Modelo de projeto: o que é e como montar o seu?

Uma empresa que lida diariamente com projetos está acostumada a moldar a sua atuação conforme o seu propósito, mas isso não significa que a organização e a padronização devem ser deixadas de lado, é justamente isso que a adoção de um modelo de projeto visa resolver.

Imagine a seguinte situação: uma empresa trabalha com o desenvolvimento de softwares para clientes de diversos segmentos. Sabendo disso, ela pode escolher entre dois caminhos, moldar cada projeto conforme suas necessidades ou criar um modelo que pode ser replicado em todos.

Ao optar pelos modelos de gestão de projetos, bastará encaixar as especificações de cada cliente dentro de um modelo que já foi testado e que garante a fluidez da execução do projeto.

Sabendo disso, elaboramos esse conteúdo, para que você entenda o que é o modelo de projeto, quais são os seus principais tipos e como você pode fazer o seu.

O que é modelo de projeto?

O modelo de projeto é um documento ou apresentação onde ficam contidos todas as especificações relativas às orientações para que uma empresa desenvolva cada um dos seus projetos.

Ele parte do entendimento de que uma empresa, com parte da sua atuação voltada à execução de projetos, necessita de um modelo a ser replicado, garantindo condições iguais para o desenvolvimento, a definição de estratégias de sucesso e a padronização do trabalho.

Facilitando mais ainda o entendimento, pense no modelo de um projeto como uma receita. Quando você decide cozinhar, fica bem mais fácil com uma receita detalhada para seguir ao seu lado, não? O modelo de projeto tem a mesma função.

Tipos de modelo de projeto

Dentro de uma empresa, podem existir diferentes tipos de projetos, que implicam em diferentes tipos de modelos.

A equipe pode escolher formular o próprio tipo, ou mesclar diferentes deles, o que importa aqui é que ao final o projeto esteja bem explicado e pronto para ser executado.

Confira os principais tipos de modelo de projeto:

Canvas

O Project Model Canvas é um modelo de gestão de projetos amplamente utilizado, consistindo em um painel com quadros coloridos a serem preenchidos.

A vantagem do Canvas é a sua forma visual, os quadros ficam em uma mesma página, sendo entendidos a partir de um fluxograma que indica qual é a ordem dos quadros, o que pode ser adaptado.

O Canvas evita longos documentos que podem facilitar a sua compreensão, mas, para garantir que ele possa ser visualizado em apenas uma página, algumas empresas recorrem a sua impressão em maior tamanho ou a sua visualização aumentada.

Logo mais, você verá quais são as partes que fazem parte da estrutura do Canvas.

Sprints

Voltando a gestão de projetos para as metodologias ágeis, temos o uso dos sprints como um dos tipos de modelo de projeto.

Fazendo parte do Scrum, os sprints consistem em dividir o projeto em pequenas ações que duram cerca de uma semana, e que são ajustadas diariamente, sendo desempenhadas por diferentes times que são responsáveis também pela definição do que será feito.

A cada novo projeto, toda a equipe irá se reunir para definir que etapas farão parte da sua elaboração, logo as equipes serão definidas para executar cada uma um pequeno pedaço do projeto.

Com base nas aptidões de cada profissional serão definidas as suas ações, a serem acordadas dentro dos sprints, que como você já viu podem ser diários.

Na reunião de sprint o profissional apresentará aquilo que já foi feito, quais são os seus próximos passos, assim como avisar o time e o Scrum Master se existe algo que ele não irá conseguir realizar, seja por falta técnica ou de tempo, necessitando de um novo planejamento, e, portanto, um novo modelo.

Calendário

O calendário também pode fazer parte da organização de um projeto, servindo como modelo de cronograma de um projeto.

Ao optar pelo modelo enquadrado em um calendário, basta organizar o projeto conforme as datas.

Algumas etapas preliminares deverão ser feitas, como a definição das etapas e do profissional ou da equipe que será responsável pelas ações.

Depois dessas definições o projeto será ajustado conforme as datas de entrega, preenchendo o calendário e organizando o trabalho de maneira detalhada.

5W2H

Utilizado em diferentes áreas que utilizam planos de ação, a metodologia 5W2H também pode ser utilizada como um modelo de projeto.

O significado da sigla 5 perguntas que começam como W (em inglês) e duas com H.

Ela é representada pelas seguintes perguntas:

5W:

• What (o que será feito?): a questão central do projeto;
• Why (por que será feito?): as razões específicas para o desenvolvimento do projeto;
• Where (onde será feito?): a localização do projeto, ajudando a entender o seu principal ponto, como o setor que sofrerá maiores intervenções;
• When (quando será feito?): tempo disponível para a realização do trabalho
• Who (por quem será feito?): os profissionais que serão encarregados de cada uma das etapas.

2H:

• How (como será feito?): essa pergunta define as etapas da execução dos projetos, que podem agrupadas com outros tipos de modelo, como o calendário;
• How much (quanto custará?): orçamento disponível para o projeto, conforme cada etapa e cada setor envolvido.

Como é uma estrutura de um projeto?

A estrutura do projeto depende do tipo de modelo de projeto eficiente escolhido, cada um deles terá sua especificação.

Por exemplo no caso do 5W2H a estrutura do projeto é composta pelas 7 perguntas a serem respondidas.

Já no modelo mais utilizado, que é o Canvas, a estrutura do projeto, que consiste nos quadros a serem preenchidos, é formada pelas seguintes etapas:

• Apresentação: apresentação geral do projeto, o que é, quem é o cliente envolvido (sem tiver);
• Objetivos: o que o projeto pretende desenvolver;
• Finalidade: quais são os fins de usabilidade do projeto;
• Viabilidade: viabilização de recursos materiais e humanos;
• Orçamento: orçamento disponível para garantir a viabilidade;
• Cronograma: datas para o desenvolvimento do projeto;
• Planos de ação: como as etapas do projeto serão executadas no decorrer dos dias;
• Formatação: metodologia para registro de todas as etapas do projeto.

Como fazer um modelo de projeto?

Agora que você já sabe o que é e quais são os principais tipos disponíveis para a execução de um modelo de projeto eficiente, confira como preencher o seu modelo em um passo a passo.

Identificar informações

A cada novo projeto, informações cruciais deverão ser identificadas e preenchidas para que a sua execução possa começar.

Lembrando que a falta dessas informações pode comprometer todo o projeto, que corre risco de se perder em seus objetivos e finalidades.

Informações a serem identificadas:

• Nome do projeto;
• Cliente;
• Justificativa;
• Objetivos;
• Finalidades;
• Programas a serem utilizados;
• Restrições do projeto.

Entre outros que você mesmo pode definir.

Definir estrutura analítica

A estrutura analítica corresponde ao gerenciamento do projeto, ou seja, a definição de como acontecerá a análise de cada etapa do desenvolvimento.

Essa etapa envolve a escolha de uma metodologia de avaliação, que deverá ser aplicada durante todo o projeto.

Duração

O projeto deve ter prazo para acabar, caso contrário ele já estará na contramão da sua principal função que é desenvolver novas estratégias e produtos de maneira rápida e eficiente.

Além da duração do projeto, cada etapa deve ter o seu próprio calendário, assim como os profissionais devem conhecer os seus prazos.

Papéis e responsabilidades

Com as etapas anteriores definidas, é hora de orientar os papéis e as responsabilidades.

Essa ação pode ser feita de duas formas, o próprio gestor delegando as funções ou o time em conjunto definindo qual atuação cada um deseja ter.

Permitir que os profissionais escolham as suas próprias responsabilidades é uma forma de garantir que eles estejam mais envolvidos com o projeto.

Criar modelo

Todas as etapas executadas e enquadradas dentro de um tipo de modelo de projeto, é hora de criar o modelo efetivamente, que significa simplesmente o salvar.

Os projetos posteriores à criação do modelo devem ter as suas respostas enquadradas dentro dele, o que não significa que ele não possa sofrer alterações, o modelo é um guia, mas que pode ser modificado conforme as necessidades.

Executar

Para garantir a efetividade do modelo ele deve ser executado, o colocar a prova é a melhor forma de verificar possíveis erros e observar a sua efetividade.

Novas etapas podem ser incluídas dentro do modelo conforme ele é executado, sem esquecer de sempre o salvar e indicar o porquê da adição das novas etapas.

Melhorar

A melhora deve ser constante, e o modelo de um projeto deve ter sempre isso em mente. Ele não é uma metodologia que deve ser feita uma vez e esquecida, mas sim algo que está sempre se remendando conforme as necessidades do projeto e os avanços tecnológicos.

Continue aprimorando a sua gestão de projetos

O modelo de projeto é uma importante ferramenta para empresas e times que desejam ter a melhor execução possível e padronizar os seus resultados.

Ele faz parte dos processos de gestão de projetos e se você deseja se aprimorar ainda mais nessa área, confira outros conteúdos como esse no blog da Oitchau.