Como metodologia Kaizen pode otimizar sua empresa e alavancar sua produtividade?

A metodologia Kaizen é um método que promete revolucionar o modus operandi de uma empresa, aumentar a produtividade e a rentabilidade de cada empresa.

Essa técnica ganhou fama nos últimos anos ao ser apontada como uma das responsáveis pelo sucesso de gigantes como Toyota, Bosch e Zara.

Ou seja, apenas com esse exemplo já é possível concluir, desde já, que uma das vantagens do método é que ele se enquadra em empresas de ramos diversos.

Considerada uma filosofia de atuação, o Kaizen controla a qualidade, o tempo e os padrões de trabalho e, com isso, promete grandes e eficazes resultados à sua empresa.

Gostou? Então conheça, a seguir, maiores detalhes sobre o método Kaizen e como ele pode revolucionar o modo de trabalho de uma empresa.

Kaizen: significado e principais dúvidas

Confira abaixo o que é a metodologia Kaizen e as respostas para as principais dúvidas sobre ela.

O que é a metodologia Kaizen?

Kaizen nada mais é do que as mudanças e adaptações acompanhadas de melhorias práticas. Já a metodologia para a sua aplicação resultada em um plano de ação para quem empresas contem com uma melhor gerência e comunicação entre todos da equipe.

Kaizen é uma palavra de origem japonesa que, por sua vez, é constituída por dois ideogramas. Enquanto “Kai” representa mudança, o “Zen” corresponde à virtude ou à bondade.

Essa filosofia, que hoje é aplicada em larga escala no mercado de trabalho e nas relações internas de empresas, surgiu no Japão após o final da Segunda Guerra Mundial, na década de 1950.

O seu conceito, portanto, possui origem industrial, eis que seu desenvolvimento ocorreu durante a reconstrução do país oriental e a busca pela recuperação do desenvolvimento econômico e tecnológico japonês.

Dessa forma, para reerguer o país devastado, o governo japonês, ao final do conflito mundial, iniciou diversos projetos relacionados às áreas de gestão e administração.

O objetivo desses projetos era a reestruturação dos processos industriais a fim de que eles tornassem as empresas e indústrias japonesas novamente competitivas perante o mercado global.

Esses projetos, que focavam na qualidade dos procedimentos e mercadorias a fim de que os olhos dos consumidores mundiais fossem novamente voltados aos produtos japoneses, deram origem a metodologia Kaizen.

Portanto, esse método, que hoje é utilizado no mundo todo por empresas de ramos diversos, foca na melhoria contínua. 

Ele foi desenvolvido com base em questões socioculturais, orientais de comprometimento com a redução de custos de produção, redução do desperdício e aumento de produtividade.

O método Kaizen, dessa forma, busca pequenas e efetivas mudanças que a curto e longo prazo poderão refletir em melhorias em uma empresa.

Quais são as etapas do Kaizen?

As etapas do Kaizen geralmente incluem os seguintes passos:

1. Identificação de problemas: a equipe deve identificar os problemas ou as áreas de melhoria.
2. Análise de causa raiz: é preciso entender as causas do problema para que possa ser tratado de maneira eficaz.
3. Desenvolvimento de soluções: após identificar as causas, desenvolva soluções e alternativas para corrigir o problema.
4. Implementação da solução: implemente a solução escolhida e monitore o seu desempenho.
5. Acompanhamento e avaliação: verifique se a solução implementada está resolvendo o problema e faça ajustes se necessário.
6. Comunicação e treinamento: compartilhe as lições aprendidas com outras equipes e treine os funcionários sobre as melhorias implementadas.
7. Continuação do ciclo: repita o processo para identificar e corrigir novos problemas, sempre buscando melhorias contínuas.

É importante lembrar que o Kaizen é um processo contínuo e aberto, onde todos os membros da equipe são envolvidos e encorajados a sugerir ideias de melhoria. A implementação deve ser baseada em dados e medidas para garantir o sucesso.

Quais são os princípios da metodologia Kaizen?

A metodologia Kaizen 5s segue 5 princípios aplicados em cada uma das etapas acima apresentadas, sendo eles:

• Utilização;
• Organização;
• Limpeza;
• Padronização;
• e Disciplina.

O nome “metodologia Kaizen 5s” se dá por conta da tradução desses 5 palavras para a língua japonesa, onde cada uma delas começa com s.

Como a metodologia Kaizen funciona?

Segundo a metodologia Kaizen, portanto, pequenas mudanças diárias relacionadas à produtividade, à segurança e à cultura no local de trabalho podem resultar em grandes melhorias empresariais ao longo do tempo.

Além disso, é necessário ressaltar que para que esse método oriental proveniente do Japão realmente alcance resultados. 

No entanto, todos os colaboradores e funcionários, sejam aqueles de alto escalão ou mesmo os mais simples e com menores salários, devem participar do processo de sua aplicação.

Com isso, a metodologia japonesa promete diversas vantagens, dentre as quais podemos citar a melhoria na qualidade da prestação de serviços, a redução de custos, o aumento da satisfação do cliente

E, consequentemente, sua fidelização, a segurança dos métodos de trabalho e, também, financeira, a redução de desperdício e o aumento de produtividade.

Também, esse método é responsável por melhorar, de modo geral, a cultura da empresa e refletir na retenção de funcionários (diminuir rotatividade de vagas).

Aliás, o Kaizen pode auxiliar na melhora da comunicação e cooperação entre os colaboradores, na autoestima e satisfação do empregado em relação à empresa. 

E, ainda, pode garantir maior investimento pela própria empresa nos funcionários e no desenvolvimento deles.

Onde o método pode ser aplicado?

Conforme já apontado acima, apesar de efetivo, a metodologia Kaizen requer paciência enquanto sua aplicação se dá a longo prazo, porém seus resultados são efetivos.

Indica-se, ao se decidir pela aplicação de metodologias laborais relacionadas ao Kaizen, que se busque, antes de mais nada, a qualidade do produto oferecido.

Após, devem-se buscar formas de minimizar o custo total da operação, priorizar projetos de fácil aplicação e investir em melhoras do sistema de produção e serviços.

Além disso, deve-se ter em mente que treinamentos aos colaboradores são necessários periodicamente a fim de que eles sejam atualizados e possam prestar serviços cada vez melhores e mais qualificados.

Algumas formas de aplicação do Kaizen exigem a instituição do papel da liderança dentro da empresa com objetivo de auxiliar na melhora da prestação de serviços dos colaboradores.

Também, a instituição de uma cultura em prol da redução de desperdícios é outro aspecto que compõe a filosofia laboral.

Certifique-se, aliás, de destruir eventuais barreiras existentes entre departamentos e busque formas de fazer com que as áreas diferentes colaborem entre si em prol de um objetivo comum.

Além disso, incentive a educação ou aperfeiçoamento do profissional, pois isso irá refletir nos seus processos, até mesmo porque o empregado pode trazer novidades ou novas técnicas que melhorem os serviços até então prestados por ele.

Como usar a metodologia Kaizen para melhorar processos?

A metodologia Kaizen pode ser utilizada para melhorar processos a partir de 3 passos: 

1. Identificar áreas de melhoria: observe e meça os processos atuais para encontrar pontos que possam ser otimizados. Peça aos colaboradores para fornecer feedback sobre quais áreas eles acham que precisam de melhorias.

2. Planejar como melhorar: uma vez que você identificou as áreas de melhoria, planeje como essas melhorias serão implementadas. Isso pode incluir mudanças no processo, treinamento de equipe, adição de ferramentas ou equipamentos, etc.

3. Implementar as melhorias: execute as mudanças planejadas e monitore continuamente os resultados. Certifique-se de que todos os envolvidos estejam cientes das mudanças e de como elas afetarão seus trabalhos diários.

É importante lembrar que o Kaizen é um processo contínuo, então certifique-se de continuar monitorando e melhorando os processos.

Como implementar a metodologia Kaizen?

A aplicação do Kaizen, assim, deve desde o início buscar a substituição de ideias fixas ou pensamentos arcaicos por ideias novas e revolucionárias. Assim, incentive os empregados e a você mesmo a pensar “fora da caixinha”.

Além disso, as práticas devem ser questionadas, a fim de que se entenda quais são realmente necessárias e quais demandam em desperdício de material, pessoal ou tempo.

Uma vez que o Kaizen não é apenas um método laboral, mas também uma filosofia de vida, ele não pode ser encarado simplesmente como um projeto a ser concluído, pois sua aplicação é constante e progressiva.

Assim, não espere encontrar o momento em que o método poderá ser deixado de lado, pois sua aplicação deverá ocorrer constantemente. 

E isso se torna claro a partir do momento em que os resultados começam a aparecer, pois como filosofia laboral e de vida a metodologia japonesa tende a mudar permanentemente relações e espaços.

Dessa forma, considere buscar a aplicação do Kaizen em sua empresa e, assim,  recorrer à filosofia japonesa para crescimento e consolidação da empresa perante o mercado, o público e os trabalhadores.

Quais são os benefícios da implementação do Kaizen na empresa?

São várias as vantagens que se garantem quando uma empresa passa a aplicar internamente a metodologia Kaizen. Dentre as principais delas nós temos:

• Redução de desperdícios;
• Aumento da produtividade;
• Diminuição de erros de execução;
• Melhoria na qualidade de entrega;
• Menores custos;
• Economia financeira;
• Melhoria nas práticas de segurança;
• Consolidação da imagem da empresa perante o público;
• Maior satisfação do cliente com a entrega final.

E não são apenas os processos internos que sofrem melhorias e benefícios. Segundo Bruna Morales Moreira, especialista em melhoria contínua com a metodologia Kaizen, esta traz vantagens inúmeras. Veja:

“O Kaizen não é só sobre melhorar processos, mas é sobre melhorar engajamento, melhorar a comunicação entre times, melhorar o trabalho em time e as consequências são os resultados e a melhoria em indicadores. O Kaizen mexe com a rotina das pessoas, por isso, é fundamental o envolvimento das pessoas, do time todo; é importante o engajamento, de modo que todos vejam o quanto essas mudanças são importantes”.

Já o engenheiro de produção Carlos Mesquita Ciconelli destaca outros pontos que são muito relevantes às empresas e que mostram como o Kaizen pode ajudar de sobremaneira na melhoria dos processos, economia e relações internas:

“Aplicar a metodologia Kaizen significa verificar no processo uma oportunidade de melhoria e buscar soluções para ela e implantar os resultados. A metodologia Kaizen pode ser aplicada em qualquer processo produtivo no qual exista um padrão nas atividades. Pode ser aplicada em vários setores empresariais como por exemplo: automobilístico, produção de alimentos e bebidas, vestuário, entre outros.

O Kaizen também pode ser aplicado no setor administrativo onde se procura a otimização do mesmo, eliminação do sistema burocrático, tempo de espera, prazo de entrega. Também pode-se utilizar a metodologia no desenvolvimento de novos produtos, no planejamento e estruturação dos processos, estudando-se detalhadamente cada etapa do projeto”.

Por onde começar a implementar o Kaizen?

A especialista na metodologia, Bruna Morales Moreira, dá dicas de como praticar essa metodologia dentro da empresa e como começar, aos poucos, a usá-la. Segundo ela, o melhor é começar por melhorias visíveis.

Isso torna a visualização dos benefícios mais fácil e permite que aos poucos se coloque a metodologia Kaizen em prática de forma mais profunda e plural.

“No começo (…) focava em melhorias mais visíveis – esse é o começo pra todos, pois são as modificações mais fáceis de se fazer. Comecei então pelo 5S, gestão visual, padronização de ferramentas e materiais, organização de áreas; isso tudo é melhoria, porque vai facilitar o trabalho, vai trazer produtividade e redução de tempo, no mínimo. Então, normalmente a gente começa por aí, depois evoluímos para a melhoria de processos – cuidar da reclamação de clientes, um processo de atendimento a clientes, orçamento de peças e produtos, enfim, alguns processos da área administrativa”.

Procure colocar essas dicas em prática para garantir na sua empresa melhorias diversas que atingem tanto os colaboradores e os engajam quanto os clientes, que tendem a se atrair ainda mais pelos seus serviços e produtos.

Continue se aprimorando

A metodologia Kaizen é uma abordagem poderosa para melhorar os processos empresariais, aumentando a produtividade e rentabilidade.

Com  raízes na filosofia japonesa ela foi popularizada por empresas como Toyota, Bosch e Zara e se baseia em 3 passos principais: identificar áreas de melhoria, planejar como melhorar essas áreas e implementar essas melhorias.

O objetivo principal do método é a melhoria contínua, buscando pequenas mudanças que a longo prazo refletem em grandes resultados. Sendo uma filosofia de atuação, que controla a qualidade, o tempo e os padrões de trabalho.

Continue se aprimorando com relação a gestão da sua equipe e da produtividade, confira outros conteúdos como esse no blog da Oitchau.