KPIs em projetos: o que são? Como identificá-los?

Os KPIs em projetos estão dentre as principais ferramentas que ajudam na realização da gestão de pessoas. Dessa forma, facilita muito a vida do gestor. Isso se deve à disponibilização de dados sólidos que podem ajudar na correção de pontos críticos.

E não é só isso. Essas chaves influenciam no resultado do projeto e na tomada de decisões ao longo dele de modo a localizar e praticar soluções. Abaixo, aprenda o que são eles e como identificar os principais para os seus projetos.

O que são KPIs em projetos?

KPI é a sigla para “Key Performance Indicators”. A tradução, para português, corresponde a “indicadores-chave de performance”. Como o nome já aponta, eles dão dados que auxiliam na análise da performance e no desenvolvimento do projeto.

Esses indicadores são um tipo de métrica. Contudo, ao invés de atuarem em longas fases ou no projeto integral, em si, os KPIs se voltam à análise de desempenho em pontos mais específicos.

Isto é, aos pontos críticos que podem influenciar no resultado final do projeto. Eles se referem, dentre outros, aos atrasos, à falha na comunicação ou à extrapolação do orçamento inicialmente planejado.

Note que todas essas questões influenciam no projeto e no seu sucesso e elas precisam ser vistas de perto. A gestão de projetos já se volta a isso, de modo que ganha reforço com os KPIs. 

Conjuntamente elas obtêm métricas importantes para o gerenciamento.

Como reconhecer KPIs em projetos?

É importante ter em mente que os KPIs são tipos de métricas e que nem todas as métricas são KPIs. O objetivo destes é bastante específico e se volta à obtenção de dados concretos sobe um ponto específico, sendo objetivo.

Os KPIs de projetos têm algumas características principais que ajudam na sua identificação, veja quais são:

• Mensurável: todo KPI é mensurável, ele dará resultados se baseiam em dados e fatores concretos;
• Atingível: os KPIs devem ser atingíveis, eles não devem pertencer apenas ao mundo abstrato e das ideias;
• Compreensível: o resultado da análise deve ser necessariamente compreensível pelos envolvidos na atividade;
• Temporal: sempre considerará um período específico e jamais fará referência a um projeto total ou tempo ilimitado;
• Realista: levará em conta dados específicos e realista, indicações aplicações reais, com objetivos.

Tipos de indicadores de projetos

Existem diversos tipos de indicadores e cada um dele se volta uma análise específica e objetiva.

Eles se colocam em vários pontos ao longo do projeto e podem se voltar ao desempenho, ao desvio de esforço ou ao respeito ao orçamento e aos prazos.

Abaixo, veja alguns dos principais desses indicadores e confira como eles podem ajudar a sua empresa e os seus projetos.

IDC (Índice de Desempenho de Custo)

Esse é o KPI que se volta especificamente para o valor do projeto e para o orçamento. Ele é essencial para evitar que uma fase extrapole a tal ponto o orçamento de modo a deixar o projeto inviável, por impossibilidade de sustentar o custo das próximas fases.

Para calculá-lo é preciso dividir o Valor de Entregas pelo valor do Custo Planejado. Resultado igual a 1 demonstra respeito ao orçamento, menor significa extrapolação e maior ilustra que houve economia.

IDP (Índice de Desempenho de Prazo)

Enquanto o IDC analisa o respeito ao orçamento, o IDP se volta ao respeito ao prazo. Isso é importante para que lançamento do produto, apresentação dele aos acionistas e ao público se mantenham conforme calendário. Isso também influencia no custo; quanto mais longo um projeto, mais caro.

Para calculá-lo divida o Valor Agregado de entregas pelo Valor Planejado de entregas. O resultado igual a um demonstra cumprimento. Novamente, valor menor é o atraso e maior, o adiantamento.

Desvio de esforço

Essa é a métrica que busca entender se todos os recursos planejados foram utilizados e se fizeram suficientes. Considere o número de horas trabalhadas pelos colaboradores e eventual excesso de horas extras.

Outro ponto que está aqui são as ferramentas, tecnologias e materiais. Isso ajuda a entender se o projeto e a realidade do desenvolvimento dele encontram correspondência.

VA (Valor Agregado)

Outro importante KPIs de projetos, ele se volta ao avanço do projeto. Não necessariamente em relação ao tempo e sim qual a proporção das atividades desse ponto que estão concluídas até o momento.

ROI (Retorno Sobre Investimento)

Para terminar nossa lista de KPIs mais importantes temos o ROI. Ele mede qual é o lucro que se tem considerando-se o custo de uma operação. Ele é o retorno sobre um investimento.
O cálculo exige que se subtraia, do lucro, o custo.

Quais são os principais benefícios em utilizar os KPIs em projetos?

Existem diversos benefícios que a sua empresa alcança ao colocar os KPIs em prática. 

Afinal, eles permitem que se visualize uma série de dados relevantes de forma fácil, o que também auxilia na análise deles. Veja, então, quais sãos as principais vantagens.

Acerte ao tomar decisões para melhorar KPIs em projetos

Em primeiro lugar, apostar nos KPIs de projetos é uma forma de garantir a melhoria nas tomadas de decisões da sua empresa. E isso é até mesmo óbvio quando consideramos que eles concedem informações.

E essas informações são indispensáveis para o desenvolvimento do projeto, em si. Elas se voltam a algumas questões pontuais que são essenciais ao desenrolar das fases até o resultado final almejado.

Com a disponibilização de dados concisos e exatos o gestor se depara  com informações corretas que não dão brechas para incertezas e erros.

Promoção de ações focadas

Como vimos acima, os KPIs em projetos são um tipo de métrica que se volta a alguns pontos específicos dentro do desenvolvimento de um projeto. E isso é essencial por dar foco às ações e necessidades desse projeto.

Isto é, quando o gestor tem à disposição dados de acordo com a aplicação dos KPIs ele tem informações sobre um ponto peculiar dentro desse desenvolvimento e sabe que é ele quem merece a atenção agora.

Ou seja, não há espaço para se distrair com outras questões, uma vez que a métrica apresenta justamente o dado específico que é importante, naquele momento determinado, para continuar no desenvolvimento do projeto.

Otimização no uso dos recursos disponíveis

Não é tão incomum que as empresas usem seus recursos (humanos, financeiros e de materiais) em algo que sequer está dentro das estratégias e delimitações de projetos.

Perder o foco é mais fácil do que parece. E, por isso, apostar em KPIs de projetos pode ser muito vantajoso. Por se tratar de métrica que se volta especificamente a um ponto crítico do projeto, ele não permite distrações.

Em outras palavras, esse tipo de métrica permite que o gestor tenha à frente dele tão somente e apenas aqueles dados que são relevantes no momento e que requerem algum tipo de solução.

Por isso, os recursos são melhor alocados. Eles se limitam ao uso nas fases em que realmente se fazem necessários com vistas em resolver um problema igualmente específico.

Qualificação do desempenho das equipes

Outra vantagem em usar as métricas em projetos do tipo KPIs é que elas permitem que haja uma qualificação das equipes e dos membros delas. Mas como isso ocorre? É bastante simples.

Embora os KPIs se voltem a questões específicas dentro de um projeto e não o analisem totalmente, elas se aplicam várias vezes ao longo de um projeto. Isto é, existem vários pontos de análise especial.

E a partir desses pontos é possível somar informações de cada um. Como as equipes responsáveis por cada um deles agiu e se obteve sucesso e qualidade no resultado que alcançou ou não.

Com isso, torna-se possível treinar seus colaboradores de acordo com as falhas que encontrou. Ou, então, utilizar as equipes que tiram suas tarefas de letra como exemplos e até mesmo auxiliares nesse processo de melhoria contínua.

Cabe ressaltar que aqui não se trata de encontrar culpados, e sim de encontrar soluções que possam melhorar a soma das fases. 

Como reconhecer os KPIs em projetos?

Como vimos acima, existem diversos tipos de métricas-chave para seus projetos e isso pode causar confusão ao escolher quais irão se aplicar. Separamos para você 03 passos essenciais pra escolher os melhores, confira:

Analise os objetivos

Você precisa saber o que quer saber nesse momento. Os indicadores são específicos, como os que se voltam ao tempo, ao esforço e ao investimento. Isso significa que você sempre deverá saber quais são os dados que quer analisar e somente então escolher um e aplicá-lo;

Considere KPIs de diversas naturezas

Use métricas de qualidade e de quantidade, não se concentrando apenas em uma delas.

Você precisa entender se o projeto vai de acordo com o orçamento ao mesmo tempo em que deve saber se isso está ocorrendo com a devida qualidade. Isso é imprescindível em qualquer projeto;

Use métricas com dados passíveis de armazenamento para KPIs em projetos

Os KPIs analisam pontos específicos e objetivos dentro de um projeto, sendo que uma de suas características principais é justamente ser limitado e não ilimitado.

Isso não significa que você não possa guardá-los ou usá-los no futuro. Os dados de cada uma das análises ajudam a entender a melhoria ou não do projeto, sua gestão e decisões, com a análise conjunta de diversas informações.

Com esses KPIs de projetos e essas dicas de identificação a sua gestão de projetos ganha um grande reforço. Não deixe de utilizá-los!