Mudanças controle de ponto após a Portaria 1486/2022

Publicada em 3 de junho de 2022 pelo Ministério do Trabalho e Previdência, a Portaria 1486 alterou a Portaria 671 de novembro de 2021. 

O documento regulamenta as disposições legais relativas à legislação trabalhista, a inspeção do trabalho, às políticas públicas e as relações de trabalho. 

Dentre as alterações trazidas pela Portaria, as que merecem maior atenção tratam do controle de ponto eletrônico e da assinatura eletrônica.

Saiba mais sobre essas mudanças e como a sua empresa deve se adequar a elas. Boa leitura!

O que é e o que diz a Portaria 1486?

Antes de entender o que dizem as alterações propostas pela Portaria 1486, é fundamental saber qual é a serventia desse instrumento legal utilizado pelos ministérios do Governo Federal.

Uma portaria ministerial é um instrumento de regulamentação de políticas, com a finalidade de definir as instruções para que as leis aprovadas pelo Poder Legislativo sejam cumpridas.

Por tanto, uma Portaria não altera a lei em si, mas sim sua interpretação e a forma como ela é aplicada.

No caso das Portarias 1486 e 671, elas foram redigidas e implementadas com a finalidade de modernizar e regulamentar alguns pontos ligados às leis trabalhistas que se alteraram com o passar dos anos, por conta dos avanços tecnológicos.

Dentre os tópicos abordados dentro da nova Portaria, podemos destacar os relacionados ao controle de ponto e assinaturas eletrônicas, alterações que competem às empresas.

Além delas, também houve mudanças relacionadas às entidades sindicais e instrumentos coletivos de trabalho, que devem receber atenção, porém, não necessitam de interferências da empresa ou seu setor de RH para que se adéquem às novas disposições.

Disposições sobre controle da jornada na Portaria 1486 comentadas

Agora que você já sabe o que é a Portaria 1486, qual a sua finalidade e os principais assuntos que ela aborda, confira o que diz os seus artigos que tratam do controle da jornada com comentários sobre as alterações realizadas:

• Art. 74 – “O sistema de registro eletrônico de ponto deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina.”

O entendimento permanece o mesmo, porém reforçando que as alterações no sistema de ponto eletrônico, como a marcação posterior, podem trazer problemas legais para a empresa.

Em casos de sinistro, como falta de luz, a marcação deve ser feita de outras formas e se mantendo dessa maneira, não sendo realizado no sistema eletrônico posteriormente, o que representaria uma fraude.

• Art. 81 – “Todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto devem gerar o Arquivo Fonte de Dados, conforme especificações disponíveis no portal gov.br.”
• Art. 83 – “O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar:

I – o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme especificações disponíveis no portal gov.br; e

II – o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84.”

Anteriormente o Arquivo de Fonte de Dados (AFD) e o Arquivo Eletrônico de Jornada deveriam observar as especificações contidas nos anexos da Portaria 671. 

Agora, essa observação deve ocorrer no site gov.br. 

• Art. 88 – “§ 1º As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-P para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador emitido em arquivo eletrônico devem ser no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).

• 2º As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A, REP-P e programa de tratamento de registro de ponto para o Arquivo Fonte de Dados e o Arquivo Eletrônico de Jornada devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached).”

No artigo 88 foram incluídos os padrões que cada tipo de assinatura eletrônica deve obedecer.

• Art. 89 – “§ 1º O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve ser emitido conforme modelo e especificações disponíveis no portal gov.br.

• 3º O arquivo eletrônico que contém o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve ter o formato Portable Document Format – PDF, com assinatura no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), e o empregador deverá mantê-lo para apresentação à Inspeção do Trabalho.”

Além de também indicar o padrão da assinatura a ser obedecido, aponta que o Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade devem ser emitidos conforme o modelo presente no site do gov.br. 

• Art. 96 – “§ 2º  I – empregados que possuem PIS: colocar “0” na primeira posição do campo e o PIS completo nas próximas onze posições ou informar o PIS completo nas onze primeiras posições e preencher com espaço na última posição;”

Incluiu novas informações sobre o preenchimento do PIS no ponto eletrônico.

• Art. 97 – “No caso de sistema alternativo eletrônico de controle de jornada autorizado por acordo ou convenção coletiva de trabalho, firmado sob a vigência da Portaria MTE nº 373, de 25 de fevereiro de 2011, não serão exigidos o arquivo eletrônico e o relatório especificados no art. 83.”

Anula as necessidades do arquivo eletrônico e relatórios especificados sobre o controle de ponto para empresas  que possuem jornada autorizada por acordo ou convenção coletiva, porém, desde que firmada pelos moldes da Portaria 373/2011.

• Art. 97-A – “O prazo definido no art. 97 também se aplica aos fabricantes ou desenvolvedores de REP-A, especificamente para a geração do Arquivo Fonte de Dados.”

Estabelece um prazo para adequação dos desenvolvedores de REP-A.

• Art. 164 – “VI – instrumento de cooperação para disponibilização de dados – ajuste realizado por meio de acordo de cooperação técnica ou acordo de cooperação a ser celebrado entre solicitante de dados e Ministério do Trabalho e Previdência, no uso de suas atribuições, com vias de formalizar o acesso aos dados pessoais, conforme modelos disponíveis no portal gov.br. “
• Art. 167 – “IV – plano de trabalho, conforme modelos disponíveis no portal gov.br, que abranja os elementos a seguir:

V – na hipótese de o solicitante ser organização da sociedade civil, regida pela Lei nº 13.019, de 31 de julho de 2014, a solicitação também deverá ser acompanhada:

13. a) dos documentos previstos no art. 34 da Lei nº 13.019, de 2014; e
14. b) da declaração que ateste que:
15. a entidade se enquadra na definição de organização da sociedade civil, nos termos do disposto no art. 2º da Lei nº 13.019, de 2014;
16. a entidade é regida por normas de organização interna cujos objetivos são voltados à promoção de atividades e finalidades de relevância pública e social, nos termos do disposto no inciso I do art. 33 da Lei nº 13.019, de 2014; e
17. a solicitação não se enquadra nos impedimentos previstos nos art. 39 e art. 40 da Lei nº 13.019, de 2014.

• 3º II – análise quanto à materialidade do instrumento de cooperação e quanto à sua conformidade com esta Portaria.
• 4º Para efeitos da alínea “a” do inciso V do caput, o solicitante apresentará cópia do estatuto social e de eventuais alterações estatutárias, devidamente registrados, não substituíveis por certidão de existência jurídica expedida pelo cartório de registro civil.”

Os artigos 164 e 169 determinam mais elementos da Portaria que passaram a seguir os modelos apresentados no portal gov.br, ao invés da sessão de anexos, como acontecia antes na Portaria 671. 

• Art. 169 – “Para formalização de instrumento de cooperação de que trata o inciso VI do art. 164, o representante legal da instituição deverá assinar Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo, conforme modelo disponível no portal gov.br.” 

Tratando novamente das mudanças relacionadas ao que antes estava presente nos anexos, o artigo 169 estabelece que o modelo do Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo a ser assinado se encontra no site gov.br.

• Art. 173 – O gestor de dados disponibilizará ao usuário de dados o arquivo contendo as informações solicitadas, de acordo com o formato e o leiaute acordado entre os partícipes, mediante entrega de Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo assinado pelo usuário de dados, conforme modelo disponível em portal gov.br.”

Anteriormente, para disponibilizar as informações solicitadas, o gestor de dados deveria receber o Plano de Trabalho Específico e o Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo, após a mudança, só o segundo documento é necessário.

• Art. 178-A – “O disposto neste Capítulo se aplica, no que couber, à disponibilização e à utilização de dados pessoais por organizações internacionais que tenham memorando de entendimento ou instrumento congênere vigente que objetive a cooperação entre o Ministério do Trabalho e Previdência e o organismo internacional.

Parágrafo único. Serão indeferidas solicitações de dados formuladas por entidades ou organizações internacionais que não tenham em vigência memorando de entendimento ou instrumento congênere, nos termos do caput.

Art. 178-B. A disponibilização e a utilização dos dados pessoais de que tratam este Capítulo por universidades ou institutos de pesquisas internacionais deverá ser precedida de parceria ou de instrumento congênere, celebrada com universidade ou instituição de pesquisa nacional que assuma as responsabilidades e obrigações previstas neste Capítulo.”

Os artigos 178-A e 178-B são novos e tratam da disponibilização e uso de dados pessoais.

Além da revisão e inclusão dos artigos, a Portaria 1486 também traz 2 anexos que tratam do registro de ponto eletrônico. Por serem textos mais longos, você pode conferi-los na íntegra no próprio documento. Confira do que cada um deles trata brevemente:

• Anexo I – Aponta os requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C)

No primeiro anexo estão contidas todas as informações necessárias sobre os requisitos que um REP-C deve apresentar para concordar com a lei, como, o tipo de relógio, o tamanho dos caracteres e formato de hora a ser gravado na marcação.

• Anexo II – Aponta os requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto via Programa – (REP-P)

De maneira similar ao anexo anterior, os textos apresentam os requisitos a serem seguidos para a adequação legal do modelo de registro de ponto.

Dentre as especificações estão a necessidade de um meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade.

Como fazer o controle de ponto eletrônico via programa?

Manter o setor de Recursos Humanos atualizado é um desafio, diversas tecnologias ganham a área e facilitam o trabalho de seus profissionais, mas a escolha dentre essas soluções pode ser uma tarefa difícil.

Por conta disso, é fundamental contar um sistema de ponto que entregue o máximo de soluções possíveis, garanta sua adequação a Portaria 1486 otimizando o trabalho do setor e gerando melhores resultados para a área.

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