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O plano de contingência corresponde a uma metodologia que atua na área da prevenção.
Ela busca mitigar riscos e diminuir os reflexos negativos que diferentes eventos podem causar à empresa, seus colaboradores e seus projetos.
Por isso, ele é de extrema importância e pode garantir a continuidade das atividades empresariais mesmo em situações adversas.
Mas o que exatamente é este plano, para que serve e como fazê-lo? Continue lendo e descubra as respostas para estas perguntas!
O que é plano de contingência?
Um plano de contingência é um documento que detalha um conjunto de medidas e ações previamente planejadas para manter o funcionamento da empresa, mediante a um determinado cenário.
Elas têm o objetivo de minimizar ou controlar os impactos de eventos adversos e imprevistos que possam afetar o funcionamento normal de uma empresa ou organização.
Quando falamos em eventos, falamos de situações que podem ocorrer que impeçam o andamento das atividades da empresa, que podem ser catástrofes naturais (tempestades, alagamentos, entre outros), erros humanos, acidentes, invasões (digitais e/ou físicas), guerras e pandemia (como ocorreu em 2020).
Para que serve o plano de contingência?
Um plano de contingência tem como finalidade principal preparar a empresa para enfrentar situações de crise, que fogem do cotidiano e ameaçam a existência e continuidade do negócio. Dentre as principais serventias, o destaque é a determinar os passos após a existência de um evento adverso.
Reduzir os danos causados
Um dos principais objetivos do plano de contingência é reduzir o impacto causado pelo evento que não estava previsto, como desastres naturais, falhas técnicas, crises (de diversos fins).
Por meio do plano de contingência é possível definir as ações, de uma forma mais específica, para proteger os interesses da empresa, como os ativos, dados, colaboradores e a reputação.
Garantir a continuidade do negócio
O plano de contingência serve para garantir que a empresa possa seguir com as suas operações, mesmo que apenas serviços essenciais após uma adversidade, como um desastre natural ou um roubo de informações, por exemplo.
Para isso, no plano deve conter mecanismos para garantir a sobrevivência, que podem incluir criação de rotinas de backup, designação de funções, identificação de fornecedores, entre outros.
Reestabelecer a normalidade
Após a ocorrência do incidente, com o plano de contingência é possível contar com um roteiro que foi preparado para recuperar e reestabelecer as operações essenciais da empresa, até que todo o restante seja reestabelecido.
No entanto, isso pode envolver etapas como a avaliação de danos, reconstrução de instalações danificadas, novos sistemas de TI, entre outros.
Responder rapidamente ao incidente
O plano define quais serão os procedimentos que devem ser seguidos pelas equipes responsáveis pela comunicação em caso de emergência, como incêndios, evacuações, vazamentos químicos, entre outros.
Mas, para isso, é preciso que o plano esteja com diretrizes claras sobre os procedimentos que devem ser seguidos, para manter tudo transparente, e todos seguros, ao mesmo tempo.
Quais são as vantagens de um plano de contingência?
Existem inúmeras vantagens em contar com um plano de contingência, onde a principal delas é a garantia da continuidade do negócio, mesmo em um cenário adverso. Mas, existem outras vantagens que você precisa conhecer a seguir.
Resposta rápida
O plano permite uma resposta ágil aos eventos adversos, reduzindo o tempo de recuperação e minimizando os prejuízos.
Ao ter as ações pré-definidas, a empresa evita perdas de tempo na tomada de decisões durante a crise.
Minimização de riscos
O plano identifica antecipadamente os riscos e estabelece medidas para mitigá-los. Assim, reduz o impacto nas operações da empresa.
Isso contribui para a proteção dos ativos, redução de perdas financeiras e manutenção da segurança dos colaboradores.
Proteção dos colaboradores
Um plano de contingência assegura a segurança dos colaboradores, pois fornece diretrizes claras sobre como agir em situações de emergência.
Isso inclui orientações sobre evacuação, primeiros socorros e comunicação interna, por exemplo.
Preservação da imagem e reputação da empresa
Ao lidar de forma eficaz com crises, a empresa demonstra sua capacidade de gerenciamento e fortalece sua imagem perante os stakeholders.
Uma resposta adequada e transparente ajuda a minimizar danos à reputação e manter a confiança dos clientes e parceiros, bem como em relação aos colaboradores e ao mercado.
Quando a empresa precisa de um plano de contingência?
Toda empresa, independentemente de seu porte ou segmento de atuação, pode se beneficiar de um plano de contingência.
No entanto, existem situações em que é especialmente importante ter um plano bem estruturado, saiba quais são elas.
Setores críticos
Se a empresa opera em áreas consideradas críticas, como saúde, infraestrutura, serviços financeiros, etc., um plano de contingência é essencial para a continuidade das operações.
Esses setores têm um impacto direto na sociedade e exigem ações imediatas em situações de crise.
Ambientes instáveis
Caso a empresa esteja localizada em regiões propensas a desastres naturais, instabilidades políticas ou outros eventos imprevisíveis, é necessário um plano de contingência para enfrentar essas situações.
Afinal, neste caso estão expostas a riscos específicos que requerem preparação e respostas adequadas.
Dependência de sistemas
Quando a empresa depende fortemente de sistemas de tecnologia, um plano de contingência é fundamental para lidar com falhas e interrupções que possam ocorrer.
Por exemplo, uma empresa que depende de infraestrutura de TI precisa ter ações e soluções alternativas para evitar perdas de dados e interrupções nos processos.
Como criar um plano de contingência?
A criação de um plano de contingência envolve uma série de etapas.
Elas incluem desde a identificação de riscos até o desenvolvimento de estratégias que os contenham e testes para entender a eficácia deles.
Por isso, o plano sempre será diferente de acordo com o setor em que a empresa atua, suas atividades, a região em que atua, etc.
Quais são as etapas do plano de contingência?
Para estruturar o plano de contingência é preciso detalhar cada uma das etapas, para que esteja completo e funcional, pronto para ser colocado em ação quando for necessário.
Identificação de riscos
Primeiramente, faça uma análise dos riscos que a empresa enfrenta, considerando diferentes cenários possíveis. Liste os eventos adversos mais prováveis e seus impactos potenciais.
Além disso, envolva todas as áreas da empresa para uma visão abrangente dos riscos, já que cada área pode ter um risco em particular que precisa ser mapeado e mitigado no plano de contingência.
Definição de objetivos
Estabeleça os objetivos que o plano de contingência deve alcançar, como minimizar tempo de inatividade, proteger colaboradores e preservar a imagem da empresa.
No entanto, é importante que eles estejam alinhados com a missão e valores da organização.
Designação de responsabilidades
Atribua responsabilidades específicas a indivíduos ou equipes, definindo quem será responsável por executar cada ação do plano. Tenha líderes e especialistas em cada área para uma resposta eficiente.
Desenvolvimento de ações
Elabore ações e estratégias detalhadas para enfrentar cada risco identificado no plano de contingência, considerando os cenários mais prováveis e improváveis.
Treinamentos de emergência, acordos com fornecedores alternativos e modificação da estrutura física da empresa para evacuação de pessoas estão entre elas.
Comunicação interna
Estabeleça canais de comunicação claros para garantir que todos os colaboradores estejam cientes do plano de contingência e saibam como agir em situações de crise.
Testes e atualizações
É essencial realizar testes regulares do plano para verificar sua eficácia e fazer as atualizações necessárias.
O plano deve ser flexível e adaptável a novos cenários e riscos. Por isso, realize simulações e exercícios práticos para avaliá-lo.
Quais são os erros comuns no plano de contingência?
Saiba que existem alguns erros comuns na criação e implementação de um plano de contingência. Conhecê-los e saber como evitá-los, portanto, é essencial. Veja quais são e como se prevenir contra eles.
Falta de atualização
Não revisar e atualizar o plano regularmente pode torná-lo obsoleto e ineficaz diante de novos riscos e mudanças na empresa. Realize revisões periódicas e incorpore aprendizados de eventos anteriores.
Falta de envolvimento
Não envolver todas as partes interessadas relevantes na criação e execução do plano pode comprometer sua efetividade. Inclua representantes de diferentes áreas e níveis hierárquicos da empresa e tenha uma visão abrangente e adesão ao plano.
Comunicação inadequada
Se os colaboradores não estiverem cientes do plano e de seu papel, a resposta à crise pode ser prejudicada. Promova treinamentos e comunicação regular para manter todos atualizados.
Além disso, utilize ferramentas de gerenciamento de projetos e de atividades.
Falta de testes e treinamentos
Não realizar testes e treinamentos regulares pode deixar a equipe despreparada para lidar com a crise. Portanto, realize exercícios de simulação, testes de sistemas e treinamentos práticos.
