People Analytics como ferramenta para otimizar a gestão de RH

Baseado na tecnologia de Big Data, O conceito de people analytics capta informações que podem influenciar radicalmente na gestão de pessoas e, por consequência, na melhoria da produtividade de toda a equipe.

Tudo isso por meio de um aprofundado conhecimento de cada colaborador ou candidato.

Sabemos que muitas vezes a rotina da área de Recursos Humanos nas empresas é enfrentar grandes desafios, visando a produção de bons resultados e a atuação estratégica.

Neste contexto, com a criação de métodos cada vez mais tecnológicos, hoje em dia diversas ferramentas podem ser utilizadas para melhorar o desempenho do setor, nas suas principais frentes. 

Ao longo deste artigo, vamos abordar mais aspectos sobre as soluções apresentadas pelo uso de people analytics. Acompanhe abaixo!

O que é people analytics?

O conceito de people analytics determina o processo que coleta, organiza e analisa dados e informações sobre o comportamento dos colaboradores.

O objetivo é identificar tendências e entender quais são as características distintas de grupos ou indivíduos, antes de tomar decisões consistentes e estratégicas para impulsionar o negócio.

Uma aplicação correta do conceito de people analytics viabiliza uma atuação efetiva no clima organizacional, sendo possível analisar e criar ações de melhorias. Como, por exemplo:

• Preocupação com a sensação de pertencimento dos colaboradores e felicidade interna;
• Gestão de pessoas que atenda a todos individualmente;
• Incentivo a criatividade;
• Incentivo à inovação nas equipes;
• Desenvolvimento das lideranças;
• Aumento da motivação e satisfação dos profissionais;
• Desenvolvimento de boas estratégias de comunicação interna.

Como funciona?

Na prática, o people analytics demanda de um software dedicado apenas em realizar a coleta de dados de diversas fontes. São elas:

1. Pesquisas internas;
2. Relatórios de marketing e vendas;
3. Interações pelo e-mail da empresa e/ou fontes eletrônicas,de forma geral;
4. Interações em aplicativos internos de mensagens;
5. Redes sociais;
6. Dados de sistemas de gerenciamento de projetos;
7. Dados de histórico de navegação;
8. Dentre outros sistemas e bases de dados que a empresa possui.

Antes de tudo, no entanto, o primeiro passo para aplicar o conceito na empresa é realizar uma avaliação profunda sobre cada profissional.

Em relação a esse ponto, é válido ressaltar que é importante ultrapassar a análise de números ligados à produtividade, procurando também entender mais profundamente quem são aquelas pessoas que ocupam um cargo na organização.

Por exemplo, faz parte do processo itens como:

• Saber se os colaboradores consomem os produtos da empresa;
• O que gostam de fazer nas horas vagas;
• Quais benefícios oferecidos pela empresa eles mais usufruem e quais gostariam de ter;
• Como se sentem dentro da companhia; se desejam crescer na empresa, entre outras questões.

A partir daí, essa grande quantidade de dados forma a base para identificar o foco de problemas, pontos de melhorias, tendências de comportamento, causas de baixa produtividade ou desmotivação, desempenho real individualizado, baixa retenção de talentos e falta de engajamento.

Logo, o que o people analytics faz é reunir essa massa gigante de informações, cruzar e analisar as milhares de variáveis e apresentar resultados de acordo com as necessidades de cada negócio.

Com isso, é possível traçar estratégias para atacar pontos críticos e melhorar o desempenho em diversas frentes – é um recurso cujas oportunidades de aplicação são imensas.

Quais as vantagens em utilizar o people analytics?

1. Mantém a empresa sempre à frente dos problemas

Ao investir em um nível aprimorado de monitoramento dos seus profissionais, a empresa se antecipa a possíveis problemas e sinaliza que compreende o que acontece internamente: quais são suas oportunidades, ameaças, pontos fortes e fracos.

Dessa forma, se torna mais simples o ato de identificar conflitos que podem surgir no dia a dia e criar uma postura de prevenção. Isso garante uma maior vantagem competitiva.

2 . Desenvolve a área de Recursos Humanos para ser mais estratégica

Em muitas organizações, o setor de RH acaba lidando com um leque diverso de tarefas diárias. Por este motivo, utilizar a tecnologia ao seu favor permite torná-lo mais estratégico.

Ou seja, significa que ele não precisa perder tempo resolvendo diversos problemas de comunicação interna, tentando adivinhar onde estão os principais problemas da empresa.

3. Aumenta o controle dos líderes

O People Analitycs oferece informações em larga escala. Na prática, se a organização souber utilizar esse recurso de forma eficiente, é possível identificar quais são as áreas que estão enfrentando dificuldades.

Dessa forma, as lideranças têm o poder de conhecerem melhor a realidade desses setores e agirem diretamente onde é preciso focar, criando ações de melhorias estratégicas.

4. Auxilia no recrutamento de profissionais que melhores se encaixam na posição em aberto

O people analytics também permite automatizar os processos de contratação por meio de algoritmos adaptados para o setor de recursos humanos. A partir deles, é possível cruzar a imensa base de dados como:

• Histórico de contratação;
• Perfil do candidato;
• Perfil dos profissionais que já fazem parte da empresa;
• Objetivos da corporação e do cargo;
• Competências dos candidatos em comparação aos colaboradores.

Encontrar o talento ideal se torna muito mais simples, neste contexto. Além disso, como mencionamos, o programa analisa o perfil dos profissionais que já estão trabalhando na empresa.

Ou seja, por meio dessa análise, pode se tornar dispensável a abertura de um processo seletivo externo, pois é possível identificar se algum colaborador está apto para o cargo internamente, sendo necessário apenas promovê-lo ou mudá-lo de área.

People analytics pode trazer prejuízos à empresa por se limitar aos dados cognitivos?

Como vimos acima, essa é uma ferramenta que se presta ao colhimento e organização de dados que dizem respeito à natureza comportamental e cognitiva humana. Por isso, muitas pessoas ainda têm dúvidas se ele não engessa os processos.

Principalmente, se essa ferramenta não atua em favor da injustiça em alguns processos de seleção e recrutamento. Deli Matsuo, especialista em people analytics, admitiu em entrevista à revista VC S/A que há esse risco.

Contudo, o risco é limitado e acompanha muito mais benefícios do que prejuízos neste sentido. Conforme o especialista:

“Infelizmente o ser humano tem mais desvios do que ele admite. Então os vieses cognitivos que o humano carrega criam mais problemas do que ajudam”. 

Para exemplificar, então, o especialista apresenta essa hipótese:

“Tenho um exemplo que é real e está ao seu redor: se você fizer uma pesquisa, vai descobrir que pelo menos 60% das pessoas estão desengajadas com seu trabalho. Quantas pessoas você conhece no seu ambiente de trabalho que estão não só desengajadas, mas também infelizes? Então tem alguma coisa muito errada. A sociedade vive de um ambiente de trabalho organizado e estruturado, e com esse modelo de trabalho as pessoas estão adoecendo”.

Ou seja, os dados que a aplicação de people analytics colhem e trazem à empresa ajudam muito mais na busca e aplicação de melhorias que beneficiam os colaboradores do que colocam riscos.

Como aplicar o conceito de people analytics na minha empresa?

A adoção de ferramentas para people analytics deve envolver a participação de diversas áreas e pessoas na organização. Veja algumas dicas para não ter problemas na hora de aderir à prática:

Todos os profissionais da corporação devem fazer parte da mudança

O sucesso da ferramenta depende do engajamento de todos. Certifique-se de que a equipe de RH, protagonista do processo, esteja de acordo com as propostas. Uma dica é buscar  integrar outras áreas, promovendo os benefícios e tirando todas as dúvidas que surgirem.

Lembre-se que ferramentas analíticas são indicadas para unir os times, principalmente se a empresa souber integrar a área de marketing com Recursos Humanos.

Essa junção, com base nos dados apresentados, pode gerar ações excelentes de comunicação interna, impactando na melhoria contínua e motivação dos profissionais.

Defina a ferramenta certa para o seu negócio

Hoje, no mercado existem diversas plataformas que permitem a utilização do recurso.

Por isso é importante, antes de cada passo, entender as necessidades imediatas e escolher um modelo de ferramenta de dados e dashboard de RH que seja adequado à empresa, para não perder tempo e dinheiro. 

Tire todas as dúvidas (este artigo pode ser o começo) e busque compreender o funcionamento completo antes de se decidir.

Dê tempo ao tempo

Por fim, é imprescindível ter em mente que trabalhar com people analytics é um processo que se desenrola com o tempo. Ou seja, ele não irá se concluir ou trazer frutos em apenas um mês. Aliás, sequer em um ano.

É preciso aos poucos colher todas as informações que atuarão como base de dados e, só então, poderão servir para estabelecimentos de padrões comportamentais e análises coletivas dos colaboradores.

Segundo o especialista Deli Matsuo, a aplicação dessas ferramentas ainda está dando seus primeiros passos no Brasil. Por isso, aos poucos os resultados aparecem, eis que eles dependem, antes, da coleta de informações em um espaço-tempo mínimo.

Em caso contrário é possível que uma exceção à regra pareça como algo padrão. Ou, então, as situações sequer podem dar noção do organismo complexo que uma corporação é, formada por inúmeras unidades que pensam e se comportam de forma diferente.

Segundo Matsuo:

“O processo de people analytics é longitudinal, o que significa que você tem que coletar dados durante uma série temporal, para criar informação suficiente para fazer uma análise coletiva. Então é esforço de anos, não de um ano. Meus clientes estão apenas começando essa jornada na Appus, há um ou dois anos, e ao longo dos próximos anos eles ganharão informaçãoe capacidade de decisão que talvez seus concorrentes não tenham.”

E é importante ter em mente que essa espera vale a pena, pois sem ela não é possível realizar a análise séria sobre dados concretos. Igualmente, torna-se impossível o desenvolvimento de estratégias de políticas internas.

Como usar o controle de jornada como fonte de informações para aplicação do people analytics?

Como vimos ao longo do texto, o people analytics pode ajudar em muito na gestão de pessoas. Para isso, contudo, necessita de dados que influenciem nisso. Isto é, que tenham impacto sobre os trabalhos do RH e dos gestores.

E, dessa forma, você pode usar o seu controle de jornada a seu favor. Afinal, considere os inúmeros tipos de informações que eles possuem quanto aos comportamentos dos seus colaboradores:

• Atrasos;
• Faltas;
• Pontualidade;
• Respeito às regras referentes às horas extras e aos intervalos;
• Necessidades de ausências programadas;
• Períodos do ano em que o comportamento foge ao normal, etc.

Veja como a reunião desses dados revela muito sobre o comportamento e os hábitos (nocivos e positivos) do colaborador.

Isso pode trazer informações sobre o comprometimento do trabalhador, seu engajamento e problemas de gestão.

Como o people analytics pode ajudar no compliance de controle de ponto?

De acordo com dados do TST, as ações trabalhistas por horas extras foi o principal tema de processso contra empresas no primeiro semestre de 2023. Assim, é papel do RH estar atento a este fator em sua organização e agir para que este também não vire o cenário no ambiente de trabalho.

E o people analytics tem um papel fundamental na promoção do compliance no controle de ponto, uma área crítica para garantir a conformidade com as leis trabalhistas e as políticas internas da empresa. 

Isso porque ele possibilita um monitoramento mais eficiente e preciso das horas trabalhadas pelos colaboradores. 

Por meio de sistemas automatizados de controle de ponto, os dados são coletados em tempo real, reduzindo erros humanos e inconsistências que podem ocorrer com métodos manuais. 

Isso assegura uma maior precisão nos registros de entrada, saída, pausas e horas extras, essenciais para a observância das regulamentações trabalhistas.

Além disso, ele gera vantagens como: 

• Automatização do registro de ponto: assegura registros precisos e reduz erros manuais;
• Detecção de anomalias: identifica padrões irregulares como atrasos frequentes e saídas antecipadas;
• Prevenção de riscos legais: evita litígios trabalhistas garantindo o cumprimento das normas legais.
• Otimização de políticas de RH: permite ajustes baseados em dados para melhorar as políticas de ponto;
• Análise detalhada de dados: fornece insights profundos sobre o comportamento dos colaboradores;
• Suporte à decisão gerencial: oferece dados concretos para apoiar decisões de gestão de pessoal;
• Melhoria contínua: facilita a implementação de melhorias e a adaptação a mudanças nas leis trabalhistas;
• Transparência nas operações: aumenta a transparência e a confiança entre os colaboradores sobre o monitoramento de suas horas;
• Personalização de estratégias: adapta estratégias de controle de ponto às necessidades específicas dos colaboradores e da empresa;
• Relatórios e alertas automáticos: fornece relatórios automáticos e alertas sobre infrações ou variações significativas.

Quais os principais indicadores de people analytics para controle de ponto?

Os indicadores de people analytics para controle de ponto são essenciais para entender a dinâmica de trabalho e eficiência operacional de uma empresa. 

Conheça os principais!

Horas extras

As horas extras são calculadas para medir quantas horas os colaboradores trabalham além de sua jornada regular. 

Este indicador é crucial para avaliar a carga de trabalho atual e pode indicar a necessidade de ajustes na equipe, seja para redistribuir tarefas ou para considerar novas contratações. 

O monitoramento eficaz das horas extras ajuda na gestão de custos e na prevenção de sobrecarga dos colaboradores.

Banco de horas

O banco de horas registra o saldo de horas que os colaboradores acumulam ao trabalhar além da jornada normal. 

Esse saldo pode ser compensado com folgas ou redução de horas em outros dias, promovendo uma gestão de tempo de trabalho flexível. 

Este indicador é vital para a promoção do equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos colaboradores e ajuda a empresa a economizar em custos com horas extras.

Atrasos e saídas antecipadas

Este indicador monitora a frequência e a duração dos atrasos na chegada e das saídas antecipadas no término da jornada de trabalho. 

A análise desses dados é importante para identificar possíveis problemas de disciplina ou satisfação no trabalho, o que pode ser um indicativo de desmotivação ou de desafios logísticos enfrentados pelos colaboradores.

Faltas

A contabilização de faltas dos colaboradores durante os dias de trabalho programados oferece insights sobre o engajamento e a satisfação no ambiente de trabalho.

 Um número elevado de faltas pode sinalizar problemas como falta de engajamento, questões de saúde ou insatisfação com o trabalho, exigindo ações para melhorar as políticas de bem-estar e o ambiente organizacional.

Cumprimento do intervalo interjornada

O cumprimento do intervalo interjornada garante que os intervalos mínimos entre duas jornadas de trabalho estão sendo respeitados, conforme determinado pelas normas trabalhistas. 

Assim, o indicador é essencial para assegurar o descanso adequado dos colaboradores entre as jornadas, o que é crucial para a manutenção da saúde física e mental, além de contribuir para a sustentação da produtividade no trabalho.

Como o Oitchau Analytics pode ajudar a sua empresa?

O Oitchau Analytics é uma funcionalidade exclusiva do Oitchau que oferece funcionalidades integradas que facilitam a aplicação de people analytics em organizações. 

Assim, essa plataforma combina registro de jornada e análise de dados, ajudando empresas a monitorar a frequência e as horas trabalhadas e a utilizar essas informações para aprimorar a gestão de RH.

Por meio do acompanhamento dos principais indicadores do RH e relatórios intuitivos, o Oitchau Analytics gera vantagens como:

• Visão global do RH: acesso a uma visão completa e detalhada das informações relacionadas ao RH;
• Dados consolidados: informações centralizadas de todos os colaboradores em um único local;
• Economia de tempo: redução do tempo gasto com processos manuais;
• Gestão de conformidade: ajuda na gestão de conformidade com a legislação trabalhista;
• Redução de custos: minimização de custos operacionais e redução de erros que podem levar a multas;
• Melhoria contínua: capacidade de identificar oportunidades de melhoria contínua nas operações;
• Decisões estratégicas: possibilidade de tomar decisões mais estratégicas com base em dados precisos;
• Alertas automáticos: alertas automáticos para ajudar a gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores de maneira eficiente.

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