PMBOK: a sua importância na gestão de projetos

Existem diversas metodologias que podem ajudar a sua empresa a ter uma gestão de projetos mais eficiente, mas nenhuma dela se aproxima da PMBOK, que é a maior de todas elas.

É considerada a “bíblia” da gestão de projetos, por conter informações mais detalhadas e aprofundadas sobre o assunto, que se transformado a teoria na prática podem trazer resultados bastante promissores para a equipe.

E por isso reunimos as principais informações sobre a PMBOK, para você entender do que se trata, como aplicá-la na sua empresa e qual a sua importância. Confira:

• O que é PMBOK?
• Como funciona o PMBOK?
• Qual a sua importância na gestão de projetos?
• Quais as principais etapas?
• Como a Oitchau te ajuda na gestão de projetos?

Boa leitura!

O que é PMBOK?

PMBOK são as siglas de Project Management Body of Knowledge, da tradução do inglês significa Corpo de Conhecimento em Gerência de Projetos. 

Trata-se de um guia com referências direcionadoras para lidar com projetos, capaz de tirar dúvidas e indicar quais processos podem ser realizados para conseguir organizar e finalizar o projeto em questão.

Totalmente focado na aplicação, é considerado um guia com leitura obrigatória para todos os gestores de projetos e empresas, por ser um estudo amplamente respeitado, funcional e atualizado.

Já está em sua 7ª edição, lançada este ano e contribui para uma estrutura de padronização de processos que resultam na gestão de projetos e que contém diversas áreas de gerenciamento, para tomarem como direção.

Como funciona o PMBOK?

Funciona com a atualização de padronização, nesta nova edição traz 12 princípios de gerenciamento de projetos focando em oito domínios de desempenho de projetos. E mantém o guia com 10 áreas de gerenciamento:

1. Integração: o time reúne seus conhecimentos e habilidades para definir os próximos passos da melhor maneira possível;
2. Escopo: momento de transparência com a equipe, no qual é compartilhado todas as etapas do projeto;
3. Cronograma: onde constam as ações, responsáveis, prazos de execução e tempo que será utilizado em cada ação;
4. Custos: a parte de cálculos que define quanto precisa ser gasto ou economizado para a aplicação do projeto;
5. Qualidade: a equipe deve manter o padrão de entrega  e acompanhar se será mantida durante todos os processos;
6. Recursos: envolve a gestão das pessoas, da equipe e do projeto como um todo;
   
7. Comunicação: conversas, troca de informações e mensagens, são controlados todos os fluxos e frequências que são feitas;
   
8. Riscos: avalia possíveis falhas, erros e riscos que podem afetar o projeto e busca alternativas para resolvê-los.
   
9. Aquisições: tudo o que pode somar ao projeto, pode ser compras de produtos, contratação de novas tecnologias ou outros profissionais;
   
10. Partes interessadas: identificar potenciais interessados no projeto, seja em fazer parte da execução ou de financiamento, cabe a essa etapa adequar a iniciativa aos objetivos iniciais.

Que são aplicadas durante as 5 etapas de processos, que são a base padrão que resultam na estruturação de projetos, que são:

• Iniciação: que define os objetivos;
• Planejamento: contém todo o escopo do que deve ser feito e contém 24 subprocessos a serem seguidos;
• Execução: definição de ações e prazos, que contém 10 subgrupos de organização;
• Monitoramento e controle: para o acompanhamento e checagem de execução, contém 12 grupos com indicações de alterações e protocolos;
• Encerramento.: o momento da finalização e avaliação do cliente sobre as entregas, além do arquivamento do projeto e coleta de ensinamentos.

Publicado por um instituto sem fins lucrativos, o Project Management Institute traz em sua sinopse que contém:

• Reflexões e abordagens de desenvolvimento, entre elas a preditiva que se refere ao planejamento e definição, o adaptativo relacionado a duração do projeto e também contém outras abordagens;

• Como se dedicar e adaptar às abordagens de desenvolvimento e processos para serem aplicados de acordo com o cenário da empresa;
• Inclui uma lista expandida de modelos, métodos e artefatos como detalhamento;
• Concentra-se não apenas na entrega de produtos do projeto, mas também na habilitação de resultados, o que contribui no processo como um todo.

Cada um dos itens trazidos possui maior fontes de detalhamentos e aprofundamento no guia PMBOK, portanto dá para ter uma boa ideia de como realizar os seus segmentos durante a gestão de projetos se baseando em todos esses itens.

Qual a sua importância na gestão de projetos?

É importante para otimizar o tempo do gestor e da equipe, em relação a organização e gestão de projetos, facilitando para que se encaminhe mais próximo do sucesso e qualificação necessária das entregas.

Toda e qualquer empresa precisa se organizar quando recebe um novo projeto, pois além de monitorar as ações e supervisionar as equipes, precisará debater e treinar em conjunto com o time para ter um processo mais efetivo.

E isso é possível com o PMBOK, porque passa o direcionamento e todo o escopo a ser seguido, a fim de criar uma padronização interna e permite que a equipe esteja mais envolvida durante a preparação e finalização do projeto.

Principais benefícios de PMBOK

Sem dúvida o principal benefício é ter um atalho para seguir, pois o PMBOK além de direcionar qual caminho deve ser seguido, também mostra como padronizar os seus processos e quais passos podem ser seguidos para o sucesso.

• Ter mais sucesso na entrega dos projetos;
• Ter mais controle sob os riscos e falhas durante o processo;
• Evitar possíveis atritos na equipe;
• Ter uma previsão de custos e recursos que serão utilizados;
• Conter gastos;
• Economizar ou manter orçamento inicial;
• Melhorar a produtividade da equipe;
• Conectar o time a cultura organizacional da empresa;
• Ter mais sincronia, pois os colaboradores já sabem qual é o objetivo e sobre todas as etapas do projeto.

Além disso, contribui para melhoria de projetos externos e internos, manter um ritmo consistente e eficiência na execução sem perder a qualidade padrão determinada para a entrega.

Como a Oitchau te ajuda na gestão de projetos?

A Oitchau é uma plataforma de controle de ponto digital, mas que entrega uma jornada de trabalho completa que vai além do registro de horários dos colaboradores.

Possuímos também uma gestão de projetos dentro da nossa plataforma, na qual você pode integrar o seu PMBOK com cálculo de tempo determinado para cada projeto, rastreamento de horas de trabalho feitas por cada projeto.

Controle de custos e faturamentos que podem ser determinados valores por horas ou por um custo fixo, o sistema apresenta diversas moedas que podem ser utilizadas de acordo com cada gasto ou pagamento.

Pode organizar os projetos pro multi-níveis, que separam os de cada cliente, cada colaborador visualiza somente o projeto que o gestor autorizar no sistema, sendo somente o gestor com a liderança de visualizar todos os projetos.

Cronograma de tarefas que faltam ser iniciadas, que estão em andamento, que atrasaram ou finalizaram em um só controle. Com a opção de criar e exportar relatórios automaticamente pela plataforma.

O acesso pode ser feito por web ou aplicativo, pois funciona de maneira online e todos os dados são armazenados na nuvem e possui proteção e segurança de ponta a ponta, com sistema anti-fraude, age de acordo com a lei e a LGPD.

Agende sua demonstração gratuita e saiba na prática o que podemos fazer pela sua gestão de projetos em PMBOK.

Veja também: Guia completo sobre gestão de projetos