Milestones: como identificar marcos importantes num projeto?

A gestão de projetos é essencial e ao aplicar o conceito de Milestones ela pode se tornar ainda melhor para a empresa. Esses são pontos de destaque e cruciais dentro de um trabalho para que ele alcance o resultado esperado.

Hoje, trouxemos para você um pequeno manual de como identificar quais são esses marcos dentro dos projetos. Continue lendo para ver como aplicar esse conceito nos seus projetos e torne-os ainda mais efetivos.

O que é Milestones?

O termo “Milestones” vem da língua inglesa e sua tradução corresponde a “Marco histórico” ou simplesmente “marcos de referência”. E isso já pode dar uma boa ideia do que ele representa dentro de um projeto.

Considere que todo projeto tem início, meio e fim. Todas as fases dele possuem partes importantes e a conclusão de cada ponto é essencial pra o início da próxima fase. Dentre de cada uma delas também existem ações que destravam outras.

E dentre todas essas atividades e fases do processo existem os marcos mais importantes, que correspondem ao que se chama de milestone. Eles são pontos essenciais para que o projeto tenha andamento e chegue até o final que se projetou.

Esse conceito não se aplica apenas no decorrer do projeto, estando presente desde a sua concepção com vias de aprovação. E ele é capaz de ajudar os gestores a melhorar o controle das atividades em simultâneo em que ajuda no engajamento.

Entenda um pouco mais sobre os milestones

Todo projeto possui entregas importantes, bem como marcos. Por exemplo, a apresentação do protótipo de um produto é um marco, assim como o são os testes com o público, a finalização do design, a autorização do projeto, etc.

Todos esses marcos, então, correspondem a milestones. Um projeto geralmente conta com vários deles. Afinal, um projeto não depende apenas de uma atividade ou de uma área. Aliás, o cronograma de marcos é que reúne os principais milestones.

Esses marcos, de forma geral, são postos no início de uma fase, o que aponta a superação de outra. Ou, então, pelo final de uma fase, o que também indica o término de uma das necessidades do projeto.

Como apresentar milestones?

A apresentação desses marcos pode se dar dentre um cronograma. Ele permite a visualização desses pontos tão relevantes para o desenvolvimento do projeto e para o alcance do objetivo final.

Ao fazê-lo, então, permite que todos entendam quais marcos precedem ou sucedem os demais. Também, quais são os prazos para alcance de cada marco, os responsáveis por eles e o orçamento disponível.

O melhor é trazer o maior número de detalhes possíveis. Isso, é claro, considerando aqueles que realmente são relevantes e farão diferença no entendimento dos marcos. Desse modo os colaboradores e gestores podem rapidamente se situar.

Confira os principais detalhes e informações relevantes ao determinar um cronograma de milestones:

• Descrição de atividades ali envolvidas e necessárias;
• Responsáveis pela execução das atividades;
• Prazo;
• Previsão de início e término da fase que envolve esse determinado milestone.

Além disso, é interessante lembrar que muitas vezes os marcos não necessariamente antecederão ou sucederão outros. Eles também podem se dar paralelamente, especialmente quando suas atividades não dependem de outras prévias.

Quais são os passos para reconhecer os milestones dos seus projetos?

Os marcos permitem que você delimite as atividades dentro das fases do projeto e as responsabilidades sobre cada uma delas. Isso ajuda a controlar melhor os prazos e o cumprimento de orçamentos.

Ao saber quais são os marcos você pode delimitar:

• Quais são os pontos essenciais do seu projeto;
• O que cada fase que o projeto inclui depende, antes, para ser possível;
• Defina as prioridades;
• Estabeleça essas entregas.

Para definir isso, você deve saber como organizar os marcos do seu projeto. Existem alguns que são essenciais e bastante óbvios, como:

• Autorização do projeto: não basta desenvolver um projeto, ele deve ter autorização pelo conselho diretor da empresa;
• Escolha do tema do projeto: ele se volta para que? É um produto interno ou externo? Como destacá-lo?
• Seleção de fornecedores dos materiais: que podem ser instrumentos ou matérias-primas que sejam necessários para que o processo se torne possível;
• Convocação dos colaboradores: que farão parte do projeto, etc.

Existem algumas definições de marcos de acordo com a natureza dele:

• Marcos executivos: dizem respeito à aprovação dos projetos;
• Marcos financeiros: delimitam as ferramentas e matérias-primas necessárias para o processo e o orçamento disponível para isso, distribuído em cada fase e atividade;
• Marcos-chave: referem-se às etapas essenciais, como a finalização do design do produto ou a disponibilização de um protótipo.

O conceito de milestone e de marcos dos projetos é bastante amplo. Colocá-lo em prática pode ser mais fácil do que parece e isso traz inúmeras vantagens, como veremos na sequência.

Antes de vermos os benefícios, vejamos como passar pelos marcos do seu projeto de forma fácil e assertiva e determinar os detalhes de cada um.

Defina quais são as entregas-chave

Como dito acima, os marcos-chave são muito importantes e são eles que destravam várias situações dentro de um projeto. Antes do protótipo é impossível desenvolver o marketing. Outro exemplo é que a produção depende da definição dos materiais.

Veja que ao longo do processo de desenvolvimento de um projeto existem inúmeros pontos que são cruciais. São aqueles que destravam as demais atividades e tornam as outras fases possíveis.

Um gestor precisa saber todas as entregas-chave para que o projeto realmente tenha sucesso. Veja algumas delas:

• Aprovação do projeto;
• Definição e compra de matérias-prima;
• Finalização do design do produto;
• Produção de protótipo;
• Instalação completa de softwares;
• Disponibilização do orçamento e outros.

Descreva cada etapa para vê-la de maneira completa

Outro ponto para definir os milestones do seu projeto se refere à descrição de cada uma das etapas. E isso é inerente à gestão de projetos. O gerenciamento se torna impossível caso o gestor não saiba o que compõem cada uma das fases.

E isso faz parte do projeto, em si. Ele deve ter cada etapa, necessidade e pré-requisito descrito. Somente assim é possível abarcar tudo o que ele necessita e não deixar com que isso passe em branco.

Liste tudo o que será necessário para cada um dos pontos do seu projeto e veja quais são os itens que compõem cada etapa e as atividades de cada uma das equipes.

Determine os responsáveis

A etapa anterior, que se refere ao detalhamento de cada uma das etapas do seu projeto, permite que o gestor desde logo reconheça o responsável pela atividade. Ou ao menos comece a pensar como montar equipes e determinar profissionais.

Essa é uma parte muito importante na definição de milestones, que permite que a execução do projeto seja aperfeiçoada. É aqui que a dinâmica do grupo será definida e que a disposição de ferramentas para os envolvidos é analisada.

Com essas três fases de estudo dos marcos é possível determinar quais são os principais e como focar nas suas atividades.

Como usar o milestone?

Após a determinação de marcos, tal como vimos em tópico específico, é muito importante que todas as equipes e colaboradores envolvidos no projeto tenham acesso a eles. Isto é, ao cronograma.

Com isso, todos sabem desde logo onde suas responsabilidades entram em jogo. Também, em qual momento do projeto devem atuar, quais são os requisitos de sua fase e os marcos principais dela.

Tudo isso é muito importante para a organização do projeto e de sua execução. É isso que permite aos colaboradores o cumprimento de prazos e de deveres dentro desse projeto.

Use, então, os milestones em todos os projetos da empresa, independentemente se de natureza interna ou externa. Eles dão um direcionamento aos colaboradores, clientes e demais envolvidos neles.

Por isso, podem deixar o ambiente mais organizado, bem como preparar as equipes para o que as espera. Ainda, eles permitem que haja a revisão do projeto, por exemplo, ao se identificar um novo marco.

Igualmente, quando se percebe que um dos marcos necessita de mais tempo para sua execução ou de mais ferramentas.

Ou seja: o cronograma de marcos feito a partir da determinação de milestones pode ser utilizado em vários projetos. Com ele sua empresa aumenta as chances de ter sucesso neles e de alcançar o resultado final de acordo com o objetivo inicial.

Por que usar o Milestone?

Agora que você já sabe como aplicar os marcos no seu projeto e como eles funcionam, resta saber quais são as vantagens que ele oferece. Veja quais são e não deixe de utilizar os milestones para melhorar a sua gestão:

• Exercite o verdadeiro gerenciamento de projeto;
• Saiba todos os pontos mais importantes e como garanti-los;
• Reconheça desde logo quem são os responsáveis pelos principais marcos;
• Tenha controle sobre o orçamento disposto e sobre os prazos;
• Evite erros;
• Tenha a visão completa de todas as fases.
• Engaje colaboradores que se sentem responsáveis por marcos importantes do projeto e tendem a se dedicar mais.

Com tudo isso a sua empresa tende a melhorar os projetos e o resultado deles. Não deixe de obter essas vantagens e de aplicar o conceito de marcos do projeto em sua gestão.

Ao saber os marcos essenciais o seu projeto tende a chegar com mais facilidade ao resultado desejado.