O que é a matriz de riscos e como usá-la no gerenciamento de projetos?

Gerenciar projetos é uma função que envolve planejamento e execução de diferentes ações, mas como saber quais ações priorizar e o que elas podem representar caso não deem certo? É exatamente isso que a matriz de riscos busca resolver.

Utilizada em diversas áreas, a matriz de risco e controles é um gráfico que auxilia na identificação de quão prejudicial um risco pode ser, inclusive na gestão de projetos.

Pensando nisso, elaboramos esse conteúdo completo para que você entenda o que é a matriz, como montar a sua própria e como a utilizar em projetos de maneira efetiva. Boa leitura!

O que é matriz de riscos?

A matriz de riscos, chamada também de matriz de riscos e controles ou matriz probabilidade e impacto, é uma tabela que facilita o gerenciamento de diferentes setores da empresa, facilitando na identificação de processos que trazem riscos, portanto, que devem ser priorizados.

Essa ferramenta pode ser utilizada para o começo da implementação das ações que vão trazer mudanças efetivas para a empresa, e dentro da área da gestão de projetos isso não seria diferente.

Por conta do seu gráfico simplificado, a matriz de análise e risco possui uma taxa de introdução quase nula dentro das equipes, principalmente aquelas que já estão acostumadas a trabalhar com metodologias ágeis e que facilitam o dia-a-dia do trabalho, visando sempre a entrega de melhores resultados.

Basta definir o risco que será introduzido na matriz, para começar a utilizá-la, mas antes de saber como introduzir essa ferramenta no seu projeto, confira como esse gráfico é formado.

Probabilidade e Impacto: como é formada a matriz

A matriz de riscos é representada por 2 linhas, que formam a matriz, uma delas representa a probabilidade e a outra o impacto.

A probabilidade determina a chance de o risco analisado ocorrer. É importante que sejam analisados na matriz apenas riscos reais, por exemplo, na realidade dos projetos, uma risco real é o atraso na entrega e elevação dos custos durante o seu andamento.

Já o impacto, mede a força da consequência caso esse risco se torne real, por exemplo, o aumento dos custos citados acima, pode levar a paralisação do projeto por conta da falta de verba.

Interpretando essa relação entre probabilidade de maneira simplificada, temos os seguintes dados que ajudam em sua leitura e que participam da construção da matriz de risco em projetos:

Probabilidade

• Se o risco tem mais de 50% de chance de acontecer ou pode acontecer várias vezes durante o período de um projeto, ele é de alta probabilidade;
• Se o risco não passa de 50% de chance de acontecimento e não é frequente, ele é de probabilidade média;
• Se o risco raramente acontece e não chega a 10% de chance de efetivação, ele é de baixa probabilidade.

Impacto

• Riscos de grandes prejuízos para o projeto: alto impacto;
• Riscos cujo impacto seja contornável em pouco tempo: médio impacto;
• Riscos de consequências baixas e de fácil reversão: baixo impacto.

Jogando isso para um gráfico, que forma a matriz de riscos, temos o seguinte desenho:

Por que utilizar a matriz de riscos?

Agora que você já sabe o que é a matriz de riscos, confira quais são os principais objetivos de contar com essa prática no dia-a-dia da sua gestão de projetos.

Fácil leitura e entendimento

Como você pode observar no gráfico, a matriz de risco em projetos é de fácil leitura e entendimento, o seu maior “trabalho” está no enquadramento das ações e tarefas em um dos quadros da tabela, o que você verá como fazer mais a frente.

Essa facilidade de interpretação e utilização faz da matriz um excelente auxiliador para metodologias ágeis, trazendo maior clareza sobre o trabalho a ser realizado.

Direcionamento da estratégia

Através da matriz, você terá também maior noção sobre qual estratégia tomar na hora de ordenar as ações do seu projeto, tornando os riscos uma das prioridades na hora de distribuir as tarefas.

Auxílio na definição dos objetivos

Com os riscos de maior grau elencados e dispostos dentro do gráfico, os objetivos também podem ser traçados tomando como base as ações que se relacionam a ele.

Por exemplo, se um dos riscos enquadrados na matriz é o de a recepção dos clientes sobre o projeto não ser boa, objetivos podem ser traçados com relação a isso, diminuindo as chances de erros. Como, o aumento das pesquisas com os consumidores e a participação deles na condução do projeto.

Diminuição de erros

Quando consumado, o risco pode ser interpretado como um erro, portanto, ao classificá-los dentro da matriz você estará ganhando clareza para o solucionar e impedir que se tornem um problema real.

Planejamento estratégico de projetos

Todas as vantagens da utilização da matriz de riscos terminam por direcionar a empresa e equipe para o planejamento estratégico de projetos, feito a partir de dados e com a utilização de ferramentas que esclarecem o caminho a ser seguido.

Como montar uma matriz de riscos?

Acha que a matriz de riscos e controles é parte da organização que o seu projeto está precisando? Saiba como montar e utilizar o gráfico em sua realidade.

1 – Defina os níveis de risco de probabilidade e impacto que serão utilizados

A primeira etapa para a montagem da matriz de riscos é a definição dos níveis que serão utilizados, um pouco mais acima você viu uma tabela pronta composta por 3 níveis de probabilidade e 3 níveis de impacto.

Essa versão mais simples pode ser o suficiente para te ajudar na gestão de projetos, porém, se você quiser aumentar o grau de detalhamento dos riscos, pode incluir mais elementos ao gráfico.

Para relembrar, na matriz apresenta em imagem acima utilizamos os seguintes níveis:

• Baixa probabilidade, probabilidade média, alta probabilidade;
• Baixo impacto, impacto médio e alto impacto.

2 – Determine quais ações terão os seus riscos analisados dentro da matriz

Agora que você já sabe os níveis a serem utilizados na sua matriz, é hora de determinar quais ações serão acompanhadas pelo gráfico.

Dentro da gestão de projetos, pode citar alguns riscos que podem comprometer a entrega:

• Desvio de escopo;
• Baixo desempenho;
• Elevação de custos;
• Prazos curtos;
• Falta de recursos;
• Falta de clareza sobre as tarefas;
• Entrega abaixo do esperado.

3 – Monte a sua matriz

Com os riscos a serem analisados escolhidos, é hora de montar a sua matriz, momento que não deve ser negligenciado. Novamente, o caráter de fácil utilização da matriz deve ser reforçado, portanto, a sua construção também deve priorizar elementos que transmitam clareza.

Você pode optar por desenhar a mão a matriz, seja em papel ou cartolina, criar em ferramentas específicas de design, em uma planilha do Excel, ou até mesmo em programas pensados para a elaboração desse gráfico.

4 – Identifique onde cada risco está na matriz

O item 4 é ação crucial, e provavelmente a principal, para o funcionamento da matriz, a identificação dos riscos dentro da matriz.

Para realizar essa função é fundamental que uma equipe multidisciplinar seja formada e que dados de projetos passados sejam lidos.

Vamos pegar um exemplo de matriz de risco financeiro, mas que também envolve os projetos, a falta de recursos.

Se grande parte dos profissionais envolvidos na elaboração do gráfico concordam que a falta de recursos podem ser um empecilho para a realização do projeto em questão, isso é um ponto a ser notado.

Agora, se essa ideia tiver o suporte de dados, que indicam que outros projetos já sofreram com esse risco antes, certamente ele será enquadrado como algo a ser priorizado, podendo ter média probabilidade, porém um alto impacto.

5 – Trace planos de ação

Com os riscos estabelecidos da matriz, é hora de elaborar um plano de ação para cada um deles.

Seguindo o exemplo acima, após identificar a falta de recursos como um risco alto, é hora de pensar em estratégias para que ele não atrapalhe o projeto, como:

• Elaboração de uma apresentação para demonstrar ao alto escalão da empresa a importância do projeto;
• Busca de possíveis patrocinadores para o projeto;
• Aumento do custo do produto desenvolvido pelo projeto;
• Adaptação dos recursos, em último caso.

É importante que cada uma dessas ações tenha um plano, com data de início e término, profissionais encarregados e descrição de como ela será realizada.

6 – Implemente e analise

Por fim, é hora de colocar o plano de ação em prática, e após a sua execução, o risco deve ser reavaliado, assim como a sua posição dentro da matriz de riscos.

Outras ferramentas que auxiliam a gestão de projetos

Se você deseja evoluir ainda mais a sua gestão de projetos, confira outras ferramentas que podem ser utilizadas em conjunto com a matriz de riscos para facilitar o seu trabalho e o da sua equipe.

Kanban

O Kanban é um quadro que também pode ser utilizado na gestão de projetos, ele facilita a ordenação das ações a serem realizadas, para que o time não se perca.

Essa ferramenta divide as ações em três fileiras, aquelas que ainda vão ser realizadas, as que estão sendo feitas e as que já foram entregues.

Planning Poker

O Planning Poker é uma estratégia que caminha em conjunto com a metodologia ágil Scrum, ao utilizá-lo será possível definir as atividades que são prioridades e quais vão ser realizadas nos próximos dias.

A prática recebe esse nome justamente por ocorrer em formato de jogo, onde os profissionais “abaixam” suas cartas com números condizentes à facilidade que eles dão para a execução da tarefa.

Timesheets

Os Timesheets nada mais são do que o controle e a gestão do tempo gasto em cada tarefa. Para o colocar em prática você pode optar por programas e aplicativos que calculam o tempo e geram relatórios de produtividade.

Suas maiores vantagens são o estímulo à produtividade e o acompanhamento do tempo despendido no projeto pela gestão, além da possibilidade de integração com outros aplicativos como o Trello e o Asana.

5W2H

O 5W2H é uma excelente ferramenta para ser utilizada em complemento à matriz de riscos. Após enquadrar os riscos em seus locais dentro do gráfico, as ações direcionadas para a resolução de cada um deles pode ser pensada através do 5W2H, que é o conjunto de 7 perguntas que ajudam na organização das tarefas.

1 – What: o que está em realização?

2- Why:  por que está sendo feito?

3 – Where: onde será realizado? 

4 – When: quando será o prazo de entrega?

5 – Who: quem será o responsável pelo projeto?

6 – How: como será feito?

7 – How much: quanto custará no orçamento?

Facilite o seu trabalho, utilize as ferramentas disponíveis

Para gerir projetos com qualidade, é necessário escolher as suas ferramentas e adaptá-las para a realidade do seu tipo, afinal elas são grandes facilitadores das tomadas de decisões, execução e entregas.

Se você quer aprofundar o seu conhecimento sobre a gestão de projetos, não deixe de conferir outros conteúdos como esse no blog da Oitchau.