Ponto digital: como implantar um controle de ponto online?

O ponto digital já é uma realidade presente em muitas empresas, afinal, com os avanços tecnológicos dos últimos tempos, ter uma gestão otimizada dos processos internos é questão estratégica para a fluidez dos negócios.

Assim, um bom trabalho de gestão de pessoas inclui ter um entendimento de que grande parte dos problemas enfrentados no dia a dia é fruto de deficiências em procedimentos corriqueiros, como o próprio controle da jornada de trabalho dos  seus profissionais. 

Entretanto, neste contexto, ainda existem dúvidas comuns a respeito de como implementar um modelo de ponto digital que atenda o que a organização precisa, bem como quais são os benefícios gerados por uma boa escolha.

E para te ajudar, nós elaboramos este artigo, apresentando quais são os critérios a serem considerados na hora de fazer a escolha do registro de ponto online mais seguro para a sua empresa.

Acompanhe!

O que é o ponto digital?

O ponto digital é um sistema moderno de registro de jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa.

Assim, em vez do método tradicional de registro manual em papel, o ponto digital utiliza tecnologias eletrônicas para capturar as informações de entrada e saída dos funcionários.

Existem várias formas de ponto digital, como o uso de aplicativos em smartphones, relógios de ponto biométricos, reconhecimento facial, cartões de proximidade e outras tecnologias de identificação. 

Cada sistema tem suas características específicas, mas todos têm em comum a substituição do registro manual pela automação eletrônica.

O que é o REP ponto eletrônico?

O REP (Registrador Eletrônico de Ponto) é um equipamento utilizado para o registro eletrônico de ponto dos colaboradores de uma empresa. 

O REP deve atender a requisitos específicos estabelecidos pelo Ministério do Trabalho, com o objetivo de garantir a integridade e a autenticidade dos dados registrados, evitando fraudes ou manipulações.

Quais os tipos de registrador eletrônico de ponto REP?

Dentre os modelos de REP definidos pela portaria 671, estão:

• REP-C: registro de ponto convencional;
• REP-A: modelo alternativo que utiliza equipamentos e programas, e que deve ser autorizado pela CCT ou acordo coletivo;
• REP-P: softwares de ponto digital que não necessitam de vínculo com aparelhos físicos.

Como funciona o ponto eletrônico com REP?

O ponto eletrônico com REP (Registrador Eletrônico de Ponto) funciona de forma automatizada e segura, permitindo o registro eletrônico da jornada de trabalho dos colaboradores. 

De maneira geral, os modelos de REP funcionam de forma simples:

• Identificação do colaborador;
• Registro dos apontamentos de horas;
• Armazenamento e sincronização de dados.

Além disso, alguns modelos de REP podem oferecer integrações com relógios de ponto e sistemas de folha de pagamento.

O software da Oitchau, por exemplo, oferece essa facilidade e ainda permite a geração de relatórios e acompanhamento em tempo real!

Qual a diferença entre o REP-C e o controle de ponto digital?

Ao falar sobre ponto eletrônico, é comum que surja a dúvida entre o REP e o controle de ponto digital

Diferente do REP-A e REP-P, que são modelos de controle de ponto online ou digitais, o REP-C é o modelo mais convencional, caracterizado pelo uso de um aparelho que, normalmente, é instalado na entrada da empresa para que os colaboradores realizem os apontamentos.

As principais diferenças entre o REP-C e o ponto digital estão:

• Instalação, já que o REP-C precisa estar em um local físico e de fácil acesso aos colaboradores;
• Flexibilidade, visto que o modelo REP não oferece a possibilidade de apontamentos remotos, como o ponto digital;
• Maiores custos de manutenção, já que os aparelhos físicos tendem a exigir reparos e manutenções com frequência.

Quando comparado ao ponto digital, o REP-C oferece menos vantagens e facilidades para a gestão de ponto, já que ele não realiza a integração com sistemas e envio automático de dados para o tratamento das horas.

Assim, apesar de ser um modelo mais tradicional, o REP-C acaba perdendo quando em relação às tecnologias e praticidades do ponto digital.

Quando o ponto eletrônico é obrigatório?

De forma geral, o ponto eletrônico é obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores.

A legislação que regulamenta o controle de ponto, além da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), é a Portaria n.º 671/2021, que estabelece as regras para o Registro Eletrônico de Ponto (REP).

Dessa forma, empresas com mais de 20 colaboradores devem adotar algum sistema de controle de jornada de trabalho, seja ele manual, mecânico ou eletrônico.

Afinal, o ponto eletrônico é a opção mais comum para garantir precisão e segurança nos registros de entrada, saída e intervalos dos trabalhadores.

Portaria 671 e ponto digital

Publicada em 2021, a portaria 671 veio para substituir as antigas portarias 1530 e 373, que tratavam sobre o regime de ponto eletrônico nas empresas.

Assim, juntamente com as atualizações da portaria 1486, ela veio para oferecer os direcionamentos sobre tratamento e critérios de homologação para os modelos eletrônicos de controle de ponto.

Como funciona o relógio de ponto digital?

O ponto digital é o modelo de registro de ponto que realiza os registros de horas de forma automática, funcionando por meio de aparelhos específicos ou uma plataforma online.

No ponto digital, o colaborador deverá se dirigir ao relógio de ponto — que está normalmente instalado em um local de grande circulação na empresa — ou acessar a plataforma de ponto e realizar os apontamentos de horas de entrada e saída.

Assim, a partir dos registros diários, o sistema é alimentado por essas informações para a composição do fechamento.

Alguns modelos oferecem o relatório atualizado com jornada completa dos colaboradores e saldo de horas extras.

No entanto, outros modelos trabalham com versões limitadas, sendo de responsabilidade do RH ou DP contabilizar cada um dos os saldos.

Relógios de ponto digital: como escolher o melhor para a empresa?

Escolher um relógio de ponto digital é uma decisão importante para a gestão de pessoal de uma empresa. Existem várias opções disponíveis no mercado, e a escolha certa dependerá das necessidades específicas da organização. 

Assim, você deve avaliar pontos como:

• Identificar as necessidades específicas da empresa;
• Escolher a tecnologia de identificação adequada (biometria, reconhecimento facial, cartão de proximidade, etc.);
• Verificar a conformidade com a legislação trabalhista;
• Optar por uma interface de fácil uso;
• Garantir armazenamento seguro e inviolável dos dados;
• Verificar a integração com sistemas de RH existentes;
• Certificar-se do suporte técnico oferecido pelo fornecedor;
• Avaliar relatórios e recursos adicionais disponíveis;
• Considerar o custo-benefício do equipamento.

Quais os benefícios do ponto digital?

Alguns benefícios do controle de ponto digital são os recursos oferecidos pelo sistema, como:

• Coleta de dados feita com segurança reduzindo os espelhos de pontos incorretos;
• Mais agilidade na montagem da escala de trabalho;
• Resolução em tempo real dos espelhos e folhas de pontos;
• Melhor organização das escalas de férias dos colaboradores;
• Painel para os gestores tomarem decisões estratégicas;
• Relatórios com as informações mais importantes para o RH;
• Liberdade de definir os locais para marcação de pontos;
• Gerenciamento facilitado do banco de horas;
• Avisos no caso de possíveis ausências.

Como funciona o sistema online de ponto digital?

Ao aderir um sistema de ponto digital online, os empregadores conseguem gerir suas rotinas administrativas de forma totalmente automatizada. 

Os dados podem ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar, sendo por acesso online ou por meio de aplicativos para celular. Isso otimiza o trabalho dos gestores e reduz as possibilidades de falhas no processo.

O sistema conta com uma inteligência de ponta e entrega em tempo real todas as interações que ocorrem no dia a dia — informações como hora de entrada e saída, faltas e atrasos, inconsistências pela falta de algum registro, cálculo de adicionais e horas extras.

Para os colaboradores, o ganho em relação à praticidade também é notável.

Afinal, o controle de ponto online permite que eles consigam marcar o ponto no seu próprio celular e em qualquer lugar, acompanhem o saldo de horas extras ou banco de horas, além de verificarem possíveis erros que precisam ser ajustados.

Como implantar um sistema de ponto digital online?

Para implementar a melhor solução para a sua empresa, é preciso seguir alguns passos, como:

• Pesquisa e seleção do sistema adequado;
• Definição dos requisitos da empresa;
• Testes e avaliação do sistema;
• Treinamento dos colaboradores;
• Adequação à legislação trabalhista;
• Configuração personalizada do sistema;
• Comunicação e engajamento dos colaboradores;
• Teste piloto antes da implantação completa;
• Implementação gradual (por departamentos, por exemplo);
• Acompanhamento contínuo e ajustes conforme necessário.

Veja mais detalhes a seguir.

Pesquisa e seleção do sistema

Realize uma pesquisa no mercado para identificar os sistemas de ponto digital online disponíveis, avaliando pontos como:

• Possibilidade de montar escalas de trabalho;
• Controlar previsão de férias;
• Facilidade de administrar a ferramenta;
• Emissão de relatórios otimizados;
• Acompanhamento dos apontamentos em tempo real.

Outro fator fundamental é conferir possíveis vantagens adicionais oferecidas, como uma interface administrativa para o pessoal do departamento pessoal, recursos de mobilidade e até mesmo a possibilidade de se registrar o ponto por meio de reconhecimento facial.

Definição de requisitos

Identifique as necessidades específicas da sua empresa em relação ao sistema de ponto digital, considerando fatores como o número de colaboradores, locais de trabalho, tecnologias de identificação preferidas (biometria, reconhecimento facial, cartão de proximidade) e integração com outros sistemas de RH.

Testes e avaliação

Antes de adquirir o sistema, faça testes com versões demo ou experimente períodos de avaliação. 

Assim, garanta que o sistema atende às suas necessidades e é fácil de usar.

Treinamento dos colaboradores

Planeje um treinamento adequado para os colaboradores que utilizarão o sistema de ponto digital, fazendo com que eles entendam como fazer os registros corretamente e utilizem todas as funcionalidades disponíveis.

Adequação à legislação

Outro ponto essencial é verificar se o sistema está em conformidade com a legislação trabalhista.

O Oitchau, por exemplo, está homologado na portaria 671,atendendo aos requisitos legais de registro de ponto eletrônico.

Configuração do sistema

O próximo passo é personalizar o sistema de acordo com as necessidades da sua empresa, definindo as regras de cálculo de horas, jornadas de trabalho, políticas de horas extras, entre outros.

Comunicação e engajamento

Informe os colaboradores sobre a implantação do sistema de ponto digital, seus benefícios e a importância do uso correto.

Afinal, o modelo só vai funcionar se você conquistar o apoio em engajamento das equipes no seu uso.

Teste piloto

Realize um teste piloto com um grupo reduzido de colaboradores antes de implantar o sistema para toda a empresa. 

Isso permitirá identificar possíveis ajustes antes da implementação completa. Para isso, utilize apenas uma amostra de colaboradores de diferentes setores para fazer o teste, avaliando dificuldades e possíveis problemas.

Implementação gradual

Se a empresa for grande, considere implantar o sistema de ponto digital em etapas, começando por um departamento ou filial, facilitando o controle e a correção de problemas iniciais.

Acompanhamento e ajustes

Por fim, após a implantação, monitore o desempenho do sistema e solicite feedback dos colaboradores. 

Para isso, é preciso fazer ajustes conforme necessário para garantir a eficiência e a satisfação dos usuários.

O que é a folha de ponto digital?

A folha de ponto digital é uma versão eletrônica da tradicional folha de ponto utilizada para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores em uma empresa. 

Ela é uma das formas de controle de frequência adotadas por algumas organizações, substituindo o registro manual em papel por um sistema digital.

Como funciona a folha de ponto digital?

Na prática, o modelo é integrado a um aplicativo online de registro de jornada, por exemplo,  no qual os colaboradores podem fazer as suas marcações de horários por meio de smartphones, tablets ou computadores. 

É possível também, neste caso, integrar o relógio de ponto comum ao sistema digital. Por meio do recurso, toda vez que um profissional bate ponto, o sistema preenche sua folha de maneira automática. 

Ainda em relação à efetividade das informações recebidas, sistemas de controle de ponto alternativos, como o Oitchau, são mais seguros e completos do que em relação aos modelos de folha de ponto manuais.

Isso porque essas plataformas já vêm com relatórios que notificam quando são identificadas inconsistências na folha de ponto, por exemplo. 

Isto significa que, se existem dias sem marcações ou com batidas faltantes, possíveis atrasos, faltas injustificadas, etc. Todos os dados relevantes ao gerenciamento das jornadas aparecerão de forma rápida e simples aos administradores. 

Quais as vantagens do ponto digital?

Dentre os principais benefícios de contar com um modelo digital em comparação ao modelo tradicional, estão:

• Maior precisão nos registros de ponto;
• Redução de erros e fraudes;
• Eliminação do uso de papel e redução do impacto ambiental;
• Acesso instantâneo aos registros em tempo real;
• Facilidade na geração de relatórios e análise de dados;
• Integração com sistemas de gestão de RH;
• Segurança dos dados armazenados eletronicamente;
• Agilidade no fechamento do ponto e cálculo de horas trabalhadas;
• Conformidade com a legislação trabalhista;
• Facilidade de uso para colaboradores e gestores.

Quais são os diferenciais e benefícios de uma ferramenta digital de gestão da jornada de trabalho?

O controle de ponto digital é uma solução que se integra com o ponto eletrônico e realiza a apuração eficaz da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa.

Ele é flexível, inteligente, tem uma interface amigável e gera economia e agilidade nesses processos.

Além disso, o ponto digital ainda oferece maior segurança no tratamento de dados. Afinal, somente os profissionais autorizados poderão acessar os dados sensíveis dos colaboradores.

Essas vantagens são conquistadas graças ao amplo leque de benefícios proporcionados pelo aplicativo.

Veja alguns deles.

Indicadores estratégicos

O ponto digital aplica automaticamente métricas que trazem uma visão estratégica completa do negócio, com indicadores como:

• Absenteísmo;
• Atrasos;
• Saída antecipada;
• Afastamentos;
• Banco de horas;
• Interjornada;
• Quantidade de colaboradores.

Integração com a folha de pagamento

O modelo digital oferece comunicação online com diversos relógios, eliminando a necessidade de lançar tudo manualmente. 

Assim, ele oferece integração com a folha de pagamento e gera a folha de ponto de forma automática, permitindo a importação dos dados e analisando os eventos do período de cada colaborador.

Criação de escalas

O ponto digital faz a montagem de escalas de trabalho e folgas, possibilitando adequação às necessidades da organização.

Sincronização

Ele permite a sincronia de dados no sistema de pessoal com o aplicativo de ponto.

Interface ao colaborador

Permitindo que os profissionais acessem o sistema e analisem seus horários.

Solicitação de abono

O colaborador poderá solicitar abono de atrasos, saídas antecipadas, faltas e afastamentos pelo sistema. O gestor receberá um e-mail com o pedido e poderá analisar o caso.

Além disso, o ponto digital consegue integrar com o sistema de folha, como exemplo nos casos em que um colaborador mudar de setor, já ocorrerá a alteração no ponto.

Controle das horas extras

Uma vantagem de aperfeiçoar o controle de dados a respeito dos colaboradores é que assim você tem como controlar as horas trabalhadas e ausências, bem como as horas extras com maior facilidade.

Essa prática impede que aconteçam erros como pagamentos incorretos por horas trabalhadas, algo que costuma gerar processos trabalhistas.

Organização da folha de pagamento

Não somente questões como o cálculo de horas extras, mas encargos trabalhistas e benefícios precisam ser adequadamente controlados para que a empresa não venha a sofrer com problemas de natureza legal.

É preciso que a folha de pagamento seja parametrizada para que cada informação possa ser registrada e os benefícios concedidos.

Agiliza o agendamento de férias

Realizando um planejamento e gestão de férias completo, sabendo quais são os meses de férias de cada colaborador, é possível estimar quem estará disponível em determinado período e poderá agir quando dois  trabalhadores com funções similares estiverem para sair de férias.

O ponto digital possui integração?

Sim! Em geral, os sistemas de ponto digital oferecem integração com outros sistemas, como folha de pagamento, gestão de RH, entre outros. Essa integração é importante para automatizar processos, reduzir erros e facilitar a gestão do departamento de RH.

Por exemplo, um sistema de ponto digital pode ser integrado com o sistema de folha de pagamento para que os registros de entrada e saída dos colaboradores sejam automaticamente importados para o cálculo das horas trabalhadas e dos salários a pagar.

Nesse contexto, a integração também pode permitir que os gestores acessem relatórios e análises sobre a jornada de trabalho dos colaboradores de forma mais fácil e rápida, ajudando na tomada de decisões e no cumprimento das obrigações trabalhistas.

Qual o melhor ponto eletrônico digital?

A melhor solução é aquela que consegue atender às necessidades da empresa gerando comodidades para seus colaboradores, como relatórios em tempo real, geolocalização e tecnologias que facilitam o acesso, como reconhecimento facial.

O Oitchau é um software de controle de ponto digital seguro, disponível para os principais gadgets: a plataforma possui integrações com REP e sistemas de folha de pagamento, que permitem a classificação das marcações de ponto dos colaboradores durante a jornada de trabalho, e também disponibiliza o acesso a essas informações em tempo real.

A sua equipe vai perceber que o time de RH terá muito mais poder de ação, principalmente porque as questões relacionadas ao ponto serão resolvidas na hora. 

Essa ação promoverá uma melhora não somente na agilidade do departamento como também refletirá no bem-estar de todos, aumentando o desempenho e reduzindo problemas com maus hábitos e absenteísmo dos colaboradores.

Conheça o Oitchau e tenha à disposição um sistema de gestão de horas mais intuitivo,  completo, seguro e econômico do mercado!

Veja também: Como fazer a gestão da terceirização de mão de obra?

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