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Descubra a Matriz de Eisenhower e se conecte com uma maneira fácil de gerir os seus projetos.
Atualmente diversas são as maneiras disponibilizadas para o aumento da produtividade. Seja através de cursos, livros e demais ferramentas, todos buscamos uma forma de unir nossas tarefas com o tempo disponível.
Porém, algumas dessas soluções podem ser mirabolantes ou exigirem mais dedicação para que a sua implementação aconteça dentro de uma equipe.
Pensando nisso, trouxemos uma maneira fácil e rápida de lidar com a organização de projetos e aumentar a sua produtividade, conheça a Matriz de Eisenhower.
O que é a Matriz de Eisenhower?
Partindo direto para a explicação, a Matriz de Eisenhower auxilia na identificação e na diferenciação das tarefas entre aquelas que são urgentes e importantes, delimitando quais ações devem ser realizadas por primeiro.
A Matriz serve justamente para organizar o volume de tarefas de uma equipe ou indivíduo. Pense no seu próprio caso, você deve ter algumas tarefas a realizar, e conforme o dia e a semana passam, você vai recebendo novos comandos a serem realizados.
Esse acúmulo de tarefas, piorado quando misturamos as de ordem profissional com a pessoal, tende a dificultar nossa visualização sobre aquelas que são prioridades.
É para resolver esse problema que surge a Matriz de Eisenhower, auxiliando de maneira fácil a identificar essas tarefas e auxiliando na organização.
Continue acompanhando o conteúdo para aprender como fazer a sua Matriz.
Quem criou a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower foi desenvolvida pelo autor do livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, Stephen Covey, com base em seu estudo sobre o ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight. D Eisenhower.
Uma ferramenta que promete ser tão facilmente utilizada e entrega tantos resultados precisa de uma comprovação de seu funcionamento, não é mesmo?
É aí que entra a figura do ex-presidente norte-americano. Eisenhower foi o 34º presidente do país, e era um general 5 estrelas, porém, outra coisa também chamava atenção nele, sua alta capacidade de organização voltada à produtividade.
Foi assim que Covey passou a observar padrões nas ações de Eisenhower, que se relacionavam a sua alta capacidade de atingir metas e gerenciar ao tempo, chegando na Matriz de Eisenhower, uma ferramenta que simplifica o pensamento e o modelo de tomada de ações do ex-governante.
Como fazer a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é representada por um plano cartesiano, onde a linha vertical é o “Importante” e a horizontal o “Urgente”.
A partir daí quatro quadros são adicionados ao quadrante:
1 – Tarefas muito importantes e muito urgentes;
2 – Tarefas muito importante e pouco urgentes;
3 – Tarefas pouco importantes e muito urgentes;
4 – Tarefas pouco importantes e pouco urgentes.
Confira uma representação da Matriz de Eisenhower:
Quais as informações utilizadas na Matriz de Eisenhower?
Como você já viu, as informações utilizadas na Matriz são aquelas que correspondem às ações e tarefas delegadas a você ou a sua equipe.
Confira como encontrar e dividir essas informações em um passo-a-passo que especifica o que significa cada quadrante do método.
Lembrando que o primeiro passo para desenvolver a sua Matriz de Eisenhower é desenhá-la, podendo ser em um papel ou no próprio computador, da maneira que você preferir.
Você pode estipular que a Matriz organizará as suas tarefas a serem feitas na próxima semana, dia ou mês.
Defina as tarefas urgentes e importantes
Com a Matriz desenhada, você identificará as tarefas que são prioridade máxima, sendo tanto urgentes, quanto importantes, e que ocupam a principal posição no plano cartesiano.
Essas são aquelas tarefas que você não pode deixar para depois de jeito nenhum e que a sua entrega impacta diretamente a sua posição, ou a posição do setor e da empresa.
Por exemplo, resolver uma emergência no setor de marketing por conta de uma propaganda mal veiculada.
Defina as tarefas importantes, mas não urgentes
As tarefas que são importantes, ou seja, precisam ser realizadas, mas não impactam diretamente o trabalho e os resultados, são aquelas que podem ser agendadas.
Se você está organizando o seu quadro conforme as tarefas diárias, essas são aquelas que podem ficar para o final do dia, quando as do primeiro quadro já estiverem sido feitas, ou até mesmo remanejadas para próximas datas.
Dentro do mesmo ambiente citado anteriormente, tarefas desse quadrante podem ser a entregas de relatórios sobre a análise de uma campanha, que não são urgentes com relação à entrega, mas não deixam de ser muito importantes para o setor.
Defina as tarefas urgentes, mas não importantes
Ao organizar as suas tarefas você observará que algumas delas podem não ser importantes ao nível de impacto de resultados para a empresa, porém, não podem ter a sua entrega adiada.
Essas podem ser tarefas que já não representam mais os seus objetivos, porém como não foram excluídas antes, não podem mais ser eliminadas ou adiadas.
Nesse caso, a orientação é que essas tarefas sejam delegadas, evitando que ocupem o espaço destinado a tarefas importantes na sua agenda.
Definidas as tarefas que não urgentes e nem importantes
Por fim, temos as ações que não são nem urgentes e nem importantes, e, portanto, podem ser eliminadas.
Dentro de uma equipe, essas tarefas podem representar não necessariamente um trabalho, mas sim componentes do dia-a-dia que talvez não sejam mais tão necessários, como uma reunião e longas pausas antes programadas.
Continue aprimorando a sua gestão de projetos
Hoje você conheceu a Matriz de Eisenhower, uma ferramenta básica, porém poderosa, voltada à organização do tempo e de tarefas com foco no aumento da produtividade.
Se você gostou desse conteúdo, não deixe de conferir outros artigos no blog da OiTchau e continue aprimorando o seu processo de gestão de projetos.
