se em dia, atrasado ou adiantado;
- A situação do orçamento;
- As alterações e observações;
- As novas necessidades que o projeto eventualmente apresente.
São várias as questões que devem ficar claras para que o gestor possa realizar a melhor gestão possível e para que o resultado final seja possível. Esse acompanhamento permite reconhecer erros, antecipar problemas e soluções.
Gestão do orçamento como um dos princípios básicos do software de gerenciamento de projetos
O último dos princípios básicos de um bom software que se volte à gestão de projetos diz respeito ao gerenciamento do orçamento. Mesmo que a empresa tenha bastantes recursos, eles são finitos.
E o projeto contém um orçamento específico pra ele, em caso contrário pode ser bastante prejudicial à própria empresa e não alcançar o fim desejado.
Um bom programa de gerenciamento deve permitir uma visão geral e também outra, detalhada, do orçamento em relação à execução das fases e das atividades. Considere os seguintes pontos:
- Orçamento geral;
- Paralelo entre a execução do projeto e o uso do orçamento;
- Análise quanto ao uso correto do orçamento, sem furos;
- Revisão quanto ao deslocamento de recursos de uma atividade para outra;
- Possibilidade de rentabilizar os recursos.
Todas essas questões são indispensáveis para o bom desenvolvimento do projeto e para a gestão. Considere todos eles ao contratar um software de gerenciamento de projetos e garanta a máxima efetividade!
Quais são, então, as vantagens em adotar um software de gerenciamento de projetos?
Como vimos acima, os softwares de gestão de projetos possuem vários princípios básicos. E, por isso, eles garantem uma série de vantagens a quem o utiliza no dia a dia. Veja, então, quais são as principais delas:
- Agilize processos, reconhecendo pontos em comum na maioria deles e que podem ser pré-determinados;
- Tenha clareza ao priorizar as fases dos projetos, de forma a saber exatamente qual precede qual e quais são as necessidades que cada uma delas têm;
- Melhore a comunicação interna, com todos tendo conhecimento sobre o que é necessário no projeto;
- Engaje os colaboradores e equipes, uma vez que eles terão maior segurança ao atuar na medida em que têm à frente dados claros sobre as suas responsabilidades e o que devem realmente fazer, bem como prazos e limitações;
- Saiba exatamente como os colaboradores estão se dedicando ao projeto, com a estipulação exata de número de horas em que permaneceram no desenvolvimento dele;
- Evite riscos e os reconheça com antecedência com o software de gerenciamento de projetos, de forma a adotar medidas que os evitem e que permitam o devido desenvolver do projeto;
- Otimize o uso de recursos humanos e financeiros, com o acompanhamento em tempo real do seu uso. Ainda, reconheça quais podem ser aplicados em mais de uma fase, de forma a economizar;
- Garanta a entrega do projeto dentro do prazo inicialmente estipulado, pois o software é capaz de reconhecer, por exemplo, términos antes do prazo em uma fase de forma a realocar esse tempo para as demais fases.
Portanto, ter um software de gerenciamento de projetos pode trazer inúmeras vantagens para a sua empresa. Tudo isso que listamos acima, ainda, geram outras consequências positivas, a saber:
- Aumente a satisfação do cliente com a melhoria dos resultados finais dos seus projetos;
- Diminua a rotatividade de colaboradores, engajando-os e propondo novos desafios;
- Melhore a relação entre colaboradores e entre equipes, bem como entre os gestores e os colaboradores. Isso ocorre pela melhoria na comunicação e no aumento da satisfação de quem trabalha na empresa;
- Torne sua empresa mais criativa, com o uso do software em todas as capacidades que ele oferta.
Pois bem, já ficou claro que ter um software de gerenciamento de projetos é ideal. Agora confira como colocá-lo na sua empresa e introduzi-lo com sucesso para aproveitar tudo o que a ferramenta oferta.
Como escolher um bom software de gerenciamento de projetos?
Os princípios e as vantagens do software de gestão de projetos deixam claro como essa se tornou uma ferramenta indispensável nas empresas modernas. Mas, para que possa realmente auxiliar, sua introdução deve ser precedida de alguns cuidados. Veja quais são.
Saiba as suas necessidades
O primeiro ponto a se considerar são as reais necessidades da sua empresa. Isto é, quais são os tipos de projetos que se desenvolvem, o grau de complexidade e o número de pessoas e de atividades que se envolvem.
Igualmente, pense no uso do software, que deve ser acessível a todos e, portanto, intuitivo e célere. Outros pontos interessantes se referem às demais ferramentas que você usa, a fim de automatizar o máximo de processos e relacioná-los de forma automática.
Prepare suas equipes para usar o software
Ainda, prepare suas equipes para usarem o software de gerenciamento de projetos. Neste viés, considere contratar profissionais para treinamentos. Da mesma forma, conte com um manual claro onde dúvidas de uso possam ser sanadas.
Certifique-se de que todos estão à vontade com o software e de quantas vantagens o uso poderá trazer. Assim, muitas vezes é necessário ter certa insistência, pois pode haver uma resistência às mudanças. Porém, com os cuidados certos é possível contorná-las.
Gerencie a adesão e correto uso do software
Como dito acima, pode haver certa resistência com o software, no início. Dessa maneira, na introdução dele na empresa, lembre-se de conferir se os colaboradores estão aderindo ao uso e se este uso está correto.
Sempre faça questão de ressaltar os benefícios que o software garante a todos e de se dispor para eventuais dúvidas quanto ao uso.
Conte com assistência especializada
O último ponto é se certificar de que terá uma assistência especializada para o uso do software de gestão. Com isso, quaisquer dúvidas ou problemas de uso podem ser resolvidos em poucos passos.
