O que é 5W2H e como aumenta a produtividade da equipe

Existem diversas práticas que colaboram com a organização e agilidade de processos, e um desses causa estranheza por apresentar siglas com vários significados, que é o caso dos 5W2H.

Que se refere às etapas realizadas em cada projeto e também o orçamento geral, já que todo custo se torna um investimento que através das ações resulta em lucro para a empresa.

Continue a leitura para tirar todas as suas dúvidas em relação ao 5W2H.

O que é 5W2H?

O 5W2H corresponde a uma metodologia para gestão de projetos, tarefas e atividades. Voltada à gestão, seu objetivo é garantir que todos os envolvidos tenham pleno conhecimento das necessidades impostas e de suas responsabilidades.

Para isso, a sigla apresenta 7 perguntas diferentes. Elas são capazes de direcionar as equipes para a execução adequada do projeto, com redução de falhas, aumento da produtividade e da eficácia das atividades.

Essa metodologia é muito utilizada para gerar respostas mais rápidas na resolução de problemas, de modo a agilizar a tomada de decisão e a ação dos colaboradores envolvidos nos projetos.

Enquanto os 5W se referem ao que está sendo feito, os 2H se voltam ao valor investido. Ambos os conjuntos de questionamentos são de grande importância e estão no cerne do sucesso do projeto.

O que significa 5W2H?

Conforme supracitado, a sigla representa 7 perguntas diferentes. Enquanto 5 estão contidas no “W”, as outras 2 fazem parte do “H”.

5W

Os 5W se referem, todos, a detalhes importantes sobre a operação que será promovida. Eles visam posicionar e antenar as equipes quanto às necessidades do projeto, como ele será realizado e quais são os seus objetivos.

São os 5 questionamentos que compõem a primeira parte da metodologia 5W2H:

1. What (o quê): o que está em realização?
2. Why (por quê):  por que está sendo feito?
3. Where (onde): onde será realizado? 
4. When (quando): quando será o prazo de entrega?
5. Who (quem): quem será o responsável pelo projeto?  

2H

Por outro lado, também existem os 2H. Diferentemente dos questionamentos anteriores, eles têm maior relação com a gestão do projeto e com as diretrizes quanto à forma de execução e aos recursos disponíveis.

São eles:

1. How (como): como será feito?
2. How much (quanto): quanto custará no orçamento? 

Tanto os questionamentos inseridos em razão dos H quanto aqueles decorrentes do W são de grande importância para a execução de um projeto.

Portanto, é como se evidenciassem um roteiro para as equipes envolvidas nas tarefas.

Semelhanças com a comunicação 

O 5W2H guarda grandes semelhanças com o setor de comunicações, mais especificamente com o jornalismo.

Não por acaso, os 5W fazem parte da estruturação de uma notícia ou reportagem, que também precisa situar o leitor para que o conteúdo lhe mostre alguma relevância. Neste sentido, cabe ao texto jornalístico indicar: 

• O local em que o fato ocorreu;
• Quando ele se deu;
• Quem está relacionado com o fato, seja como autor, vítima ou terceiros impactados;
• O motivo pelo qual o fato se deu;
• Qual é o assunto em discussão (o quê);
• Qual é o desenvolvimento dos fatos (como).

Como o 5W2H aumenta a produtividade da equipe?

Ao responder as perguntas, nas próximas sessões de monitoramento do projeto, o gestor terá um visão ampla e clara para se recordar do que se trata, e assim conferir os aspectos necessários das atividades.

Vai conseguir verificar mais rapidamente o cronograma, planejamento, responsáveis, as equipes, os prazos e caso haja erros ou ações que apresentem riscos, conseguirá optar por soluções de maneira mais intuitiva sem deixar que a equipe se perca no caminho.

Pode ser aplicado em todos os setores da empresa e até mesmo no desenvolvimento pessoal de cada colaborador. Todos, inclusive, devem ter acesso às respostas, para que em conjunto tenham mais autonomia e melhor desempenho nas tomadas de decisão.

Qual a importância de aplicar o 5W2H na sua empresa?

Além de ter uma construção simples tem muita eficiência  é uma maneira mais simplificada que se parece com o kanban da metodologia ágil, que possui os benefícios de:

• Otimização de tempo;
• Melhora o planejamento estratégico;
• Contribui nas entregas de qualidade;
• Mantém o fluxo das tarefas em desenvolvimento;
• Pode auxiliar em processos seletivos;
• Colabora para definir planos de carreira;
• Monitoramento das tarefas;
• E claro para gerenciamento de equipes.

A metodologia é um braço direito para o gestor de projetos, e um grande facilitador dos colaboradores para compreender melhor o que deve ser feito em cada tarefa.

Como aplicar a metodologia 5W2H?

Para isso, o gestor pode optar pelo uso de uma tabela em que todos os questionamentos que acompanham a metodologia encontrem respostas. Isso facilita a visualização e o entendimento das informações pelas equipes.

Desse modo, deve determinar o que será realizado, as razões por trás disso, onde será a execução (o que também envolve ambientes digitais e ferramentas), quando o projeto terá início e o seu prazo, quem serão os envolvidos e quais processos deverão utilizar.

Ainda, é importante que haja a definição do orçamento do projeto, junto aos recursos disponíveis, sejam eles financeiros, de equipamentos ou humanos.

Além disso, cabe ao gestor esclarecer as informações e alinhá-las junto aos profissionais envolvidos. Ele também deverá acompanhar a progressão das tarefas e seus resultados, de modo a adaptá-las caso necessário.

Tecnologia com o 5W2H

Ao unir todas essas vantagens a tecnologia, podemos definir que plataformas de controle de ponto digital e gestão de projetos, são fundamentais, como o 5W2H, para manter um acompanhamento visual e acrescentar jornadas flexíveis de trabalho.

Mantendo a agilidade das respostas com o armazenamento em nuvem, cálculo de horas e tudo com acesso remoto, para acessar de onde e como quiser, sempre com a segurança regida pela LGPD – Lei de Proteção de Dados.

A Oitchau tem um software de gestão de projetos e jornadas de trabalho personalizadas, com interface totalmente intuitiva, painel de projetos, atividades e facilitações no controle de entregas e prazos.

Também é possível verificar a carga horária destinada a cada projeto, para saber se os colaboradores cumpriram as horas dedicadas, assim fica mais fácil de acertar a capacidade do time, com a quantidade de horas e tarefas que os colaboradores suportam entregar.