PDCA: aprenda a aplicar esse método na sua empresa

Em linhas mais simples, o PDCA é um conceito básico que permite promover uma padronização dos processos de gestão de uma empresa. De maneira geral, essa ferramenta foca em desenvolver melhorias para aumentar o poder competitivo de um negócio, bem como promover o seu diferencial de destaque e mantê-lo no mercado a longo prazo.

Logo quando foi criada, o objetivo dessa metodologia era apenas a melhoria contínua da qualidade. Entretanto, nos dias de hoje, após muitos anos de evolução e aprimoramento, o conceito é aplicado como forma de compreender e melhorar os processos, além de resolver problemas das empresas, podendo ser implantado em qualquer negócio, independentemente do seu tipo, ramo ou porte.

Tendo em mente esclarecer possíveis dúvidas sobre esta ferramenta de gestão, elaboramos este artigo. Continue lendo para saber mais!

O que é PDCA?

PDCA é uma sigla para as seguintes ações:

• Plan;
• Do;
• Check;
• Act.

Em português, respectivamente:

• Planejar;
• Executar;
• Conferir;
• Agir.

Trata-se de uma ferramenta de gestão que facilita a padronização de processos — a técnica interativa pode ser usada para promover melhorias de forma contínua também em produtos, por meio da identificação de problemas, análise de suas causas e levantamento de possíveis soluções. Aliás, sobre este ponto é importante ressaltar que, somente as causas do problema são o foco e não suas consequências, para que assim todos possam se concentrar na melhor forma de solucioná-lo.

A metodologia está atrelada à execução estratégica de uma organização, uma vez que, por meio dela, é possível fazer com que os objetivos definidos no planejamento sejam alcançados de maneira consistente e eficaz.

Como funciona modelo do ciclo PDCA?

O modelo do ciclo PDCA se baseia em cinco passos para a solução de problemas:

1. Identificar uma dificuldade;
2. Apontar onde está o problema;
3. Classificar a gravidade dessa questão;
4. Sugerir possíveis soluções;
5. Testar as soluções aplicadas na prática e cortar aquilo que não funcionar.

É importante levar em consideração que, esse método de análise e mudanças de processos tende a partir do pressuposto de que o processo de planejamento estratégico não é apenas uma fase para sanar um prejuízo momentaneamente. Por outro lado,  também não estabelece ações absolutas.

Por esse motivo, no decorrer de todo o projeto, pode ser que seja necessário se consolidar mudanças no planejamento. E é aí que o ciclo PDCA acaba sendo um enorme diferencial.

Isso porque é justamente ele que permite ajudar a fazer um controle ainda mais minucioso e qualitativo, visto que é contínuo e que ainda contribui para que cada um dos processos da empresa possa se desenvolver de forma positiva.

Origem do PDCA

O termo PDCA é também chamado de ciclo de Shewhart ou de Deming, em clara referência ao seu criador e entusiasta. Em 1920, um físico norte-americano conhecido por sua atuação na área de controle estatístico de qualidade, Walter Shewhart, foi o criador do modelo.No entanto, a ferramenta ganhou popularidade apenas em 1950, por meio do trabalho do professor William Edwards Deming. O profissional se dedicava às melhorias dos processos produtivos dos Estados Unidos durante a segunda guerra mundial, e se destacou pelo seu gerenciamento no departamento de qualidade. Deming também foi responsável por tornar o ciclo PDCA mundial através de palestras e consultorias no Japão.

As 4 Etapas do PDCA

1. (Plan) Planejamento

Aqui será desenhada toda a estratégia, que deve estar alinhada com os princípios e valores da empresa. Esta etapa do PDCA foca em analisar problemas, oportunidades de melhorias e informações para definir objetivos e metas a serem atingidos com o ciclo, como também seus métodos, indicadores de desempenho e a equipe responsável.

Antes de tudo, no entanto, é preciso identificar o problema a ser solucionado e seus impactos no negócio. O próximo passo é observar todos os detalhes desse problema, os quais serão a base da montagem do cronograma, do orçamento e das metas. Além disso, essa observação levará ao teste de hipóteses e brainstorming para descobrir as causas desses conflitos e, finalmente, definir um plano de ação para eliminá-los.

A elaboração desse plano estabelece as ações para atingir a meta desejada, ou seja, planejar o trabalho a ser realizado. Logo, o planejamento é de extrema importância, pois é ele que dá as diretrizes para o ciclo. Qualquer erro aqui, acarreta falhas e perdas nas demais etapas.

2. (Do) Execução 

Trata-se de colocar em prática aquilo que foi definido na fase anterior. Nesta etapa do ciclo do PDCA é requerido um treinamento das partes envolvidas, atenção e acompanhamento constantes para que não ocorram erros e desvios do que foi previamente planejado.

Outro ponto relevante é o registro dos resultados atingidos, das dúvidas, dados e problemas que possam aparecer. Pode ser que alguma parte do planejamento não seja viável e surja a necessidade de mudanças no que foi planejado, o que também deve ser registrado e analisado. Toda anotação é importante para dar base a próxima etapa do processo: a verificação.

3. (Check) Conferência

Hora de medir, monitorar, analisar e avaliar as ações tomadas e os seus resultados respectivos. É essencial comparar resultados e dados coletados com o que foi planejado, registrar efeitos do que foi colocado em prática e verificar o sucesso ou insucesso da execução.

O foco é detectar falhas ou constatar que tudo está conforme planejado. Por isso, é importante que haja verificação em todas as etapas do ciclo, evitando e corrigindo erros imediatamente, através de ações e ajustes e, se necessário, reavaliação do plano.

4. (Act) Ação 

Por fim, é o momento de tomar as atitudes corretivas e ajustes para solucionar problemas ou divergências do plano ao longo do ciclo e constatados na etapa de verificação, evitando que estes se repitam e permitindo um aprimoramento constante. Após solucionar falhas ou se forem necessárias mudanças no plano, o ciclo se reinicia para garantir que os objetivos sejam alcançados da forma mais adequada.

Além disso, nesta fase também a padronização, ou seja, é explicitado o que foi bem-sucedido para ser mantido e comunicado à organização o novo padrão, caso contrário, será necessário voltar para a primeira etapa e reiniciar todo o ciclo. A conclusão também acontece nessa etapa, na qual é feita uma avaliação final analisando resultados, positivos ou negativos, além de um registro do que foi aprendido. Com a conclusão em mãos, é possível descobrir o que ainda precisa ser melhorado para dar início a um novo ciclo. Inclusive, mesmo se o ciclo for bem-sucedido e não apresentar necessidades de mudanças muito expressivas, é necessário reiniciar um novo PDCA, já que sempre existem possibilidades de melhorias.