Obrigações acessórias: como organizá-las de forma eficiente?

De maneira simplificada, as obrigações acessórias representam dados enviados ao Fisco, de maneira periódica, para que todos os tributos pagos por uma empresa possam ser apurados e fiscalizados corretamente pelo governo.

Com o avanço das práticas digitais também na área da contabilidade, a maioria dessas declarações já pode ser enviada por meio da internet e de programas como o SPED Fiscal. No entanto, os processos que cercam o cumprimento de cada obrigação (compilação de documentos, contabilização de valores, preenchimento e recolhimento de guias) ainda costumam trazer um pouco de dor de cabeça – e principalmente riscos – aos contadores e empresários.

Isso porque, de acordo com uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), nos dias de hoje, o sistema tributário nacional tem 63 tributos em vigor e impactantes 97 obrigações acessórias. Ou seja, praticamente uma centena de documentos, registros e declarações, rituais confusos e, muitas vezes, redundantes, exigidos pela Receita Federal para controle de sonegação de impostos.

Sob este contexto, neste artigo vamos oferecer dicas úteis para facilitar o processo de gestão contábil das obrigações acessórias na sua empresa. Acompanhe a seguir!

O que são obrigações acessórias?

Em linhas gerais, as organizações possuem dois tipos de obrigações existentes nas legislações tributárias e trabalhistas. Veja abaixo.

Obrigações principais: nelas se incluem os pagamentos dos impostos seguindo o que determina seu regime tributário;

Obrigações acessórias: são as declarações enviadas ao governo com informações comprobatórias referente ao pagamento desses impostos.

As empresas que são optantes pelo Simples Nacional, sejam Microempresa (ME) ou Empresas de Pequeno Porte (EPP) também devem prestar contas para o governo por meio das acessórias, porém com menos exigências em relação às companhias maiores.

Quais são as principais obrigações acessórias?

Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF): ela deve ser emitida por todas as pessoas jurídicas para fins de prestação de informações referentes aos beneficiários, créditos e retenções;

Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS): dados econômicos e fiscais de empresas optantes pelo Simples Nacional;

Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF Mensal): confissão dos débitos apurados pelas pessoas jurídicas;

ECF (Escrituração Contábil Fiscal): demonstração da apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) durante o período.

*Você pode conferir a lista completa com todas as obrigações acessórias clicando aqui.

Como fazer a gestão contábil das obrigações acessórias de forma eficiente?

Sabemos que estar em dia com todas essas tributações requer esforço e atenção dos empresários, é uma tarefa árdua. Por este motivo, preparamos algumas dicas valiosas para ajudar com essa administração.  

1. Estabeleça o calendário fiscal na sua empresa e antecipe-se às cobranças

Quem deixa de cumprir com as obrigações acessórias, ou ainda, faz esse processo de maneira errada ou com omissões, pode ter que prestar esclarecimentos. Também é válido frisar que, após procedimento aberto pela Receita Federal, a empresa fica sujeita a multas elevadas. Ou seja, os riscos são altos, o que exige ações estratégicas por parte dos administradores.

E, para evitar esse desgaste que, em alguns casos, pode comprometer definitivamente o funcionamento do negócio, é preciso montar uma estrutura organizada em gestão contábil. E dentro dessas ações está definir um calendário fiscal, de preferência digital, para programar alertas antecipados de obrigações são iniciativas fundamentais.

2. Mantenha a sua documentação extremamente organizada

Notas fiscais, guias de recolhimento previdenciário, contratos de prestação de serviços, balanços contábeis, demonstrativos de resultado, DANFEs, enfim, todo o patrimônio informacional que uma empresa deve juntar para conseguir prestar suas declarações sem risco de inconsistências é imenso, e você precisa ter tudo isso bem alinhado muito antes das datas de entrega das obrigações acessórias.

Neste cenário de automatizações e centralização de todo tipo de informação, o ideal é agregar toda a documentação da empresa em nuvem. Com o cloud computing, os profissionais perdem menos tempo com tarefas administrativas, além de eliminar os riscos de extravios e aumentar a agilidade dos processos contábeis de maneira geral.

3. Invista na automatização dos dados 

Mesmo com a infinidade de bancos de dados dos órgãos públicos, um dos grandes problemas do sistema fiscal no Brasil é a falta de padronização e centralização das informações exigidas, falha que faz o contribuinte ter que digitar sucessivas vezes as mesmas informações em plataformas diferentes. Para sanar essa ineficiência da tecnologia tributária estatal, é preciso recorrer a automatizações.

Atualmente, já existem no mercado alguns programas que importam dados da DANFE, informações das notas fiscais eletrônicas e até de planilhas CSV, garantindo lançamentos contábeis sem digitação manual.

Além das obrigações acessórias, essas soluções de inteligência fiscal permitem que a conciliação bancária possa ser realizada eletronicamente, a partir de dados importados dos extratos bancários, por exemplo.

4. Procure integrar os sistemas internos da sua empresa

Hoje em dia, costuma ser bem comum no mercado a existência de empresas híbridas – por um lado, elas aceleram seus processos com ferramentas ultramodernas. Do outro lado, no entanto, ainda convivem com sistemas obsoletos, implementados há muitos anos, mas que, por dificuldades de integração (e pela importância dos dados que armazenam) foram sobrepostos a novos recursos.

Essa sobreposição tecnológica também é prejudicial ao negócio porque gera uma confusão convidativa ao retrabalho, por conta do fato de ter uma infinidades de plataformas e registros diferentes. O excesso de tarefas administrativas também aumenta a chance de falhas e traz consequências negativas para a empresa. 

Utilizar a tecnologia a nosso favor é entender que os seus recursos servem para trazer mais comodidade ao nosso trabalho e não o contrário. 

5. Sua equipe deve estar sempre atualizada no que diz respeito a demandas burocráticas

Como vimos até aqui, tecnologia é essencial, mas também é preciso contar com o capital humano: ter um time altamente preparado é o que vai fazer sua empresa estar sempre sempre um passo à frente. Principalmente para utilizar todos os recursos que as soluções modernas de uma gestão contábil eficiente são capazes de entregar.