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Para que a gestão de uma empresa obtenha sucesso e alcance os objetivos traçados, é imprescindível que haja o planejamento orçamentário. Ele deve ser desenvolvido sempre, independentemente da natureza da organização e do tipo de atividades que ela desenvolve.
Esse tipo de planejamento é um dos principais pilares da disciplina que estuda a gestão financeira de empresas, que é chamada de Gestão Orçamentária. Ela inclui a simulação de cenários, o acompanhamento de orçamentos e revisões deles.
A primeira fase corresponde justamente ao planejamento. Continue lendo para entender como ele funciona, seus fundamentos e como pode ser colocado em prática.
O que é planejamento orçamentário?
Conforme o nome já indica, essa técnica se destina a planejar o orçamento de uma empresa ou de um setor dela. Todas as receitas, custos, despesas e eventuais investimentos são levados em consideração para que haja o devido planejamento e sejam evitadas surpresas desagradáveis ou mesmo furos no caixa.
Para isso são analisados os dados acima listados e aplicados outros estudos que auxiliem na previsão do cenário econômico futuro de forma mais acertada possível.
Os planos de orçamento envolvem outros pontos importantes, como o planejamento de vendas, de dedução de vendas, de gastos com pessoal, de despesas operacionais e de investimentos.
São vários os aspectos envolvidos, de forma que a obtenção de sucesso em um planejamento de qualidade deve ser feita de maneira estratégica e levar em consideração dados e números de períodos anteriores conjuntamente à análise do cenário atual da organização e do próprio mercado.
A importância desse planejamento orçamentário é justamente poder prevenir situações dificultosas em que o cenário do mercado se alterou sem que a empresa esteja preparada para isso. Outro ponto de destaque é a possibilidade de se preparar para eventuais épocas de diminuição das demandas.
Qual a importância e função do planejamento orçamentário?
Basicamente, o planejamento financeiro e orçamentário é importante para que uma organização possa definir metas financeiras realistas e estratégias para alcançá-las. Com ele, é possível determinar quanto dinheiro será necessário para cada etapa do projeto, para evitar surpresas desagradáveis no meio do caminho.
O planejamento também ajuda na tomada de decisões, pois permite que sejam identificadas áreas de maior ou menor investimento, e possibilita a análise de custos e benefícios de cada ação. Com base nessas informações, é possível fazer ajustes nas estratégias do projeto ou negócio, maximizando o seu potencial de sucesso.
O planejamento orçamentário é fundamental para?
O planejamento orçamentário é uma ferramenta fundamental para o sucesso de projetos e negócios, permitindo que sejam alcançados os objetivos desejados de forma mais eficiente e eficaz.
Planejamento Orçamentário: Passo a passo
Agora que você já sabe o que é planejamento orçamentário e qual é a sua importância, descubra quais são as sete etapas indispensáveis para a elaboração de um bom planejamento.
1. Diagnóstico do negócio executado
Você conhece bem a realidade atual do seu negócio? Isso é crucial para que um planejamento relacionado ao orçamento seja desenvolvido de forma segura e com sucesso. É impossível desenvolver bons planos sem que sejam conhecidas as limitações e as vantagens e qualidades que se destacam na organização.
Esse diagnóstico não deve deixar de considerar as oportunidades e eventuais problemas e a realidade diária da empresa. Aqui serão vistos e desenvolvidos todos os dados sobre médias de vendas, lucro médio, tributos decorrentes das operações e variações de vendas em relação ao período do ano.
2. Trace objetivos e metas
É impossível desenvolver um planejamento financeira e orçamentário para empresas quando os objetivos dela não são traçados. Os caminhos que serão tomados e as escolhas estão diretamente relacionados com o que se pretende alcançar.
Não deixe de sempre estabelecer quais são as próximas metas da sua empresa e ao alcançá-las trace novas. Isso evita a empresa de estagnar e auxilia de sobremaneira ao traçar planos financeiros de orçamentos.
3. Escolha ferramentas que automatizem o processo e o tornem mais seguro
Considere contratar profissionais e softwares de gestão financeira que auxiliem na realização desse planejamento do orçamento. Enquanto os trabalhadores da área possuem o conhecimento aprofundado quanto à realização dos planos, os programas podem automatizar diversas tarefas.
Os softwares são capazes de captar automaticamente dados e distribuí-los para um servidor formal. Podem alimentar sistemas e gerar documentos automaticamente e conceder dados consistentes sobre períodos passado com base nas informações que ele possui sobre vendas, receitas, despesas e outros.
Se você irá fazer o planejamento de um pequeno projeto, pode utilizar também uma planilha de planejamento orçamentário, onde serão anotados os gastos reais de cada etapa do projeto para serem comparados com os gastos planejados, que devem constar na coluna ao lado.
4. Leve em consideração todos os pontos de um planejamento orçamentário
Algo que pode atrapalhar o sucesso de um planejamento é a falta de consistência decorrente da ausência de consideração de todos os dados que ele deve conter.
São várias as movimentações financeiras em favor ou não da empresa que devem ser consideradas. Inclua na sua lista as despesas, investimentos e empréstimos, ativo fixo, custos de produção, fluxo de caixa projetado e receitas.
5. Liste custos fixos e variáveis
Os gastos que são impostos às empresas podem ser fixos ou variáveis. Os salários dos empregados devem ser pagos mensalmente, independentemente do lucro ter aumentado ou não. Já a compra de matérias-primas e gastos de transporte apenas são precisos quando a produção é demandada.
Tanto os gastos variáveis quanto os invariáveis devem constar no planejamento de orçamento para que ele obtenha sucesso! Para ajudar fizemos uma lista com os custos fixos ou não mais comuns.
Custos invariáveis:
- Aluguéis;
- Salários de funcionários (salário, FGTS, décimo terceiro salário e demais despesas);
- Custos para funcionamento da empresa que independem da demanda, como telefone, e internet ou contrato de sistemas;
- Tributos de natureza diversificada;
Custos variáveis:
- Transporte;
- Compra de matéria-prima para produção;
- Custo para funcionamento da empresa que depende da demanda dela como consome de energia elétrica, água e gás;
- Reformas locais e manutenção de maquinários;
- Gastos com marketing e publicidade e contratação de freelancers;
Todos eles devem ser considerados para que não existam erros dentro do planejamento. Para os custos que variam a dica é realizar uma média de gasto baseada em cobranças anteriores.
6. Projeção para o período
Uma boa maneira de garantir que o planejamento orçamentário alcance os objetivos traçados e não encontre percalços que se traduzam em desorganização financeira é realizar uma projeção para um período específico.
Não é preciso que o planejamento inclua todo o ano. É sempre mais fácil limitá-lo a certos períodos até mesmo porque as empresas podem ter variação de negócios com base na época anual.
É claro que você pode fazer um planejamento anual, geral, e outro mais específico aos períodos do ano. Trace as despesas previstas para esse período, a estimativa de vendas com base em dados concretos e de preferência referentes ao ano anterior e todos os gastos que podem ser decorrentes de inúmeras causas.
Monte um calendário com as etapas que devem ser cumpridas para que esse planejamento siga conforme o esperado.
7. Acompanhe os resultados do seu planejamento orçamentário
A última fase de um planejamento de orçamento se traduz no acompanhamento do planejamento.
É preciso que ele seja analisado e que o acerto ou erro dos planos traçados sejam notados e levados em consideração para o próximo planejamento. Isso se mostra uma ferramenta preventiva de incorrência nos mesmos erros mais uma vez e permite que a empresa faça uma análise crítica e busque contornar problemas já enfrentados.
Acompanhe o seu planejamento orçamentário através de uma ferramenta de Timesheet
Fazer um planejamento orçamentário é muito importante para que os gastos não saiam do controle, e se você está gerenciando um projeto, a melhor maneira de garantir isso é o acompanhando através de uma ferramenta de Timesheet.
Na planilha de cálculo de horas, os colaboradores registrarão os horários de início e término de suas atividades, a partir disso será possível quanto tempo cada um trabalhou no projeto. Essa informação pode ser cruzada então com o valor por hora dos colaboradores, função feita automaticamente pelo programa.
Logo, será possível verificar quando do orçamento planejado está sendo consumido em tempo real.
