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O controle de jornada é uma das obrigações das empresas que tenham mais de 20 empregados. Para isso, um dos equipamentos que podem auxiliar é o relógio de ponto eletrônico, conhecido como REP.
Com ele é possível realizar o registro dos horários de forma rápida e simples com a reunião eletrônica dos dados que irão compor, ao final do mês, o cartão ponto e a folha de pagamento.
Porém, para quais empresas o REP é indicado? Confira quais organizações podem se valer desse tipo de equipamento e como ele funciona.
REP: Como funciona o relógio de ponto eletrônico?
O controle de jornada deve ser promovido em relação aos horários de entrada e saída do empregado diariamente, assim como daqueles de início e finalização dos intervalos. Esse controle pode se dar de diversas formas.
Antigamente ele era feito de maneira manual, com a anotação em cartões físicos ou em livros de presença. Esse método era desfavorável na medida em que poderia conter rasuras, erros ou mesmo se tornar ilegível.
O extravio dos documentos era facilitado. O desenvolvimento tecnológico tornou a anotação manual obsoleta.
Ela foi substituída, assim, pelo registro de ponto eletrônico. O REP é uma ferramenta de controle de jornada que pode ser encontrado em diversos modelos.
Dentre eles estão os que promovem marcações com o uso da impressão digital, com sistemas biométricos. Existem cartões magnéticos, geralmente acoplados aos crachás.
Outra forma de anotação eletrônica de jornada é com o uso de senha ou código inserido em um teclado. Todas essas formas conferem maior segurança ao processo de registro de jornada.
Possuem maior precisão de horário, evitando as marcações britânicas, em que não há variação de minutos na semana e que torna o cartão ponto inválido.
As lacunas são evitadas, assim como a precisão e segurança do processo são resguardadas. Outro fator importante diz respeito à contabilização de horas extras que se torna mais confiável.
O relógio de ponto, nesse caso, é acompanhado pela impressão de um recibo que comprova a marcação de horário e que deve ficar em posse do trabalhador. A emissão desse comprovante é essencial e deve acompanhar qualquer tipo de aparelho eletrônico desse tipo.
A segurança e praticidade dos sistemas de registro de ponto podem ser reforçadas com o uso de um controle digital de ponto. Ele nada mais é que um software destinado a complementar o REP já utilizado. Seu papel consiste no colhimento e organização dos dados registrados diariamente, disponibilizando-os em sistemas.
Sua vantagem é que os dados passam a ser processados de forma mais rápida. Enquanto um sistema REP que uso isolado depende da contabilização de horas trabalhadas ao final do mês por um trabalhador de recursos humanos, o sistema digital realiza esse trabalho de maneira automática.
Com o uso dele, o registro de jornada pode ser acompanhado diariamente, assim como as horas extras já prestadas ou o labor faltante diariamente. Esse acompanhamento, pode ser feito a qualquer momento. Já no REP tradicional sem a integração a um software, o conhecimento quanto à jornada extraordinária só é possível ao final do mês.
Assim, o sistema integrado permite planejamento financeiro e conhecimento prévio quanto à situação das próximas folhas de pagamento. Já o relógio de ponto sem um sistema digital não permite esse planejamento, uma vez que a identificação do número de horas extras somente será possível ao final do mês, no fechamento promovido pelo empregado.
O REP se torna mais prático quando combinado ao sistema digital, embora possa funcionar sem ele. Sua integração é sinônimo de praticidade e de otimização do tempo dos funcionários que trabalham no RH da organização e no setor financeiro da empresa.
Para ser considerado válido, o sistema de registro deve observar algumas regras, conforme veremos a seguir.
Regras sobre o REP: Requisitos de validade
O registro de ponto é previsto pela Consolidação das Leis do Trabalho. Coube à Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) elaborar as regras sobre a validade dos sistemas eletrônicos como o REP.
Para que as informações de um relógio de ponto sejam consideradas válidas elas devem seguir as especificidades dessa portaria, que são:
- O relógio interno de tempo real deve ter precisão mínima de um minuto por ano, assim como capacidade de funcionamento ininterrupto em caso de queda do abastecimento de energia elétrica, por um período de no mínimo mil quatrocentas e quarenta horas;
- Todos os sistemas de marcação devem conter mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos, com precisão;
- É exigida a disposição, no sistema de ponto, de um mecanismo integrado e de uso exclusivo do equipamento dedicado à impressão do comprovante de registro. Esse mecanismo deve ter duração mínima de cinco anos;
- Outro ponto relevante diz respeito à necessidade de que os sistemas apresentem Memória de Registro de Ponto – MRP, que corresponde ao local em que serão armazenados os dados de registro. Os dados, assim, não podem ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;
- O sistema deve conter a Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;
- O aparelho utilizado para o registro de ponto deve conter uma entrada padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, que é destinada à captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor- Fiscal do Trabalho;
- O REP não pode depender de qualquer conexão com outro equipamento externo para conseguir fazer as marcações, podendo atuar de maneira independente. Que seja conectado a um sistema integrado em um software, seu funcionamento não poderá depender dele;
- O registro de jornada eletrônico ficará interrompido quando for realizada qualquer tipo de operação que necessite de comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.
Outras previsões relevantes da Portaria do MTE dizem respeito aos dados que devem ser registrados no sistema eletrônico de marcação de ponto:
- Em primeiro lugar, deve conter informações sobre o tipo de identificador do empregador, CNPJ ou CPF; identificador do empregador; CEI, caso exista; razão social; e local da prestação do serviço;
- Em segundo lugar, a identificação dos empregados que utilizam o REP, com nome, PIS e demais dados necessários devem ser disponibilizados.
São esses requisitos que tornam válida uma marcação de relógio eletrônico de ponto.
Para quais empresas o relógio de ponto REP é indicado?
Agora que você já conhece quais são as características essenciais de um sistema de marcação de jornada, cabe saber para quais o REP é indicado.
Embora a legislação preveja que apenas são obrigadas a realizar o controle de jornada aquelas empresas com mais de 20 funcionários, qualquer empresa pode fazer uso de um sistema de marcação de ponto.
Aquelas que possuem mais de 20 empregados garantem o preenchimento da obrigação legal com a garantia de segurança dos dados e precisão da marcação de horário com o uso de um REP.
As empresas que tenham menos de 20 funcionários e que estão livres da obrigação da CLT, podem optar pelo uso de um relógio de ponto eletrônico para fins de segurança jurídica.
Nesse caso, em eventual ação judicial trabalhista sobre o pagamento de horas extras a empresa já tem, desde logo, provas sobre qual era a real jornada realizada pelo demandante.
Ressalta-se que as empresas que se valem de um REP garantem segurança e transparência quanto aos dados relativos à jornada de seus empregados. Isso ocorre, principalmente, quando ele é conectado a um software de controle digital como o oferecido pelo Oi Tchau, de fácil utilização e muita praticidade.
Veja também: Banco de horas: Entenda as limitações legais
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