LGPD no processo de recrutamento e seleção

O processo de recrutamento e seleção foi completamente impactado pela LGPD, que entrou em vigor há pouco mais de 2 anos.

Ela trouxe regras que dizem respeito ao uso de dados de terceiros, especialmente no que diz respeito à manutenção da privacidade.

Mas o que mudou com a entrada dela em vigor? Como atuar para respeitá-la?

Confira as respostas abaixo e veja como adaptar seus processos para adequá-los à lei.

O que é LGPD? e como ela impacta no processo de recrutamento e seleção?

A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados. Ela entrou em vigor em 2020, após ser postergada algumas vezes.

Essa lei se inspira em algumas legislações europeias que regulam o uso de dados por terceiros. Por exemplo, por empresas e sites.

Segundo a lei, os dados de um titular pertencem apenas a ele. Portanto, o uso das informações depende de autorização desse titular.

Dentre os princípios da LGPD, a Lei estabelece, então, que somente poderão ser coletados dados extremamente necessários para a ação de quem os coleta.

Por exemplo, considere uma empresa de e-commerce. Para fazer a entrega dos produtos, ela precisa ter em mãos o endereço, CPF e nome do titular.

Por outro lado, não necessita de dados referentes à religião, sexualidade ou raça para cumprir com suas atividades, certo?!

Essa lógica se aplica em qualquer processo que dependa da coleta de dados. Ela deve sempre se dar de acordo com os princípios da LGPD.

Esses princípios incluem a transparência, bem como a propriedade de dados do titular.

Ainda, eles estipulam que a coleta de dados sempre se dará de acordo com uma situação prevista na lei.

Por exemplo, existem dados que devem ser recolhidos para cumprimento de lei.

Esse é o caso do valor de salário do trabalhador, informado ao eSocial pelas empresas.

Por outro lado, também é possível que os dados sejam necessários para outras questões que não o cumprimento da lei. 

Nessas hipóteses o uso de tratamento das informações somente pode ocorrer com a anuência do titular.

E o processo de recrutamento e seleção?

A LGPD impacta os processos de seleção e recrutamento justamente porque estas ações somente podem acontecer com o uso e tratamento de dados sensíveis dos candidatos.

Igualmente, muitas empresas tendem a fazer um banco de dados com as informações dos candidatos que se destacaram, embora não tenham sido contratados.

Desse modo, note que conforme a Lei Geral de Proteção de Dados os titulares não apenas devem saber desse uso, mas também dar autorização para que ele ocorra.

5 cuidados e práticas para respeitar a LGPD no processo de recrutamento e seleção

A Lei Geral de Proteção de Dados impacta diretamente o uso de informações de candidatos pelas empresas.

Veja, então, 5 cuidados e práticas para adaptar seus processos seletivos.

1 – Transparência e autorização para uso dos dados

Primeiramente, lembre-se de que qualquer recolhimento ou uso de dados requer o conhecimento do titular. Também, a anuência dele.

Dessa forma, é importante que os processos de recrutamento e seleção acompanhem um Aviso de Privacidade. Igualmente, Termos de Uso.

Com isso, o candidato fica ciente de como os seus dados serão utilizados. Igualmente, pode ou não dar autorização para o uso.

Por outro lado, saiba que a empresa pode sim condicionar a candidatura à autorização para uso dos dados para cumprimentos legais e contato.

Afinal, o primeiro é essencial para a legalidade da atuação. O segundo, por sua vez, é importante para que a empresa possa chamar o candidato às fases seletivas.

Mas tudo deve informado ao profissional, para que ele saiba o que está sendo feito com as suas informações, e o não consentimento de uso dos dados.

2 – Colete apenas os dados necessários

Ao coletar dados para a seleção e recrutamento, garanta que sejam coletados apenas aqueles necessários.

Por exemplo, saber a escolaridade, o telefone de contato e o nome do candidato é importante para a seleção.

Por outro lado, o estado civil do candidato não é. Porém, existem empresas que oferecem benefícios para os cônjuges. E neste caso, a informação torna-se necessária. 

Adicionalmente, o compartilhamento de dados de acordo com a LGPD também deve ter a aprovação do candidato, além da indicação do motivo para tal.

A empresa pode justificar que os dados serão compartilhados para fins estatísticos, por exemplo. E o candidato deve consentir ou não o uso dos seus dados.

3 – Cuidado com dados sensíveis

Os dados sensíveis são um dos principais pontos de atenção durante o uso de dados. Eles são um dos focos da LGPD.

São dados sensíveis aqueles que podem, de alguma forma, expor o indivíduo a situação preconceituosa ou vexaminosa.

Veja alguns exemplos de dados sensíveis:

• Religião;
• Sexualidade;
• Raça;
• Orientação política;
• Filiação a sindicato, etc.

A empresa pode usar dados sensíveis. Todavia, deve se atentar para usar somente aqueles necessários.

Note que em sua maioria eles não são relevantes para fins de emprego.

Nos exemplos citados acima, somente a filiação a sindicato poderia interessar para fins de recolhimentos de contribuições sindicais.

Porém, reter esses dados e tratá-los somente pode ocorrer após a anuência do titular. Em caso contrário, não poderá ocorrer.

4 – Determine o prazo de retenção dos dados e a forma de arquivamento deles

A empresa não pode reter os dados dos colaboradores e dos candidatos às vagas de emprego de modo perpétuo.

Ao requerer autorização para recolher, gravar e tratar dados, ela deve estipular o tempo pelo qual fará a retenção. 

Igualmente, deve esclarecer onde eles ficarão gravados e qual a proteção atribuída a eles. Isso faz parte da transparência que se exige das corporações.

Portanto, estipule o prazo de uso dos dados para respeitar a LGPD. Para colaboradores já contratados, o ideal é a retenção dos dados por 5 anos após o contrato.

Para candidatos, por sua vez, o tempo pode ser bem menor.

Nesse caso, prefira estabelecer um prazo maior em um termo de privacidade a ser aplicado junto ao contrato de trabalho, caso haja contratação.

5 – Tenha um canal de atendimento

A LGPD também estabelece que o titular dos dados tem o direito de mudar de ideia e revogar o uso de dados.

Portanto, tenha um canal de atendimento para que eles possam retirar a autorização de uso das informações.

Quanto aos colaboradores que realmente são contratados, saiba que eles podem revogar as autorizações, mas nesse caso ficam limitados.

Afinal, quando se tornam empregados da empresa esta deve usar e tratar alguns dados para cumprimento de leis trabalhistas e previdenciárias.

Portanto, a revogação se limita ao uso de dados que não são coletados e tratados por motivos legais