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O planejamento de projetos é um item que pode representar o fracasso ou o sucesso de uma iniciativa, mas, seguindo alguns passos, ele pode se tornar menos desafiador.
Dentro dos processos de gestão de projetos, principalmente para líderes que gostam de “colocar a mão na massa”, realizar o planejamento pode ser uma tarefa burocrática.
Pensando nisso, elaboramos esse conteúdo para que você entenda de maneira rápida e fácil quais são as etapas necessárias para dar início e realizar um plano de ação de um projeto. Boa leitura!
O que é planejamento de projetos?
Segundo o dicionário, o planejamento significa o ato de preparar um trabalho através do estabelecimento de métodos convenientes, os planificando.
Trazendo isso para a realidade dos projetos, temos a construção de um documento que vai apresentar todos os dados necessários para que ele ocorra da melhor forma, seguindo um caminho pré-definido.
Vamos imaginar que o projeto seja um carro que precisa atravessar um campo, e o planejamento a estrada a ser construída para que o veículo chegue ao seu destino.
Sem a construção da via, o carro até poderia alcançar o outro lado, mas passaria por várias dificuldades e, quem sabe, até quebraria no meio do caminho.
Qual a importância do planejamento de projetos na gestão de projetos?
O planejamento e gestão de projetos andam juntos, afinal eles são etapas complementares, com a elaboração do plano de ação, a gestão só tem a ganhar, se mostrando importante quando o gestor e a equipe sabem a partir dela:
- O que faz parte e o que não faz parte do projeto;
- O cronograma do projeto que será seguido;
- Quais são os riscos e potencialidades do projeto;
- Como o projeto vai funcionar na totalidade, do seu começo até o final.
Como fazer um planejamento de um projeto?
Agora que você já sabe a importância da realização do planejamento de projetos, confira 7 etapas para traçar um plano de ação que funcione.
Defina o objeto e o escopo do projeto
A primeira etapa de estruturação do escopo de um projeto é definir quais são os seus objetivos, aquilo que se deseja alcançar através dele. Para se chegar a esse objetivo é fundamental saber quais são as pretensões da empresa ou do cliente que está sendo atendido.
A partir do objetivo, as demais tarefas que farão parte do projeto começam a ser desmembradas. Nessa etapa toda a equipe deve participar, expondo as suas opiniões sobre os processos necessários.
Use o EAP
Para montar o escopo do projeto você pode recorrer a uma ferramenta chamada EAP, que é a sigla para “Estrutura Analítica de Projeto”.
Essa técnica consiste na estratégia de dividir o projeto em partes menores e gerenciáveis, criando uma estrutura hierárquica do mesmo.
O objetivo aqui é permitir que os membros da equipe entendam claramente suas responsabilidades e como suas tarefas se relacionam com o projeto como um todo.
Identifique os Stakeholders
Com o escopo feito, é hora definir quais são os Stakeholders do projeto, isso é, as partes interessadas em seu andamento, que podem ser:
- Clientes;
- Patrocinadores;
- Equipe;
- e C-Levels da empresa.
Essa etapa ajuda na definição de quem pode impactar a tomada de decisões quando o projeto estiver em andamento.
Analise os requisitos
As expectativas dos Stakeholders devem ser levantadas na fase do planejamento e transformadas em requisitos que deverão ser defendidos durante todo o projeto.
Crie um cronograma
Agora que o planejamento já está um pouco mais avançado, é hora de determinar um prazo para as etapas que foram definidas.
É importante lembrar que o projeto deve ter uma data de validade, projetos infinitos tendem a perder o seu propósito e aumentar sumariamente os custos, que não estavam antes previstos no orçamento.
Defina o orçamento
O planejamento e gerenciamento de custos de um projeto será feito depois que as etapas anteriores já estiverem finalizadas.
É fundamental que o orçamento seja levantado e aprovado ainda no planejamento, evitando problemas futuros.
Todos os Stakeholders devem concordar qual a quantia destinada para cada etapa.
Escolha as ferramentas
Após cuidar do planejamento, o orçamento de projetos, é hora de determinar as ferramentas que serão utilizadas para a comunicação e a gestão durante ele. Confira um pouco mais sobre essas ferramentas abaixo.
Aplicativo de gestão de projetos
Para a gestão de projetos, utilizar um programa ou aplicativo onde a equipe possa se comunicar e as etapas fiquem dispostas de maneira organizada e de fácil entendimento é crucial.
São diversas as opções nesse ponto, com ferramentas que variam das gratuitas para pagas e as com mais ou menos possibilidades de personalização.
Entre elas estão:
- Trello;
- Asana;
- Notion;
- Jira;
- ClickUp;
- Todoist.
Gerenciamento do tempo através de planilhas de Timesheets
Se você deseja mesmo ter sucesso no projeto que está planejando, determinar a realização do controle do tempo gasto em cada tarefa pode te ajudar nessa missão.
Para gerenciar o tempo, você pode contar com a ferramenta de Timesheets da Oitchau. Integrável com os principais aplicativos de gestão de tarefas, como os apresentados acima, ela permite o cálculo de maneira rápida e facilitada do tempo gasto nas atividades.
Através dos Timesheets da Oitchau, você terá acesso a dados sobre produtividades e como o orçamento do projeto está sendo gasto, apresentando informações também aos clientes.
Gerencie o projeto
Por fim, o gerenciamento do projeto deve acontecer de maneira a preservar aquilo que foi definido no planejamento.
Acompanhe o seu progresso e gerencie as mudanças necessárias, tomando medidas para garantir que ele está dentro do escopo, do cronograma e do orçamento que foi estabelecido.
Continue aprimorando sua gestão de projetos
Como você viu, o planejamento de projetos é fundamental para garantir o sucesso da iniciativa, tanto aquelas produzidas para clientes ou que serão implementadas na empresa.
Através dele é possível identificar os objetivos, gerenciar os recursos e estabelecer como o tempo será controlado.
Realizar esse gerenciamento pode parecer desafiador, mas, através das técnicas certas, como o uso da EAP, e a participação de todos os Stakeholders, o projeto tem tudo para dar certo.
Se você gostou desse conteúdo e deseja continuar aprimorando os seus processos de gestão de projetos, não deixe de conferir outros artigos no blog da Oitchau.
